Управление себестоимостью - Гамбургский счет

Тахометр бизнес-процессов
Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью.
Одна платформа – три решения. Выгодно!
1. Управление загруженностью
персонала.
2. Управление численностью
персонала.
(Workforce Management)
1. Управление временем выполнения бизнестранзакций (в разработке).
2. Управление удовлетворенностью
пользователей производительностью ИТСервисов.
(Experience Performance Management)
1. Управление здоровьем ИТ-Инфраструктуры.
2. Управление производительностью бизнес-приложений.
(Network Health Management, Application Performance Management)
«Тахометр» бизнес-процессов
От управления производительностью труда до управления
себестоимостью продукции
Управление
себестоимостью
продуктов и услуг
5. ФункциональноСтоимостной Анализ
(Activity Based
Costing)
Финансовая служба
4. Управление
численностью
3. Оптимизация организационной
структуры
НR-Служба
2. Нормирование труда
1. Учет рабочего времени,
выравнивание нагрузки
Линейные руководители
всех служб
Управление себестоимостью продуктов и услуг (1)
Классический Activity-Based Costing Роберта Каплана
(80-е годы XX века)
Затраты
на поддержание
Ресурса
×
Доля времени,
затраченного на
выполнение операций
данного вида
?
Стоимость операции =
Количество выполненных операций (данного вида)
?
Субъективная оценка работников
Управление себестоимостью продуктов и услуг (2)
Методика «Time-Driven Activity-Based Costing» для процессной формы
организации труда; Роберт Каплан, Стивен Андерсон (2005 год)
Стоимость операции
Стоимость единицы времени (минуты)
Совокупные квартальные затраты
на поддержание Ресурса
31680×
Доля
продуктивной
Работы (0.8)
работы
×
×
Описание методики здесь.
Время
на единичную
операцию
×
Число единичных
операций,
(выполняемых
в квартал)
Число
работников
Измеряется средствами Гамбургского Счета
Управление себестоимостью продуктов и услуг (3)
Модификация TD ABC для проектной формы организации труда
Время, затраченное на
Стоимость единицы времени
выполнение проекта
Σ
По проектам
Совокупные
квартальные
затраты
на поддержание
Ресурса
31680×
Число
работников
Измеряется средствами Гамбургского Счета
×
Доля продуктивной
работы
Как управлять себестоимостью?
Оптимизировать значения факторов, влияющих на себестоимость!
Факторы, влияющие на себестоимость:
1. Совокупные затраты на поддержание Ресурса.
2. Число работников (сколько работников необходимо
и достаточно).
3. Время выполнения проекта:
• Общее Время.
• Эффективное Время.
• Достоверное Время.
4. Эффективная Нагрузка - доля продуктивной работы.
Применение
Гамбургского
Счета
С чего начинать управление себестоимостью?
Оптимизировать Эффективную Нагрузку (структуру трудозатрат)!
Факторы, определяющие производительность труда
(автоматизация бизнес-процессов, мотивация и подготовленность,
персонала, качество менеджмента, …)
Время
выполнения
проекта
Эффективная
Нагрузка
(структура трудозатрат)
Совокупные
затраты на
поддержание
Ресурса
Численность
персонала
Взвешенный подход к управлению трудозатратами
Взвешенное решение = индивидуальный подход
Регламентированный и «творческий» труд
Регламентированный труд
Исходная точка
Цель
«Творческий» труд
Цель №1
Цель №2
Исходная точка
Категория персонала
Ключевые признаки
Задача
Работники регламентированного труда
Выполняют типовые операции, как правило с
использованием специализированных бизнесприложений на основе БД
Оптимизировать Эффективную
Нагрузку
Работники «творческого»
(нерегламентированного) труда
Выполняют типовые задания с использованием
заранее определенных методик, как правило, с
использованием офисных приложений и САПР.
Оптимизировать структуру
Эффективной Нагрузки
«Креативщики»
Бизнес-администрирование, разработка новых
методик, технологий и т.п.
Понятие Эффективной Нагрузки
неприменимо.
Эффективная Нагрузка для работников регламентированного труда – доля чистого
времени, приходящаяся на выполнение типовых бизнес-операций.
Эффективная Нагрузка для работников «творческого» труда - доля времени,
приходящаяся на выполнение работ, непосредственно связанных с выполнением
определенных бизнес-функций (в простейшем случае – с выполнением прямых должностных
обязанностей).
Способы получения информации о трудозатратах (1)
Способ D
Не «креативщик»
Да
Нет
За компьютером
> 50% времени?
Нет
Самохронометраж
Достоверность
критична?
Да
Способ C
Да
Автохронометраж
Категория персонала
(Инструментарий)?
«Творческий» труд [Офисные
приложения или САПР (файлы)]
Регламентированный труд
[Специальные приложения (БД)]
Способ A
Способ B
Способы получения информации о трудозатратах (2)
Способы получения информации
Область применения
A
Автоматический хронометраж работ,
выполняемых с использованием
специализированного ПО. Выполняемая
работа определяется по окну переднего
плана MS Windows или URL.
B
Автоматический хронометраж работ,
выполняемых с использование офисных
приложений (или САПР). Выполняемая
работа определяется по специальному коду,
добавляемому в название документа.
Работники «творческого» труда, большую часть
времени работающие с файлами (менеджеры,
разработчики).
C
Работники отмечают выполняемые работы, а
система их автоматически хронометрирует
(Самохронометраж - Time Tracking).
Достоверность информации
контролируется Экспертной Системой и/или
Комиссаром.
Работники регламентированного труда,
существенную часть времени выполняющие
работу без использования компьютера (продавцыконсультанты).
D
Самохронометраж выполняемых работ
методом Time Tracking без контроля
достоверности информации.
Все остальные категории работников, труд которых
необходимо хронометрировать.
Работники регламентированного труда, большую
часть времени работающие с
узкоспециализированным ПО (call center,
бухгалтерия и т.п.).
Архитектура Гамбургского Счета
«Фотоаппарат»
рабочего дня
1. Создаем справочник атрибутов
Определяем значимые «разрезы» вычисления себестоимости
Название атрибута
A
B
C
D
Проект
Направление
Заказчик работы
Процесс
Значения атрибута
Document Code
(DC)
1.
Проект №1
A01
2.
Проект №2
A02
3.
Проект №3
A03
1.
Направление №1
B01
2.
Направление №2
B02
1.
Заказчик №1
C001
2.
Заказчик №2
C002
3.
Заказчик №3
C003
1.
Процесс №1
D01
2.
Процесс №2
D02
Можно задавать до 16 произвольных атрибутов («разрезов») с, практически,
неограниченным количеством значений каждого атрибута.
2. Создаем справочник бизнес-операций
Определяем бизнес-операции и присваиваем им атрибуты
Название
бизнес-операции
Название,
отражающее смысл
выполняемой
работы
Признаки бизнес-операции
Атрибуты бизнес-операции
(для чего предназначена работа)
Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC
Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC
Атрибут 1значение
Атрибут 2значение
Атрибут 3значение
Процесс + Активное Окно/URL/Окно+ DC
DC – Document Code
Три вида признаков:
Из справочника атрибутов
1.
Название активного окна MS Windows (окна, находящегося на переднем плане (для
GUI-приложений)).
2.
URL (для web-приложений).
3.
Название активного окна MS Windows и специального кода в названии файла (для
офисных GUI-приложений).
2-1. Создание справочника для GUI-приложений
Окна
MS Windows
Бизнесоперации
Определенному набору окон MS Windows ставится в соответствия бизнес-операция с определенным набором
атрибутов.
2-2. Создание справочника для Web-приложений
URL
Бизнес-операция
Определенному набору URL ставится в соответствия бизнес-операция с определенным набором атрибутов.
2-3. Создание справочника для офисных приложений
Частный случай справочника для GUI-приложений
Название процесса + текст в заголовке активного окна = Название бизнесоперации + набор атрибутов.
Название атрибута
1.
2.
3.
Проект
Направление
Заказчик работы
Значения атрибута
1.
Проект №1
2.
Проект №2
3.
Проект №3
1.
Направление Х
2.
Направление Z
1.
Заказчик A
2.
Заказчик B
3.
Заказчик C
Пример: MSWORD.EXE + DC0111 = Составление технической документации по Проекту
№2, Направление Z, Заказчик B
3. Измеряем фактические трудозатраты
Используем приложение SelfTrace
Самохронометраж
Автоматический хронометраж
Самохронометраж
Ручной ввод данных
4. Оцениваем эффективность трудозатрат
Измеряем значение показателя BPI (Basic Performance Indicator)
Res.
2
1
0.5
Интегрированный фактор (баллы)
Порог
План
Вызов
Интегрированный фактор = (Число обработанных строк) * 1 + (Число заведенных
справочников)* 3 + (Число созданных документов)*2 + (Число созданных отчетов)*5
Метрика
Вес
Факт
Порог
План
Вызов
Func
Res
%Res
Интегрированный фактор
(баллы)
1
38
24
36
61
№1
1.1
1.1
…
1.1
= BPI
В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.
5. Оцениваем достоверность трудозатрат
Достоверность информации о трудозатратах – ключевой вопрос
управления себестоимостью продуктов и услуг
В Гамбургском Счете применяется 2-х уровневая система оценки достоверности информации о
трудозатратах. При этом используемые на каждом уровне средства зависят от выполняемых
персоналом операций (с использованием компьютера или без использования компьютера).
Уровень
Первый уровень
Второй уровень
Вид операций
Операции, выполняемые
без использования
компьютера.
Операции, выполняемые
с использованием
компьютера.
Оценка Комиссаром (Наблюдателем)
Оценка Экспертной
Системой
ОПЦИОНАЛЬНО
Оценка Комиссаром
(Наблюдателем)
5-1. Оценка достоверности Экспертной Системой
Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, связанным с
использованием компьютера
Атрибуты Заданий (Бизнес-операций)
Работа
Цель
Функция
Проект
Ю-КОД
Срок
Для каждого Ю-КОДА задается Экспертиза расчета
Достоверности Результатов
Бизнес-приложения, которые могут
использоваться работником
Минимальная
интенсивность ввода
данных (символов/мин)
Максимальная
интенсивность ввода
данных (символов/мин)
MS Word
5
300
MS Excel
5
200
Консультант Плюс
5
50
Достоверность Результатов – это доля времени, в течение которого сотрудник работал с
определенными бизнес-приложениями и интенсивностью в заданном диапазоне.
ОСНОВНОЙ метод оценки достоверности.
5-2. Оценка достоверности Комиссаром
Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, не связанным с
использованием компьютера
Комиссар (Наблюдатель) в режиме реального времени видит выбор работников
(выбранные задания, виды активности и т.д.) и подтверждает (или не подтверждает) этот
выбор на основе результатов видеонаблюдения и контроля содержимого компьютерных
экранов.
Комиссар (программа SLA-ON Operations)
Работник (программа SelfTrace)
«Достоверность по Комиссару» = 100% * (Число подтверждений Комиссара)/ (Общее число проверок)
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ метод оценки достоверности (МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ).
Управление организационной эффективностью
Три контура управления организационной эффективностью
Контур №3: Управление себестоимостью продуктов и услуг (численностью персонала).
Контур №2: Устранение «узких» мест, управление достижениями.
Контур №1: Управление трудозатратами.
Корректирующие действия: Ежеквартально - Ежегодно
Корректирующие действия: Ежемесячно - Ежеквартально
ERP, CRM,
Service Desk …
«Штуки»,
Факторы
Корректирующие действия: Ежедневно
Хронометраж
Линейный
руководитель
HR-менеджер
Эффективная Нагрузка
Эффективная Нагрузка, Достижения
Эффективная Нагрузка, Достижения, Факторы
Директор по
развитию
Управление численностью работников (1)
Загруженность персонала (%)
Численность = F (Загруженность)
Хорошо
Загруженность персонала = F (Интегрированный фактор)
Персонал перегружен (повышаются риски)
MAX
MIN
Персонал
недогружен
(повышается
себестоимость)
Интегрированный фактор (шт.)
Управление численностью работников (2)
Ретроспективный анализ Эффективной Нагрузки
Работа 1
------------------------Соколов Владимир
Работа 2
---------------------------Среднее по отделу
Работа3
------------------------Хлопонина Лариса
Управление себестоимостью (1)
Три категории временных Кост Драйверов
Кост
Драйвер
Описание
Метод определения
Время Х
Время выполнения компьютерных работ, которые можно
однозначно отнести («привязать») к «разрезам», в которых
рассчитывается себестоимость. Например, время
затраченное на работы определенному проекту или
бизнес-процессу.
Хронометраж по
соответствующим
атрибутам заданий и
бизнес-операций.
Время Y
Время выполнения компьютерных работ, которые нельзя
отнести («привязать») к «разрезам», в которых
рассчитывается себестоимость. Например, время,
затраченное на переписку по e-mail.
Время Z
Всё остальное время
Хронометраж по
соответствующим бизнесоперациям.
Время Z =
Время по табелю – (Время
X + Время Y)
ВАЖНО. Время X может иметь три значения: общее время, достоверное время, эффективное время.
Для эффективного применения технологии ААО должны выполняться два условия:
- Время X >> Время Y
- Время Х + Время Y > 0.8 (Рабочее время)
Управление себестоимостью (2)
Определение фактических трудозатрат по проекту
Управление себестоимостью (3)
Алгоритм управления себестоимостью
Разрез J1 (мин)
Разрез J2 (мин)
Разрез J3 (мин)
Время X
94400 (K=51%)
32070 (K=17%)
60330
Время Y
19200* 0.51 =9792
19200* 0.17=3264
Сумма (мин):
(K=32%)
186800
19200* 0.32=6144
19200
Время Z
58800*0.51=12804
58800*0.17=9894
58800*0.32=18560
26400018680019200=58000
Итого (мин):
116996
45228
85034
247258
(~264000)
1.
Измеряем абсолютное значение Времени Х для каждого «разреза». Вычисляем долю
каждого «разреза»  Определяем значение К.
2.
Измеряем абсолютное значение Времени Y и распределяем его по «разрезам» в
соответствии со значением К.
3.
Вычисляем абсолютное значение Времени Z и распределяем его по «разрезам» в
соответствии со значением К.
4.
Вычисляем три значения затраченного времени для каждого «разреза» : общее, достоверное
эффективное.
X +Y+Z = (25 чел., 8 часов в день, 22 раб дня) = 264000 мин
- Измеряемые значения
Управление себестоимостью (4)
Модифицированная методика «Time-Driven Activity-Based Costing»
Достоверное время (чел. мин).
Эффективное время (чел. мин)
Общее время (чел. мин)
Стоимость единицы времени (чел.
мин)
Время Х
Совокупные
квартальные
затраты
на поддержание
Ресурса
31680×
Число
работников
×
+
Время Y
×K
+
Время Z
×K
Хотите узнать больше?
1. Слайд-тур по функциональности Гамбургского Счета:
http://www.hr.prolan.ru/slide-tour/index.html
2. Презентация пяти моделей Гамбургского Счета:
http://www.hr.prolan.ru/files/ppt/HRFiveModels.ppt