Виды документов

«1С:Документооборот 8»
Что такое СЭД
Подписание/
утверждение
Создание документа
Регистрация
Исполнение
Хранение
Аналитика
Что дает использование СЭД

Ускорение процесса обработки документов

Укрепление исполнительской дисциплины

Контроль сроков и результатов исполнения

Централизованное хранение документов

Сокращение времени на поиск документов

Организация коллективной и групповой работы

Информационная безопасность организации
Преимущества «1С:Документооборот 8»










Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8»,
сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ
Легкая интеграция с другими продуктами на платформе
«1С:Предприятие 8» и системами других вендоров
Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных,
территориально-распределенных организациях
Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК
Возможность настроек системы по потребности конкретного сотрудника
без необходимости привлечения ИТ специалистов
Создание графических бизнес-процессов
Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы,
графики и т.п.)
Небольшие затраты на внедрение и владение системой
Налаженная система обучения пользователей, включая очное,
дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без
отрыва от производства
Список завершенных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8» http://v8.1c.ru/doc8/
Какие задачи решает «1С:Документооборот 8»
 Учет входящих, исходящих и внутренних документов и
обращений граждан;
 Ведение договоров и сопроводительных документов к ним;
 Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение,
исполнение, согласование, утверждение, регистрация,
ознакомление;
 Использование времени в сроках исполнения процессов;
 Контроль исполнительской дисциплины;
 Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль
версий;
 Разграничение прав доступа по видам документов и ролям;
 Возможность работы с электронной цифровой подписью;
 Автоматизированная загрузка документов из электронной почты
и со сканера;
 Ведение архива организации;
 Полнотекстовый поиск любых данных;
 Ведение статистической отчетности;
 Учет и анализ рабочего времени сотрудников.
Возможности системы «1С:Документооборот 8»
Обработка внешней
корреспонденции
Внутренний
документооборот
Контроль
исполнительской
дисциплины
Хранение и контроль
версий файлов
Нумераторы
документов
Маршрутизация
работ и документов
Уведомление
исполнителей
Ведение архива
Ролевая
маршрутизация
Гибкая система
прав доступа
Атрибутивный и
полнотекстовый
поиск данных
Отчетность
Учет затрат
рабочего времени
сотрудников
Поддержка
распределенной
работы
Веб-доступ
Административные
регламенты, НСИ
Протоколирование
Централизованное и
децентрализованное
администрирование
Настройка
интерфейса
Сканирование
и распознавание
И многое другое…
Возможности «1С:Документооборот 8»

Работа с документами и файлами

Виды документов

Виды бизнес-процессов

Разграничение прав доступа

Ведение архива

Ведение отчетности

Поиск данных

Учет затрат рабочего времени сотрудников

Организация рабочего места
Виды документов

Вид документа определяет:
 маршрут обработки документа (бизнес-процессы);
 правила формирования регистрационного номера;
 нормативный срок исполнения документа;
 права доступа к документу.
Виды бизнес-процессов

Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа
одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем.

Ознакомление – ознакомление одного или нескольких
сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом
или файлом.


Поручение – выдача поручения одному сотруднику.
Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего
документа ответственным лицом.


Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем.
Согласование – циклическое согласование исходящего,
внутреннего документа или файла одним или несколькими
сотрудниками, как параллельное, так и последовательное.

Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего
документа ответственным лицом.
Ролевая адресация задач



Состав ролей уникален для каждого предприятия
или учреждения.
Может меняться и настраиваться без остановки системы.
При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают
на рабочий стол к новому исполнителю.
Пример бизнес-процесса «Согласование»
Согласование документа
Ознакомление с результатами
согласования документа
История циклов согласования
Работа с договорами
Работа с файлами

Работа с любыми типами файлов

Групповая работа пользователей с файлами:
 Сохранение версий файлов
 Занятие файла для редактирования

Установка прав доступа к файлам и папкам

Импорт файлов и каталогов

Загрузка файлов со сканера
Разграничение прав доступа

Права доступа к входящим и исходящим документам

Права доступа к внутренним документам

Права доступа к папкам файлов

Права на задачи и бизнес-процессы

Права на формирование и просмотр отчетов

Права доступа к другим данным
Работа с ЭЦП
Учет рабочего времени


Автоматическое добавление записей в ежедневный отчет
при выполнении задач.
Привязка видов задач к видам затрат рабочего времени.
Учет рабочего времени


Хронометраж времени работы над каждой задачей.
Учет затрат времени по видам работ
Организация рабочего места

Уведомление о новых задачах по электронной почте
Организация рабочего места

Помещение задач на рабочем столе
Организация рабочего места

Многопользовательская
работа в локальной
сети или через
Интернет:
 Работа в тонком клиенте
«1С:Предприятия 8.2»
 Работа в веб-клиенте с
использованием браузера
Архивное делопроизводство

Создание и хранение номенклатуры дел организации.

Формирование дел.

Сдача дел в архив на хранение.

Предусмотрены все необходимые печатные формы.
Полнотекстовый поиск


Как по реквизитам, так и по содержимому файлов.
С учетом морфологии:
 Русской, английской и украинской.

Поиск похожих слов.

Выполняется моментально.

Ищет по всем данным:
 Входящие, исходящие, ОРД,
файлы, задачи, бизнес-процессы,
еженедельные отчеты и т. д.

Всегда под рукой:
 Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.
Формирование отчетности

Состав отчетов:
 Справка об объеме
документооборота
 Документооборот по
корреспондентам
 Сводка по видам документов
 Справка об исполнительской
дисциплине
 И другие…
Преимущества внедрения СЭД
Для руководителя организации

Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины

Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования
задач

Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами
Финансовый директор

Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов

Эффективность возврата инвестиций
ИТ-директор

Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими
системами

Возможность масштабировать систему

Обеспечение информационной безопасности организации
Руководитель канцелярии

Сокращение объема документооборота

Контроль сроков и результатов исполнения

Оперативное составление отчетности и поиск документов
Внедрение СЭД







Обследование организации
Разработка технического задания с учетом требований
заказчика
Выработка программ и методик внедрения
Разработка, тестирование и адаптация информационной
системы
Обеспечение интеграции с существующими
корпоративными системами
Обучение пользователей в специализированном учебном
центре или на территории заказчика
Подписка на информационно-техническое сопровождение
(в течение первых 6 месяцев - бесплатно)
Внедрение СЭД
Преимущества работы с фирмой 1С
Фирма «1С» рекомендует пользователям осуществлять
внедрение «1C:Документооборот 8» в тесном сотрудничестве с
партнерами фирмы «1С», имеющими необходимые компетенции в
области автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие
8», штат сертифицированных специалистов.
http://v8.1c.ru/doc8/ — информация о системе и актуальный перечень
выполненных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8».
Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и
технологически сложных проектов.
Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая
позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать
финансовые риски.
Спасибо за внимание!