СОДЕРЖАНИЕ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Назначение и область применения …………………………………………………….3 Нормативные ссылки ………………………………………………………………...…3 Термины, определения и сокращения …………………………………………………3 Общие положения ……………………………………………………………………….3 Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий …………….4 Ответственность …………………………………………………………………………6 Контроль …………………………………………………………………………………6 Приложение 1. Блок-схема ……………………………………………………………………..7 -2- 1.НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Настоящая документированная (системная) процедура устанавливает порядок выполнения корректирующих и предупреждающих действий при возникновении несоответствующей продукции и несоответствий в процессах СМК НГУ. Настоящая системная процедура распространяется на все структурные подразделения НГУ, входящие в СМК. 2.НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ Настоящая системная процедура разработана с учетом требований следующих нормативных документов: - ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь; - ISO 9001:2008 / ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества; - Руководство по качеству НГУ; - 4.2-СП1.И01-2011 - Инструкция по оформлению документов системы менеджмента качества; - Системная процедура СП1 «Управление документацией и записями»; - Системная процедура СП3 «Управление несоответствиями». 3.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ В настоящей системной процедуре использованы термины и их определения в соответствии с ISO 9001:2008. Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия. Корректирующее действие (КД) - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации. Предупреждающее действие (ПД) - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации. Примечание: Корректирующее действие предпринимают для предотвращения повторного возникновения события, а предупреждающее действие - для предотвращения возникновения события. Применяемые сокращения: СП1 - системная процедура «Управление документацией и записями», СП - структурное подразделение, О - ответственный, И - исполнитель. 4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Целями проведения корректирующих и предупреждающих действий является улучшение образовательного процесса, качества подготовки обучающихся, предотвращение случаев повторного возникновения выявленных несоответствий, предупреждение или минимизация потенциально возможных несоответствий. КД и ПД предпринимаются для демонстрации пригодности СМК, возможности её улучшения и повышения результативности. Корректирующие действия должны быть адекватными последствиям выявленных несоответствий. Предупреждающие действия должны соответствовать возможным последствиям потенциальных проблем. -3- Решение об осуществлении КД (ПД) принимает руководитель соответствующего процесса. Ресурсы на проведение КД и ПД утверждаются руководством НГУ. После проведения КД и ПД проводится проверка их результативности, информация о которой доводится до руководства НГУ, руководителей подразделений и заинтересованных лиц. 5. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий включает в себя: - анализ возникших (потенциальных) несоответствий и (или) других нежелательных ситуаций и установление причин их возникновения (возможного появления); - разработка плана КД (ПД); - контроль за ходом выполнения плана КД (ПД); - проверка результативности КД (ПД); - внесение изменений в документацию СМК. Блок-схема порядка проведений КД (ПД) представлена в Приложении 1. В качестве исходной информации для анализа причин возникших (потенциальных) несоответствий используются данные: - результаты контроля успеваемости обучающихся; - результаты внутренних аудитов; - результаты работы с потребителями продукции или работодателями (результаты анкетирования и маркетинговых исследований рынка образовательных услуг и рынка труда, спрос на выпускников); - результаты самооценки, различных рейтингов; - результаты комплексной оценки Рособрнадзором деятельности НГУ; - результаты сравнения с аналогичными учебными заведениями; - анализ внутренней и внешней нормативной документации и другие. Анализ несоответствий проводится руководителем и сотрудниками подразделения, в котором выявлено или возможно появление несоответствия. Исходя из характера возникших (потенциальных) несоответствий, руководитель подразделения может принять решение, согласованное с руководством, об участии в анализе сотрудников других структурных подразделений и представителей других заинтересованных сторон. Результатом анализа являются предложения по устранению причин возникновения (возможного появления) несоответствий. Основные типовые причины возникших (потенциальных) несоответствий и соответствующие типовые КД (ПД) следующие: Типовая причина Недостаточная компетентность персонала Недостаток ресурсов, сотрудников Отсутствие установленной процедуры (документа) управления (выполнения деятельности) Типовое КД (ПД) Обучение персонала, повышение квалификации Выделение ресурсов, модернизация, замена оборудования Разработка, утверждение и внедрение внутреннего документа по управлению (выполнению деятельности) и (или) приобретение и внедрение внешнего документа. -4- Установленная процедура (документ) управления (выполнения деятельности): не содержит исчерпывающей информации или достаточной степени детализации по управлению (выполнению деятельности); не отражает произошедших изменений. Разработка, внесение, внедрение изменений к внутреннему документу по управлению (выполнению деятельности) и (или) приобретение и внесения изменения к внешнему документу. На основе предложений по устранению причин возникновения (возможного появления) несоответствий разрабатывается план КД и (или) ПД, который документально оформляется и представляется на согласование руководителю процесса и, при необходимости, начальнику Отдела качества НГУ. Руководитель процесса, на основании разработанного плана, оценки эффективности предлагаемых действий и информации о наличии ресурсов, принимает решение о проведении корректирующих и предупреждающих действий и назначает ответственного исполнителя и исполнителей по каждому разделу разработанного плана. Корректирующие действия должны разрабатываться без излишней отсрочки в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента документального оформления несоответствия. Исключение составляют случаи, когда для определения причин и разработки корректирующих действий требуется проведение специальных исследований или необходимо участие нескольких структурных подразделений. Контроль за ходом и сроками выполнения КД (ПД) осуществляют ответственный исполнитель и руководители подразделений, участвующих в выполнении КД (ПД), а также сотрудник Отдела качества (участие обязательно, если несоответствие выявлено в процессе проведения внутреннего аудита). В случае необходимости ответственный исполнитель и (или) руководители подразделений, участвующих в выполнении КД(ПД), могут инициировать изменение сроков и(или) объема выполнения КД(ПД). Изменения должны быть обоснованы и представлены в письменном виде не позднее срока окончания работ выполнения КД (ПД). Изменения согласуются и утверждаются теми же лицами и заинтересованными сторонами, что и КД (ПД). Ответственный исполнитель осуществляет проверку результативности КД (ПД), которая оформляется документально и утверждается руководителем процесса. Если по результатам проверки установлено, что улучшение не произошло, то анализ исходных данных и весь описанный процесс повторяется. Если по результатам проверки установлено, что улучшение произошло, то результаты КД (ПД), после рассмотрения их руководством, закрепляются путем внесения изменений в документацию СМК и обучения персонала. Разработка, утверждение и ввод в действие изменений осуществляется в соответствии с СП1 «Управление документацией и записями». Для реализации процесса управления КД и ПД ректор определяет и выделяет следующие необходимые ресурсы: рабочее пространство; квалифицированный персонал (сотрудники Отдела качества, руководители процессов, руководители подразделений, члены рабочих групп и ответственные лица); -5- материальные ресурсы: оборудование рабочих мест, компьютеры и программное обеспечение, необходимое для надлежащего выполнения требований настоящей системной процедуры, расходные материалы, необходимые помещения и шкафы для хранения записей в подразделениях; финансовые ресурсы на выполнение КД и ПД. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Ответственность за исполнение требований настоящей процедуры несут руководители процессов и руководители подразделений, а также Отдел качества (за проверку выполнения планов КД и ПД). Руководители процессов и начальник Отдела качества утверждают планы КД (ПД) и отвечают за назначение ответственных исполнителей и исполнителей КД (ПД). Руководители подразделений ответственны за анализ причин возникших (потенциальных) несоответствий, разработку плана КД (ПД) и соблюдение сроков разработки планов КД (ПД). Ответственный исполнитель КД (ПД) контролирует ход и сроки выполнения КД (ПД) и отвечает за проверку результативности КД (ПД). Исполнители КД (ПД) отвечают за соблюдение сроков выполнения КД (ПД). Начальник Отдела качества отвечает за внесение изменений в документацию СМК по результатам КД (ПД). 7. КОНТРОЛЬ Контроль исполнения требований настоящей процедуры осуществляется при внутренних аудитах, проводимых Отделом качества. В ходе контроля проверяются: - наличие, полнота оформления и условия хранения записей о КД (ПД), - исполнение сроков разработки и выполнения КД (ПД). Критериями оценки результативности выполнения КД (ПД) являются: - уменьшение или отсутствие повторяющихся несоответствий, - устранение нежелательных тенденций в деятельности университета. Результаты аудитов должны предоставляться Отделом качества представителю руководства по качеству - ректору НГУ, не реже одного раза в год. -6- Приложение 1. -7- -8-