Формирования планов подразделений из работ проектов Проект

Управление
подразделениями
Ловыгин Василий
ведущий эксперт
Центра информационных технологий и консалтинга
ПАРУС
lovigin@parus.ru
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Функции управления подразделениями





Формирование планов подразделений
Планирование работ сотрудников подразделения на основании плана работы
подразделения
Учет фактически выполненных подразделением и сотрудником работ по
проектам
Распределение начисленной заработной платы подразделения и сотрудника
на затраты проектов
План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников в работах проектов
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Формирование планов подразделений
Планирование работ подразделений выполняется в информационной системе на
основании графика работ всех этапов всех проектов в состоянии «Открыт».
Планирование работ подразделений может выполняться:
1. Без детализации до исполнителей (трудовые ресурсы для работ не
указываются).
2. С детализацией до исполнителей (для работ указываются трудовые ресурсы с
детализацией Подразделение – Профессия).
В не зависимости от детализации планов подразделений, формирование планов
подразделений выполняется функциями системы в следующей последовательности:
• Создание заголовка плана подразделения, с указанием периода планирования
• Формирование плана подразделения функцией «Сформировать»
• Согласование плана подразделения
При выполнении функции «Сформировать» в планы подразделений переносятся все
работы, в которых указано данное подразделение-исполнитель, и плановые даты
исполнения которых попадают в период действия плана. При изменении графика
работ проекта план может быть переформирован или создан новый вариант плана.
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Формирование планов подразделений
Создаем план на период. Можно сформировать общий План для предприятия и
из него планы подразделений и планы исполнителей.
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Формирования планов подразделений из работ проектов
При формировании планов подразделений без детализации до исполнителей создается
перечень работ подразделения с расчетом трудоемкости работ. Планирование внутри
подразделений, т.е. определение исполнителей работ, в системе не выполняется.
Проект 1
Проект 2
Этапы проекта 1
Работы проекта 1
…..
Проект N
Этапы проекта 2
Этапы проекта N
Работы проекта 2
Работы проекта N
Сформировать планы подразделений
План подразделения 1
Работы
…..
План подразделения М
Работы
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Формирование планов подразделений
Выполняем для созданного плана функцию «Сформировать». В план
включены работы двух проектов. Для работы проекта «Проект_1» трудовые
ресурсы не определялись, возможно планирование только на уровне
подразделения.
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Формирования планов подразделений из работ проектов и ресурсов
При формировании планов подразделений, с детализации до исполнителей, создается перечень
работ подразделения с указанием профессий исполнителей и расчетом трудоемкости по
профессиям. Планирование внутри подразделений, т.е. определение исполнителей
работ,
выполняется в системе, путем выбора исполнителей из штатного расписания подразделения.
Проект 1
Проект 2
Этапы проекта 1
Работы проекта 1
Ресурсы работ
Этапы проекта 2
Работы проекта 2
…..
Проект N
Этапы проекта N
Работы проекта N
Ресурсы работ
Ресурсы работ
Сформировать планы подразделений
План подразделения 1
…..
План подразделения М
Работы
Работы
Исполнители
Исполнители
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Формирования планов подразделений из работ проектов и ресурсов
Для работы проекта «Проект_2» были определены трудовые ресурсы и для нее
можно определить исполнителей.
Исполнитель выбирается из списка сотрудников подразделения (Исполнения
должностей – общего раздела с модулем «Управление персоналом»
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Учет фактически выполненных работ и трудоемкости
Фактическое исполнение работ и фактическая трудоемкость за период
вводится в планы подразделений. В зависимости от детализации
планирования работ подразделений учет фактической трудоемкости
ведется до подразделения или до сотрудника.
Ввод может выполняться двумя способами:
1. Планы подразделений, перед началом планируемого периода, выгружаются
из системы в файлы формата Excel и передаются в подразделения. По
окончании планируемого периода подразделения заполняют в файлах
графы фактического исполнения работ и фактической трудоемкости.
Файлы загружаются в систему.
2. Подразделения имеют доступ в информационную систему и вводят данные
о фактическом исполнении работ и фактической трудоемкости
непосредственно в план подразделения.
Данные о фактическом исполнении работ и фактической трудоемкости
переносятся из планов подразделений в работы проектов автоматически,
при установленном параметре плана «Отражать изменение фактических
показателей в работах проектов».
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Распределение начисленной заработной платы на затраты проектов
Способ распределения начисленной заработной платы на затраты проектов
зависит от варианта автоматизации планирования работ подразделений и
учета фактической трудоемкости.
1 вариант – планируются работы до подразделения и учитывается
трудоемкость подразделения. Распределение начисленной подразделению
заработной платы выполняется в системе бухгалтерского учета,
пропорционально фактической трудоемкости подразделения по проектам
(этапам проектов).
2 вариант – планируются работы до сотрудников подразделения и
учитывается трудоемкость сотрудников подразделения по работам проектов.
Распределение начисленной сотруднику заработной платы выполняется в
системе расчета заработной платы, пропорционально фактической
трудоемкости сотрудника по проектам (этапам проектов).
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
План/факт анализ загрузки подразделений и сотрудников
План/факт анализ загрузки выполняется на основании данных информационной
системы о плановых и фактических трудоемкостях работ проектов.
Предоставление информации о ходе выполнения подразделениями работ
проектов выполняется несколькими способами:
Визуальный контроль в разделах: «Планы и отчеты подразделений»,
«Проекты»;
 Формирование статических отчетов, в т.ч. с использованием MS Project;
 Извещение об отклонениях в исполнении проекта;
 Формирование OLAP – отчетов;
 Web – рабочий стол руководителя проекта и руководителя подразделения.

Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Рабочий стол руководителя проекта
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Рабочий стол руководителя подразделения
Комплексная система управления. Планирование и учет в проектном производстве
Выводы
Функционал модуля ПП «ПАРУС-Предприятие» «Планирование и учет в
проектах» позволяет автоматизировать процессы планирования работ
подразделений, контроля исполнения подразделениями планов и учета
фактической трудоемкости работ.
Автоматизация учета фактической трудоемкости работ подразделений
позволит:
 выполнить автоматическое распределение начисленной заработной платы
на затраты проектов при использовании ПП «ПАРУС-Предприятие»: для
расчета зарплаты - модуль «Расчет заработной платы», для бухгалтерского
учета – модуль «Бухгалтерский учет»;
 передать в сторонние системы расчета заработной платы и бухгалтерского
учета данные необходимые для распределения зарплаты на затраты проектов.