Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

Лекция 4. ОФОРМЛЕНИЕ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Понятие, виды и назначение
распорядительных документов
Распорядительная документация
— это документы издаваемые
руководством организации, содержащие
управленческие решения,
направленные на реализацию стоящих
перед организацией текущих и
перспективных задач, и обладающих
юридической силой.
В состав распорядительной
документации входят:
1.
2.
3.
4.
5.
постановления,
указания,
приказы,
решения,
распоряжения.
Часть из названных документов создается в
условиях единоличного (административного)
принятия управленческих решений (приказ,
указание, распоряжение),
часть — в результате работы коллегиального
(совещательного) органа — коллегии,
правления, совета, комиссии (постановление,
решение).
Основания для подготовки
распорядительного документа:
♦ необходимость исполнения
законодательных, нормативноправовых актов и иных решений
вышестоящих органов управления;
♦ необходимость осуществления
собственной организационноисполнительной деятельности,
связанной с выполнением функций и
задач организации.
Движение распорядительных
документов
Распорядительные документы
содержат решения, идущие сверху
вниз по каналам системы управления:
от управляющего органа к
управляемому,
от руководителя организации к
подведомственным структурам —
филиалам, подразделениям, к рядовым
исполнителям.
Все распорядительные документы, кроме
властного, содержат в себе также
организующее начало.
Распорядительные документы с учетом сферы
их действия делятся на следующие группы:
1.
2.
3.
4.
документы, действующие на
федеральном уровне, — правовые акты,
издаваемые Президентом Российской
Федерации и Правительством Российской
Федерации;
правовые акты, действующие на
федеральном уровне, создаваемые
федеральными органами
исполнительной власти;
правовые акты, действующие на уровне
субъектов Российской Федерации;
распорядительные документы,
действующие в рамках отдельной
организации.
Распорядительные документы
могут издаваться совместно
несколькими органами управления.
Этапы разработки распорядительных
документов в условиях единоличного принятия
решений
1. Выявление проблемы и выбор
варианта ее разрешения в виде
издания приказа, распоряжения или
указания.
2. Сбор и анализ необходимой
информации по возникшей проблеме.
3. Подготовка проекта
распорядительного документа.
4. Согласование текста документа с
заинтересованными
подразделениями и
должностными лицами.
5. Оформление документа в
соответствии с действующими
нормами и правилами.
6. Подписание документа.
7. Доведение распорядительного
документа до исполнителей.


Оформление проекта документа по
результатам согласования
осуществляется на бланке организации
в соответствии с требованиями ГОСТ Р
6.30-2003.
Проект документа готовится ведущими
специалистами структурных
подразделений по поручению
руководства организации.
Согласование текста
распорядительного документа может
производиться со сторонними
организациями (внешнее
согласование)
и визирование его заинтересованными
должностными лицами —
руководителями подразделений,
отдельными специалистами,
юрисконсультом организации
(внутреннее согласование).

подписание проекта документа
руководителем организации
превращает проект документа в
правовой акт.
На этапе доведения
распорядительного документа до
подчиненных организаций, структурных
подразделений, исполнителей
проводится тиражирование документа,
подготавливаются при необходимости
выписки из него, осуществляется
рассылка или передача под расписку
исполнителям.
Этапы разработки распорядительной
документации в условиях коллегиального
управления
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Выявление и диагностика проблемы, выбор
варианта ее разрешения путем
коллегиального обсуждения.
Подготовка материалов к заседанию
коллегиального органа.
Обсуждение проблемы на заседании
коллегиального органа.
Принятие решения с оформлением протокола
заседания.
Издание распорядительного документа.
Доведение распорядительного документа до
исполнителей.
Оформление постановлений
Постановление является правовым актом,
принимаемым высшими федеральными
органами государственной власти, некоторыми
органами коллегиального управления
(комитетами, комиссиями) и властными
органами субъектов Российской Федерации в
целях разрешения наиболее важных и
принципиальных задач, стоящих перед
данными руководящими структурами.
Постановления также принимаются
руководителями коллегиальных органов
общественных организаций по важнейшим
вопросам их деятельности.
Подготовка постановлений и других
нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти
регламентируется Правилами подготовки
нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти,
утвержденными постановлением Правительства
РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.
Объем постановления не должен превышать трех
страниц, а приложений к нему — не более
пяти.
Срок подготовки проектов
постановлений (от поручения на
подготовку до передачи на
подпись) устанавливается до 15
рабочих дней, а срочных — до
5 рабочих дней. В необходимых
случаях может быть установлен
иной срок.




Исполнитель постановления организует
согласование и визирование проекта.
Виза наносится на последней странице
проекта.
Не допускается отказ от визирования, а также
внесение каких-либо исправлений или
дополнений непосредственно в текст проекта
документа.
Особое мнение (замечание) должностного
лица, визирующего постановление, излагается
отдельной запиской, которая прилагается к
проекту документа.


Проект постановления, представленный
должностному лицу на визу,
рассматривается им в течение одного
рабочего дня, а в случаях, требующих
проведения экспертизы, — не более 3
рабочих дней. Срочные проекты
визируются в течение 3 часов.
Если в процессе доработки в проект
документа внесены существенные
изменения, то он подлежит повторному
визированию заинтересованными
должностными лицами.
Подготовка и оформление приказа по
основной деятельности


Приказы по вопросам управления и
работы трудового коллектива,
финансированию, снабжению,
отчетности и другим
производственным вопросам
относятся к приказам по основной
деятельности.
Кроме приказов по основной
деятельности существуют приказы
по личному составу (кадрам).
Текст приказа, состоит из двух
частей: констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части приказа
излагаются основания, причины,
побудившие руководителя организации
издать данный приказ, указываются его
цели и задачи.
Распорядительная часть
начинается со слова
ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек),
печатаемого с новой строки от
левого поля бланка прописными
буквами. После слова
ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую
предусматривает несколько
разнохарактерных действий, то его
распорядительная часть делится на
пункты, а иногда — и на подпункты.
Последним пунктом приказа
назначается должностное лицо или
структурное подразделение,
которому вменяется контроль за
исполнением приказа.
Что касается оформления текстовой части
приказа, то рекомендуется учитывать
следующее:
1.
2.
Каждый пункт (подпункт)
приказа должен содержать
только одно конкретное задание
с реальным сроком исполнения.
Срок исполнения не указывают,
если задание (поручение) носит
постоянный характер.
3. Число исполнителей по каждому пункту
не ограничивается, однако при этом
один из исполнителей назначается
ответственным за исполнение
поручения.
В ряде случаев ответственному
исполнителю для выполнения работы не
требуется полный текст приказа.
В этом случае делается выписка из него.
По составу реквизитов и оформлению выписка
практически не отличается от самого приказа.
В выписке лишь уточняется название документа:
вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.
Вместо полного текста печатается та часть
приказа (пункт, пункты), которая касается
непосредственно конкретного исполнителя.



Выписка из приказа может быть
оформлена на ПК на чистом листе
бумаги в продольном или угловом
варианте расположения
постоянных реквизитов флаговым
способом.
Часть постоянных реквизитов при
этом может быть опущена.
Выписка заверяется секретарем.
Оформление распоряжений
Распоряжение — одна из
распространенных форм
распорядительного документа, носящая
характер обязательного поручения
руководителя, действующего на
принципе единоначалия, о
необходимости совершения
подчиненными организациями,
структурными подразделениями и
рядовыми исполнителями определенных
действий в указанный срок.
Эту форму документа
используют руководители
государственных органов,
администраций местных
органов власти, а также
организаций, предприятий
и фирм.
Как правило, распоряжение
представляет собой способ доведения
до исполнителей оперативных
вопросов, имеет ограниченный срок
действия и касается узкого круга
должностных лиц.
В отдельных случаях на уровне
управления государственными органами
распоряжения могут издаваться и на
длительный срок действия.
Распоряжения готовятся и
оформляются по тем же правилам,
что и приказы.
Распоряжения, как и приказы, могут
оформляться как на специальном
бланке — бланке распоряжения,
так и на общем бланке
организации с указанием вида
документа — РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Состав реквизитов аналогичен
составу таковых в приказе, однако
текст документа зачастую не
содержит констатирующей
(вступительной) части. В таких
случаях текст распоряжения начинается
непосредственно с пунктов,
излагающих распорядительные
действия с указанием исполнителей и
сроков их исполнения.
В тех случаях, когда
распоряжение имеет
констатирующую часть с
объяснением причин издания
документа, текст
распорядительной части
начинается с ключевого слова
ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ:.
Оформление указания
Указание — распорядительный
документ органов государственного
управления, министерств, ведомств
и других вышестоящих организаций
по вопросам информационнометодического характера, связанных с
исполнением нормативно-правовых
актов, инструкций, методик и прочих
руководящих документов.


Указание в целом по оформлению не
отличается от оформления приказа и
распоряжения, имеет такой же формуляр,
состав и расположение реквизитов, но
ключевыми словами в констатирующей части
текста, в зависимости от содержания, вместо
слова «ПРИКАЗЫВАЮ» могут быть
использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ»,
«ПРЕДЛАГАЮ».
Указание, как и приказ, имеет заголовок к
тексту, может иметь констатирующую часть и —
обязательно — пункт о контроле за
исполнением.
Оформление решения
Решение представляет собой правовой
акт коллегиального или совещательного
органа министерств, ведомств,
комитетов, общественных организаций,
ученых советов НИИ, вузов, а также
советов директоров предприятий, фирм
в целях разрешения наиболее важных
вопросов их деятельности.
По форме и структуре решение
оформляется аналогично
постановлению.
Вопросы:
1.какие документы создаются в
условиях единоличного
управления?
2.сколько этапов разработки
приказа выделяют? какой на ваш
взгляд самый ответственный?
3. какой срок подготовки
постановления(срочного и
обычного)?