МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Колледж Алтайского государственного университета Отделение природопользования, сервиса и туризма ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ ПРОКУРАТУРЫ АЛТАЙСКОГО КРАЯ) Выполнила студентка 3 курса 1496б-сп группы Иванченко Рада Алексеевна __________________________ (пoдпись) Руководитель преподаватель, Ширшев Николай Андреевич __________________________ (пoдпись) Выпускная квалификационная работа защищена «___»_______________ 2022г. Oценка ___________________ Председатель ГЭК Егорова Елена Дмитриевна__ (Ф.И.О) __________________________ (подпись) Барнаул 2022 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3 1 СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ........................................................................................................... 5 1.1 Понятие и основные принципы электронного документооборота .................. 5 1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота ....................... 6 1.3 Обзор основных систем документооборота, представленных в России ......... 9 2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ПРОКУРАТУРЕ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ............................................................... 23 2.1 Характеристика деятельности государственных учреждений ....................... 23 2.2 Организация документационного обеспечения управления .......................... 26 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...................................................................................................... 44 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .............................................. 46 2 ВВЕДЕНИЕ На данный момент в обстановке социально-экономической современности, когда при вхождении России в мировое информационное пространство, приобретает большое значение решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), благодаря чему, процессы документирования, организации документов и документооборота получают упорядоченный характер. Основой эффективного управления, производства и потребление информации является документированная информация. В настоящий момент, дабы повысить эффективность управления, стоит уделять большое внимание совершенствованию работе с документами. А связано это с тем, что всякое управленческое решение по большей части основывается на служебном документе. Документационное обеспечение управления и его правильная постановка в организациях – важнейшее условие для работы этой организации, соблюдения ее норм, своевременное рассмотрение дел, исполнения решений, грамотное и культурное обслуживание обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий и учреждений. В связи с тем, что электронные технологии стремительно развиваются, есть огромная необходимость в цифровизации документооборота. Это позволит повысить гибкость работы с документами, а также модернизирует процессы в организации. К тому же знание документационного обеспечения управления, умение владеть современными компьютерными технологиями, умение грамотно и документально оформить управленческое решение стало признаком профессионализма у специалиста. Актуальность исследования заключается в том, что вхождение в цифровое пространство значительно облегчит работу с документами. Тем самым, хранение, комплектование, учет и использование документов будет гораздо упрощено. К сожалению, при таких обширных возможностях, пользуются ими 3 не все организации. Поэтому, делопроизводство носит за собой, в основном, бумажный характер и огромные площади полок и шкафов для макулатуры. И при наличии всех новшеств, есть все шансы усовершенствовать документационное обеспечение, этим и объясняется актуальность данного исследования. Новизна. Следует усовершенствовать автоматизацию системы «Надзор», устранить ошибки в программе, не позволяющие выполнять работу в полном объеме при загруженности в послеобеденный период, когда поступает большее количество дел в организацию. Объектом исследования выступает система организации делопроизводства в отделе общего и особого делопроизводства Прокуратуры Алтайского края. Предметом исследования являются технологии работы с документами в отделе общего и особого делопроизводства Прокуратуры Алтайского края. Проблемой данного исследования является неполный переход делопроизводства на безбумажный вариант, дабы облегчить работу с документами. Целью дипломной совершенствованию работы является документационного разработка мероприятий по обеспечения управления в Прокуратуре Алтайского края. Задачи: 1. Изучить теоретические основы документационного обеспечения управления. 2. Дать характеристику отделу общего и особого делопроизводства Прокуратуры Алтайского края. 3. Дать характеристику организации документооборота Прокуратуры Алтайского края на современном этапе. 4. Разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления Прокуратуры Алтайского края. 5. Выявить особенности работы с документами в автоматизированной системе «Надзор». Методы исследования: индукция, дедукция, сравнение и анализ. 4 Практическая значимость. При совершенствовании работы документооборота, упорядочении работы с документами и усовершенствовании программ, обеспечивающих работу со всевозможными документами в организации, повысится продуктивность работы в целом. 5 1 СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1.1 Понятие и основные принципы электронного документооборота Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Цель электронного документооборота заключается в обеспечении повышения скорости работы как всей организации в целом, так и бухгалтерии в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности [38]. Электронный документооборот – это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере [36]. Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [38]. На сегодняшний день лишь некоторые компании заполняют вручную бумаги, поскольку все бухгалтерские первичные учетные документы создаются при помощи программ. Но для передачи документа контрагенту или же другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. От всего этого можно избавиться при наличии электронного документооборота для обмена данными. Огромное преимущество электронного документооборота в том, он способен выполнять все те же функции, что его и аналог на бумаге. Он гораздо облегчает и упрощает работу, позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы и отправлять их клиентам или партнерам. 6 Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. К тому же, такой документ подписывается электронной подписью (аналог собственноручной подписи, являющейся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов), дабы владеть юридической силой [39]. Основными принципами электронного документооборота являются: 1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. 2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. 3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). 4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. 5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. 6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота. Информационные системы в сфере делопроизводства представлены в настоящее время автоматизированными рабочими местами, обеспечивающими те или иные направления работы с документами, которые могут действовать и в составе локальной вычислительной сети [38]. 7 Развитие информатизации органов прокуратуры выражается в создании и развитии информационной системы обеспечения надзора за исполнением законов по четырем основным направлениям: ведомственный электронный документооборот; системы для обработки статистической информации; информационные правовые системы; информационная кадровая система [29]. Электронный документооборот в органах прокуратуры обеспечивает выполнение следующих функций, включающих организацию [13]: регистрации входящих, исходящих документов; учета картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) и объединением документов в папки надзорных производств; учета папок документов путем упрощенного их расположения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учетным способом; контроля исполнения документов; хранилища архивных документов; уничтожения документов в соответствии с принятым порядком. Система электронного информационной системы документооборота органов прокуратуры. является основой Организация такого документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислительной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения. Автоматизированный документооборот защищен специальными программно-техническими средствами, системами разграничения доступа к информации [30]. Уникальность документооборота в органах прокуратуры заключается в многообразии форм и средств регистрации документов, характеризующихся созданием большого количества регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов, книг, картотек, объектов учета. Возложение на органы прокуратуры функций координации деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью повысило значение обобщающей и аналитической работы со статистической информацией, что 8 вызвало необходимость построения в органах прокуратуры интегрированного банка данных статистических показателей о состоянии законности и состоянии преступности в России. Этот банк данных, наряду с учетными данными правоохранительной статистики, должен содержать и обобщенные показатели. Сейчас основу банка данных составляют государственные и ведомственные формы статистического учета. Но уже сегодня ставится вопрос о том, что такой банк данных должен охватывать всю имеющуюся информацию: сведения из отраслевых министерств и ведомств, данные контролирующих органов, результаты собственной надзорной деятельности, статистические данные работы судебных органов и тематические обзоры судебной практики, аналитические обзоры правоохранительных органов. Его наполнение предполагает своевременное получение в электронном виде достоверной статистической отчетности, что представляет самостоятельную проблему [29]. Программа АРМ «Статистика» обеспечивает ведение сводной базы данных формирования статистической информации о деятельности органов прокуратуры всех уровней. Она является основой для проведения аналитической работы. Наибольшее распространение в органах прокуратуры получили справочные правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс», которые содержат огромные массивы правовой информации (нормативные правовые акты и комментарии к ним, обзоры судебной практики и практики судов по конкретным делам, периодические правовые издания и др.) [30]. Основной компонентой информационного обеспечения деятельности кадровых подразделений является автоматизированная информационная система «Кадры». Она построена и технологически увязана с документами личного дела сотрудника: личным листком по учету кадров, анкетой, личной карточкой сотрудника, приказами. Информация об аттестации заносится в аттестационную карточку, а о резерве – в карточку резерва. После ввода данных полная информация содержится в удобной для работы электронной карточке сотрудника. В дополнение к таким карточкам формируются различные списки 9 документов, приказов, информационно обеспечивающих деятельность кадровых подразделений: по районам, по должностям, по классному чину, образованию, семейному положению, возрасту, о сотрудниках, находящихся в следственной бригаде, выдвинутых в резерв, награжденных и поощренных, о сотрудниках, имеющих взыскание, пониженных в должности, уволенных из органов прокуратуры [31]. На основе электронного массива документов формируется отчет о работе с кадрами. Информационная система «Кадры» внедрена во многих прокуратурах субъектов РФ. Наличие телекоммуникационной системы, отвечающей требованиям безопасности, позволяет создать распределенный электронный банк данных персонального учета сотрудников прокуратуры. 1.3 Обзор основных систем документооборота, представленных в России. Основной причиной распространения систем электронного документооборота стало осознание потребности в использовании подобных систем. Передовиками в этом процессе, естественно, выступили организации госсектора и крупные промышленные компании. Также ускорили развитие приток иностранного капитала и распространение иностранного менеджмента. Объясняется это тем, что на Западе культура использования систем управления информацией (документами) в электронном виде уже сложилась, и их применение стало для компаний обычной практикой. Сегодня и в России руководители предприятий понимают, что без использования специальных ИТ ведение бизнеса уже невозможно. Развитие экономики приводит к усилению конкуренции, в условиях которой менеджмент использует все доступные средства повышения качества работы компании. К ним, безусловно, относятся ИТ и системы класса СЭД, в частности [33]. Первые российские разработки в этой области появились еще в середине 90-х. У истоков рынка стояли компании Интертраст, ЭОС, Весть- Метатехнология, НТЦ ИРМ, Cognitive Technologies, Оптима, АйТи. Их развитие 10 шло на фоне бесчисленных попыток самостоятельной автоматизации работы с документами, предпринятых штатными IT-специалистами этих организаций. Большинство таких попыток были не очень удачными. В итоге компании начали доверять работу по автоматизации документооборота профессионалам, что и дало старт рынку СЭД. К 2000 году на рынке уже были представлены IBM, Documentum и Hummingbird. В 2002-2003 годах произошло качественное изменение состава игроков и предлагаемых ими решений. Появилось несколько новых сильных игроков, а ряд российских систем перешли на новый технологический уровень, от систем автоматизации делопроизводства до полноценных систем электронного документооборота за счет поддержки современной технологии Workflow (управления потоками работ). Компании, проигнорировавшие это веяние, были вынуждены уйти с рынка. По оценкам аналитиков РБК, в то время рост рынка составил 60-70% в год, и о нем начали говорить как о наиболее перспективном сегменте ИТ. Высокие показатели роста (на уровне 40%) сохраняются последние 3 года, что говорит о высокой востребованности систем класса СЭД в России [33]. Можно рассмотреть некоторые системы электронного документооборота, которые стали частыми в использовании на территории России. 1. Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система Docs Open – клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. 11 В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.). Клиент PowerDocs – это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер [33]. В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM. Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs – это открытая платформа, к ней поставляются средства 12 разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако, для больших организаций этих средств недостаточно. 2. Documentum – мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой [33]. В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний. Несмотря на то, что первые проекты на базе Documentum в России были реализованы всего несколько лет назад, сегодня продукты этой компании успешно применяются уже более чем во многих различных организациях, среди них: банки, телекоммуникационные компании, холдинговые структуры, государственные организации, нефтегазовые компании. Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных. В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server. 13 Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных. Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера. Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста. Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы. 3. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сканирования и сервера визуализации документов изображений, (архива), подсистемы подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера [33]. Основные отличия: гибкость и простота настройки, доступная непрограммисту; готовые шаблоны отраслевых настроек в соответствии с 14 требованиями ЕСКД, СПДС, ГОСТ 6.30.; поддержка единых централизованных классификаторов и справочников в масштабах предприятия; встроенные функции контроля исполнения; возможность одновременного учёта как электронных, так и бумажных документов; функция организации совещания и голосований; встроенный функционал по управлению договорами и работе с календарями и календарными планами; не требует поддержки разработчиков; практически вся функциональность доступна в базовой поставке; наличие полнофункциональной демонстрационной версии. Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков – имеется API для встраивания LanDocs в Windowsприложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст [33]. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов. Интеллектуальный интерфейс, однако в современных версиях программы интерфейс конечного пользователя может быть значительно упрощен с помощью различных интеллектуальности настроек. интерфейса Решение принимает (внедренец) исходя из конкретной ситуации. 15 о требуемом администратор уровне программы 4. «БОСС-Референт». Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. «БОССРеферент» относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы [33]. Основное назначение системы – «БОСС-Референт» создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОССРеферент» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений. Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер. Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референта» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. «БОСС16 Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса. Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД «БОСС-Референт». На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками TCO (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях [33]. Пользователями Референт» являются системы электронного документооборота «БОСС- органы федеральной и власти, региональной государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации. СЭД «БОСС-Референт» отличает сочетание трех уникальных преимуществ: с одной стороны, система сочетает в себе элементы конструктора, и за счет этого автоматизировать процессы управления документами можно очень быстро; которые с другой стороны, она сохранила все возможности платформы, позволяют адаптировать решение под любые специфические потребности заказчика; кроме этого, архитектура системы и методика внедрения позволяют поэтапно автоматизировать процессы, например, для начала настроить обработку договоров, чтобы организация начала работать в системе, а дальше настраивать другие процессы. 17 БОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы «БОСС-Референт», представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino [33]. Недостатки системы «БОСС-Референт»: относительная дороговизна (за счет необходимости приобретения платформы IBM Lotus Notes/Domino); необходимость наличия на предприятии специалиста, компетентного в IBM Lotus Notes/Domino, который смог бы обеспечить грамотное сопровождение системы «БОСС-Референт»; ограничения по интеграции с не IBM решениями. 5. Система «Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) – взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с 18 необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов. 6. «Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «ЕвфратОфис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы [33]. «Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты. Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании – системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им 19 реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы [33]. 7. Optima Workflow. Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным [34]. Workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. 8. «Эффект-Офис». Продукт петербургской компании «Гарант Интернешнл». При невысокой цене он достаточно функционален – содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция – электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются 20 низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии [34]. 9) «1С:Архив». «1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. Позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет. Обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Автоматически сохраняет все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней. «1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей [34]. «1С:Архив» позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. «1С:Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей. 21 Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку информационно – содержащихся справочное обеспечение в документах деятельности сведений, организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам в максимально короткие сроки [34]. И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, мало употребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и 22 создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной. Выбор системы документооборота – это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности [33]. При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации-заказчика. 23 2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 2.1 Характеристика деятельности Прокуратуры Прокуратура Российской Федерации представляет собой единую федеральную централизованную систему органов, осуществляющих от имени Российской Федерации надзор за соблюдением Конституции РФ и исполнением законов, действующих на территории России. Единство, федеральный масштаб и централизованный характер прокурорской системы – три органически взаимосвязанных начала ее построения, которые наиболее рельефно проявляются в том, что все нижестоящие прокуроры назначаются Генеральным прокурором РФ и каждый из них подчинен только вышестоящему прокурору (непосредственное подчинение) и тому, кто его назначил, т.е. Генеральному прокурору России [2]. Надзор за исполнением действующих законов – общая задача российской прокуратуры. Она достигается в результате деятельности в следующих направлениях [32]: надзор за исполнением законов федеральными министерствами, государственными комитетами, службами и иными федеральными органами исполнительной власти, представительными (законодательными) и исполнительными органами субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами военного управления, органами контроля, их должностными лицами, органами управления и руководителями коммерческих и некоммерческих организаций, а также за соответствием законам издаваемых ими правовых актов; надзор за соблюдением прав и свобод человека и гражданина федеральными министерствами, государственными комитетами, службами и иными органами исполнительной власти, представительными (законодательными) и исполнительными органами субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами военного контроля, их должностными 24 лицами, а также органами управления и руководителями коммерческих и некоммерческих организаций; надзор за исполнением законов органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, дознание и предварительное следствие; надзор за исполнением законов администрациями органов и учреждений, исполняющих наказание и применяющих назначаемые судом меры принудительного характера, администрациями мест содержания задержанных и заключенных под стражу; уголовное преследование лиц, совершивших преступления; координация деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью; участие в рассмотрении дел судами общей юрисдикции и арбитражными судами; опротестование противоречащих закону судебных решений, приговоров, определений и постановлений; участие в правотворческой деятельности. Деятельность прокуратуры во всех вышеперечисленных направлениях, за исключением координации работы правоохранительных органов и участия в правотворчестве, носит отчетливо выраженный юрисдикционный, правоохранительный характер [32]. Российская прокуратура – орган борьбы с правонарушениями со специфическими методами реагирования на них: 1) предупреждение о недопустимости нарушения закона; 2) принесение протеста; 3) внесение представления; 4) вынесение постановления о возбуждении административного производства. Требования прокурора, вытекающие из его полномочий, подлежат безусловному исполнению в установленный срок, а их неисполнение и уклонение от явки по вызову влекут установленную законом ответственность. 25 Органы прокуратуры осуществляют свои законные полномочия независимо от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, общественных объединений. В приведенной формулировке выражен принцип независимости в деятельности прокуратуры, без соблюдения которого осуществление возложенной на нее. Организация и порядок деятельности прокуратуры Российской Федерации и полномочия прокуроров определяются Конституцией Российской Федерации, настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, международными договорами Российской Федерации [2]. На прокуратуру Российской Федерации не может быть возложено выполнение функций, не предусмотренных федеральными законами. Принципы организации и деятельности прокуратуры Российской Федерации Прокуратура Российской Федерации составляет единую федеральную централизованную систему органов (далее – органы прокуратуры) и учреждений и действует на основе подчинения нижестоящих прокуроров вышестоящим и Генеральному прокурору Российской Федерации. Органы прокуратуры: 1. Осуществляют полномочия независимо от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и в строгом соответствии с действующими на территории Российской Федерации законами. 2. Действуют гласно в той мере, в какой это не противоречит требованиям законодательства Российской Федерации об охране прав и свобод граждан, а также законодательства Российской Федерации о государственной и иной специально охраняемой законом тайне. 26 3. Информируют федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также население о состоянии законности. Прокуроры не могут быть членами выборных и иных органов, образуемых органами государственной власти и органами местного самоуправления. Прокурорские работники не могут являться членами общественных объединений, преследующих политические цели, и принимать участие в их деятельности. Создание и деятельность общественных объединений, преследующих политические цели, и их организаций в органах и учреждениях прокуратуры не допускаются. Прокуроры в своей служебной деятельности не связаны решениями общественных объединений. Прокурорские работники не вправе совмещать свою основную деятельность с иной оплачиваемой или безвозмездной деятельностью, кроме преподавательской, научной и иной творческой деятельности. При этом преподавательская, научная и иная творческая деятельность не может финансироваться исключительно за счет средств иностранных государств, международных и иностранных организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации [2]. Прокурорские работники не вправе входить в состав органов управления, попечительских или наблюдательных советов, иных органов иностранных некоммерческих неправительственных организаций и действующих на территории Российской Федерации их структурных подразделений, если иное не предусмотрено международным договором законодательством Российской Федерации. 27 Российской Федерации или 2.2 Организация документационного обеспечения управления в Прокуратуре Алтайского края На сегодняшний день сложилось большое количество определений «документооборот». За основу возьмем определение, более точно, на наш взгляд, раскрывающее понятие. Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки [37]. Система делопроизводства и документооборот Прокуратуры Алтайского края устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждения прокуратуры Российской Федерации. На основе выполненного анализа можно утверждать, что в прокуратуре Алтайского края сложились классические потоки документов: входящие, внутренние, исходящие. Под входящей документацией подразумевается официальный документ, поступающий в организацию или учреждение. Любая документация проходит через отдел общего и особого делопроизводства. Документы поступают различными путями: граждане, различные организации приносят нарочно, обычно это ответы на запросы, жалобы, через почту России поступают, либо по факсимильной связи, либо через автоматизированную систему «Надзор», в основном, с прокуратур других субъектов Российской Федерации информационные письма, задания, перенаправления, могут приходить с Портала государственных услуг Российской Федерации какие-нибудь жалобы; корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений» и обращения принятые на личном приеме также поступают [13]. Иногда бывают случаи, когда входящая документация, минуя отдел общего и особого делопроизводства, поступает прокурорским работникам при личном приеме, при выезде в другие прокуратуры и учреждения. То в таком случае, прокурорские работники обязаны не позднее, чем на следующий день 28 передать эти документы в отдел общего и особого делопроизводства с отметкой о месте и дате получения. Вся поступившая корреспонденция вскрывается в отделе общего и особого делопроизводства, за исключением пакетов с пометкой «лично». Такие пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению. При вскрытии конверта документы проверяются на правильность адресования, на целостность упаковки и наличие всех указанных вложений. Если же обнаруживаются повреждения документов или же недостача вложения, то в таком случае, оформляется акт в 3 экземплярах. Один экземпляр отправляется отправителю, второй прикрепляется к документу, а третий будет оставлен в отделе общего и особого делопроизводства. При регистрации этого документа в автоматизированной системе «Надзор» в регистрационной карточке поле Примечание делается запись о составлении данного акта. Часто в отдел общего и особого делопроизводства поступает ошибочная документация. В данном случае эта документация перенаправляется по принадлежности или же возвращается в почтовое отделение [13]. Но если же при вскрытии конверта документы оформлены правильно, то после этого конверт подлежит уничтожению, кроме случаев, когда обратный адрес указан только на конверте, установлено несоответствие номеров документа номерам на конверте, отсутствует дата подписания документа или же даты подписания документа и его получения имеют расхождения более месяца. В таком случае конверт прилагается к документу. После этого документы отбираются на регистрируемые и нерегистрируемые. Критерием такого отбора выступает вид документа, адресат и содержания документа. Следовало бы указать документы, которые не подлежат регистрации: поздравительные письма; печатные издания (книги, брошюры, пособия); пригласительные билеты; 29 библиографические справочники; плакаты. После того, как выявили регистрируемые документы, необходимо отсортировать впервые пришедшие документы, и те, которые пришли в ответ на запросы. Первичным обращением, в соответствии с Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан, считается обращение, поступившее по вопросу, который ранее не рассматривался в данной прокуратуре или оно поступило от лиц, которые раньше не обращались в прокуратуру по уже рассматриваемому вопросу. Параллельно специалист должен проделать такую же работу в автоматизированной системе «Надзор». Для этого он в поле системы вводит фамилию или название организации, если же обращение уже поступало, то в системе отобразятся данные в виде списка. Повторные должны обращения передаваться с ранее заведенными надзорными производствами. Передача осуществляется под роспись прокурора в карточке учета движения надзорного производства. Она хранится у специалиста до момента возвращения дел в отдел общего и особого делопроизводства. Если смотреть статистику, то чаще всего нарушается такой порядок и это связывают непосредственно с передачей дел в другое подразделение прокуратуры [13]. В первую очередь регистрируются поручения Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, с контрольным сроком исполнения, а также обращения, поступившие с личного приема руководства. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке. Обращения граждан, юридических лиц регистрируются отдельно. Необходимо помнить, что регистрация осуществляется только один раз. Документы, поступившие по одному и тому же вопросу, регистрируются на той же карточке. Документы, поступившие в первой половине дня, должны быть 30 зарегистрированы в течение рабочего дня, во второй половине дня – до 12 часов следующего рабочего дня. Регистрация осуществляется в двух формах: в журнальной в виде книг учета и в автоматизированной системе «Надзор». Документы и дела учитываются в книгах отдельно по каждому структурному подразделению. Ведутся следующие книги учета: книга регистрации надзорных (наблюдательных) производств по обращениям, уголовным и другим делам, спец донесениям; книга регистрации приказов, указаний и распоряжений; книга учета ценных писем, бандеролей, посылок; книга учета исходящих документов, отправленных с нарочным; книга учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок. Первичная жалоба подлежит регистрации в книге учета надзорных производств. Книга включает в себя 5 столбцов: порядковый номер, дату заведения, инициалы с фамилией заявителей, регион, где было совершено правонарушение и примечание, где обычно указываются фамилии исполнителей [13]. Все поступившие надзорные производства с других прокуратур, документы с отметкой «Для служебного пользования», личные дела осужденных, уголовные дела, материалы проверок специалист забирает под роспись, затем вносит данные в книгу учета поступления уголовных дел, материалов и других дел, и передаются эти документы под роспись в предназначенных для них книгах учета. Книга учета поступления уголовных дел, материалов и других дел состоит из 10 пунктов: «порядковый номер», «дата поступления», «номер надзорного (наблюдательного) производства», «ФИО осужденного (потерпевшего, подозреваемого, обвиняемого)», «откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели», «дата и расписка делопроизводителя в получении», «дата и расписка прокурорского работника в получении», «дата и расписка делопроизводителя, получившего дело от прокурорского работника», «куда, когда, за каким номером направлено», «дата и расписка отдела прохождения 31 корреспонденции в получении дела для отправки», при поступлении заполняются только первые 7 строк. Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших от следственных органов или органов дознания, учитываются в книгах контрольного производства. Документы с отметкой «Для служебного пользования» поступают только по почте России, регистрируются в книге учета документов «Для служебного пользования». После регистрации документ отдается прокурору. Он смотрит, что это за документ, если, к примеру, это информационное письмо, с которым нужно ознакомить оперативных сотрудников, то специалист ознакомляет сотрудников под роспись, после чего прокурор пишет в какое номенклатурное дело списать, специалист списывает и убирает. В случае, прохождения какоголибо поручения с отметкой «Для служебного пользования», прокурор пишет зарегистрировать и передать на исполнение оперативному сотруднику. В книге учета «Для служебного пользования» имеются следующие графы: порядковый номер; регистрационный номер; дата получения; наименование; от кого пришел; куда документ списан; номер номенклатурного дела; номер тома; номер листа. Информация о списании в дело важна для поиска документа при подшивке дела, на эти документы делают пометку в виде цветного стикера, то есть с помощью этого его легко можно найти. Обращения поступают по электронной почте, по автоматизированной системе «Надзор», перенаправляются от органов внутренних дел и в ходе личного приема граждан, после этого специалист передает прокурору на рассмотрение, он назначает исполнителя и передает на регистрацию в надзорное производство в отдел общего и особого делопроизводства. Инспектор ставит штамп, регистрирует в книге надзорного производства [13]. На обращение прикрепляется статистическая карточка, на которой отмечается дата поступления в прокуратуру, дата поступления на исполнения в структурное подразделение прокуратуры, индекс подразделения и номер надзорного производства (состоит из номера структурного подразделения, 32 порядкового номера и текущего года). После заполнения статистической карточки, формирует обложку дела и передает на исполнение. У исполнителя 30 дней на разрешения, после разрешения он прикалывает ответ к обращению: удовлетворена жалоба или нет, или указывает куда необходимо перенаправить. Ответ направляется для заявителя и отдает специалисту. В статистической карточке исполнитель помечает, когда он рассмотрел, какой итог. Специалист регистрирует в книге исходящей корреспонденции ответ на обращение заявителю, также в почтовом реестре отмечается, документ конвертируется и отправляется по почте, ответ может направляться и в электронном виде, для этого заявитель предварительно указывает вариант ответа. Регистрация обязательно осуществляется в электронном виде в автоматизированной системе «Надзор» [13]. После заполнения сведений в регистрационной карточке в правом нижнем углу документа распечатывается штамп, который включает наименование прокуратуры, дату и время создания, порядковый номер. Получается, что в книгах учета и в автоматизированной системе «Надзор» вся информация перекликается, в системе прикрепляются сканированные документы, которые поступают в бумажном в виде. В случае если, специалист знает точно какому оперативному сотруднику предназначена документация, к примеру, приходят ответы на запросы по той жалобе, которые он разрешает, то он отдает эти документы непосредственно этому оперативному сотруднику, и в книге помечает кому отдал. Точно такой же процесс происходит и с другими документами. Они передаются на рассмотрение Прокурору Алтайского края, прокурорам. Они смотрят их, если это не ответы на запросы, а например, постановление полиции о возбуждении уголовного дела, то они ставят резолюцию. Такие документы регистрируются в книге надзорных производств, присваивается номер, заводится дело, оно будет находиться в отделе общего и особого делопроизводства и в дальнейшем документы, которые будут приходить по этому делу, будут приобщаться к этому уголовному делу. 33 Если на документах не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение 30 дней. Документы, которые имеют срочный характер (задания, запросы) передаются незамедлительно. Поручение, содержащее отметку «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения. После того, как прокурор дал указание по его исполнению, резолюция вносится в автоматизированную систему «Надзор». Выбирается окно Исполнитель из списка сотрудников прокуратуры, вводится текст поручения и указывается дата. На документах, взятые на контроль проставляется штамп «Контроль» в правом верхнем углу документа и затем передаются на исполнение. Передача осуществляется в день его поступления и регистрации. Если исполнителей несколько, то оригинал передается ответственному, а копии соисполнителям. Контроль за исполнением ведется как на контрольных карточках, так и в автоматизированной системе «Надзор». В отделе общего и особого делопроизводства создаются контрольные карточки, где указываются результат разрешения, кому направлен документ, дата подписания, номер надзорного производства, дела, куда подшит документ, фамилия исполнителя. После исполнения контрольная карточка передается в подразделение, где исполнялся документ, специалист вносит в систему «Надзор» фактическую дату исполнения. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по срокам исполнения у специалистов подразделений делопроизводства, они обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать исполнителям, а в случае несвоевременного исполнения поручений докладывать прокурору подразделения [13]. Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в отдел общего и особого делопроизводства контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Можно сказать, что такие этапы, как прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступившей корреспонденции, 34 обращений и жалоб осуществляется непосредственно в отделе общего и особого делопроизводства. При анализе потока входящей документации было обнаружено то, что большую часть документов составляют: распоряжения, приказы, указания, задания и информационные письма Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, докладные записки городских межрайонных и специализированных прокуратур Алтайского края, ответы на поручения и запросы по жалобам от районных прокуратур и подведомственных учреждений, дела и надзорные производства. Информационные письма и распорядительные документами Генеральной Прокуратуры Российской Федерации специалист должен размножить и ознакомить всех сотрудников подразделения. Далее остановимся на особенностях работы с исходящей документацией. Под исходящими документами подразумеваются документы, созданные в организации или учреждении и которые, должны быть отправлены за пределы организации/учреждения другим предприятиям учреждениям или лицам, приславшим обращение [13]. С момента согласования, создания исходящий документ визирования, подписания и проходит конечным все этапом этапы является регистрация в автоматизированной системе «Надзор» и отправка. Для исходящей документации в Прокуратуре Алтайского края ведутся книги учета исходящей документации и книга учета исходящих документов, отправленных с нарочным. Вся исходящая документация подлежит обязательной регистрации в автоматизированной системе «Надзор». Ответственность за выполнение работы возлагается на специалиста, закрепленным за определенным структурным подразделением прокуратуры Алтайского края. Прежде чем зарегистрировать документ, специалист проверяет правильность оформления документа и выявляет наличие ошибок. А именно: он должен посмотреть наличие всех реквизитов, правильного оформления адреса, опечатки в тексте, проверить 35 наличие всех указанных приложений. В случае обнаружения нарушений документ передается исполнителю на доработку. Регистрация в автоматизированной системе «Надзор» осуществляется на новой регистрационной карточке, после чего на документе распечатывается электронный штамп новой регистрационной карточки. Штамп состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре дел, текущего года и количества зарегистрированных по данному виду документов. Сдача исходящих документов в отдел общего и особого делопроизводства осуществляется по реестру в день подписания, а поступившая во второй половине дня – до 12 часов следующего рабочего дня. Один экземпляр реестра остается в структурном подразделении, где создавались документы, и подшивается в папку по хронологии. Документы с пометкой «срочно» отправляются незамедлительно [13]. Остановимся над особенностями отправки исходящей документации. Документы, которые отправляются по одному адресу, вкладываются в один конверт. На конверте указывается адрес отправителя, адрес и индекс получателя, номера отправляемых документов. Адреса конвертов, в которых документы направляются в прокуратуры субъектов Российской Федерации, печатаются типографическим способом. Бандероли и посылки, заказные письма передаются на почту по описи. Опись составляется в 3 экземплярах и включает: номера документов, дата отправки, адрес, вид отправления. Один экземпляр находится в структурном подразделении, откуда отправляется, второй экземпляр остается в отделе общего и особого делопроизводства для справок, а третий экземпляр направляется на почту. Заказными письма обычно пересылаются: организационно распорядительные документы; исковые заявления в суды и прилагаемые документы; письма с приложениями; финансовые документы; ответы на 36 обращения; корреспонденция, направляемая за границу; выписки из приказов по личному составу; переписка по поручениям органов государственной власти. Документы пересылаются за подписью прокурора Алтайского края. Документы с отметкой «ДСП» отправляются в плотных пакетах, на которых указываются адреса получателя и отправителя, регистрационные номера, вложенных документов, пересылаются заказными письмами. Документы, которые направляются организациям, расположенным в Алтайском крае, передаются с нарочным под расписку в книге. При отправке ответов на электронный адрес заявителя, документы сканируются, прикрепляются файлом к исходящей регистрационной карточке автоматизированной системы «Надзор» и направляются отделом общего и особого делопроизводства по электронной почте. После отправки оригинал документа возвращается в структурное подразделение для подшивки в дело по номенклатуре. Часто специалисты выполняют отправку массовой рассылки для городских и районных прокуратур Алтайского края. К таким документам относятся: обзоры, задания, информационные письма, запросы, брошюры, методические рекомендации, поручения, приказы, распоряжения, планы работы старших помощников прокурора Алтайского края. В случае если задания не связаны с рассмотрением обращения, рассылка производится после изучения на предмет соответствия требованиям Регламента прокуратуры Алтайского края. Аналогичная работа происходит с отправкой заданий и поручений по электронной почте [13]. Документы, имеющие короткие сроки исполнения передаются факсимильной связью. Среди таких документов могут быть: специальные донесения в Генеральную прокуратуру Российской Федерации, плановые задания, акты прокурорского реагирования (протест, представление об устранении нарушений законов). Регистрация и отправка массовой рассылки вышеописанную процедуру электронной регистрации. 37 имеет такую же На основе выполненного анализа можно утверждать, что при работе с исходящей документацией необходимо отбирать и отправлять документы в день принятия от исполнителя, при этом нужно сделать копию оригинала, которая будет подшита в номенклатурное дело или надзорное производство. В случае если есть ошибки при оформлении, документы направляются на доработку исполнителю и потом только проходит этап регистрации и осуществляется передача в отдел общего и особого делопроизводства. При анализе потока движения исходящих документов были выявлены две группы документов. Первую группу составляют инициативные документы. К ним относятся: задания; поручения; исковые заявления для направления с суды; сопроводительные письма о направлении жалоб и заявлений для проведения проверки в нижестоящие прокуратуры; запросы информации по направлениям деятельности; планы проведения стажировок и учебных мероприятий; приглашения; запросы о направлении материалов проверки и надзорных производств и акты прокурорского реагирования, подготовленные городскими, межрайонными и районными прокуратурами Алтайского края для принятия мер реагирования. Вторую группу составляют ответные документы. Ими являются: ответы на запросы информации; ответы на обращения граждан и юридических лиц; уведомление о перенаправлении обращений, жалоб; докладные записки и материалы проведенных проверок в Генеральную прокуратуру Российской Федерации. В прокуратуре Алтайского края с 2018 г. благодаря автоматизированной системе «Надзор» используется электронная цифровая подпись, которая действует в течение одного года. Специалист выдает токен всем сотрудникам своего подразделения. Оперативные сотрудники прокуратуры используют электронную цифровую подпись при отправке документов через автоматизированную систему «Надзор, но ответы на обращения граждан и ответы на жалобы подписываются только ручной подписью [17]. 38 Формирование дел и надзорных производств осуществляется специалистом на основании номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, который заводится в учреждении и указывается срок хранения. Нельзя не согласиться с Г.В. Дорошиной, которая позиционирует номенклатуру дел как «важнейший локальный классификатор документов, который является ориентиром распределения документов в дела» [28]. Прокуратура Алтайского края до 2018 г. осуществляла согласование номенклатуры дел с Государственным архивом Алтайского края. Номенклатура дел Прокуратуры Алтайского края составляется на основании Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации, утверждается прокурором Алтайского края с согласования отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры Алтайского края и вводится в действие с 1 января следующего года. В номенклатуру дел включаются документы структурного подразделения и книги учета. Форма номенклатуры дел утверждена в Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации 2011 г. Распределение документов в дела и надзорные производства осуществляется на основании номенклатуры дел. Документы располагаются в хронологическом и вопросно-хронологическом порядке. Так, распорядительные документы Генеральной прокуратуры и прокуратуры Алтайского края, протоколы и решения коллегии, оперативных совещаний располагаются исключительно в хронологическом порядке. Наряду с этим, документы коллегии формируются в два дела. В первом содержатся экземпляры протоколов и решений, а во втором, документы, подготовленные для заседания: повестки дня, доклады, справки. В процессе подготовки формирования дел учитываются требования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству [13]: 39 документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно; документы должны быть правильно оформлены и иметь все необходимые реквизиты: дату и номер регистрации документа, отметку об исполнении и направлении его в дело («В дело № 7-14-2021» или «В архив»), дату списания, подписи и визы исполнителя документа с их расшифровкой; в дело включается только один экземпляр документа; группировке подлежат только исполненные документы одного года; в одном томе дела (надзорное производство) не должно превышать более 250 листов. В случае, превышения – заводится второй том. Полный процесс оформления дела представляет собой: нумерацию листов, которая производится карандашом в верхнем правом углу документа; составление внутренней описи; составление листа-заверителя, который подшивается в конец дела, подшивка в четыре прокола и оформление обложки. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, включает в себя: индексы, даты, наименования и количество листов каждого из документов и дела в целом и подшивается в начало дела. Лист-заверитель и внутренняя опись используются в Прокуратуре в соответствии с утвержденной в Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации формой [13]. В целях сохранности дел, они подшиваются в твердую обложку. Обложка оформляется учетом всех реквизитов: наименование системы дальше идет наименование прокуратуры субъекта, наименование структурного подразделения, номер и заголовок дела, номер том, дата начала и окончания тома, количество листов, срок хранения. Все исполненные обращения и приложенные материалы к ним формируются в одно надзорное делопроизводство по одному вопросу. Все документы подшиваются в него, пока ведется переписка. В надзорное цена дело производство хотя подшиваются: 40 копии постановлений указ о возбуждении уголовного дела, поручения следователя о проведении оперативно-розыскных стаж мероприятий; письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления; письменные указания по делу дознавателю о направлении расследования, производстве процессуальных действий; копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от плюс имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами один дознания и предварительного следствия; копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении сроков предварительного следствия, дознания, содержания под стражей, продлении судом срока задержания; копии постановлений о принятии уголовного дела к производству, производстве предварительного следствия следственной группой; копии постановлений о приостановлении следствия или прекращении дела; обращения граждан, адвокатов и копии ответов, заключений, информаций и поручений по ним; переписка со структурными подразделениями прокуратуры по обращению, делу, вопросу; копия постановления прокурора об отклонении или удовлетворении замечаний на представление. На надзорных производствах дата хранения проставляется на обложке дела прокурорским работников в соответствии с Перечнем документов органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения. На гражданские дела заводятся наблюдательные производства. В наблюдательное производство подшиваются: заметки, тезисы или план речи в суде; 41 заключения, справки и другие документы прокурора об участии в рассмотрении дела в суде; копии исков (заявлений) в суд; копии постановлений и других решений суда по делу; граждан или организаций и копии ответов на них, а также другие документы по усмотрению прокурорского работника. Запрещается подшивать в надзорные и наблюдательные производства подлинники, которые должны находиться в самих делах. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». Таким образом, вся организация работы с входящей, исходящей и внутренней документацией в Прокуратуре Алтайского края имеет единый характер и установлена внутренним организационным документом – Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации. Анализ документооборота показал, что прослеживается незначительное колебание роста поступивших и отправляемых документов в целом. Большую часть документов составляют обращения граждан и соответственно переписка по обращениям и жалобам, а также переписка по другим направлениям деятельности. Одной из причин такого изменения связывают с тем, что граждане, по-прежнему, обращаются в органы прокуратуры, полагая, что надзорный орган является более авторитетным и компетентным в восстановлении нарушенных прав, а также в связи с утратой доверия к уполномоченным органам и желанием обязать прокуратуру подменять иные государственные органы. Так же необходимо выделить еще одну причину, связанную с нарушениями оформления документов. Большинство ответов на запросы от районных прокуратур 42 поступают с нарушениями оформления, неправильными расчеты, отсутствием отметки об исполнении. И в таком случае, дублируется повторный запрос [13]. Отдельное место во всей этой системе занимает автоматизированный информационный комплекс «Надзор». Применяется он в органах прокуратуры Российской Федерации для улучшения многосторонней и оперативной работы с обращениями граждан, регистрацией и учетом уголовных дел, надзорных производств. АИК «Надзор» – автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного производства органов прокуратуры, обеспечения созданный для надзорного автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности [17]. В прокуратурах Алтайского края данная система функционирует с 2018 года. Для первоначального пользования было закуплено всего лишь 30 мест. На сегодняшний день создана единая база данных всей системы, расположенных в Алтайском крае. Благодаря автоматизированной системе «Надзор» выполняются основные виды работ по осуществлению технологических и контрольных функций, а именно [17]: регистрация и учет всех видов документационных потоков; оперативное прохождение документов в прокуратуре, учет их движения; проставление резолюции; контроль за сроками исполнения поручений; поиск документов по различным комбинациям их признаков; списание документов в дела; получение и обобщение сведений об объеме документооборота. Следовательно, в АИК «Надзор» можно осуществлять поиск по вводимым данным, контролировать ход исполнения документов, поручений, запросов, а 43 также можно получать отчет об объеме ежемесячного и годового документооборота. АИК «Надзор» формируется из массива документов структурных подразделений края. Он содержит все данные о корреспонденции и обращениях, делопроизводственных операциях, совершаемых с ними (с момента регистрации до списания в дело), а также гражданах и организациях. На данном этапе пользования системой АИК «Надзор», она изучена не до конца. Большой проблемой при ее использовании является спад работы самой системы во второй половине дня, ведь именно в этот период времени происходит большинство технических операций во всех прокуратурах края в данной системе. Но при этом, использование АИК «Надзор» предоставляет возможность вести централизованный контроль и учет за документами и поручениями, так же объединять сведения в единой базе [17]. При автоматизации работы с документами упрощается работа с документами и в целом ускоряет документооборот в Прокуратуре Алтайского края. 44 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. На сегодняшний день документационное обеспечение управление широко применяется во множестве различных организаций. Правильная работа с документами имеет большое значение. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В любой сфере делопроизводство обеспечивает четкое, быстрое производство технических операций по приему, регистрации и пересылки документов; быстрое нахождение всех нужных справок в делах; простой и надежный учет документов в делах текущего архива; систематический контроль и наблюдение за исполнение заданий по служебным документам при минимальном техническом аппарате. Таким образом, изучив организацию работы с документами и делопроизводственные процессы в Прокуратуре Алтайского края (далее – Прокуратура), можно сказать, что документационное обеспечение управления основывается нормативно-методических документах. Анализ правовой базы показал, что основой регламентации в сфере работы с документами в Прокуратуре Алтайского края является Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации 2011г. В результате изучения локальной нормативной базы прокуратуры, был сделан вывод о том, что она достаточно хорошо проработана, в ней четко прописаны всесторонние принципы регламентации деятельности структурных подразделений. Было выявлено, что отдел общего и особого делопроизводства занимает важное место в прокуратуре, он осуществляет практически все этапы 45 документооборота, начиная с получения или создания до отправки, сдачи в архив или уничтожения. К тому же, удалость определить круг обязанностей специалистов по ведению делопроизводства в Прокуратуре. Некоторыми из них являются: прием, регистрация, учет и обеспечение сохранности всех потоков документации; осуществление контроля за сроками документов; подготовка к отправке и регистрация исходящей документации; внесение данных в информационную автоматизированную систему «Надзор»; ежемесячный учет документооборота в отделе общего и особого делопроизводства; формирование дел и осуществление работ по архивному хранению материалов и надзорных производств. Что касаемо автоматизированного информационного комплекса «Надзор», работа в нем предполагает обязательную регистрацию и учет с заполнением всех обязательных реквизитов. АИК «Надзор» объединяет все сведения о документах в единой базе, так же предоставляет возможность вести централизованный контроль и учет за документами и поручениями. К тому же эта система систематизирует технологии постановки документов на контроль, отслеживание хода исполнения и снятие их с контроля. Она направлена освободить сотрудников от трудоемкого поиска необходимой информации по конкретному вопросу в нескольких источниках. Из этого следует, что АИК «Надзор» способен сокращать время на выполнение функций работниками делопроизводства, организовывать эффективный контроль поручений, повышать оперативность получения данных и подготовку отчетных сведений о ходе исполнения прокурорскими работниками заданий. Но в тоже время АИК «Надзор» еще полностью не изучен сотрудниками прокуратуры, а также во второй половине дня происходит спад 46 работы системы, это объясняется тем, что именно в этот период времени большинство технических операций во всех прокуратурах Алтайского края происходят в АИК «Надзор», в связи с этим регистрационные карточки долго загружаются для работы и возможны некоторые несущественные сбои в программе. 47 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. (с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020 г.). 2. О прокуратуре в Российской Федерации: Федеральный закон от 17.01.1992 г. (в ред. от 3.07.2018 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 20.03.2022). – Текст: электронный. 3. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 08.12.2020 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 20.03.2022). – Текст: электронный. 4. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ (ред. от ред. от 27.12.2018 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 22.03.2022). – Текст: электронный. 5. О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 152- ФЗ (ред. от ред. от 30.12.2020 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 18.03.2022). – Текст: электронный. 6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 20.03.2022). – Текст: электронный. 7. Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления: Федеральный закон 09.02.2009 г. № 8-ФЗ (ред. от 08.12.2020 г.). – Доступ из справочноправовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 20.03.2022). – Текст: электронный. 8. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 г. N 63- ФЗ (ред. от ред. от 24.02.2021 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 21.03.2022). – Текст: электронный. 48 9. О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края: Закон Алтайского края от 29.12.2006 г. N 152-ЗС 82 (ред. 02.03.2018 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 23.03.2022). – Текст: электронный. 10. Об утверждении и введении в действие правил делопроизводства в государственных органах, органов местного самоуправления: Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 г. № 71. – Доступ из справочноправовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 23.03.2022). – Текст: электронный. 11. Об утверждении и введении в действие Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. № 236. – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 19.03.2022). – Текст: электронный. 12. Об утверждении и введении в действие Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения: Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 19.06.2008 г. (ред. от 21.12.2011 г.) №113. – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 21.03.2022). – Текст: электронный. 13. Об утверждении делопроизводству в органах и введении и в учреждениях действие Инструкции прокуратуры по Российской Федерации: Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 г.№ 450 (ред. от 02.12.2020 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 22.03.2022). – Текст: электронный. 14. Об утверждении и введении в действие Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в органах прокуратуры Российской Федерации: Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 30.01.2013 г. № 45 (ред. от 12.04.2021 г.). – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 22.03.2022). – Текст: электронный. 49 15. Об утверждении и введении в действие положения об управлении документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры Российской Федерации: Приказ Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 01.03.2018 г. – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 22.03.2022). – Текст: электронный. 16. Об утверждении и введении в действие положения об отделе общего и особого делопроизводства: Приказ прокурора Алтайского края от 15.12.2016 г. № 24. – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 21.03.2022). – Текст: электронный. 17. Об утверждении и введении в действие Положения о порядке регистрации, прохождения, учета и осуществления контроля документов в автоматизированной системе «Надзор»: Приказ прокурора Алтайского края от 04.06.2018г. № 140. – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 19.03.2022). – Текст: электронный. 18. Об утверждении и введении в действие должностных обязанностей работников отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры Алтайского края: Приказ начальника отдела общего и особого делопроизводства от 15.04.2017 г. № 32. – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 20.03.2022). – Текст: электронный. 19. Федерации. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный Система стандартов по издательскому делу. стандарт информации, Российской библиотечному Организационно-распорядительная и документация. Требования к оформлению документов. (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) – Доступ из справочно-правовой системы Консультант Плюс (дата обращения: 20.03.2022). – Текст: электронный 20. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). 50 21. ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR Информация 18128:2014. и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем. (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 20 июля 2017 г. N 731-ст). 22. ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции эле ктронных документов. (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 21.07.2015 N 924-ст). 23. ГОСТ Р 54471-2011. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 октября 2011 г. N 466-ст). 24. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101ст). 25. ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Федерации. Система стандартов Национальный по стандарт информации, Российской библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 09.12.2015 N 2123-ст). 26. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования. (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 30.01.2018 № 34-ст). 27. ГОСТ Р 52294-2004. Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент 51 административной и служебной деятельности. Основные положения. (утв. постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2004 г. N 138-ст). 28. Дорошина, Г.В. О методологии систематизации и классификации информационно-документационных ресурсов / Г.В. Дорошина // Делопроизводство. – 2015. – № 2. – С. 64-68. 29. Информационные прокуратуры. – системы Текст: делопроизводства в электронный. органах – URL: https://jurkom74.ru/ucheba/organizatsiya-deloproizvodstva-v-organach-prokuraturi (дата обращения: 05.03.2022). 30. Информационные системы делопроизводства в органах прокуратуры. – Текст: электронный. – URL: https://my-creditor.ru/dolgi-pribankrotstve/informacionnye-sistemy-deloproizvodstva-v-organah-prokuraturyzakonodatelnaya-baza-rossiiskoi-feder.html (дата обращения: 05.03.2022). 31. Информационное обеспечение кадровых подразделений органов прокуратуры. – Текст: электронный. – URL: https://be5.biz/pravo/p008/5.html (дата обращения: 07.03.2022). 32. О прокуратуре Российской федерации. – Текст: электронный. – URL: http://www.prok-altai.ru/ (дата обращения: 06.03.2022). 33. Обзор основных систем документооборота, представленных в России. – Текст: электронный. – URL: https://vuzlit.com/1036119/obzor_osnovnyh_sistem_dokumentooborota_predstavlen nyh_rossii (дата обращения: 06.03.2022). 34. Обзор основных систем документооборота, представленных в России. – Текст: электронный. – URL: https://blogic.ru/blog/-chem-otlichayutsyased-dlya-gosudarstvennykh-struktur-i-raznykh-otrasley-biznesa-/? (дата обращения: 06.03.2022). 35. Официальный сайт Прокуратуры Алтайского края [сайт]. – URL: http://www.prok-altai.ru/ (дата обращения: 06.03.2022). 36. Понятие электронного документооборота. – Текст: электронный. – URL: 52 https://www.audit-it.ru/terms/agreements/edo_elektronnyy_dokumentooborot.html (дата обращения: 07.03.2022). 37. Понятие документооборота. – Текст: электронный. – URL: https://barnaul.1cbit.ru/blog/elektronnyy-dokumentooborot-edo-i-ego-vidy/ (дата обращения: 08.03.2022). 38. URL: Системы электронного документооборота. – Текст: электронный. – https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia- znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 09.03.2022). 39. Электронный документооборот. – Текст: электронный. – URL: https://astral.ru/info/elektronnyy-dokumentooborot/obshchie-voprosy-chto-takoeedo-i-kak-on-rabotaet/ (дата обращения: 09.03.2022). 53
