Purchase_Instructions

Инструкция по закупке оборудования и материалов
1. Уточнить остатки бюджетных (программы РАН) и внебюджетных средств (РФФИ,
гранты Президента, контракты). Для бюджетных и внебюджетных источников по разному должен выглядеть счет на оплату, поэтому это важно.
2. Составить список необходимого оборудования. Каждый закупаемый товар может проходить по одной из трех статей сметы:
статья 310 «Увеличение стоимости основных средств (оборудование)»: ноутбук,
компьютер в комплекте с монитором, принтер, блок бесперебойного питания, роутер,
переносной жесткий диск, flash disk, мебель и др.
статья 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»: комплектующие для
компьютера, монитор отдельно от системного блока, мышь, клавиатура, батарея для
ноутбука, канцтовары, картриджи и др.
статья 226 «Прочие расходы»: программное обеспечение.
Если Вы не знаете, к какой статье отнести тот или иной товар, необходимо уточнить
это в плановом отделе (см. координаты внизу).
3. Выбрать фирму, в которой можно закупить данное оборудование. При этом надо учитывать следующее:
3.1. Мы можем покупать только за безналичный расчет, а цена при покупке за наличный или безналичный расчет может быть разная.
3.2. Институт может закупать товары одинакового типа (ноутбуки, канцтовары) в одной и той же фирме на сумму не более 100 тыс. руб. в год. При большей стоимости надо проводить конкурс, что очень сложно. Поэтому надо выяснить в плановом отделе, не исчерпан ли лимит по той фирме, к которой вы хотите обратиться.
3.3. Казначейство разрешает нам оплатить товар только после того как мы предоставим им копию накладной, как будто бы товар уже получен. Но не все фирмы соглашаются давать копию накладной до отгрузки товара, т.к. это нарушение. Поэтому надо позвонить на фирму, объяснить, что мы бюджетная организация и иначе ничего купить не можем, и спросить согласны ли они прислать накладную до
оплаты. Некоторые фирмы соглашаются даже привезти и оборудование и накладную до оплаты (ТИМ компьютерс, Комус), но это редкость.
3.4. Надо понять, быстро ли сотрудники фирмы на отвечают на Ваши вопросы и реагируют на Ваши просьбы. С фирмами, от которых надо неделями ждать ответа,
лучше не связываться.
4. Сделать заказ на оборудование сопроводив его письмом по образцу (см. ниже). Если
средства внебюджетные, то строку «за счёт бюджетных средств» уазывать не надо.
Доставку товара или сборку мебели и прочие услуги надо попросить включить в стоимость товара, а не оставлять отдельной строкой.
5. После получения счета и накладной проверить все ли реквизиты указаны верно (см.
пример в файле bill_example.pdf). Можно проконсультироваться с плановым отделом.
6. Позвонить в материальную группу (контакты см. ниже) и забронировать доверенность,
сообщив им, кто будет мат. ответственным: Норман, Морозов или Стегайлов. Можно
не бронировать, а сразу и получить доверенность, как указано в пункте 10.
7. Подготовить служебную записку для мат. группы на получение доверенности (см.
sluzh_zapiska_Doverennost.doc) и подписать у мат. ответственного.
8. Вписать номер и дату доверенности в накладную, расписаться в графе «Груз принял»,
получить подпись мат. ответственного на счете и накладной, поставить печать в канцелярии и отдать документы в плановый отдел.
9. Перевод денег занимает 3-6 дней. Когда на фирме подтвердят, что деньги получены,
надо говориться о доставке и получить доверенность. Доверенность выдается в мат.
группе, после чего ее надо пописать у гл.бух. (Нина Михайловна, Марина Владимировна) или его заместителей, а также у зам. директора (Зеленер Борис Вигдорович, Кулаков Виктор Алексеевич), все на 4-м этаже. Затем надо поставить в канцелярии печать.
10. Получая товар надо следить, чтобы вместе с товаром передали оригиналы счета,
накладной и счет-фактуры.
11. После получения товар надо «оприходовать», т.е. заполнить требование-накладную
(trebovanie-nakladnaya.doc)
для
оборудования
или
акт
о
списании
(Act_of_acceptance.xls) для материалов. В оригинал накладной надо вписать те же данные, что были на копии, поставить печать и вместе с актами отнести в мат. группу.
Контакты
Плановый отдел:
484-1992 (Горбунова Ирина Александровна, Шапакина Елена Олеговна), к. 226 копр. К6
(наш корпус)
Материальная группа:
483-9555 (Жарова Марина Иосифовна), 5-й этаж главного корпуса
Образец письма для заказа оборудования
Высылаю Вам заказ на оборудование (код/название/количество):
Например:
40041535 (Q7553XD) Q7553XD Картридж для HP LJ P2015 черный (двойная упаковка) - 1шт.
40040352 (HDS721010CLA332) SATA 1TB HITACHI HDS721010CLA332 7200rpm SATA 32Mb - 2шт.
Наша организация является бюджетной, поэтому для оплаты нам потребуются счет и копия накладной.
Наши реквизиты:
Полное название организации: "Учреждение Российской академии наук Объединенный
институт высоких температур РАН"
Сокращенное название: "ОИВТ РАН"
Юр.адрес: 125412 г.Москва, ул.Ижорская, д.13, стр.2
Тел.: +7 (495) 485 8545
Факс: +7 (495) 485 7990
ИНН 7713010798
КПП 771301001
Для бюджетных средств:
УФК по г.Москве (ОИВТ РАН л/с 03731338750) за счёт бюджетных средств
р/с 40105810700000010079
Отделение 1 Московского ГТУ Банка России г.Москва
БИК 044583001
Для внебюджетных средств:
УФК по г.Москве (ОИВТ РАН л/с 03731338750)
р/с 40503810600001009079
Отделение 1 Московского ГТУ Банка России г.Москва
БИК 044583001
На счете и на накладной обязательно необходимо указать "л/с 03731338750, за счёт бюджетных средств".
В накладной также требуется указать "р/с 40105810700000010079".
Для сокращения названия организации следует использовать аббревиатуру "ОИВТ РАН".