Личная карточка

1
Простые секреты личной карточки
Порядок заполнения
Практические вопросы для начинающих
Порядок внесения изменений и дополнений
Заполняем разделы
Как рассчитывать общий и непрерывный стаж
Строго по правилам
Готовую форму заполнить достаточно просто. Точно отвечай по пунктам на вопросы - и
все дела. Но даже такая с виду понятная и простая личная карточка формы Т-2,
оказывается, порождает в процессе своего заполнения значительное количество вопросов и
трудностей, на правильное разрешение которых мы и обращаем ваше внимание.
Личная карточка оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на
условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы
основным или работник принят по совместительству. Она ведется в продолжение всего
периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при
увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные
карточки не заполняются и не ведутся.
Обратите внимание
На практике личную карточку называют в соответствии с номером, указанным в этом
постановлении, формой Т-2.
В связи с введением в действие ТК РФ и уже наработанной более чем годовой
практикой его применения в настоящее время разработан новый проект унифицированных
форм. На момент написания этой статьи он проходит процесс согласования, но стоит
заметить, что в разработке таких нормативных документов всегда прослеживается процесс
преемственности. Рекомендуем взять эту информацию на заметку и не пропустить момент
введения в действие новых унифицированных форм, чтобы в кратчайшие сроки внедрить их
в своей организации.
Порядок заполнения
Личная карточка работника заводится при приеме на работу. Основанием для ее
заполнения служат:
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах и другие документы
(например, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение
государственными наградами России).
Часть сведений в карточке формы Т-2 указываются со слов работника, в частности
номер контактного телефона, а при отсутствии специального языкового образования,
подтвержденного документами, - сведения о владении иностранными языками.
Некоторые кадровые специалисты предприятий при приеме на работу выдают
работнику чистый бланк формы Т-2 и просят заполнить его собственноручно, а затем
сверяют порядок заполнения с предъявляемыми подлинниками документов. Понятно, что
такой подход вызван чрезмерной загруженностью кадровиков. Но это неправильно. Личная
карточка формы Т-2 заполняется не работником, а кадровым специалистом организации.
2
————————————————
|Дата составления|
|————————————————|
|
15.08.03
|
————————————————
Дополнение
к личной карточке работника (форма Т-2)
1. Фамилия:
Иванов
Имя: Андрей
Отчество: Иванович
——————————————————
——————————————————
——————————
2. Дата рождения:
12 декабря 1970 г.
——————————————————————————————————————————————————————
(день, месяц, год)
3. Структурное подразделение, должность:
бухгалтер, ст. бухгалтер
———————————————————————————————
VIII. Отпуск
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
|Вид отпуска (ежегодный,| Период
|Количество |
Дата
|Основа- |
|учебный, без сохранения| работы
|
дней
|——————————————| ние
|
|заработной платы и др.)|———————————| отпуска |нача-|оконча- |
|
|
| с | по |
| ла | ния
|
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
1
| 2 | 3
|
4
| 5 |
6
|
7
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
|
|
|
|
|
|
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
|
|
|
|
|
|
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
|
|
|
|
|
|
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
|
|
|
|
|
|
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
|
|
|
|
|
|
|
|———————————————————————|————|——————|———————————|—————|————————|————————|
|
|
|
|
|
|
|
|
———————————————————————————————————————————————————————————————————————
Практические вопросы для начинающих
Вот несколько вопросов, которые довольно часто задают начинающие кадровые
специалисты организаций.
1. Можно ли вести карточку формы Т-2 на компьютере?
Можно, но только с целью ведения информационно-справочной работы. Электронные
копии личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых
специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно
отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников
организации. Например, у работника возник вопрос по поводу оплаты больничного листа. По
закону он оплачивается в соответствии с непрерывным стажем. До 5 лет непрерывного
стажа - 60%, с 5 до 8 - 80% и только после 8 лет - 100%. Для аргументации своей позиции
при расчете непрерывного стажа вы можете воспользоваться электронной копией личной
карточки, продемонстрировав ее бухгалтеру и недовольному работнику.
Но если возникшее недоразумение не удастся уладить путем переговоров и оно
превратится в конфликт, работник вправе обратиться за защитой своих интересов в
3
соответствующие инстанции. Вот тогда от вас потребуют продемонстрировать заполненную
форму Т-2 с "живой" подписью работника. Как вы понимаете, электронная копия таким
требованиям не соответствует. Чтобы получить подлинник "живой" подписи работника, вам
необходимо заполнить карточку формы Т-2 на бумагоносителе. Вы можете сделать это на
компьютере, распечатать заполненную форму на принтере и передать на подпись работнику.
Однако в этом случае у вас могут возникнуть проблемы с хранением разрозненных и тонких
листов такого документа. Рекомендуем прибегнуть к старому дедовскому способу и
приобрести напечатанные на полуватмане бланки формы Т-2 в крупном магазине
канцтоваров или заказать их в типографии. Заполнять бланки вам придется на пишущей
машинке или вручную, но экономия времени в данном случае может обернуться
значительными моральными и материальными затратами как для организации, так и для вас
лично.
2. Если на работника ведется личное дело, допустимо ли отсутствие личной
карточки?
Личное дело работника и личная карточка - совершенно разные документы, при этом
ведение личной карточки является строго обязательным. На практике личные карточки
иногда подшиваются в личное дело сотрудника или хранятся в конвертах, пластиковых
файлах вместе с копиями различных документов, трудовой книжкой работника. Это
недопустимо. Хранятся личные дела и личные карточки отдельно друг от друга.
3. Мы еще не ввели унифицированные формы. Стоит ли делать это сейчас или
подождать до утверждения новых, с соответствующими изменениями и
дополнениями?
Кому-то этот вопрос покажется весьма странным, так как постановление Госкомстата
(как уже неоднократно упоминалось) издано в 2001 году, а на календаре - 2003 год. Тем не
менее организаций, в которых по каким-то причинам эти формы не ведутся, предостаточно.
Иногда в качестве аргумента выступает точка зрения юриста: "Эти формы не
зарегистрированы в Минюсте, поэтому имеем право не вести". Нет, не имеете. По
заключению Минюста России от 27.04.01 N 07/4328-ЮД данное постановление в
государственной регистрации не нуждается. К тому же на практике налоговая инспекция и
Рострудинспекция при проверках обращают внимание на соответствие форм кадровой
документации соответствующему постановлению Госкомстата, а проверяющую организацию
никак не убеждает высказанная в устной форме субъективная точка зрения.
Поэтому рекомендуем вводить их немедленно, руководствуясь принципом "лучше
поздно, чем никогда". С введением новых форм вам не потребуется переписывать личные
карточки, заведенные на уже работающих сотрудников. Если личные карточки не велись,
обращаем ваше внимание на то, что также нет необходимости заводить их задним числом.
Датой составления личной карточки будет текущая дата, например "15 сентября 2003 г.", а
датой приема на работу, например, "1 декабря 2000 г.".
Есть и другие проблемы, которые возникают у кадровиков при работе с карточкой
формы Т-2.
Порядок внесения изменений и дополнений
Личная карточка ведется в течение всей трудовой деятельности работника на данном
предприятии. А разделы личной карточки имеют ограниченное количество строк. Что делать,
если работник продолжает работать, а раздел, в котором отражаются различные виды
отпусков, предоставляемых работнику, уже закончился?
На практике некоторые кадровые работники пользуются таким способом: замазывают
имеющуюся информацию "штрихом" или наклеивают кусочек чистой бумаги и вносят в него
новую информацию. Иногда заводится новая личная карточка, в которую переносится
необходимая информация из старой, а раздел, в котором отражаются отпуска, продолжают
вести с момента (если можно так сказать) вкладыша. Одна карточка вкладывается в другую,
4
и они хранятся вместе. Оба этих способа разрешения подобной ситуации неверны.
Ответ на вопрос, как правильно поступить в данном случае, содержится в разделе
"Общие положения" постановления Госкомстата от 06.04.01 N 26: "При изготовлении
бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации
допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом
значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных
листов для удобства размещения и обработки информации". Это значит, что после
окончания раздела "Отпуск" заводить новую карточку не требуется. Достаточно взять чистый
лист формата А4, перенести на него основные реквизиты, позволяющие в случае
извлечения определить, к личной карточке какого работника относится данное дополнение, и
перенести таблицу по учету отпусков. Например:
Остается разлиновать лист с обеих сторон, вложить в карточку формы Т-2 и вести до
его окончания. Точно так же поступают и при окончании других разделов личной карточки
формы Т-2. Количество таких дополнений не ограничено и зависит исключительно от
необходимости. При увольнении они подшиваются в личную карточку работника и сдаются
вместе с нею в архив.
Иногда работники кадровых служб, ссылаясь на специфику деятельности организации,
сетуют на то, что форма личной карточки, предлагаемой для работы постановлением
Госкомстата, неудобна для работы. Вновь обращаем ваше внимание на общие положения
указанного постановления. "В соответствии с Порядком применения унифицированных форм
первичной учетной документации... в унифицированные формы первичной учетной
документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом
России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При
этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной
учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование
документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационнораспорядительным документом..."
Это значит, что при необходимости вы можете добавить в личную карточку
необходимые вам для работы и отсутствующие в предлагаемой Госкомстатом форме
разделы. Вы вправе сократить количество строк в имеющихся разделах, но исключать
разделы, которыми вы не пользуетесь, из формы Госкомстата нельзя. Затем издается
приказ директора, которым унифицированная форма Т-2 с внесенными в нее изменениями
вводится в действие. В приложении к приказу дается форма личной карточки работника с
внесенными в нее с учетом специфики деятельности предприятия дополнениями.
Такой приказ целесообразно завизировать у юриста (естественно, при его наличии в
организации).
В рамках внесения изменений и дополнений следует коснуться еще одного вопроса,
который часто возникает в работе с формой Т-2. С правой стороны карточка формы Т-2
содержит вертикальную таблицу для внесения кодов в соответствии с общероссийскими
классификаторами информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию. Коды
заполняются в том случае, если на предприятии внедрена и действует автоматизированная
система управления, предполагающая машинную обработку информации. Во всех
остальных случаях коды могут не заполняться, но поле, предусмотренное для кодирования,
исключать из формы Т-2 нельзя.
Заполняем разделы
В правом верхнем углу унифицированной формы Т-2 указан код формы документа по
ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в
процессе ее регистрации органами статистики, и начинающие кадровые специалисты могут
получить информацию об этом коде у своего главного бухгалтера, чтобы затем внести ее во
все унифицированные формы по учету кадров.
5
Также вверху указывается наименование организации. Обращаем ваше внимание на то,
что оно вносится строго в соответствии с уставом и другими учредительными документами:
произвольные сокращения недопустимы. Если в наименование организации не входит ее
местоположение, например, "Закрытое акционерное общество "Кварц"", то рекомендуем
через запятую добавить местоположение организации. Например, "г.Москва". Далее по всей
ширине всей формы Т-2 идет таблица. В нее вносятся:
- дата составления карточки;
- табельный номер работника (присваивается организацией работодателем при приеме
работника на работу);
- идентификационный номер налогоплательщика;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии работника);
- характер работы (постоянно, временно);
- вид работы (основная, по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Затем с правой стороны указывают номер и дату трудового договора, заключенного с
работником.
Первый раздел "Общие сведения" содержит основную информацию о работнике.
Фамилия, имя, отчество работника указываются строго по паспорту. Дата рождения
указывается также по паспорту словесно-цифровым способом, то есть полностью. Затем
место рождения и гражданство. Пункт 5 "Знание иностранного языка" содержит указание его
наименования и степени знания: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и
перевожу со словарем".
Сведения об образовании заполняются на основании документа об образовании.
Сначала дается общая характеристика образования - среднее (полное, общее), начальное
профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное. Затем в
таблицу вносится наименование образовательного учреждения, серия и номер диплома, год
окончания, а также квалификация по диплому, направление или специальность по диплому.
Ниже располагают сведения о послевузовском профессиональном образовании
(аспирантуре, адъюнктуре, докторантуре) с указанием наименования образовательного
научного учреждения, номера и даты выдачи удостоверения, года окончания и
специальности.
Пункт 7 "Профессия". Некоторые кадровые специалисты считают, что этот пункт имеет
смысл заполнять только в тех случаях, когда речь идет о профессиях рабочих.
Оборот первого листа личной карточки работника начинается с пункта 8 "Стаж работы"
(общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие
льготы, установленные в организации, и др.). Стаж рассчитывается на основании записей в
трудовой книжке по состоянию на день приема на работу. При этом указывается число дней,
месяцев и лет.
Закрытое акционерное общество "Кварц"
Приказ
15.09.03
г. Москва
N 46 о/к
О введении в действие унифицированной формы личной карточки работника ЗАО
"Кварц"
Во исполнение постановления Госкомстата России от 06.04.03 N 26 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
Приказываю:
6
1. Утвердить форму личной карточки работника (форма Т-2) с учетом изменений и
дополнений соответственно специфике деятельности организации (согласно приложению).
2. Начальнику отдела кадров Волковой М.И. ввести в действие в ЗАО "Кварц" с 01.10.03
форму личной карточки работника (форма Т-2) с соответствующими изменениями и
дополнениями.
3. Заведующей канцелярией Брагиной А.Ю. до 22.09.03 обеспечить кадровую службу
предприятия необходимым количеством бланков утвержденной личной карточки работника.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на заместителя директора по
персоналу Самойлова Б.Д.
Приложение:
бланк личной карточки работника ЗАО
на 2 л. (оборотом) в 1 экз.
"Кварц"
Генеральный директор
Борисенко С.И.
Как рассчитывать общий и непрерывный стаж
Некоторые современные программы, предназначенные для автоматизации работы
кадровых служб, позволяют рассчитывать общий и непрерывный стаж на компьютере, что
существенно облегчает работу кадровика. Если вам предстоит выбор такой программы для
организации, не забудьте об этом важном моменте. Мы же покажем расчет общего и
непрерывного стажа "вручную".
Пример
Оговоримся сразу, что мы берем абсолютно случайные даты приема и увольнения, так
как наша основная цель - показать методику. Работник, для которого рассчитываются общий
и непрерывный стаж - мужчина, а не мать, имеющая детей в возрасте до 14 лет. Причина
увольнения во всех случаях - собственное желание, без уважительных причин.
Первый период. Принят 18.10.98 - уволен 23.12.2000.
Второй период. Принят 24.12.2000 - уволен 06.03.02.
Третий период. Принят 15.05.02 - уволен 10.09.03.
При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из
года "на разбивку" занимается 12 месяцев, а из месяца - 30 дней. При такой схеме подсчета
теряется по одному дню в каждом периоде - можете проверить при помощи календаря. И
этот день необходимо добавлять.
Итак, первый период:
23.12.2000 - 18.10.98 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;
второй период:
06.03.02 - 24.12.2000 = 1 год 2 месяца 13 дней;
третий период:
10.09.03 - 15.05.02 = 1 год 3 месяца 26 дней.
Для исчисления общего стажа складываем данные по отдельным периодам:
+ 2 года 2 месяца 6 дней
+ 1 год 2 месяца 13 дней
1 год 3 месяца 26 дней
4 года 8 месяцев 15 дней.
Напоминаем, что при расчете берется 30 дней в месяце. Теперь начинаем считать
непрерывный стаж. Учитывая "чистую" (не прогул и т.п.) причину увольнения, рассматриваем
перерывы между периодами. Исходя из указанной причины увольнения они не должны
превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и
приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе
непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника в приведенном
нами примере равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник
устраивается на работу до 2 октября, в противном случае получается, что у работника нет
7
непрерывного стажа).
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитывается по той же схеме.
Строго по правилам
При расчете непрерывного стажа работника следует руководствоваться Правилами
исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по
государственному социальному страхованию (п.2 Правил). Мы приведем некоторые
выдержки из Правил. "При переходе с одной работы на другую непрерывный трудовой стаж
сохраняется при условии, что перерыв в работе не превысил одного месяца..." (п.2 Правил).
Например, при переводе работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому
работодателю в соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
"При увольнении после 1 сентября 1983 года по собственному желанию без
уважительных причин непрерывный трудовой стаж сохраняется при условии, что перерыв в
работе не превысил трех недель" (п.2 Правил). Далее в Правилах есть подпункт "и" пункта 7,
где указано, что непрерывный трудовой стаж не сохраняется при повторном увольнении
работника по собственному желанию без уважительных причин, если со дня
предшествующего увольнения по такому же основанию не прошло 12 месяцев. Но имейте в
виду, что это не имеет отношения к матерям с детьми в возрасте до 14 лет независимо от
того, была ли внесена в трудовую книжку запись об увольнении по уважительной причине:
"по уходу за ребенком, не достигшим возраста 14 лет". Для подтверждения непрерывности
трудового стажа женщине достаточно принести свидетельство о рождении ребенка, которое
копируется и подшивается в личное дело.
Точно так же "при расторжении трудового договора... с матерями, имеющими детей... в
возрасте до 14 лет... непрерывный стаж сохраняется при условии поступления на работу до
достижения ребенком указанного возраста" (п.5 Правил).
Стаж прерывается в случае увольнения по следующим основаниям:
- систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных
трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка (п.5 ст.81 ТК РФ);
- прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии (подп."а", "б" п.6 ст.81 ТК РФ);
- вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению
свободы... либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы (п.4 ст.83 ТК
РФ);
- утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно
обслуживающему денежные и товарные ценности (п.7 ст.81 ТК РФ);
- совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального
поступка (п.8 ст.81 ТК РФ);
- увольнение в качестве дисциплинарного взыскания, налагаемого в порядке
подчиненности или в соответствии с уставами о дисциплине;
- совершение работником других виновных действий, за которые законодательством
предусмотрено увольнение с работы.
Правила рассматривают порядок начисления стажа и при других основаниях для
увольнения. Вам просто необходимо внимательно прочитать их и сделать своей "настольной
книгой".
Форма личной карточки дана в постановлении Госкомстата России от 06.04.01 N 26 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты".
Формы Т-1, Т-1а в соответствии с постановлением Госкомстата от 06.04.01 N 26.
Введение новых унифицированных форм, в том числе карточки формы Т-2,
осуществляется приказом директора. Утверждены постановлением Совмина СССР от
13.04.73 N 252 (в редакции постановления от 01.07.91 N 432)
"Кадровое дело", N 10, октябрь 2003 г.