ДОКУМЕНТООБОРОТ

Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Автоматизация процесса муниципального
управления на базе использования
«1С:Документооборот государственного
учреждения 8»
в Администрации городского поселения
Мытищи
Ульянов А.А., главный инженер проектов
1
Информационный центр «Логос-К»
2
Информационный центр «Логос-К»
МЫТИЩИ
1. Северо-восток Подмосковья (24 нп – д.с.п,) – 15 110 га
2. Население – 182 042 человека.
3. Живет в г. Мытищи – 174 824 человека ( 96%).
4. Уровень доступа населения к интернету – 93,8%.
5. В городе бесплатный Wi-Fi в парке и на центральной
площади
6. В шаговой доступности (в библиотеках) организованы
бесплатные точки доступа к интернету (ОМСУ).
7. г. Мытищи – постоянный лауреат и призер
всероссийских и региональных смотров-конкурсов по
уровню благоустройства и комфортности проживания.
3
Информационный центр «Логос-К»
Администрация ГП Мытищи
http://www.mytischi-city.ru/
1. Администрация – это орган местной власти,
организация (предприятие), основным видом
деятельности которого является производство
(переработка, хранение) документов.
2. Основной технологический процесс (главный
конвейер) – документооборот.
3. Доля обращений граждан и организаций в
электронном виде (интернет) постоянно
возрастает.
4
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
1. Документооборот Администрации городского
поселения Мытищи до 2011 года велся в другой
системе.
2. Претензии Заказчика:
• Медленная работа;
• Отсутствие гибкой системы отчетов;
• Длительная реакция подрядчика на сбои в работе
(более 3-х дней);
• Большие временные и финансовые затраты на
доработки и изменения СЭД
5
ДОКУМЕНТООБОРОТ
•
•
•
•
•
•
•
•
Новые требования к СЭД и подрядчику:
Использование единой (отечественной) платформы для
решения прикладных задач (1С:Учет договоров, 1С: Учет
граждан, нуждающихся в предоставлении жилья,
1С:Транспортная структура ГП Мытищи, типовые
конфигурации 1С – подрядчик «Логос-К»)
Высокая скорость работы СЭД;
Надежность (время восстановления – 30 минут);
Время реакции подрядчика на вызов – менее 30 минут;
Гибкая система отчетов (конструктор);
Разделение прав и полномочий;
Наличие широкой партнерской сети потенциальных
подрядчиков;
Уменьшение затрат на внедрение и сопровождение СЭД.
6
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Результат:
1. Администрация ГП Мытищи перешла на СЭД
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» с
2011 года.
2. Подготовительные работы и внедрение в эксплуатацию
СЭД заняло 3 месяца (4 квартал 2010).
3. Типовая конфигурация «1С:ДГУ 8» была доработана по
требованию заказчика:
• Автоматическое назначение исполнителей (процесс
«рассмотрение»);
• Карточки входящих-исходящих документов;
• Работа с почтой – автоматизированная загрузка в карточку;
• Интеграция с официальным сайтом.
7
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
1. Документооборот Администрации городского
поселения Мытищи основан на инструкции по
делопроизводству (составленной с учетом 59-ФЗ).
2. Документооборот оказания муниципальных услуг
основывается на регламентах оказания
муниципальных услуг органами Администрации
(210-ФЗ).
3. Для каждого из этих видов документооборота
организована отдельная база данных
(конфигурация).
8
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Документооборот муниципальных
услуг органами Администрации
ведется самостоятельно и не входит
в структуру общего
документооборота
9
Делопроизводство Администрации
Электронный документооборот Администрации охватывает
все процессы деятельности:
1. Учет входящих, исходящих и внутренних документов, в
т.ч. договоров (контрактов) и обращений граждан;
2. Автоматизация технологических процессов:
• рассмотрение,
• исполнение,
• согласование,
• утверждение,
• регистрация,
• ознакомление,
• поручение,
• обработка входящего (исходящего документа).
10
Информационный центр «Логос-К»
Полнота использования возможностей СЭД «1С:ДГУ 8»:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Мероприятия;
Отчеты;
Разграничение прав и полномочий пользователей;
Интеграция с официальным сайтом ОМСУ;
Оповещения (SMS);
Использование ЭЦП;
Хранение файлов;
Сканирование и распознавание изображений;
Использование встроенного почтового клиента;
Полнотекстовый поиск данных;
Межмуниципальный документооборот (МЭДО) - СВД.
11
Информационный центр «Логос-К»
СЭД ГП Мытищи это:
1. Пользователей - 268 (292), включая все
подведомственные муниципальные предприятия и
организации (23);
2. Объем документооборота – 27 338 документов (2013г.);
3. С нового года решением Главы ГП Мытищи «бумажные»
документы в Администрации не используются
(исключения – внешние документы).
12
Информационный центр «Логос-К»
Объем документооборота – 2013 год
Внутренние документы
Входящие документы
Исходящие документы
Итого
638
15 290
11 410
27 338
13
Информационный центр «Логос-К»
Топ 10 исполнителей
14
Информационный центр «Логос-К»
Справка об исполнительской дисциплине (премия)
Подразделение
Количество
№ п/п
Исполнитель задачи
Итого
Управление по экономике
1
Вихляева Наталья Егоровна
2
Авдеева Раиса Александровна
3
Железняков Виктор Алексеевич
Финансовое управление
Управление ЖКХ
Управление по социальной политике
4
Лисицына Татьяна Ивановна
Управление территориальной безопасности
5
Ванюков Олег Иванович
Управление капитального строительства и инвестиций
6
Карандашов Дмитрий Рифатович
Заместители главы администрации
Всего
Не выполнено
В срок
Не в
срок
Всего
Просрочено
25 340
24 835
22 415
2 420
505
422
431
264
174
90
167
105
431
264
174
90
167
105
311
206
140
66
105
104
311
206
140
66
105
104
3 183
3 091
2 452
639
92
76
3 183
3 091
2 452
639
92
76
53
9
8
1
44
44
53
9
8
1
44
44
153
113
103
10
40
38
153
113
103
10
40
38
2 576
2 549
1 494
1 055
27
25
2 576
2 549
1 494
1 055
27
25
895
876
824
52
19
19
19
19
7
Лысенко Светлана Ивановна
677
658
629
29
8
Сойников Евгений Владимирович
218
218
195
23
644
638
495
143
6
6
9
Копылов Игорь Александрович
644
638
495
143
6
6
Управление транспорта и связи
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ МЫТИЩИ
Итого
Выполнено
17 094
17 089
16 725
364
5
5
10
Сапожников Николай Иванович
6 226
6 221
6 214
7
5
5
11
Бирюков Николай Кузьмич
8 420
8 420
8 087
333
12
Казаков Александр Михайлович
2 448
2 448
2 424
24
25 340
24 835
22 415
2 420
505
422
15
Информационный центр «Логос-К»
Эффект использования СЭД :
1. Средний срок прохождения документов – 9,41 день
2. Количество обрабатываемых документов
делопроизводителями – 3 112 ;
3. Сокращение численности –13%;
4. Объем закупок бумаги уменьшился в 2 раза.
16
Информационный центр «Логос-К»
СЭД МУ ГП Мытищи
1. Документооборот муниципальных услуг
органами Администрации ведется
самостоятельно и не входит в структуру
общего документооборота
2. В настоящее время в СЭД предусмотрено
оказание 35 услуг (48).
17
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
1. Конфигурация "МУ ГП Мытищи" развернута на платформе "1С:Документооборот"
как новая система электронного документооборота для оказания муниципальных
услуг.
2. Для каждого подразделения Администрации, на которое возложена функция
оказания муниципальных услуг, в конфигурации открывается собственный раздел, где
ведется документооборот по муниципальным услугам. Данный раздел доступен только
сотрудникам этого подразделения управлению по делопроизводству, а также Главе
поселения, Первому заместителю Главы Администрации и заместителям Главы
Администрации по направлениям.
3. При этом каждый орган Администрации в этой конфигурации может вести свой
собственный, т.н. «ведомственный» документооборот.
4. Данный механизм документооборота подходит для использования любыми
структурами Администрации, независимо от их особенностей: для Управлений,
отделов, или бюджетных учреждений (напр. УЗИО, Управление капитального
строительства и инвестиций и т.п.).
5. Контроль за исполнением муниципальных услуг подразделения осуществляют
должностные лица Администрации.
18
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
19
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
Муниципальные услуги
Номер подразделения
(орган Администрации
Порядковый № документа в
органе Администрации
№ услуги из реестра
20
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
Взаимодействие с МФЦ
1.
Взаимодействие с МФЦ каждое подразделение производит
самостоятельно, независимо от других подразделений, в
соответствии с действующим регламентом оказания услуг.
2.
Электронное взаимодействие с МФЦ организуется напрямую через
встроенный сервис электронной почты документооборота в каждом
разделе.
Контроль
Контроль за оказанием муниципальных услуг осуществляют:
1.
Глава поселения
2.
Первый заместитель Главы Администрации
3.
Заместитель Главы Администрации
21
1С: Документооборот «МУ ГП Мытищи»
Задачи
Интеграция с РСМЭВ
Интеграция с МСЭД
Интеграция с АИС МФЦ
22
Информационный центр «Логос-К»
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Спасибо за внимание!
Ульянов А.А., ООО «ИЦ «Логос-К»
Тел. (495) 583-8888, e-mail: uaa@logos-k.ru
23