доля Продуктивной Работы - Гамбургский счет

Тахометр бизнес-процессов
Гамбургский Счет – оценка чего-либо без скидок и уступок с предельной требовательностью.
«Тахометр» бизнес-процессов
Точка опоры … в управлении эффективностью бизнеса
Если организацию сравнить с автомобилем, персонал организации – с двигателем
автомобиля, а финансовые показатели со Спидометром, то Гамбургский Счет – это
Тахометр.
Три этапа, три применения Гамбургского Счета
Этап №3
Управление себестоимостью продуктов и
услуг (Activity Based Management, TimeDriven Activity Based Costing).
Этап №2
Управление организационной эффективностью управление численностью персонала, оптимизация
организационной структуры (Workforce Management).
Этап №1
Диагностика «узких мест» и не эффективного использования
ресурсов, повышение исполнительской дисциплины, внедрение
новых форм организации труда.
Управление себестоимостью продуктов и услуг
Методика: Time-Driven Activity-Based Costing
Ставка носителя затрат
Стоимость единицы времени (минуты)
Совокупные квартальные затраты
на поддержание Ресурса
×
31680×
Доля
продуктивной
работы
×
Время
на единичную
операцию
×
Число единичных
операций,
(выполняемых
в квартал)
Число
работников
Измеряется средствами Гамбургского Счета
Правда в Цифре!
Какова фактическая себестоимость продукции и как ей управлять ?
1. Какова доля Продуктивной Работы в каждом
подразделении? Можно ли её увеличить? Как это сделать?
2. Каково время выполнения типовых операции? От чего это
время зависит? Можно ли его уменьшить?
3. Сколько типовых операций выполняется в месяц/квартал?
От чего это зависит? Можно ли увеличить это число?
4. Сколько работников необходимо и достаточно в каждом
подразделении? От чего это зависит?
5. Каковы совокупные затраты на поддержание каждого
Ресурса? Можно ли их «безболезненно» снизить?
Регламентированный и «творческий» труд
Регламентированный труд
Исходная точка
Цель
«Творческий» труд
Цель №1
Цель №2
Исходная точка
Три категории персонала:
1.
Работники регламентированного труда - выполняют типовые операции, как правило, с
использованием компьютера.
2.
Работники «творческого» (нерегламентированного) труда – выполняют типовые задания с
использованием заранее определенных методик.
3.
«Креативщики» - бизнес-администрирование, разработка новых методик, технологий и т.п. (Понятие
Эффективной Нагрузки неприменимо).
Эффективная Нагрузка для работников регламентированного труда – доля чистого
времени, приходящаяся на выполнение типовых бизнес-операций.
Эффективная Нагрузка для работников «творческого» труда - доля времени,
приходящаяся на выполнение работ, непосредственно связанных с выполнением
определенных бизнес-функций (в простейшем случае – с выполнением прямых должностных
обязанностей).
Эффективная Нагрузка
Рабочий День = Продуктивная Работа + Вспомогательная Работа
Эффективная Нагрузка (%) = доля Продуктивной Работы
Рабочий день/неделя/…
А1.1.1
A1.1.2
А1.1.1
В2.1.4
А1.1.2
В2.2.5
1. Название работы.
2. Тип работы  классификатор работ.
3. Назначение работы  справочник атрибутов.
•
Сколько времени выполняется работа.
Какова эффективность использования времени при выполнении работы
(ОПЦИОНАЛЬНО, если возможно).
•
Какова достоверность информации о трудозатратах (ОПЦИОНАЛЬНО, если
возможно).
•
Индекс Загруженности Подразделения
Индикатор организационной эффективности, предназначенный для
определения «узких мест» и неэффективного использования ресурсов
Индекс Загруженности Подразделения (ИЗП) – доля оценочных интервалов, выраженная в
процентах, в течение которых доля Общей (Достоверной, Эффективной) Продуктивной Работы была
больше определенного порогового значения, соответствующего оценке:
•
•
•
•
«хорошо» (ИЗП-1);
«допустимо» (ИЗП-2);
«требует внимания» (ИЗП-3);
«на грани» (ИЗП-4).
ИЗП может рассчитываться по любому из трех видов ПР: по Общей ПР, по Достоверной ПР, по Эффективной ПР.
ИЗП-1=50%
1 час
1 час
1 час
1 час
Оценочный интервал:
1. Доля Продуктивной Работы 
1 час
1 час
1 час
1 час
1 час
Общая Продуктивная Работа (ПР) = 84% (более 80% - «хорошо»)
2. Доля Продуктивной Работы * Достоверность 
Достоверная ПР = 74% (менее 80% - «допустимо»)
3. Доля Продуктивной Работы * Эффективность (BPI) 
Эффективная ПР = 25% («плохо»)
Численность персонала = F (Загруженность)
Загруженность персонала (%)
Концепция управления численностью работников регламентированного
труда
Хорошо
Загруженность персонала = F (Интегрированный фактор)
Персонал перегружен (повышаются риски)
MAX
MIN
Персонал
недогружен
(повышается
себестоимость)
Интегрированный фактор (шт.)
Оптимизация организационной структуры
Анализ соответствия орг. структуры стратегическим целям компании
Миссия  Дерево целей  Дерево стратегий  Бизнес-функции  Организационные звенья  Функциональные обязанности
Организационные звенья
(подразделения)
Бизнес-функции
F1
F2
F3
F4
F5
P1
7%
64%
-
29%
-
P2
-
99%
-
-
1%
P3
44%
-
66%
-
-
P4
-
5%
-
95%
-
!!!
Доля Продуктивной Работы подразделения P2,
приходящейся на выполнение бизнес-функции F5
Техническая концепция Гамбургского Счета
«Фотоаппарат»
рабочего дня
1. Систематизируем выполняемые работы
Создаем справочники: бизнес-функций, бизнес-ролей,
функционалов
Бизнес-функция – «свернутый» бизнес-процесс.
Бизнес-роль - в простейшем случае должностная позиция.
Бизнес-роль/
Бизнес-функция
Бизнес-роль №1
Бизнес-роль №2
Бизнес-функция Х
Бизнес-функция У
Работа А
Работа В
Работа С
1.
2.
3.
Работа D
Работа E
Работа F
1. Работа G
2. Работа H
3. Работа I
1.
2.
3.
Работа K
Работа L
Работа M
1.
2.
3.
В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.
2. Классифицируем выполняемые работы
Создаем иерархическое дерево (справочник) атрибутов
Название
атрибута
Назначение работы:
•…
1
•…
1.1
Вид работы:
•…
•…
2
…
3
Заказчик работы:
•…
•…
Категория работы:
• Продуктивная
• Вспомогательная
Значения
атрибута
Атрибуты Работы
Работа
Назначение работы
(целевая функция)
Вид работы
(детализация)
Заказчик
работы
…
Составление отчета о
загруженности персонала
за февраль.
Планирование
персонала и
организация труда
Разработка нормативов по
организации труда на производстве,
расчет нормативной численности
ProLAN
…
В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.
3. Измеряем фактические трудозатраты
Используем приложение SelfTrace
3
2
Самохронометраж
Самохронометраж
1
Автоматический хронометраж
Ручной ввод данных
-
3-1. Три способа получения workflow
Способы формирования (в программе SelfTrace) списка работ, к
которым применяется самохронометраж
1.
Прозрачная интеграция с MS Outlook 2007/2010.
2.
Ввод работ вручную.
3.
Централизованное распространение списков работ
из консолидированной базы данных.
SelfTrace
Система
бизнес моделирования
Ввод данных вручную
Прикладная система
(ERP, CRM)
Консолидированная
база данных
4. Оцениваем эффективность трудозатрат
Измеряем значение показателя BPI (Basic Performance Indicator)
Res.
2
1
0.5
Интегрированный фактор (баллы)
Порог
План
Вызов
Интегрированный фактор = (Число обработанных строк) * 1 + (Число заведенных
справочников)* 3 + (Число созданных документов)*2 + (Число созданных отчетов)*5
Метрика
Вес
Факт
Порог
План
Вызов
Func
Res
%Res
Интегрированный фактор
(баллы)
1
38
24
36
61
№1
1.1
1.1
…
1.1
= BPI
В ПРОСТЕЙШЕМ СЛУЧАЕ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ.
5. Оцениваем достоверность трудозатрат
Достоверность информации о трудозатратах – ключевой вопрос
управления себестоимостью продуктов и услуг
В Гамбургском Счете применяется 2-х уровневая система оценки достоверности информации о
трудозатратах. При этом используемые на каждом уровне средства зависят от выполняемых
персоналом операций (с использованием компьютера или без использования компьютера).
Уровень
Первый уровень
Второй уровень
Вид операций
Операции, выполняемые
без использования
компьютера.
Операции, выполняемые
с использованием
компьютера.
Оценка Комиссаром (Наблюдателем)
Оценка Экспертной
Системой
ОПЦИОНАЛЬНО
Оценка Комиссаром
(Наблюдателем)
5-1. Оценка достоверности Экспертной Системой
Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, связанным с
использованием компьютера
Атрибуты Заданий (Бизнес-операций)
Задание
Цель
Функция
Проект
Ю-КОД
Срок
Для каждого Ю-КОДА задается Экспертиза расчета
Достоверности Результатов
Бизнес-приложения, которые могут
использоваться работником
Минимальная
интенсивность ввода
данных (символов/мин)
Максимальная
интенсивность ввода
данных (символов/мин)
MS Word
5
300
MS Excel
5
200
Консультант Плюс
5
50
Достоверность Результатов – это доля времени, в течение которого сотрудник работал с
определенными бизнес-приложениями и интенсивностью в заданном диапазоне.
ОСНОВНОЙ метод оценки достоверности.
5-2. Оценка достоверности Комиссаром
Оцениваем достоверность трудозатрат по операциям, не связанным с
использованием компьютера
Комиссар (Наблюдатель) в режиме реального времени видит выбор работников
(выбранные задания, виды активности и т.д.) и подтверждает (или не подтверждает) этот
выбор на основе результатов видеонаблюдения и контроля содержимого компьютерных
экранов.
Комиссар (программа SLA-ON Operations)
Работник (программа SelfTrace)
«Достоверность по Комиссару» = 100% * (Число подтверждений Комиссара)/ (Общее число проверок)
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ метод оценки достоверности (МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ).
Управление организационной эффективностью
Три контура управления организационной эффективностью
Контур №3: Управление себестоимостью продуктов и услуг (численностью персонала).
Контур №2: Устранение «узких» мест, управление достижениями.
Контур №1: Управление трудозатратами.
Корректирующие действия: Ежеквартально - Ежегодно
Корректирующие действия: Ежемесячно - Ежеквартально
ERP, CRM,
Service Desk …
«Штуки»,
Факторы
Корректирующие действия: Ежедневно
Хронометраж
Линейный
руководитель
HR-менеджер
Эффективная Нагрузка
Эффективная Нагрузка, Достижения
Эффективная Нагрузка, Достижения, Факторы
Директор по
развитию
Экономическая эффективность
Внедрение модели Гамбургский Счет №3 на 100 работников
Статьи расходов
Затраты
1.
Лицензии на использование ГС №3 на 100 работников
363 т.р.
2.
Техническая поддержка ГС №3 в течение 1 года
73 т.р.
3.
Базовое внедрение ГС №3
55 т.р.
4.
Аппаратная платформа, обучение, консалтинг, обслуживание, …
300 т.р.
ИТОГО:
~ 791 т.р.
ФОТ 100 работников в год с учетом всех налогов
42 т.р. *12*100 = ~ 50.000 т.р.
Внедрение Гамбургского Счета позволит, как минимум, на 15%
повысить производительность труда ~ 40% работников.
50.000 * 0.4 *0.15 = 3000 т.р.
Рентабельность = [(3000 -791) /791]*100% ~ 280 %
«Экономия» = ФОТ ~ 5 работников; ((3000 - 791)/42) = 5
Практическое управление себестоимостью
3
Сокращать
1
Увеличивать
Сокращать
1
1
Оптимизировать
2
Оптимизировать
(Время на единичную операцию =
Время Ввода Данных + Think Time).
Хотите узнать больше?
1. Слайд-тур по функциональности Гамбургского Счета:
http://www.hr.prolan.ru/slide-tour/index.html
2. Презентация пяти моделей Гамбургского Счета:
http://www.hr.prolan.ru/files/ppt/HRFiveModels.ppt