Центр по работе с выпускниками

ПРОЕКТ
Положение о Центре по работе с выпускниками
1. Общие положения о Центре
1.1.
Центр по работе с выпускниками (далее, Центр или ЦРВ) является структурным
подразделением Негосударственного образовательного учреждения «Российская
экономическая школа (институт)» (Далее, Школа или РЭШ).
1.2.
Центр действует на основании настоящего Положения, нормативных и уставных
документов РЭШ и руководствуется законодательными и нормативными актами,
действующими на территории Российской Федерации.
1.3.
Общее стратегическое руководство, мониторинг и оценку деятельности Центра
осуществляет Проректор по учебной работе и работе со студентами РЭШ.
1.4.
Центр уполномочен заключать соглашения и намерения о сотрудничестве
(партнерстве) с другими учреждениями и организациями.
1.5.
Финансирование мероприятий Центра проводится за счет средств НОУ РЭШ (при
необходимости с привлечением целевых взносов).
1.6.
Название на английском языке: Center of Alumni Relations
1.7.
Центр взаимодействует со студентами и выпускниками всех программ РЭШ,
выполнившими требования одного и более модулей, и слушателями, успешно
сдавшими экзамены по одному и более курсу РЭШ, и выразившими желание
считаться выпускниками Школы.
2. Структура и кадровый состав Центра
2.1.
Выполнение задач Центра обеспечивается составом, представляющим собой
трехуровневую архитектуру, в которой общее руководство осуществляет Директор
Центра, ее второй уровень формируют Координатор по работе с выпускниками
(внешние контакты), Координатор ЦРВ (офис endowment кампании) и
привлекаемые для выполнения отдельных задач Менеджеры проектов ЦРВ,
многие проекты могут быть реализованы только при активной поддержке
волонтеров.
2.2.
Директор ЦРВ (Director of Alumni Relations) осуществляет руководство Центром,
реализует стратегию развития отношений с выпускниками, контролирует качество
достижения целей ЦРВ, взаимодействует с другими подразделениями РЭШ и
партнерскими организациями, оказывает содействие в работе Некоммерческого
Партнерства «Выпускники и друзья РЭШ» (далее НП, НП «Выпускники и друзья
РЭШ») в качестве исполнительного директора.
2.3.
Координатор по работе с выпускниками (Alumni Relations Coordinator, далее
Координатор) под непосредственным руководством Директора Центра
обеспечивает непосредственные задачи по выстраиванию взаимодействия Школы
с выпускниками РЭШ и развитию взаимодействия выпускников между собой:
поддерживает коммуникации с выпускниками, планирует и организует
мероприятия Центра, отвечает за актуальность информации на публичных
информационных каналах РЭШ и в печатных изданиях, поддерживает
актуальность, функционирование и развитие функционала CRM базы данных
выпускников, участвует в развитии направлений деятельности Центра и
отношений и ведет отчетную документацию по работе с выпускниками.
2.4.
Координатора Центра по работе с выпускниками (Alumni Relations Officer, далее
Координатор ЦРВ) под непосредственным руководством Директора Центра
осуществляет непосредственные задачи по развитию взаимоотношений с
выпускниками и привлечению средств выпускников в Фонд целевого капитала
(endowment fund): поддерживает регулярную работу ЦРВ по индивидуальному и
коллективному обмену информацией с выпускниками в соответствии с планами
мероприятий endowment кампании, разрешает индивидуальные и возникающие в
ходе ее реализации вопросы выпускников, контролирует состояние проекта и
качество процессов взаимодействия.
2.5.
Менеджеры проектов ЦРВ (Leaders of Alumni Relations) привлекаются из числа
заинтересованных и активных студентов, слушателей, выпускников, сотрудников и
друзей РЭШ на оплачиваемой или безвозмездной основе. Менеджеры проектов
ответственны за реализацию выбранных проектов и в своей деятельности
привлекают ресурсы РЭШ и НП «Выпускники и друзья РЭШ». Свои управленческие
решения менеджеры проектов согласуют с Директором ЦРВ или с вышестоящими
руководителями.
2.6.
Волонтеры ЦРВ привлекаются из числа заинтересованных и активных студентов,
слушателей, выпускников, сотрудников и друзей РЭШ на оплачиваемой или
безвозмездной основе на проекты ЦРВ. Волонтеры реализуют задачи
формулируемые Директором ЦРВ, Координатором по работе с выпускниками,
Координатором ЦРВ, Менеджерами проектов ЦРВ или вышестоящими
руководителями.
2.7.
Сотрудники Центра находятся в тесном взаимодействии со специалистами
подразделений РЭШ: ИТ отдела1, Центра по развитию карьеры, Отдела развития и
других, сотрудничают с Некоммерческим Партнерством «Выпускники и друзья
РЭШ» и привлекают услуги организаций партнеров.
3. Цели и задачи Центра
3.1. Основными целями ЦРВ являются поддержка и развитие взаимоотношений РЭШ с
выпускниками, содействие инициативам выпускников и привлечение выпускников к
деятельности по развитию РЭШ и современного экономического образования и
науки в целом.
3.2. Для достижения этих целей Центр выполняет следующие задачи:
3.2.1. Устанавливает, поддерживает и развивает связи с выпускниками.
3.2.2. Проводит аудит потребностей и ресурсов выпускников, собирает
персональные данные выпускников, анализирует статистику активности для
совершенствования связей с выпускниками программ РЭШ.
3.2.3. Организует мероприятия, направленные на повышение качества связей с
выпускниками, укрепление сообщества РЭШ и помощь Школе.
3.2.4. Оказывает содействие в организации повышения квалификации и
профессиональных навыков выпускников РЭШ, совместно с ЦРК РЭШ
разрабатывает адресные программы по информационному сопровождению
и планированию карьеры с учетом индивидуальных возможностей и
запросов выпускников.
3.2.5. Взаимодействует с сообществом выпускников, Ассоциацией выпускников и
Некоммерческим Партнерством «Выпускники и друзья РЭШ», содействует
вовлечению студентов в эти сообщества, проводит совместные
мероприятия, координирует работу фондов выпускников, содействует
1
С администраторами CRM, системы почтовых рассылок, Интернет – порталов РЭШ.
2
выполнению фандрайзинговой программы Отдела развития РЭШ среди
выпускников.
3.2.6. Содействует Дирекциям академических программ РЭШ в организации
мероприятий, связанных с привлечением абитуриентов, и развитии самих
программ.
3.2.7. Оптимизирует состав своих информационных каналов, улучшает качество
передаваемых сообщений, развивает функционал внутренних баз данных и
систем управления.
3.2.8. Привлекает специалистов, партнерские организации и разрабатывает
проекты для достижения совместных целей.
4. Оценка эффективности деятельности Центра и отчетность
4.1.
Центр два раза в год отчитывается перед руководством РЭШ о проделанной
работе, готовит перспективные предложения для развития взаимоотношений с
выпускниками, предоставляет стратегические планы развития Центра.
4.2.
Оценка эффективности деятельности Центра включает в себя качество
планирования, степень реализации планов, качественные и количественные
показатели по мероприятиям и проектам и по направлениям работы Центра в
целом, результаты, как формальных, так и неформальных опросов по повышению
качества работы с выпускниками.
4.3.
Центр проводит анализ своей деятельности, готовит рекомендации по изменению
состава проектов для увеличения эффективности своей деятельности, охвата и
качества мероприятий, помощи Школе.
4.4.
Центр участвует в подготовке годового отчета РЭШ по направлению работы с
выпускниками.
Приложения
1. Перечень необходимых документов для обеспечения работы Центра .............. 4
2. Карта стейкхолдеров Центра ................................................................................. 5
3. Перечень должностных обязанностей Директора Центра по работе с
выпускниками........................................................................................................... 6
4. Перечень должностных обязанностей Координатора по работе с выпускниками
.................................................................................................................................. 8
5. Перечень должностных обязанностей Координатора Центра по работе с
выпускниками......................................................................................................... 10
6. План проведения фандрайзинговой кампании с июля по декабрь 2010 года .. 11
7. План основных мероприятий ЦРВ в 2010-2011 учебном году ........................... 13
3
Приложение №1 Перечень необходимых документов для обеспечения работы Центра
Перечень необходимых документов для обеспечения работы Центра
№
1.
2.
3.
Процесс
Положение о Центре по
работе с выпускниками
Должностные обязанности
сотрудников Центра.
Годовой план работы
Комментарий
В стадии
согласования
Согласовать
обязанности
Координатора по
работе с
выпускниками,
Координатора ЦРВ
(офис endowment
кампании)
Представлен
предварительный
вариант
Ответственный
Сроки
Костриков А.
30.07.2010
Костриков А..
15.08.2010
Костриков А.
30.07.2010
4
Руководство РЭШ (Международный комитет
советников, Совет директоров, Попечительский
совет, Ректорат)
Приложение №2 к Положению о Центре по
работе с выпускниками
Карта стейкхолдеров Центра
Проректор по учебной
работе и работе со
студентами
Студенческий совет
Центр развития карьеры
Центр по работе с
выпускниками
Финансы и
бухгалтерия
Некоммерческое
Партнерство
«Выпускники и
друзья РЭШ»
Директор ЦРВ
Отдел развития
Дирекция МАЕ
Дирекция MiF
ИТ отдел
Координатор по
работе с
выпускниками
Координатор
ЦРВ
(проведение
endowment кампании)
Сообщество РЭШ
Менеджеры
проектов
ЦРВ
(волонтеры)
Исполнительный
директор
НП
Партнеры
Центра
(ВУЗы,
НКО,
компании,
государстве
нные
организации
и
учреждения,
органы
власти и
др.)
Волонтеры ЦРВ (менеджеры проектов, студенты по
Work&Study, сотрудники)
5
Приложение №3 к Положению о Центре по работе с выпускниками
ПЕРЕЧЕНЬ
должностных обязанностей
Директора Центра по работе с выпускниками
Директор Центра (Director of Alumni Relations) осуществляет руководство и координирует все
направления деятельности Центра, взаимодействует с подразделениями РЭШ,
партнерскими организациями, проводит мониторинг и оценку мероприятий и направлений
Центра.
Директор отвечает за разработку и внедрение программ и проектов, работающих на
решение стратегических задач по вовлечению выпускников академических программ РЭШ в
развитие Школы в соответствии с целями и задачами Центра.
1. Директор подчиняется Проректору по учебной работе и работе со студентами РЭШ. Для
обеспечения деятельности Некоммерческого Партнерства НП «Выпускники и друзья
РЭШ» в качестве исполнительного директора НП несет ответственность перед
Правлением НП «Выпускники и друзья РЭШ».
2. Директор Центра несет ответственность в соответствии с законодательством Российской
Федерации за соблюдение договорных обязательств, трудовой, договорной, плановой и
финансовой дисциплины, обеспечивает сохранность и целевое использование
закрепленного имущества.
Должностные обязанности включают следующие направления деятельности:
3. Планирование и продвижение программ, с участием выпускников РЭШ, отвечающих
стратегическим задачам РЭШ, совместно с другими подразделениями РЭШ (Центр
развития карьеры, Отдел развития и др.) и Некоммерческим Партнерством «Выпускники
и друзья РЭШ».
4. Подготовка стратегических годовых и оперативных полугодовых планов и
соответствующих отчетов по работе с выпускниками РЭШ для руководства и
выпускников.
5. Инициирование, подготовка и реализация проектов и работ в рамках сообщества РЭШ,
т.е. ориентированных, в первую очередь, на всех выпускников и сотрудников РЭШ, в т.ч.:
5.1. Развитие услуг для выпускников, в т.ч.:
5.1.1. Привлечение ресурсов сообщества РЭШ, студентов, сотрудников РЭШ и ЦЭФИР
для разработки и реализации мероприятий по содействию в профессиональном и
социальном развитии студентов и выпускников;
5.1.2. Реализация новых услуг и организационно - технологических решений для
повышения качества и эффективности коммуникаций в сообществе РЭШ;
5.2. Организация традиционных коммуникационных мероприятий для выпускников (или с
привлечением выпускников), в соответствии с годовым планом ЦРВ, таких как
вечера встречи выпускников;
5.3. Содействие в подготовке и/или проведении открытых и карьерных мероприятий
РЭШ;
5.4. Содействие Отделу Развития в работах по фандрайзингу среди выпускников;
5.5. Содействие функционированию базы данных выпускников в системе CRM.
6. Обеспечение деятельности Некоммерческого Партнерства НП «Выпускники и друзья
РЭШ» в качестве исполнительного директора НП.
7. Оперативное взаимодействие с другими подразделениями и сотрудниками РЭШ,
включая Центр развития карьеры, Отдел развития, Дирекции программ РЭШ,
Координатора по приему студентов.
6
8. Установление связей и развитие партнерства с соответствующими подразделениями
других ВУЗов, некоммерческими организациями (ассоциациями выпускников и др.),
бизнес
структурами,
государственными
организациями,
органами
власти,
заинтересованными частными лицами и СМИ.
9. Мониторинг российского и международного опыта по работе с выпускниками, ассоциаций
выпускников и центров карьеры ВУЗов.
10. Помощь и обеспечение работы сотрудников Центра, привлечение ресурсов для
повышения квалификации сотрудников (участие в мероприятиях, конференциях и др).
11. Помощь в организации других мероприятий РЭШ в рамках свободных ресурсов.
7
ПЕРЕЧЕНЬ
должностных обязанностей
Координатора по работе с выпускниками
Координатор по работе с выпускниками осуществляет непосредственные задачи
встраиванию взаимодействия Школы с выпускниками РЭШ и развитию взаимодействия
выпускников между собой.
Координатор обеспечивает коммуникации с выпускниками, отвечает за проведение и
организацию плановых мероприятий для выпускников, ведет работу по подготовке изданий
для выпускников, налаживает обратную связь для улучшения взаимодействия с
выпускниками, включая проведение опросов, исследований и др.
Координатор подчиняется непосредственно Директору ЦРВ и Проректору по учебной работе
и работе со студентами РЭШ.
Должностные обязанности координатора по работе с выпускниками включают следующие
направления:
1. Участие в планировании, внедрении и продвижении программ, направленных на
развитие выпускников РЭШ и вовлечение их развитие Школы.
2. Поддержка и совершенствование коммуникаций с выпускниками:
2.1. Участие в подготовке и размещении регулярных материалов (анонсов, прессрелизов об интересных событиях в РЭШ), обновление информации на интернетпорталах РЭШ, Некоммерческого Партнерства «Выпускники и друзья РЭШ», в
социальных сетях, мониторинг качества информационного контента;
2.2. Поддержка обратной связи с выпускниками РЭШ (встречи, письма, телефонные
переговоры), организация опросов среди студентов и выпускников, подготовка
аналитических справок и отчетов по итогам исследований, сбор предложений по
организации мероприятий и реализации проектов силами выпускников;
2.3. Оперативное
освещение прошедших мероприятий с участием выпускников,
подготовка отчетов о деятельности комитетов и фондов НП через информационные
каналы РЭШ;
2.4. Подготовка и электронная рассылка для выпускников (E-Newsletter, Alumni Magazine,
, и др.).
3. Обновление и поддержка CRM базы данных выпускников, обеспечение актуальности,
достоверности и полноты информации:
3.1. Отслеживание актуальности, достоверности и полноты информации CRM с данными
выпускников, обновление списков рассылки, организация поиска контактной
информации, информации о карьере, профессиональных и личных достижениях,
обработка и анализ статистических данных, актуализация публично публикуемых
данных;
3.2. Обработка и анализ статистических данных по выпускникам, подготовка таблиц и
диаграмм для различных справочно-информационных и аналитических публикаций
РЭШ (по годам выпуска, по алфавиту, Moscow/Abroad, и др.).
4. Подготовка печатных материалов для связей с выпускниками:
4.1. публичных отчетов, информационных бюллетеней для публикации (дизайн, заказ в
типографии, рассылка в электронном и печатном виде);
4.2. Подготовка технических заданий и размещение заказов на изготовление членских
пластиковых карточек, сувенирной продукции, печатных изданий и др. Контроль
качества;
4.3. Подбор информационных материалов и организация предпечатной подготовки:
твердых копий анкеты выпускников, «Директории выпускников РЭШ», NES Alumni
8
Magazine, NES Alumni Newsletter, постеров с информацией о крупных мероприятиях,
Вестника РЭШ, буклетов о ЦРВ, буклетов о НП, изготовление стелы и
информационного стенда ЦРВ, участие в подготовке годового отчета РЭШ.
5. Подготовка, организация и проведение плановых, проектных и специальных
мероприятий ЦРВ и Некоммерческого Партнерства НП «Выпускники и друзья РЭШ» для
выпускников:
5.1. Подготовка презентаций для мероприятий с выпускниками, в частности, вечеров
встреч выпускников;
5.2. Организация совещаний рабочих групп и встреч выпускников (рассылка электронных
приглашений, телефонные приглашения, регистрация), логистическое обеспечение
(заказ помещения, кейтеринга, пропусков), помощь в проведении, решение
оперативных вопросов на мероприятиях;
5.3. Вовлечение и обеспечение участия выпускников в открытых и карьерных
мероприятиях
РЭШ
(мастер-классы,
открытые
семинары,
презентации,
профессиональные курсы для студентов и выпускников и др.);
5.4. Организация проектной деятельности комитетов Некоммерческого Партнерства НП
«Выпускники и друзья РЭШ».
6. Организационно-отчетная деятельность:
6.1. Организационная и аналитическая поддержка деятельности руководящих органов
РЭШ, планирование работ и контроль хода выполнения ключевых стадий, контроль
качества выполнения заданий подразделениями и сотрудниками;
6.2. Введение документации по проектам и по деятельности Центра, подготовка
договоров, соглашений и других необходимых документов для функционирования
Центра.
6.3. Участие в подготовке отчетов о работе Центра для руководства и выпускников РЭШ.
7. Мониторинг российского и международного опыта по работе с выпускниками, ассоциаций
выпускников и центров карьеры вузов, выдвижение предложений и внедрение новых
практик.
9
ПЕРЕЧЕНЬ
должностных обязанностей
Координатора Центра по работе с выпускниками
Координатор Центра по работе с выпускниками осуществляет непосредственные задачи по
развитию взаимоотношений с выпускниками и привлечению средств выпускников в Фонд
целевого капитала (endowment fund).
Координатор обеспечивает прямые и коллективные коммуникации с выпускниками, отвечает
за проведение и организацию плановых мероприятий в рамках кампании по привлечению
средств, ведет работу по учету контактных данных и договоренностей с выпускниками,
организует первую линию поддержки и поддерживает постоянную обратную связь для
улучшения взаимодействия с выпускниками.
Координатор Центра подчиняется непосредственно Директору ЦРВ и Проректору по
учебной работе и работе со студентами РЭШ.
Должностные обязанности Координатора Центра по работе с выпускниками включают
следующие направления:
1. Участие в планировании, внедрении и продвижении программ, направленных на
вовлеченность выпускников и развитие Школы.
2. Отслеживание актуальности базы данных с контактами выпускников, поиск необходимой
контактной информации (электронные и почтовые адреса, контактные телефоны),
обработка и анализ данных, обновление списков рассылки
3. Подготовка анонсов и новостей о ходе endowment кампании, актуализация публичной
информации на интернет-портале, в социальных сетях, электронная рассылка,
мониторинг качества информационного контента
4. Организация предпечатной подготовки материалов о кампании, публичных отчетов,
информационных бюллетеней: заказ дизайна и печати в типографии, рассылка
выпускникам
5. Регулярная индивидуальная и коллективная работа с выпускниками (встречи, письма,
телефонные переговоры, рассылка), обеспечение выполнения запросов выпускников.
6. Организация совещаний рабочих групп, встреч выпускников и других плановых
мероприятий ЦРВ И НП (рассылка электронных приглашений, телефонные приглашения,
регистрация), логистическое обеспечение (заказ помещения, кейтеринга, пропусков),
помощь в проведении, решение оперативных вопросов на мероприятиях
7. Организационно-техническое обеспечение процесса привлечения средств: оформление
презентаций, предложений, писем, договоров и отчетов для выпускников, ведение списка
договоров о пожертвованиях, прямые контакты с выпускниками, выстраивание
отношений, координация получения необходимых документов бухгалтерской отчетности,
учет формируемых выпускниками фондов, контроль их наполнения и расходования,
подготовка отчетов. Ведение CRM базы выпускников (обеспечение актуальности,
достоверности и полноты информации о статусе взаимоотношений с каждым
выпускником и общем статусе кампании)
8. Первая линия поддержки перечисления донорских пожертвований: консультации о
способах перевода средств, разрешение проблем с переводами на банковские счета,
оперативные контакты с исполнителями, подготовка текущих отчетов и публикация
результатов
9. Организационная и аналитическая поддержка деятельности руководящих органов
endowment кампании, планирование работ и контроль хода выполнения ключевых
стадий, контроль качества выполнения заданий подразделениями и сотрудниками,
ведение документации по проекту
10
План проведения фандрайзинговой кампании с июля по декабрь 2010 года
Стадия
1. Создание
инфраструктуры
Промежуточный
результат
1.1 БД выпускников
1.2 Списки
рассылки
1.3
Сегментирование
групп выпускников
1.4 Подготовка CRM
файла для учета
решений
впускников и
поступления
средств
1.5 Сайт
giving.nes.ru
1.6 Опытная
проверка
готовности
инфраструктуры
Описание решения
Процессы поддержки актуальных контактов и профессиональных
позиций в БД.xls
Изменение адресов в рассылках за 24 часа при смене информации
по выпускнику, изменение состава рассылок. Скрипт для
автоматизации списков рассылки. Общая заливка новых адресов 27
августа.
Распределение выпускников на списки по месту нахождения,
степени участия в эндаумент кампании. Постоянная корректировка:
списки координаторов и координируемых групп (location, class,
company). Москва, Нью-Йорк, Лондон, Австралия,
Казахстан+Средняя Азия, Стенфорд.
Техническая подготовка формата базы данных CRM.xls (для
ведения базы данных с описанием стадии работы с каждым
выпускником, выполнение регулярного резервного копирования).
Файл размещен на google docs. Доступ предоставлен сотрудникам
ЦРВ и Проректору по учебной работе и работе со студентами.
Согласование и реализация состава информационных каналов до
выпускников. Реализация информационной стратегии компании:
выбор и настройка медиа каналов, стандартов информационных
обращений. Списки каналов: nes.ru, nesalumni.org, giving.nes.ru,
nes.ru/alumni (alumni.nes.ru), социальные сети (facebook, tvitter),
электронные рассылки, трансляции по Интернет и видеозапись
мероприятий. В качестве тестирования на все существующие
каналы помещено 3 новых материала. Задача вводить информацию
о новостях один раз и клонировать ее на другие источники (rss).
(Пример - CEU.hu). Служебная записка о порядке обновления и
ответственных.
Для приема платежей открытой фазы компании. Проверить
механизм сбора информации о поступивших платежах 1 раз в
неделю, отображение на всех сайтах, в CRM, удобство подписания
договоров). Сделать публичным сайт giving.nes.ru, потом сделать на
него официальные ссылки (27 августа 2010).
Ответствен
ный
Света
Набиева
Анатолий
Костриков
Срок
30-Aug2010
10-Aug2010
Анатолий
Костриков
6-Aug2010
Анатолий
Костриков
6-Aug2010
Анатолий
Костриков
16-Aug2010
Анатолий
Костриков
24-Aug2010
11
Стадия
Промежуточный
результат
2.1Отработка
2. Работа с
алгоритма работы с
выпускниками:
информационный каждым
выпускником
обмен и прием
платежей
2.2 Отработать
публикацию
отчетов о ходе
кампании
2.3 Публичные
письма
выпускникам
3. Встречи с
выпускниками
3.1 План встреч с
координаторами,
лидерами
фандрайзинга,
компаниями
3.2 Рассказать о
результатах на
Alumni Reunion
Описание решения
Нанять Fundraising Campaign Officer. Формирование и поддержка
каналов оплаты: подготовить и организовать все материалы и
каналы оплаты взносов. 1. разработка алгоритма работы с каждым
выпускником. 2. исполнение алгоритма работы с каждым
выпускником для 1- 5 выпускников. К 1 сентября 2010 подготовить
план контактов по утвержденному алгоритму с максимальным
количеством
Информационные отчеты по стадиям кампании - методология учета
и шаблоны всех видов отчетов (список показателей, по которым
отслеживается состояние на giving.nes.ru: количество встреч,
количество принявших участие людей, % обновления БД о
выпускниках, количество разосланных писем, количество обещаний,
количество поступивших платежей)
Подготовленный драфт публичной рассылки обращения Ректора о
начале открытой фазы кампании, указать: способы приема
платежей, дату окончания кампании, целевую суму: target 200k$.
размеры/сетку вкладов: 500 руб – 15 000USD, месячная зарплата,
распределено до декабря 2010, список вариантов участия для
выпускников и друзей РЭШ. Причины принять участие для
корпораций, организаций фондов. matching программы, которые
можно учредить в корпорациях, банках, фондах и при поддержке
частных лиц. Подбор компании для массовых почтовых рассылок
С целью организации встречи с группами выпускников выявить
желание и возможность встретиться (с политиком, ученым,
бизнесменом - поговорить о фандрайзинге). Согласование списка
компаний в которых будут организованы встречи и письма
Подготовить описание результатов кампании. Завершить Fundraising
2010 кампанию к Annual NES Alumni Reunion (December 15
(Wednesday) 2010) выступлением и представлением результатов,
продолжить сбор средств со всех желающих после Alumni Reunion (в
течение 2х месяцев и далее)
Ответствен
ный
Анатолий
Костриков
Срок
16-Aug2010
Анатолий
Костриков
20-Aug2010
Анатолий
Костриков
25-Aug2010
Анатолий
Костриков
9-Aug2010
Сергей
Гуриев,
Аркадий
Дворкович,
Анатолий
Костриков
5-Dec-2010
12
План основных мероприятий ЦРВ в 2010-2011 учебном году
№
Результат
1
Планы работ и
положение о ЦРВ
2
Прием звонков и почты
от выпускников
(hotline, feedback)
3
Поддержка БД.xls
4
Сайты выпускников:
alumni.nes.ru,
nesalumni.org
5
Списки электронных
рассылок
6
Встречи выпускников
7
Сувениры
Описание решения
Административная поддержка и работа с документами: План работы ЦРВ,
Положение о ЦРВ, Должностные обязанности Директора ЦРВ, Координатора,
менеджера капитальной кампании, Алгоритм подготовки и проведения встреч
выпускников, Отчет о деятельности: отчет о взаимодействии с выпускниками
(список отчетов 2009 год выложить на ash, отчеты по 2010 году подготовить к
10 декабря 2010)
Индивидуальная работа с выпускниками - Hotline - телефон,
nesalumni@nes.ru (создать ящик) 1st helpdesk line. Обработка заявок-запросов
от выпускников по личным вопросам и как представителей комьюнити 2nd
helpdesk line. Персональные встречи- рассказы о РЭШ, Привлечение в члены
НП
База данных 1994 - 2010: Мониторинг, поддержание, наполнение,
отслеживание информации. Телефонная компания для обновления данных в
режиме телефонного опроса. Алгоритм сбора информации о выпускниках,
инструкция для волонтеров.
Календарь событий, новости, материалы о выпускниках, фотографии,
транслирование объявлений в социальные сети. Сайт www.nesalumni.org
(юзабилити и интеграция с nes.ru). Расширение каналов информации
(Социальные сети Facebook, LinkedIn, Vkontakte, Одноклассники, Мой круг,
Twitter). Страница сайта РЭШ «ВЫПУСКНИКИ»: Создание отдельного сайта
alumni.nes.ru (RSS с nesalumni.org) (структура, English, общая информация и
страница с событиями)
Рассылки по email (Alumni_All, Alumni Moscow, Alumni Moscow last 4 years,
Alumni Abroad, Alumni Phd, Alumni PhD completed) ПО для рассылки.
Автоматизированное изменение адресов выпускников из БД.xls
Встречи отдельных классов (В течение года), особенно юбилейных 1995,
2000, 2005, Встречи в разных странах (США, Лондон, Австралия) Meet the
Rector - alumni gatherings around The World. Согласовать с выпускниками,
индивидуальные (но стандартизованные) планы подготовки и программы
проведения.
Атрибутика: Создание фирменного стиля Ассоциации выпускников, страниц
сайта РЭШ, сайта НП. Выпуск атрибутики - буклета о Клубе выпускников,
футболок, галстуков, свеатшортов, платков, бейсболок, кружек (50 шт) ручек
Зоны
ответственности
Анатолий
Костриков
Срок
30-Jul2010
Светлана Набиева
1-Sep2010
Светлана Набиева
1-Sep2010
Анатолий
Костриков
1-Sep2010
Анатолий
Костриков
1-Sep2010
Анатолий
Костриков
1-Oct2010
Светлана Набиева
1-Nov2010
13
8
Е-NewsLetter
9
Карточки выпускника
(100 шт) (Зареме Юрьевне в кабинет по 3 штуки каждого элемента)
(запросить у Юли Мушенко, забрать или выставить в wait list) Нужно много на
Reunion и выпускной)
Выпуск Е-NewsLetter №6.
Светлана Набиева
Членские карточки: Дизайн, Заказ и изготовление (ноябрь – 2011 состав, 2012
состав, MiF – заказать), организация выдачи
Reunion and Forum: Ежегодное собрание (встреча) выпускников (Декабрь).
Участие в проведении мероприятия
Светлана Набиева
11 Forum
Forum during AEA meeting (январь). Информационная подержка выпускников.
12 Анкетирование (NES
BAROMETR)
NES BAROMETR: разработка для 2010, опрос alumni, аналитическая работа,
подготовка статистических отчетов
Анатолий
Костриков
Анатолий
Костриков
13 Печатные издания
NES Alumni Magazine: Новости, Интервью, Аналитика, Концепция журнала.
NES Alumni Magazine. Журнал в печатном рассылается по почте (раз в
полгода) – высылается всем выпускникам, регулярно вносящим членские
взносы. Обычно – другой фокус, а именно - Журнал выпускников:
многопрофильный, middle-level журнал (когда о научном предмете
рассказывается интересно и популярно, так, чтобы понял человек
образованный, но не специалист в данном предмете; журнал популярный, а
не научный). Разделы журнала: наука (различные направления), бизнес;
выпускниках; о компаниях; о Postgraduate Education. MIT – о результатах их
работы. Алгоритм подготовки выпуска NES ALUMNI Magazine. Флаеры (fly
cards) и постеры с информацией о мероприятии. Буклет о ЦРВ, Буклет о НП,
Директория, Стелла (лого и буллиты) на всех мероприятиях с CAR и НП
Подготовка стенда и работа на выпускном вечере (Июль)
10 Reunion
14 Выпускной вечер
Анатолий
Костриков
Анатолий
Костриков
Светлана Набиева
1-Nov2010
1-Nov2010
10Dec2010
1-Jan2011
10Jan2011
1-Mar2011
7-Jul2011
14