Тема 16. Формы унификации. Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС План типовой текст анкета таблица трафаретный графики диаграммы текст Рекомендуемая литература 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, 2001. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.Новосибирск. 2004. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности; переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа. В тексте документа сведения могут быть представлены в одном из пяти видов: Прозаический вид. Анкетный Списковый вид Изобразительный вид Трафаретный вид сведений. Прозаический вид. Сведения представляются в виде таких синтаксических единиц, как предложение, прозаическая строфа, фрагмент, или их совокупностей. Прозаическая строфа – это сочетание нескольких тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически предложений, представляющих собой более полное по сравнению с отдельным предложением развитие мысли. Фрагмент – это две или несколько прозаических строф, объединенных развитием одной темы (или ее аспекта) и связанных с помощью специальных синтаксических средств. Пример. «Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет, не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с авторитарными методами и грубым отношением к подчиненным». Анкета это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной — их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос — ответ». Значение сведения или группа значений, соответствующие названию, передаются любыми грамматическими конструкциями (слова, словосочетания, предложения …). Списковый вид Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов. Все пункты списка одинаковы по структуре (составу элементов, из которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов различного типа, наиболее распространенными из которых являются: Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и может обозначаться каким-либо условным знаком или порядковым номером; Текст пункта - может иметь любой вид. Пример 1. текст пунктов имеет анкетный вид. Ваша должность – ведущий специалист. Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет. Пример 2. Повестка дня собрания (текст пунктов прозаического вида). 1. Доклад заместителя мэра города Ромова Е. Н. «О подготовке объектов города к отопительному сезону». 2. «О состоянии водоснабжения промышленной зоны города». Доклад главного инженера ГУП «Водоканал» Выскубова С.А. Изобразительный вид. Используются различные изображения: рисунки, фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и схемы. Но наиболее часто используются таблицы, схемы, диаграммы и графики. Таблица — это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков. Схема - это структурное представление каких–либо сведений о среде управления. Диаграмма изображает соотношения каких-либо величин. График изображает изменение характеристик среды управления во времени. Трафаретный вид сведений. Трафарет — это форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией. Это заранее составленный элемент текста документа, который воспроизводится без изменения во всех текстах однотипных документов. Например, в доверенности используется трафарет, передающий название сведения. «Доверенность действительна по «____» ___________ 2010г.» Вопросы для самопроверки знаний 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Перечислите формы унификации текста документа. В чем заключается метод унификации. Охарактеризуйте прозаический вид унификации текста. Охарактеризуйте списковый вид унификации текста. Охарактеризуйте анкетный вид унификации текста. Охарактеризуйте трафаретный вид унификации текста. Охарактеризуйте изобразительный вид унификации текста.