Деловая переписка Протокольные аспекты Деловой протокол свод регламентирующих правил по подготовке и проведению различных официальных мероприятий. В законодательных актах РФ нет требований к деловому протоколу, но есть рекомендации, содержащиеся в различных государственных стандартах Деловой протокол регламентирует следующие процессы протоколирование деловых совещаний и иных официальных мероприятий ведение деловой переписки Государственные стандарты ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.) ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1*. Понятия и принципы (утв. приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст.) Протокол деловых совещаний и иных официальных мероприятий Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом Обязательному протоколированию подлежат: заседания постоянно действующих коллегиальных органов управления общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др. разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания Классификация протоколов По степени полноты записи: полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования. краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение». Структура протокола номер документа дата создания наименование организации населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие; список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО) данные по председателю совещания и секретаря повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить) ход обсуждения по вопросам повестки факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги результаты решений по вопросам повестки Деловая переписка Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов Документы деловой переписки 1) 2) 3) 4) 5) личные (заявление, доверенность) директивные и распорядительные (приказ, контракты, договоры) информационно-справочные (справки, докладные записки) финансовые и учетные (счета, акты) деловые письма Ведение деловой переписки: особенности наименование документа (посреди строки с прописной буквы) адресант – отправитель документа адресат – получатель, наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, ФИО в дательном падеже (кому?) дата записывается арабскими цифрами: число, месяц, год (01.06.2020) регистрационные номера подпись Характеристики официально-делового текста переписки 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) достоверность точность логичность краткость стандартизованность закрытость традиционность Текстовые особенности в деловой переписке Использование клише – устойчивых, стандартных оборотов, языковых формул Рубрикация текста (система подразделов (рубрик), выражающая логическую или иную связь и соподчиненность обозначаемых ими частей текста) Использование нумерации однородных членов и частей сложного предложения Примеры часто используемых языковых формул: Сообщаем, что в период с… по … Сообщаем, что по состоянию на … Направляем Вам согласованный … Просим Вас рассмотреть вопрос о … Проверкой установлено, что … В связи с отсутствием финансовой помощи… В связи со сложной экономической ситуацией … В соответствии с Вашим письмом … В порядке проведения совместной работы … В соответствии с протоколом … В подтверждение договоренности … Гарантируем возврат кредита в сумме … Оплату гарантируем … Контроль за выполнением возлагается на … Направляем на рассмотрение и утверждение… Заявление Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу Структура заявления: Наименование адресата (должность, фамилия, инициалы в дательном падеже или наименование учреждения в винительном падеже с предлогом в) Наименование заявителя (фамилия, имя, отчество в родительном падеже без предлога, должность или домашний адрес) Наименование документа Текст просьбы (прошу разрешить, допустить; прошу Вашего разрешения на зачисление, на выезд и т.п.) Обоснование просьбы (ввиду того что, учитывая и т.п.) Дата подачи Подпись заявителя Объяснительная записка Объяснительная записка – сообщение, предоставляемое должностному лицу и поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие и т.п. Структура объяснительной записки: Наименование адресата (должность, фамилия, инициалы в дательном падеже) Наименование автора (фамилия, имя, отчество в родительном падеже без предлога, должность) Наименование документа Сообщение о факте, происшествии Объяснение причин происшедшего (в связи с тем, что…; так как…; по причине…; поскольку…) Дата и подпись Расписка Расписка – документ, подтверждающий передачу материальных ценностей их получателем Структура расписки: Наименование документа Фамилия, имя, отчество, должность получателя Фамилия и инициалы передающего, Наименование полученного с точным указанием количества Условия передачи (во временное пользование и т.п.) Срок, на который передаются ценности Основание передачи (распоряжение и т.п.) Подпись получателя и дата Доверенность Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие Структура доверенности: наименование документа; наименование доверителя (Я, Беликов Александр Иванович, …); наименование действия и лица (доверяю + кому? + н.ф. глагола); дата; заверенная подпись Унифицированная структура делового письма 1. Обращение 2. Преамбула 3. Основной текст 4. Заключение 5. Подпись 6. Постскриптум 7. Приложения Характер сообщения Сообщаем (Вам; о том), что ... Извещаем (Вас; о том, в том), что ... Ставим (Вас) в известность (о том, в том), что ... Доводим до (Вашего) сведения (то, о том), что ... Информируем (Вас; о том, в том), что ... Уведомляем (Вас; о том, в том), что ... Напоминаем (Вам; то, о том), что... Еще раз (вторично, повторно, снова, вновь, настоятельно, настойчиво) напоминаем (Вам: то, о том), что ...; или: Напоминаем (Вам) еще раз ... Обращаемся (к Вам) с напоминанием (повторным напоминанием; о том), что ... Ректорат (администрация гимназии) извещает (сообщает, ставит в известность, информирует; о том), что ... Выражение требования, пожелания Администрация гимназии настаивает на (на том, чтобы) Администрация гимназии требует выполнения (удовлетворения, согласия) ...; или: выполнить (удовлетворить, согласиться) ...; или: ... требует, чтобы Администрация гимназии еще раз (настойчиво, настоятельно, снова, вновь, категорически, убедительно) требует выполнения ...; или: ... требует (того), чтобы ... Администрация гимназии выражает пожелание (желает, надеется на ...) ...; или: ... очень (твердо, крепко, безусловно) надеется на (уверен в ...; убежден в ..., рассчитывает на ...) ... Мотивировка действия В связи с отказом ... (решением ..., указанием ..., проведением ..., задержкой ..., трудностями ..., предполагаемым улучшением, возможным уточнением) ... В соответствии с договоренностью (планом, указанием, проведением, улучшением, успехом, уточнением, выполнением) ... Решение (обязательство, обещание) не выполнено ввиду (в связи с, так как, из-за, потому что, вследствие, по причине) ... Выражение отказа и согласия Ваше предложение отклонено (отклоняется, не может быть принято, не получило поддержки, не отвечает требованиям ..., не соответствует) ... Ваше предложение отклонено (отклоняется) в связи (ввиду, по соображениям, из-за, согласно, благодаря) ... Администрация гимназии не возражает (согласна, поддерживает, присоединяется, одобряет, удовлетворяет) ... Протокольные аспекты деловой переписки Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке. Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, факс, электронный адрес. В международной деловой практике текст письма, как правило, помещают на одной странице. Ширина поля с левой стороны не менее 2 см. Текст печатается через 1,5 - 2 интервала, переносов слов следует избегать. Шрифт 14. Исправления в тексте письма не допускаются. Письмо складывается не более чем 1 раз текстом внутрь. Особо важные письма не сгибаются, поэтому подбирают конверт соответствующего формата. Ответ на письмо должен быть дан до истечения 10 дней. Если нет возможности вовремя дать подробный ответ, то в течение 3 дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать не позднее, чем через 30 дней. Речевые секреты деловой переписки Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый …, или Уважаемый …! Восклицательный знак после обращения подчеркивает значимость и официальный тип письма, а запятая более будничный и личный характер. Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Иванов! Если в обращении указываются имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает личный характер: Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемый Григорий! Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный оттенок: Уважаемая Попова Светлана Владимировна! При обращении к группе работников или коллективу организации используются обращения Уважаемые господа! Господа! Обращение Уважаемые коллеги! Применяется по отношению к лицам одной профессии. Формула Дорогие коллеги! несет более доверительный оттенок. Речевые секреты деловой переписки Как правило, не принято употреблять местоимение я. Вместо я прошу – прошу, вместо я выполнил – мной выполнено. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках. При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа мы (Просим) или указывается название организации. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которого она составляется. Этические нормы деловой переписки При составлении деловых писем НЕ рекомендуется: начинать послание с констатации отказа навязывать адресату ожидаемый исход вопроса побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки» намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить…» Некоторые рекомендации по составлению текстов деловых документов На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2021 г. Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: 2021/2022 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2017 – 2022 гг. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях, менее одной тысячи, следует писать так: 108 руб. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Слова при фамилиях: господин – г-н профессор – проф. доцент – доц. начальник – нач. Слова при цифрах: пункт 3 – п. 3 рисунок 5 – рис. 5; раздел 2 – разд.2 Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство – м-во количество – кол-во район – р-н (при названии) Допускаются сокращения: • так далее – т. д. • тому подобное – т. п. • другие – др. Не допускаются сокращения: • например – напр. • текущего года – т. г. • так называемый – т. н. • таким образом – т. о. • то есть – т.е. • смотри – см. • прочее – проч.
