ТЕМА 1. УПРАВЛЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ В ЗАКУПКАХ 1.1. ОСНОВЫ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ Сущность и задачи закупочной логистики. Способы закупок: традиционные и конкурентные. 1.1.1. Сущность и задачи закупочной логистики. В практике научных исследований под терминами «закупки», «снабжение», «обеспечение» в логистике не всегда понимаются процессы, адекватно отражающие их место в цепи поставок. Ситуация понимания усложняется в связи с тем, что в коммерческой практике развития экономики эти термины трактовались иначе: 1. В условиях тотального товарного дефицита термин «снабжение» [procurament] означал процедуру жёстко ограниченного различными условиями (сроками, объемами и т. п.) процесса ресурсообеспечения предприятий и организаций – аналог военного снабжения. 2. Термин «закупки» [purchasing] в России традиционно соотносится со специальными функциями работников розничной и оптовой торговли по изысканию источников товарных ресурсов на основе классического рыночного подхода путем исследования рынка, свободного выбора партнеров, согласования условий договоров и т. д. Современное понимание терминов в обычной практике, как правило, не различает содержательной сути этих категорий и рассматривает их как синонимы. В тоже время существует ряд обстоятельств, вызывающих необходимость различать эти категории: ➢ на многих предприятиях функции закупки, отгрузки, доставке ресурсов, выполняемые только специализированную во внешней службу, среде которую организационно принято снабжения»; 1 обозначать обособляются как в «логистику ➢ термин «материально-техническое обеспечение» [ensuring; provision] в трактовке многих российских ученых носит более комплексный, системный характер «процесса» удовлетворения потребности, включающего и закупки, и доставку, и обеспечение внутренних подразделений предприятия (цехов, участков, рабочих мест); ➢ в отдельных работах упоминается термин «заготовительная логистика», как понятие несколько более широкое, чем закупочная логистика и встречающееся на предприятиях металлургии, строительства, пищевой промышленности. На таких производствах в силу особого разделения труда во внешней среде используются операции раннего предела, называемые заготовка [storage]. Роль логистики снабжения определяется следующими обстоятельствами: ➢ адекватное снабжение обеспечивает высокую конкурентоспособность предприятия на соответствующем рынке и повышает его устойчивость и стабильность в условиях рыночной неопределенности; ➢ доля затрат на снабжение ресурсами может достигать 70-80% себестоимости производимой продукции; ➢ каждый процент затрат в сфере снабжения позволяет увеличить прибыль предприятия до 12%; ➢ Среда снабжения должна обеспечивать координацию различных видов деятельности для корпоративных целей бизнеса. Часть задач и работ по снабжению выполняется службой логистики совместно с другими подразделениями предприятия, часть – самостоятельно. Службы, задействованные в процессе снабжения торговой компании, представлены на рис. 1.1. Одно из основных отличий закупочной логистики от традиционного снабжения состоит в системной взаимосвязи с поставщиками, которая не может быть обеспечена действиями только службы логистики. Решению данной задачи должны быть подчинены действия всех служб и подразделений предприятия, задействованных в снабжении. Значимым элементом микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. 2 Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины. Рис. 1.1. Пример участия различных служб торговой компании в процессах снабжения и сбыта Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логикой снабжения: ➢ что закупить? ➢ сколько закупить? ➢ у кого закупить? ➢ на каких условиях закупить? К традиционному перечню логистика добавляет свои вопросы: ➢ как системно увязать закупки с производством и сбытом? ➢ как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками? Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ. Задачи логистики при планировании закупок: ➢ анализ, определение потребности, расчет количества заказываемых материалов. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом 3 устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы; ➢ исследование рынка закупок, определение метода закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок; ➢ выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками; ➢ согласование цены и заключение договора (переговоры); осуществление закупок. Реализация данной задачи начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключением контракта. Договорные отношения формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля; ➢ контроль за качеством, количеством и сроками поставок. Т. е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов. ➢ организация размещения товаров на складе. Логистическая технология поставок «точно в срок», отличие от традиционных закупок. «Точно в срок» – это современная концепция построения логистической 4 системы в производстве, снабжении и сбыте, основанная на синхронизации процессов доставки материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции в необходимых количествах к тому времени, когда звено логистической системы в них нуждаются, с целью минимизации затрат, связанных с запасами; ➢ подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют затраты: o на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов; o транспортировку, экспедирование и страхование; o грузопереработку; o контроль над соблюдением условий договора поставки; o приемку и проверку материальных ресурсов; o поиск информации о потенциальных поставщиках. В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов; ➢ координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, которая решается, как было отмечено выше, посредством организации системной связи закупок с производством, сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии. 1.1.2. Способы закупок: традиционные и конкурентные Осуществляя закупочную деятельность заказчики руководствуются Конституцией РФ, Законом № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», ФЗ № 135 «О защите конкуренции», другими федеральными законами и нормативно-правовыми актами РФ, а также принятым правовым актом, регламентирующим процедуру закупок конкретного заказчика – Положением о закупках. 5 Способы закупок: ➢ Конкурентные: а) путем проведения торгов (конкурс, аукцион); б) без проведения торгов (те способы, которые предусмотрел заказчик в своем Положении о закупках, например, запрос предложений, запрос котировок, конкурентные переговоры); ➢ неконкурентные или традиционные (закупка у единственного источника). Заказчик при закупке товаров, работ или услуг вправе использовать только те способы закупок, которые предусмотрены в Положении о закупках. При этом применение того или иного способа должно быть обусловлено рядом тех или иных условий, указанных в Положении о закупках заказчика. Рис. 1.2. Способы закупок 6 Традиционные способы закупок оправданы в случае, когда расходы на поиск, проведение переговоров и отбор поставщиков могут быть несопоставимо большими по сравнению с ценой приобретаемой продукции или в случае срочной потребности в закупках маленького объема. Такой способ также целесообразно применять при незначительных суммах закупок. Вследствие этого следует установить ценовой порог, ниже которого продукция закупается традиционным способом. Закупка у единственного источника. Данный способ закупки, заказчик может предусмотреть в своем Положении о закупке. Единственный источник (поставщик, исполнитель, подрядчик) – лицо, которому заказчик предлагает заключить договор без проведения конкурентных способов закупки. Заказчик указывает в Положении о закупках случаи применения именно этого способа закупки. Аукцион – это конкурентный способ закупки, при котором победителем признается лицо, предложившее самую низкую цену договора или, если при проведении аукциона цена договора была снижена до нуля и аукцион проводится на право заключить договор, наиболее высокую цену договора. Чаще всего аукцион проводится тогда, когда заказчик определился какой именно товар необходим, какого качества, какие свойства он должен иметь, в какие сроки он будет поставляться. Закупить необходимый товар (работы или услуги) по наименьшей цене – такова цель данного конкурентного способа закупки. Заказчик обязан известить всех заинтересованных лиц том, что будет проводиться открытый аукцион не менее чем за 20 дней (по ФЗ№ 223) до дня, когда будет окончен прием заявок. Важная часть проведения аукциона – торги, когда участники предлагают свои ценовые предложения относительно конкретного лота. Шаг аукциона – установленный организатором закупки денежный интервал, в соответствии с которым изменяется предыдущее ценовое предложение. Победителем в аукционе признается допущенный участник закупочной процедуры, который предложил лучшую цену. 7 Существует еще такое понятие как «редукцион» - неторговый конкурентный способ закупки, когда победителем будет признано лицо, предложившее наиболее низкую цену договора, путем проведения торгов по снижению начальной (максимальной) стоимости договора ( аукцион на понижение) в порядке, установленном в редукционной документации. Конкурс – конкурентный способ закупки, при котором победителем признается лицо, предложившее лучшие условия исполнения договора в соответствии с критериями и порядком оценки и сопоставления заявок, которые установлены в конкурсной документации на основании Положения о закупках, и конкурсной заявке которого присвоен первый номер. Такой способ закупки целесообразно использовать, когда заказчику важна не только цена, но и ряд других параметров закупаемых товаров, работ или услуг. Победителем в конкурсе является лицо, которое предложило лучшие условия исполнения договора. Заказчик извещает всех заинтересованных лиц о проведении конкурса не менее чем за 20 дней ( по ФЗ № 223) до дня окончания приема заявок. Участники подают вместе с указанным в закупочной документацией пакетом документов заполненные заявки установленной формы с ценовым предложением и другими характеристиками закупаемого товара (работ или услуг). Конкурсная процедура проходит несколько этапов: извещение о проведении конкурса, прием заявок, вскрытие заявок, рассмотрение и оценка заявок, подведение итогов и заключение договора с победителем. В закупочной документации заказчик указывает критерии, по которым будут оцениваться поданные заявки участников. Каждый критерий имеет свой коэффициент значимости и систему начисления баллов. Например, заказчик указывает такие критерии оценки как: цена (значимость критерия 40 %, опыт выполнения аналогичных работ участником закупки – значимость критерия 20 %, срок гарантии –значимость критерия 30 %, срок выполнения работ – значимость критерия 10 %). Победителем становится участник, кто набрал наибольшее количество баллов по результатам оценки заявок. Конкурс может быть многоэтапным. На первом этапе многоэтапного конкурса участники закупки представляют первоначальные конкурсные заявки, 8 содержащие технические предложения без указания цены, а также документы, подтверждающие соответствие участников установленным в конкурсной документации требованиям. К участию во втором этапе многоэтапного конкурса допускаются только те участники, которые по результатам первого этапа допущены комиссией по закупке до участия в этапе и получили адресные приглашения. На втором (заключительном) этапе заказчик предлагает участникам представить окончательные конкурсные заявки с указанием цены – итоговое технико- коммерческое предложение. Запрос предложений – конкурентный способ закупки без проведения торгов, победителем которых признается лицо, предложившее лучшие условия исполнения договора и заявке которого присвоен первый номер. Данный способ закупки аналогичен конкурсу («миниконкурс»). Заказчик в закупочной документации может указать свое право отказаться от проведения запроса предложений в любое время до момента заключения договора, также на заказчике не лежит обязанность заключить договор с победителем закупочной процедуры. Запрос предложений целесообразно использовать, когда в короткие сроки необходимо закупить товары (работы, услуги). Заказчик устанавливает сроки проведения закупочной процедуры, обычно это 5-10 дней (прием заявок, оценка и рассмотрение, подведение итогов) в закупочной документации согласно Положению о закупках. Так же как и в конкурсе в закупочной документации заказчик устанавливает критерии оценки и сопоставления заявок участников, закрепляется значимость того или иного критерия, количество баллов, которые присваиваются по каждому критерию, алгоритм подсчета баллов. Запрещается предъявлять к участникам, как торговых процедур, так и неторговых, требования, не предусмотренные в закупочной документации. После определения победителя заказчик на свое усмотрение может заключить с ним договор. Запрос котировок – конкурентный способ закупки без проведения торгов, победителем которого признается участник, предложивший наиболее низкую цену договора. Также как и аукцион, запрос котировок нацелен на получение самой 9 выгодной цены договора. В закупочной документации заказчик может (так же как и в запросе предложений) указать право отказаться от проведения данной закупочной процедуры на любом ее этапе, заказчик не обременен обязательством заключить договор с победителем запроса котировок. Запрос котировок считается самым простым способом закупки товаров работ, услуг и подходит для закупки несложных недорогих товаров в короткий период времени. В закупочной документации заказчик устанавливает срок приема заявок (обычно 5-7 дней) участников, где будут указаны их ценовые предложения. Порядок проведения запроса котировок в плане организации напоминает запрос предложений. Важное отличие – наличие главного критерия оценки-цены. Другие условия в этом случае формулируется заказчиком самостоятельно в закупочной документации. Конкурентные переговоры – конкурентный способ закупки без проведения торгов, при котором заказчик проводит переговоры с поставщиками, победителем которых признается лицо, предложившее лучшие условия исполнения договора. Данный способ закупок не такой распространенный как запрос предложений или запрос котировок. Заказчик оповещает неопределенный круг лиц о намерении провести конкурентные переговоры. Лица, желающие принять участие, подают заявки в соответствии с закупочной документацией. После чего ведутся переговоры между заказчиком и участниками о характеристиках продукции, о стоимости, условиях поставки и оплаты и т. д. На этапе переговоров заказчиком ведутся протоколы, где отображается суть договоренностей относительно товара (работ или услуг). Заказчик на свое усмотрение может заключить договор с участником закупки, который предложил лучшие условия. Данный способ закупки обеспечивает широкие возможности для заказчиков при проведении закупки, так как есть постоянный контакт с потенциальным поставщиком. Конкурентные процедуры могут проводиться среди неограниченного круга участников (открытие закупки), среди ограниченного круга участников (закупки с ограниченным участием и закрытые закупки). К закупкам с ограниченным участием 10 допускаются такие участники, которые прошли предварительный квалификационный отбор, специально приглашенные для участия. Предквалификационный отбор проводится в случаях, когда товары (услуги ,работы) по причине их высокосложного или специализированного характера способны поставить или выполнить только ограниченное число лиц. Суть предварительного квалификационного отбора заключается в следующем: например, заказчик сначала проводит отбор поставщиков по определенному направлению, к примеру, осуществление строительных работ. Готовится предквалификационная документация, где заказчик указывает необходимые требования к участникам (наличие необходимого оборудования, квалифицированного персонала и т. д.), критерии отбора (наличие опыта выполнения таких работ, сроки выполнения и т. д.). Эта процедура открытая и в ней могут принять участие любые заинтересованные лица. В последствии будут отобраны среди участников лучшие, например 3-6 организаций (количество организаций указывается в предквалификационной документации). Заказчик формирует список квалифицированных поставщиков, в данном случае подрядчиков, на определенный срок, когда заказчик будет проводить именно среди этих участников различные закупочные процедуры. То есть к участию будут приглашаться только лица из такого перечня. В случае, если заказчиком было принято решение об ограничении участия в конкретной процедуре закупок, информация об этом должна быть указана в извещении о закупке. Порядок и случаи проведения предквалификационного отбора следует установить в положении о закупке. Закрытые закупки – это закупки, в которых могут принять участие специально приглашенные заказчиком лица, или закупки, информация о которых (извещение, закупочная документация, проект договора) не размещается в Единой информационной системе (ЕИС) (основания для проведения такой закупочной процедуры отграничены самим ФЗ №223). Закрытые закупки проводятся в следующих случаях: 11 ➢ если сведения, составляющие государственную тайну содержатся в извещении о закупке, документации о закупке или в проекте договора – лица, которые имеют доступ к сведениям, составляющим государственную тайну. Перечень таких лиц определяется заказчиком. ➢ если Правительством РФ определена конкретная закупка, сведения о которой не составляют государственную тайну, но не подлежат размещению в ЕИС в соответствии с п.1 ч.16 ст.4 ФЗ №223, или перечни и (или) группы товаров, сведения о закупки которых не составляют государственную тайну, но не подлежат размещению в ЕИС в соответствии с п.2 ч.16 ст.4 ФЗ №223 . Переторжка. Существует такое понятие как «переторжка». Эта процедура, направленная на добровольное снижение цен предложений участников с целью повысить их предпочтительность для заказчика. Законодательно никак не определена. Предпочтительна в тех случаях, когда по результатам процедуры заказчик остался ими не удовлетворен. Заказчик обязан в случае проведения переторжки указать в закупочной документации о том, что он может предоставить участникам закупочной процедуры возможность добровольно повысить предпочтительность их заявок путем снижения первоначальной (указанной в заявке) цены (переторжка). Необязательно при проведении переторжки делать акцент только на цену. Таким образом, для своевременного и полного удовлетворения потребностей заказчика в товарах работах или услугах с необходимыми показателями цены, качества, надежности, а также при эффективном использовании денежных средств, существуют различные способы закупок, которые заказчик самостоятельно выбирает в каждом конкретном случае исходя из специфики закупаемых товаров, работ или услуг и деятельности своей организации. 1.2. Организация закупочной логистики Функции логистики закупок. Логистические принципы построения отношений с поставщиками. Правовые основы закупок в коммерции. 1.2.1. Функции логистики закупок 12 Без закупочной логистики невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями и координаторами их работы. Логистика закупок выполняет следующие функции1: ➢ формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них; ➢ получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков; ➢ выбор поставщиков; ➢ определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий; ➢ согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку; ➢ контроль за сроками поставки материалов; ➢ входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе; ➢ доведение материальных ресурсов до производственных подразделений; ➢ поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах. Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами. Существенной частью закупочной деятельности является экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат: ➢ по приобретению сырья и материалов; ➢ на транспортировку, экспедирование и страхование; ➢ на грузопереработку; ➢ по контролю за соблюдением условий договора поставки; Ельдештейн Ю. М. Логистика//[Электронный-ресурс] URL: http://www.kgau.ru/distance/fub_03/eldeshtein/logistika/02_01.html 1 13 ➢ на приемку и проверку материальных ресурсов; ➢ на поиск информации о потенциальных поставщиках. 2.2. Логистические принципы построения отношений с поставщиками. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. Выбор поставщика – это одна их главных задач закупочной логистики. От этого зависит уровень эффективности работы логистической системы. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок. Прежде необходимый поставщик материал, рассматривался которого не как продавец, интересовали предоставляющий проблемы эффективного производства и качества производимой из его материалов продукции. В современных условиях хозяйственные субъекты все больше осознают свою взаимозависимость и ответственность друг перед другом. Поставщики и фирмы-покупатели становятся партнерами по бизнесу в рамках платформ В2В или В2С. Работая совместно, они могут добиться снижение затрат и улучшение качества товаров и услуг. Именно эти соображения, а не борьба за большую часть доходов, выходят сейчас на первый план. B2C (Business-to-consumer, рус. Бизнес для Потребителя) – термин, обозначающий коммерческие взаимоотношения между организацией (Business) и частным, так называемым «конечным», потребителем (consumer). Также это форма электронной торговли, целью которой являются прямые продажи для потребителя (например, интернет-магазины). B2B (Business-to-business, рус. Бизнес для Бизнеса) – термин, определяющий вид информационного и экономического взаимодействия, классифицированного по типу взаимодействующих субъектов, в данном случае это юридические лица, которые работают не на конечного рядового потребителя, а на такие же компании, т. е. на другой бизнес. 14 Возможны два направления выбора поставщика: 1. Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда). 2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать деятельность). Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается большая эффективность. Поиск поставщиков включает несколько этапов: 1) сбор информации о поставщиках; 2) создание банка данных о поставщиках; 3) поиск оптимального поставщика; 4) оценку результатов работы с выбранными поставщиками. В соответствии с общим алгоритмом выбора поставщика первоначально необходимо проанализировать возможные источники информации о поставщиках. Длительная практика анализа рынка поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации: ➢ каталоги и прайс-листы; ➢ торговые журналы; ➢ интернет-сайты; ➢ рекламные материалы: фирменных каталогов, объявлений в СМИ; ➢ конкурсы; ➢ банки и финансовые институты официальных органов; ➢ выставки и ярмарки ➢ торги и аукционы; ➢ торговые директории ➢ торговые представительства; ➢ собственное исследования; 15 ➢ переписка и личные контакты с возможными поставщиками; ➢ конкуренты потенциального поставщика; ➢ торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата РФ; ➢ специализированные информационные агентства и исследовательские организации (например, РИА «РосБизнесКонсалтинг»); ➢ государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией. Большинство источников не требует дополнительного комментария, но, например, такой источник, как «Собственное исследование», является достаточно емким и может включать: ➢ неформальные личные контакты с коллегами, знакомыми, конкурентами; ➢ неформальные личные контакты и переписка с возможными поставщиками; ➢ общение с конкурентами потенциального поставщика и т. д. Собственное исследование включает все методы и источники, не являющиеся формальными и не требующие официальных документальных запросов. Особое внимание уделяется Интернету. Интернет – это огромный «информационный банк» с не до конца изученными возможностями. Сегодня редко можно найти фирму, эффективно функционирующую в бизнесе, которая бы не пользовалась услугами Интернета. Все зависит от предприятия, которое само определяет эти критерии. Как правило, используются основные критерии: ➢ цена материала или услуги ➢ качество материала или услуги; ➢ условия поставки и их надежность; При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для получения наиболее выгодных условий поставок могут использоваться дополнительные критерии (более 60): ➢ финансовое положение поставщика, его кредитоспособность (возможность предоставления скидок и рассрочек, а также кредита); ➢ наличие резервных мощностей; ➢ сроки выполнения экстренных заказов; ➢ уровень организации управления качеством продукции; ➢ широта ассортимента и внешний вид поставляемой продукции, наличие сертификатов; 16 ➢ соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг; ➢ удаленность поставщика от потребителя; ➢ готовность к сотрудничеству и др. Существует несколько распространенных методов выбора поставщика: ➢ затратно-коэффициентный; ➢ доминирующих характеристик; ➢ категорий предпочтения; ➢ рейтинговая оценка факторов и др. Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работниками службы закупок или привлеченными экспертами устанавливается их значимость экспертным путем. Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим. Таблица 2.1 – Рейтинг поставщика Критерий выбора 1. Надежность поставки 2. Цена 3. Качество товара 4. Условия платежа 5. Возможность внеплановых поставок 6. Финансовое состояние ИТОГО Удельный вес критерия 0,30 Оценка значения критерия по 10балльной шкале 7 Произведение удельного веса критерия на оценка 2,1 0,25 0,15 0,15 0,10 6 8 4 7 1,5 1,2 0,6 0,7 0,05 4 0,2 1 6,3 Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10балльной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного 17 поставщика. Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев. Но нужно учитывать, что при обращении к потенциальным поставщикам трудно, а иногда практически невозможно, получить объективные данные, необходимые для работы экспертов. Из других методов выбора поставщиков можно отметить метод оценки затрат. Этот метод иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). По существу это разновидность метода ранжирования (критериев) по стоимости. Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику. В качестве примера, можно привести перечень логистических издержек, связанных с закупкой конкретного товара: ➢ маркетинговые затраты, связанные с изучением конъюнктуры цен на рынке данного товара; ➢ издержки, связанные с поиском возможных поставщиков и установление с ними деловых контактов (командировки, телефонные переговоры, обработка данных и т. д.); ➢ издержки, связанные с поиском и получением информации о себестоимости производства аналогичных товаров у разных поставщиков; 18 ➢ затраты, связанные с анализом качественных показателей товара у разных поставщиков (рекламации, затраты на отбраковку, возможности ремонта или восстановления качественных показателей товара у заказчика и т. д.); ➢ затраты на грузопереработку, складирование и хранение товаров; ➢ транспортные расходы поставщика и покупателя, оплата таможенных, экспедиторских, страховых услуг по пути доставки товара; ➢ затраты на страхование логистических рисков и др. Все эти элементы затрат необходимо учитывать, оценивать и контролировать. Метод доминирующих характеристик. Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т. п. Преимущество этого метода – в простоте, а недостаток – в игнорировании остальных факторов – критериев отбора. Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологическую продукцию и могут компетентно судить о ее качестве. Диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых материальных ресурсов. Производственные отделы – о простоте и удобстве пользования материальных ресурсов в производственном процессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе. Майкл Р. Линдерс и Харольд Е. Фирон уделяют особое внимание неформальной оценке поставщика работниками компании покупателя, которая включает оценку личных контактов между поставщиком и работниками отделов компании покупателя, информацию, полученную из разговоров на профессиональных встречах, конференциях и в средствах массовой информации. «Как идут дела с поставщиком 19 Х?» - типичный вопрос, который могут и должны задавать представители отдела закупок при встречах с представителями других отделов своей компании. Осведомленный работник владеет подобной информацией о поставщиках и всегда замечает, как новая информация может повлиять на общую оценку поставщика. Сегодня в небольших компаниях почти вся оценка имеющихся источников закупок осуществляется неформальным образом. Рис. 2.1. Сравнительный анализ методов выбора поставщика Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном контакте, и существует быстрая обратная связь с оценкой деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен. В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т. е. заключение контракта. Договор включает выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. 1.2.3. Правовые основы закупок в коммерции 20 Грамотное ведение закупочных операций на рынке требует определенных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты. Прежде всего следует знать, что контракт должен соответствовать ряду базовых условий: 1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется в том случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной ею цене и на определенных условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные, которые часто исполняются, не менее тщательно, чем письменные. Редкое применение устных контрактов связано, прежде всего, с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях при возникновении противоречий между контрагентами. 2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрактом в юридическом смысле, только когда в нем оговорены финансовые условия. 3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени. 4. Законность. Контракт обязан быть законным, т. е. полностью отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством данного государства. Штрафы – действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д. Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в .срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от Поставщика, то в контракте следует установить соответствующее Условие – форс-мажор. 21 Сам договор купли-продажи содержит целый комплекс условий по правам и обязанностям сторон, его заключающим. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные условия – те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия – те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены. Структура контракта: 1. Предмет контракта 2. Сумма контракта и порядок расчетов 3. Упаковка и маркировка 4. Поставка товара 5. Приемка товара 6. Форс-мажор (Действие непреодолимой силы) 7. Ответственность сторон 8. Разрешение споров 9. Прочие условия 1. Предмет контракта включает наименование, количество и краткое описание товаров, базисные условия поставки. Если договором предусмотрена поставка товаров разных качественныx характеристик или разного ассортимента, то они перечисляются в спецификации, прилагаемой к договору. Многие инженерные, юридические и иные термины обычно носят латинские названия. В частности, спецификация означает своего рода разновидность чего-либо. 22 Спецификация – документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия (PMBoK). Понятно, что у каждого предмета или объекта есть свои характеристики и показатели. Так вот спецификация к договору и содержит в себе перечень всех необходимых параметров, которым должен соответствовать тот или иной объект. Взять, к примеру, договор купли-продажи. Две стороны заключают соглашение о том, что одна из них покупает, а другая продает определенные товары. В данном случае должна быть составлена спецификация к договору, которая даст возможность уточнить количество, качество и ассортиментный перечень поставляемой продукции. Этот документ составляется в виде отдельного приложения к договору. Он представляет собой таблицу или список, в котором подробно перечислен весь товар с указанием всех характеризующих его особенностей. Прием и отправка продукции в этом случае производится именно на основании такого перечня. В тексте договора обязательно должна быть сделана ссылка на спецификацию с указанием номера приложения. Спецификация к договору обычно делается в виде таблицы, которая содержит в себе следующие пункты: 1. Порядковый номер. 2. Наименование товара (то же, что и в накладной). 3. Соответствие продукции определенному ГОСТу. 4. Единица измерения товара. 5. Количество товара. 6. Общая сумма договора без НДС. 7. Сумма НДС. 8. Сумма договора с НДС. При необходимости могут быть добавлены иные параметры, отличающие конкретный продукт от остальных. 23 2. Цена и общая сумма контракта. Одним из факторов, влияющих на цену товара, является применяемое базисное условие договора купли-продажи. Так, цена контракта будет минимальной при условии франко-завод (условия поставки партии товара, согласно которым поставщик передает товар в распоряжение покупателя в месте изготовления или со склада), поскольку в цену товара не включаются издержки по транспортировке, погрузке и выгрузке, таможенные пошлины и др. По мере приближения к группе D цена увеличивается и достигает максимального значения при использовании термина DDP. В договорах купли-продажи применяются различные цены: ➢ твердая (фиксированная) цена, вносится в контракт на переговорах и не подлежит изменению в ходе его исполнения. Данный способ фиксации цены больше подходит для краткосрочных сделок (1-1,5 года); ➢ цена с последующей фиксацией (плавающая цена), которая прямо не указывается в контракте. В этом случае описывается способ установления цены в будущем на момент исполнения (Настоящий контракт вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения сторонами обязательств. Настоящий контракт может быть расторгнут только по письменному соглашению сторон. Все изменения и дополнения к настоящему контракту имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными представителями обеих сторон. Настоящий контракт составлен и подписан в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и каждый имеет одинаковую юридическую силу.) 1.3. РЫНОК МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ 2. Бизнес-процесс исследования рынка закупаемых материальных ресурсов. 3. Рынок закупок. 24 4. Основные направления исследования рынка закупаемых материальных ресурсов. 5. Исследование упаковки материальных ресурсов. 6. Классификация материальных ресурсов по методу ABC и XYZ. 1. Бизнес-процесс исследования рынка закупаемых материальных ресурсов Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем. Выделяют три вида бизнес-процессов: • Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент; • Операционные — представляющие основную деятельность организации, создающие основной поток доходов (снабжение, производство, маркетинг, продажи или взыскание долгов); • Поддерживающие — обслуживающие организацию (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка). Исследования в области закупок подразумевают систематический сбор, классификацию и анализ информации для принятия эффективных решений о закупках. Такая информация собирается на рынках закупок. 25 Исследование рынка закупок Углубленный анализ рынка Изучение рынка Мероприятия Исследования ➢ Сбор информации по - непосредственным рынкам; - рынкам заменителей; - новым рынкам. ➢ Отбор перспективных рынков. ➢ Анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок. ➢ Ранжирование рынков по степени привлекательности. ➢ Анализ поставщиков («моментальный снимок»). ➢ Прогнозы изменения рынка. ➢ Анализ возможностей и опасностей. Конечные результаты ➢ Перечень рынков для ➢ Детальный анализ наиболее углубленного анализа. ➢ Обобщенная характеристика поставщиков. привлекательных рынков. ➢ Перечень основных возможностей и опасностей по каждому рынку. Рис. 3.1. Исследование рынка закупок 26 2. Рынок закупок. Зная потребность в материальных ресурсах, необходимо решить вопрос, где эти ресурсы взять, т. е. определить источник этих ресурсов. От этого во многом будет зависеть конкурентоспособность продукции предприятия. По большинству видов продукции предложение превышает спрос, поэтому рынок закупок можно считать рынком покупателя. Рынок закупок – это совокупность предприятий изготовителей и оптовых поставщиков, осуществляющих торговлю продукцией производственно-технического назначения, используемую для дальнейшей переработки и получения новой продукции. Субъектами рынка являются изготовители, оптовые партнеры и покупатели. Изготовители представлены на рынке закупок предприятиями добывающей и обрабатывающей промышленности, которые производят и поставляют (продают) сырье и материалы. На рынке действуют и оптовые партнеры. Они образуют три большие группы: 27 1. Дистрибьюторы – оптовые партнеры, не являющиеся собственником товара, оказывающие изготовителю услуги по реализации товара и работающие за вознаграждение – действуют от имени производителя, но за свой счет. 2. Оптовые партнеры, участвующие в распределении продукции на правах собственности – дилеры, действуют от своего имени и за свой счет. 3. Партнеры, принимающие участие в изготовлении продукции – поставкой сырья на переработку в давальческом режиме, выполнением отдельных работ, окончательной сборкой продукции на других территориях. Фирмы – партнеры могут иметь эксклюзивное право продажи на своей территории. Особенности формирования рыночной конъюнктуры на рынке закупок. Спрос на рынке закупок подразделяется на: ➢ спрос на продукцию промышленного назначения. ➢ спрос на продукцию производственного назначения. Продукция производственного назначения часто имеет вторичный характер, так как зависит от спроса на продукцию промышленного назначения. Спрос на сырье и материалы определяется потребностями производителей товаров из этого сырья и зависит от спроса на их продукцию. Баланс между спросом и предложением это и есть конъюнктура рынка. Поле рыночных исследований состоит из трех частей: ➢ известный рынок, ➢ смежный рынок, ➢ новый рынок. Известный рынок включают поставщики, у которых предприятие закупала ТМЦ в прошлых периодах. Смежный рынок образуют поставщики, о которых известно. Но их продукция имеет отличительные особенности. Новый рынок образуют поставщики, о продукции которых и о них самих предприятию ничего неизвестно. 28 Все возможные сочетания вариантов можно рассмотреть при помощи продуктово-рыночной матрицы: Закупаемая продукция Закупаемая «старая» продукция Потенциальный рынок Известный Смежный Модифицированные Частые повторные закупки. закупки. Расширенные рынки Установившиеся связи закупок Частично измененная, модифицированная Модифицированная продукция Новая Новые закупки на старых рынках Изменение закупок Переключение закупок на смежных поставщиков Рис.3.2. Продуктово-рыночная матрица Новый Изменение рынка закупок Изменение рынка закупок Инновация в закупках Как видно из матрицы, по каждому виду продукции возможно 3 варианта закупок, а всего возможно 9 вариантов. Прежде чем принимать решение, следует выполнить ряд определенных действий. 1. Анализ предложений. 2. Анализ конкуренции между покупателями. 1. При анализе предложений учитывают продуктивность предложения, это оценка предлагаемых ресурсов с точки зрения их влияния на конечную продукцию. Необходимо обращать внимание на качество, стабильность показателей, т. е. стабильность качества. Уровень стабильности качества можно определить, если изучить: имидж данной продукции у других покупателей, уровень используемой техники и технологии, имидж самой фирмы и ее торговой марки, уровень внутризаводского менеджмента. Продуктивность зависит и от обеспеченности предложения сервисом. Имеется в виду: техническая помощь и консультации по применению, гарантийное обслуживание, послепродажное негарантийное обслуживание. Техническая помощь может включать обеспечение специальной литературой и документацией по применению ТМЦ, прием для обучения специалистов покупателя, приезд специалистов продавца для обучения на месте. Гарантийное обслуживание – обеспечивает ремонт и замену продукции в гарантийный срок, в случае ее негодности по вине поставщика. 29 Послепродажное негарантийное обслуживание обеспечивает покупателю качественный платный ремонт после гарантийного периода. Издержки предложения можно рассматривать как цену потребления закупаемой продукции, составляющую значительную долю затрат в будущей себестоимости продукции. Цена предложения является важнейшим исходным элементом, формирующим цену потребления продукции, в случае ее закупки. При этом надо учитывать стоимость всех дополнительных, возникаемых при переработке продукции. Для этого следует выделить и изучить влияние следующих факторов: ➢ количество отходов, образующихся при переработке; ➢ стоимость обработки ТМЦ; ➢ сравнительную ценность гарантийного обслуживания; ➢ процент выполнения работ; ➢ процент загрузки оборудования; ➢ энергоемкость переработки; ➢ логистическую продуктивность. При закупке больших партий товара, анализ предложений проводят в рамках общей системы функционально-стоимостного анализа. Целью такого анализа является установление степени соответствия технических и стоимостных характеристик требованиям покупателя. Проведение такого анализа позволяет выяснить: ➢ нужны ли все свойства материала; ➢ какие еще материалы можно использовать; ➢ как обеспечить выполнение тех же функций, но с меньшими издержками; ➢ существуют ли предложения такой же продукции, но по более низким ценам. Важной стороной изучения предложения продукции является определение коммерческих рисков. Риск – это возможность того или иного результата в сфере закупок, обусловленных влиянием случайных факторов на процесс закупок, которые могли бы привести к изменению цен, а также неспособности поставщика выполнять обязательства по поставкам. Важными факторами в рисках являются «время» и «пространство». Время – после закупки и оплаты стоимость может уменьшиться. 30 Пространство – в процессе доставки продукция может перейти в собственность перевозчиков. Для снижения рисков следует изучить: ➢ политические, социальные и экономические условия, формирующие внешнюю среду возможной закупки, учесть климатические условия; ➢ степень воздействия государства на сферу коммерческой деятельности, анализируя правовую, ценовую, налоговую, финансовую и таможенную политику государств; ➢ надежность качества продукции и исполнительскую дисциплину ➢ поставщика: его технические и производственные возможности, финансовое положение, эффективность управления, кто руководит предприятием, его образование, прошлое, неформальные отношения которым придерживается поставщик. 2. Анализ конкуренции и его процесс. Изучая конкуренцию среди поставщиков интересующей вас продукции необходимо получить ответ на два вопроса: ➢ что могут поставщики дать рынку; ➢ чем поставщики занимаются. На вопрос «что могут» можно получить ответ, если проанализировать результаты производственной деятельности поставщиков. Первым этапом такого анализа является идентификация всех реальных и потенциальных поставщиков. По каждому закупаемому ресурсу необходимо сформировать банк данных (список поставщиков). Второй этап – установление потенциала каждого поставщика. Потенциал формируется его сбытовыми, производственными и финансовыми возможностями. Изучая конкуренцию среди покупателей, необходимо идентифицировать всех своих конкурентов. Для этого можно воспользоваться матрицей: Производимая конечная продукция одинаковая отличающая Объекты закупок 1 2 Закупаемое сырье 3 4 Используемы технологии 5 6 Рис. 3.3. Матрица идентификации конкурентов 31 Закупаемые ресурсы По строкам матрицы группируются конкуренты по объектам закупки, по сырью и по технологиям. 3. Основные направления исследования рынка закупаемых материальных ресурсов. Задача исследований по каждому из рынков включает следующие основные направления: 1. Закупаемые специфические сырье, продукция или услуги. 2. Закупаемые основные сырье и товары. 3. Поставщики. 4. Система закупок. При исследованиях рынка закупок пользуются следующими критериями ➢ ценность продукции или услуги с точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой); ➢ рентабельность продукции; ➢ характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции); ➢ доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок); ➢ качество материальных ресурсов (имелись ли проблемы с качеством); ➢ качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации). Исследования закупаемого специфического сырья, продукции или услуги касаются в основном закупаемой уникальной или дорогостоящей продукции и построены на анализе ценности, который был впервые разработан Лоренсом Майлсом – сотрудником компании General Electric. При анализе ценности 32 сравнивают функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами, в попытке найти вариант уменьшения расходов. Областями анализа закупаемого специфического сырья, являются: 1. Анализ методов утилизации отходов (включая переработку). 2. Оценка вариантов целесообразности производства, аренды или покупки материальных ресурсов. 3. Исследование процессов упаковки материальных ресурсов для снижения расходов. 4. Анализ существующих спецификаций материальных ресурсов, чтобы исключить закупки ненужных товаров. 5. Анализ сфер применения конкретного товара и рассмотрение возможности комплексного использования одной номенклатурной позиции для удовлетворения ряда производственных потребностей. 6. Анализ технических и экономических возможностей замены номенклатурной позиции, закупаемой в настоящее время. Исследования основного сырья и товаров. Направлено на составление краткосрочных или долгосрочных прогнозов в отношении основного закупаемого товара или изделия. Как правило, в фокусе такого анализа находятся сырье и товары, на покупку которых приходится основная доля оборотных средств. Общее изучение сырья включает анализ следующих основных областей: 1. Текущий или будущий статус компании в качестве покупателя (описание товара, его использование в настоящее время и прогноз будущих потребностей, поставщики, цена, условия, ежегодное потребление, вид перевозки и текущие контракты). 2. Альтернативы производственного процесса (технология изготовления товара, использованное сырье, обеспеченность трудовыми ресурсами, расходы, фактор времени и др.). 3. Использование товаров (потребность, заменителей и стоимость замены). 33 наличие возможных товаров- 4. Удовлетворение потребности (объем запаса и источники потребности, предполагаемое изменение). 5. Снабжение (возможности, каналы распределения, сильные и слабые стороны поставщиков, прогнозы технологических изменений, политические и экологические тенденции). 6. Цены (факторы, определяющие цену, расходы на производство и доставку, положения о тарифах и импорте, цены поставщиков и потребителей промышленной продукции). 7. Стратегии по сокращению расходов и/или обеспечению снабжения (прогноз снабжения, планы по снижению затрат, вопросы импорта, хеджирования, анализ ценности, контрактная деятельность). Исследование поставщика. В этой области основной акцент делается на источнике закупок. Выделяют следующие направления исследований: 1. Анализ финансового положения поставщика. Изучение финансового состояния существующих или потенциальных поставщиков для оценки финансовых рисков их воздействия на компанию-покупателя. Такой анализ обычно проводится в финансовом отделе компании, но в некоторых случаях его проведение возлагается на отдел закупок. 2. Анализ производственных возможностей. Уточняются его возможности и ограничения производственной деятельности. 3. Поиск новых источников снабжения. 4. Анализ расходов, связанных с дистрибуцией. Исследуется выполнение этапов процесса доставки товаров от места производства до пункта, в котором компания приобретает на них право собственности, рассчитываются затраты для оценки эффективности каналов распределения. 5. Анализ производственных расходов. Исследуются расходы поставщика при производстве товара (прямые затраты на сырье, затраты труда, расходы на разработку, оборудование). 34 6. Исследование дисциплины и качества. Систематическое исследование того, как реально поставщики относятся к компании-покупателю и как они соблюдают условия договора. 7. Оценка деятельности поставщика. Сбор и анализ информации о том, насколько хорошо выполняется работа данным поставщиком, с тем, чтобы более осмысленно принимать решения об источниках повторных закупок и дать рекомендации об изменениях. 8. Оценка стратегии продаж поставщика. Изучение целей поставщика и средств, которыми он пользуется для достижения этих целей, с тем, чтобы предвидеть его действия и разработать стратегию закупок для обеспечения продолжительного снабжения необходимыми товарами по наименьшей цене. Исследование системы закупок. Анализ системы закупок можно определить как изучение систем и процедур с особым акцентом на управление сырьем. Такое исследование, как правило, включает следующие области: 1. Общие заказы. Исследование сферы применения обобщенных контрактов для обеспечения большей эффективности закупок и снижения административных расходов. 2. Формирование индекса цены. Рассчитывается для сырья, комплектующих и товаров для осуществления ремонта и содержания оборудования. 3. Ценовые скидки. Определяется экономическая целесообразность использования имеющихся скидок в оплате. 4. Котировки. Моделируются котировки по одному товару разных поставщиков и определяются сочетания поставок, ведущие к максимальной экономии. 5. Себестоимость. Выявляются расходы, связанные с приобретением товара, административные расходы и расходы, связанные с хранением товара. 6. Процедура оплаты. Исследование и улучшение системы оплаты счетов поставщика. 7. Системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения 35 текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика. 8. Метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием. 9. Метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, показывающая, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование. Исследование рынка закупок вносит существенный вклад в данную деятельность, так как регулирует способность компании успешно решать будущую неопределенность с сырьем и материалами и повышать эффективность закупок. 4. Исследование упаковки материальных ресурсов. Перемещение большинства товаров из сферы материального производства в сферу потребления невозможно без упаковки. Упаковка – это средство или комплекс средств, которые обеспечивают защиту товаров от повреждений и потерь, а окружающую среду – от загрязнений. Основным элементом упаковки является тара, которую по выполняемым в процессе товарного обращения функциям подразделяют на транспортную, потребительскую и таруоборудование. Транспортная тара предназначена для защиты груза от воздействия внешних факторов, для сохранности во время перевозки и для обеспечения механизации погрузочно-разгрузочных работ. Типы и размеры транспортной тары регламентрованы стандартами, которые не только обеспечивают прочностные характеристики тары, но и дают возможность унифицировать ее со средствами перевозки. Транспортная тара классифицируется: 36 ➢ по сфере обращения – одноразовая и многоразовая; ➢ по способности сохранять форму – жесткая (ящики деревянные и полимерные, из ДВП, фанерные, бочки), полужесткая (картонные ящики, полимерные бутылки), мягкая (бумажные или текстильные мешки) и хрупкая (стеклянная). Тара (емкости) для горюче-смазочных материалов (ГСМ) Бочки для ГСМ: требования, виды емкостей, правила хранения и перевозки 1. Технические характеристики емкостей 2. Виды емкостей 3. Металлические емкости 4. Пластиковые емкости 5. Эластичные емкости 6. Правила хранения горюче смазочных материалов (ГСМ) 7. Правила перевозки ГСМ Бочки для ГСМ – это одна из разновидностей емкостей, предназначенных для транспортировки и хранения топлива, масел, пластичных смазок, консервационных составов, горячего и холодного битума, церебрина, парафина и специальных веществ. Они должны отвечать определенным требованиям, в особенности обеспечивать безопасность транспортируемого или хранимого материала. 1. Технические характеристики емкостей Тару для ГСМ принято разделять по объему: • Компактные (баки, бочки) до 5 м3 • Средние емкости до 16 м3 • Большие резервуары свыше 16 м3 Объем стандартных емкостей под ГСМ может составлять: 2,5 м3, 5 м3, 10 м3, 15 м3, 25 м3, 30 м3, 40 м3, 50 м3, 60 м3. Резервуары, объем которых превышает 100 м3 практически не применяются. Это обусловлено тем, что гораздо практичнее и безопаснее использовать емкости меньшей вместимости. Подобное решение позволяет существенно упростить проектирование, производство, доставку на объект, установку, обслуживание и ремонт. По форме емкости для масел, топлива и других материалов имеют цилиндрическую форму, а для их изготовления используется нержавеющая или углеродистая сталь. Торцевая часть может быть закругленной, конической или плоской. Подобная конструкция проста в производстве, снижает расход материалов, а также снижает вероятность разрыва тары при повышении давления. При сгибании листа также уменьшается общая длина сварных швов, являющихся слабым местом любой емкости для хранения и транспортировки горюче-смазочных материалов. По расположению выделяют вертикальные и горизонтальные емкости. Единственным преимуществом первого является экономия пространства под тарой. 37 Но в горизонтальном расположении можно более правильно расположить сливной вентиль и другое оборудования. Помимо этого, горизонтальные емкости вкапываются на небольшую глубину, а давление на дне, которое зависит только от высоты резервуара, не подвержено сильным перепадам. Емкостям, изготовленным из углеродистых сталей, потребуется дополнительная антикоррозионная защита. Для этих целей применяется эмаль или эпоксидные покрытия, как снаружи, так и внутри. Металлические емкости для ГСМ бывают одно- и многосекционными, с различным количеством сливных отверстий и горловин. Лучше всего от возможных протечек защищены двустенные стальные емкости. В отличие от одностенных здесь пространство между стенками заполнено инертным газом. В них также дополнительно можно разместить датчики. 2. Виды емкостей Емкости для ГСМ принято разделять на: • Металлические • Пластиковые • Эластичные Рассмотрим их подробнее. 3. Металлические емкости Металлические емкости изготавливают из низкоуглеродистой или нержавеющей стали, а также алюминия. При этом не используются медные сплавы, оцинкованная сталь и пластмасса. Марка стали, используемой для производства определяется по возможным условиям эксплуатации: рабочим температурам и виду предполагаемого продукта для размещения. Объемы больших резервуаров могут быть от нескольких сотен литров до нескольких тысяч тонн. Емкости для хранения ГСМ могут быть вертикальными и горизонтальными. Их стандартный объем может быть 3, 5, 10, 25 и 50 м3. Они могут быть одно- или двухстенными, с коническим или плоским днищем. Толщина используемого металла составляет от 4 до 5 мм. Для защиты от коррозии используется битумная мастика, праймер или лак. Внутри поверхности могут обрабатываться цинковой металлизацией. Металлические емкости удобны для хранения ГСМ в течение длительного времени, а также могут использоваться повседневно, например, на автозаправочных станциях. 4. Пластиковые емкости Пластиковые емкости – это цельные монолитные изделия. Их максмальный объем может составлять до 15 тыс. литров. Они отлично подходят для хранения топлива, горючего, смазочных материалов и т.д. При этом, стенки таких емкостей не подвержены коррозии, а сами резервуары имеют самый большой срок службы. 38 Хранение и транспортировка ГСМ в пластиковой таре допустима только в том случае, если емкости отвечают требованиям пожарной и экологической безопасности. Особой популярностью пользуются еврокубы объемом 1000 литров. Они обладают металлической обрешеткой и поддоном, что облегчает погрузку и разгрузку, а также предотвращает повреждения и деформацию. Полимерные емкости достаточно легкие и устойчивы к агрессивным компонентам, входящих в состав ГСМ. Они также бывают вертикальными и горизонтальными, и их допускается закапывать в грунт. 5. Эластичные емкости Мягкие или эластичные резервуары изготавливают из высокопрочной полиэфирной ткани методом баллистического плетения. Затем ткань обрабатывается с двух сторон поливинилхлоридным или полиуретановым покрытием. Благодаря этому подобные емкости можно эксплуатировать при температурах от -60 до +80 °C, а также в других экстремальных условиях. Они отвечают требованиям пожарной и экологической безопасностью, отличаются долговечностью и в них удобно хранить горюче-смазочные материалы. Подобные емкости можно использовать не только для хранения, но и транспортировки всевозможных ГСМ. 6. Правила хранения ГСМ Условия хранения смазочных материалов обычно указаны в описании продукта или на сайте производителя. Любое помещение, неважно, открытое или закрытое, должно отвечать следующим требованиям: • Удобный подъезд для грузовых автомобилей • Возможность свободного маневрирования грузовых автомобилей при разгрузке • Наличие разгрузочной площадки, оснащенной всем необходимым оборудованием • Наличие чистой незапыленной площадки для вскрытия емкостей и отлива масел • Наличие площадки для хранения возвратной тары и пустых бочек • Легкость доставки ГСМ к основным местам использования • Хороший обзор хранимых ГСМ с целью контроля их состояния Хранение ГСМ можно организовать на открытом воздухе. Но, некоторые продукты, чувствительные к низким температурам, и их следует хранить исключительно в помещениях. К ним относятся пластичные смазки, медицинские и белые, холодильные, электроизоляционные масла, масло-водяные эмульсии и разбавленные водой жидкости, например СОЖ, материалы с пищевым допуском. Склады ГСМ делятся на 5 категорий в зависимости от размеров: • I – общая вместимость более 100000 м3 • II – общая вместимость от 20000 до 10000 м3 • IIIа – общая вместимость 10000-20000 м3 и резервуар емкостью до 5000 м3 39 • • IIIб – общая вместимость от 2000 до 10000 м3 и резервуар до 2000 м3 IIIв – общая вместимость до 2000 м3 и резервуар не более 700 м3 Помещения также делятся по степени огнестойкости (от I до V), конструктивной пожарной опасности (С0, С1, С2, С3) и функциональной пожароопасности (Ф1-Ф5 с подпунктами). 7. Правила перевозки ГСМ Перевозка ГСМ чаще всего осуществляется при помощи подвижной техники: • бензовозов, • битумовозов, • газовозов, • топливозаправщиков • и других видов специализированного подвижного состава. Но на СПС существует ограничение на объем перевозимого материала. Например, для бензина – 333 литра, для дизельного топлива 1000 л. Предъявляются также требования к автомобилям, прицепам и полуприцепам, осуществляющим транспортировку ГСМ. Их перечень представлен в "Правилах перевозок опасных грузов". Общие требования звучат следующим образом: • Должны быть обеспечены максимальные меры пожарной безопасности • Наличие системы информации об опасности • Специальный окрас цистерн • Комплектация автомобиля дополнительными средствами пожаротушения • Наличие сигнальных средств • Наличие средств индивидуальной защиты для водителя и пассажиров Водители транспортных средств должны иметь специально удостоверение, допускающее их к перевозке опасных грузов и пройти соответствующее обучение. Очень важно, чтобы водитель знал правила перевозки ГСМ и неукоснительно им следовал, знал порядок действий в случае возникновения опасной ситуации, имел на руках необходимые для перевозки документы. Кроме общих документов водитель должен иметь при себе: • Копию договора с грузоотправителем • Путевой лист соответствующего образца с определенной маркировкой • ТТН на перевозку груза • Удостоверение, подтверждающее допуск к перевозке опасных грузов • Свидетельство ДОПОГ на грузовой автомобиль • Инструкцию по перевозке и порядку действий в нештатных ситуациях • Согласование маршрута • Информационный листок с контактными данными ответственных лиц Вопрос 5. Классификация материальных ресурсов по методу ABC и XYZ. Под объемом входящего материального потока понимается количество материальных ресурсов, которое будет закуплено и поставлено на предприятие за определенный период времени (год, квартал, месяц). С позиций логистики объем 40 входящего материального потока представляет интерес в связи с необходимостью определения предстоящего объема потока грузов, трудоемкости их переработки, мощности складского хозяйства службы снабжения, расчета необходимого количества транспортных средств для их перевозки, потребности в погрузо-разгрузочных механизмах. Общая величина материального потока, которая могла бы быть представлена одним числом, может быть выражена в денежном измерителе. Для практического использования в логистике этот показатель мало пригоден, так как с помощью его тяжело определить трудоемкость переработки грузов. Кроме этого на его величину существенное влияние оказывает изменение цен, что приводит к проблеме сопоставимости данных за разные периоды времени. В связи с этим прибегают к использованию условных физических единиц. Например, используя переводные коэффициенты для различных групп материальных ресурсов, можно определить общую величину грузопотока в тоннах. Однако далеко не по всем материальным ресурсам имеются переводные коэффициенты, поэтому наряду с общей величиной материального потока еще больший интерес для специалистов по логистике представляют материальные потоки по отдельным видам материалов, которые выражаются в физических единицах (т, л, пог.м., куб.м., и др.). Основой для определения величины входящего материального потока является потребность предприятия в материальных ресурсах для обеспечения своей производственно-хозяйственной деятельности. Но величина потребности в материалах хоть и близка по величине к объему закупки, но обычно с ним не совпадает. Это объясняется тем, что движение материальных потоков предполагает создание определенных запасов во всех звеньях товаропроводящей сети. В сфере закупки формируются производственные запасы. Концепция логистики предполагает тщательное обоснование каждого показателя, характеризующего материальные потоки. Но в закупочной логистике наиболее трудоемким и ответственным является этап определения потребности предприятия в материальных ресурсах, причем ставится задача определения оптимальной ее величины. Выбор методов расчета потребности в материальных ресурсах зависит от множества факторов: объема и регулярности потребления, нормативной базы, цен на материалы, их дефицитности и др. Однако, наиболее существенными факторами, предопределяющими выбор того или иного метода расчета потребности в материалах, являются их объемы, стоимость и регулярность потребления. В связи с этим целесообразно классифицировать материальные ресурсы по критериям, которые учитывают перечисленные факторы. На практике используются достаточно известные группировки материалов по указанным признакам ABC и XYZ. В таблице 3.1 представлены наиболее существенные признаки отнесения продукции к той или иной группе. 41 Таблица 3.1 – Особенности классификационных группировок по методу ABC и XYZ Группы материалов А Высокая стоимость объема потребления, 80% В Средняя стоимость объема потребления, 15% С Низкая стоимость объема потребления, 5% АX BX CX AY BY CY AZ BZ CZ X Регулярное потребление Y Колеблющееся потребление Z Нерегулярное потребление Основным признаком деления материалов на группы ABC является стоимость объема потребления за исследуемый период, а на группы XYZ – регулярность потребления. Чаще всего Группа А согласуется с группой Х. Материалы, входящие в группу А, занимают до 80% стоимости годового объема потребления, обычно это материалы, используемые на основное производство, они являются определяющими в материалоемкости выпускаемой продукции. Но именно эти материалы характеризуются и регулярностью потребления, а, следовательно, и высокой предсказуемостью объемов потребления, поэтому их можно одновременно отнести и к группе Х. На группу А, а, следовательно, и Х, падает львиная доля транспортнозаготовительных и складских расходов. Все это предопределяет необходимость наибольшего внимания к материалам этих групп со стороны логистов при планировании и осуществлении входящих материальных потоков. В то же время надо иметь в виду, что и в группах В и С могут присутствовать регулярно потребляемые материалы, но со средней или низкой стоимостью и небольшими объемами потребления. Точно также в группах Y и Z могут встречаться материалы с высокой стоимостью, но нерегулярным потреблением. Поэтому важно выявить эти особенности и учесть при выборе методов планирования и контроля и регулирования материальных потоков. Пример классификации материальных ресурсов по методу ABC представлен в таблице 3.2. Годовой объем потребления, в нат. изм. 1 2 3 4 Цена, за единицу, тыс.руб. Годовой объем потребления, в ден.выр. Доля в общей стоимости материальных ресурсов, % Доля в общем количестве номенклатурн ых позиций, % № Наименование материала Ед. изм. Таблица 3.2 – Классификация материальных ресурсов по методу АВС 5 6 7 8 42 Группа А 1 Проволока кг 2 Электроды кг 3 Труба ПВХ м 4 Лента ограждающая Олово рул Фольга алюминиевая кг 5 6 2800 300 Группа В кг 77,7 10 28000 68,5 12,6 3780 9,2 13,8 87 1,2 1653 4,0 1200 32 1440 3,5 456 19 1322,4 3,2 40 8,143 1280 3,1 Группа С 9 Труба ПВХ элетромонтажная Пруток бронзовый Лист медный 10 Короб ПВХ м 11 Пудра алюминевая кг 7 8 8,3 18,2 36,3 36,4 м 2567 0,45 1155,15 2,8 102 6,6 673,2 1,6 кг 78 8,85 635,154 1,6 56 2,9 495,6 1,2 79 5,95 470,05 1,1 40904,6 100 кг Итого 100 В данном случае в группу А входят только два материала, что составляет 18,2 % от всей номенклатуры потребляемых материалов, но по объему потребления они занимают 77,7 % от общей стоимости годового потребления материальных ресурсов. В то же время достаточно широкая номенклатура материалов, входящих в группу В и С (более 36 % каждая группа). Но в объеме потребления группа В занимает только 13,8 %, а группа С еще меньше – 8,3 %. Это означает, что если в расчетах потребности в материалах группы А будут допущены ошибки, потребность будет завышена или занижена, то отрицательные последствия для предприятия будут весьма ощутимыми. При завышенной потребности необоснованно увеличится объем завозимых грузов, затраты на их перевозку, складирование и хранение, что неизбежно приведет к замедлению оборачиваемости оборотных средств. И наоборот, занижение потребности может привести к перебоям или даже остановке производства, так как материалы данной группы являются основными в технологическом процессе. Следствием этого могут быть: невыполнение заказов потребителей, снижение объемов сбыта продукции, недополучение запланированной суммы прибыли, ухудшение финансового положения предприятия. В целях избегания негативных последствий, а также учитывая, что номенклатура материалов группы А узкая, необходимо использовать самые точные методы расчета потребности в материалах, если они даже являются трудоемкими. 43 2 1 2 3 Проволока Электроды Олово 4 5 6 Труба ПВХ Лента ограждающая Фольга алюминиевая 7 Труба ПВХ электромонтажная Пруток бронзовый Лист медный Короб ПВХ Пудра алюминиевая 8 9 10 11 3 Группа X кг кг кг Группа Y м рул кг Группа Z м кг кг м кг Выполнение плана закупки, % 1 Фактический объем потребления Наименование материала Плановый объем потребления № п/ п Единица измерения По этим материалам есть смысл организовать на предприятии строгое нормирование расхода их и на этой основе точно установить необходимое количество для выполнения производственной программы. Разумно организовать регулярное поступление этих материалов на предприятие. Что касается материалов других групп, то здесь можно применить упрощенные методы расчета потребности в них. Небольшие объемы потребления позволяют прибегнуть даже к срочным закупкам без больших финансовых потерь. Основным критерием, применяемым на практике, для отнесения материалов к группам X,Y и Z, является показатель отклонения фактических объемов закупки от плановых или же показатель неравномерности закупок. Так, к группе X относят материалы, по которым фактическое отклонение не превышает 10 %, к группе Y, если этот показатель находится в границах от 10 % до 25 %, и к группе Z, если отклонение превышает 25%. Пример классификации продукции по методу XYZ в таблице 3.3. Таблица 3.3 – Классификация материалов по методу XYZ 4 5 6 2800 300 456 2805 299 456 100,2 99,7 100 87 1200 40 99 1140 35,2 113,8 95 88 2567 1540 60 102 78 56 79 143 101 70,6 55 140 130 126 70 44 ЛЕКЦИЯ 1.4 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ Роль информации в закупочной логистике. Информационная пирамида в закупочной логистике. Виды источников информации и направленность информационных потоков в закупочной логистике. 6.1. Роль информации в закупочной логистике В закупочной логистике, при достаточно большом потоке материальных и финансовых ресурсов, становится сложно управлять предприятием. Поэтому закупочная логистика создает и применяет информационный поток, объединяя его с материальным. Инструментом подобного объединения является информационное обеспечение закупок. Логистическая информация – это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия (организации). Информационное обеспечение закупочной логистики на предприятии (в организации) представляет собой деятельность по прогнозу, сбору, обработке, учету, анализу и хранению информации о потребляемых предприятием (организацией) материально-технических ресурсах. Информационное обеспечение закупочной логистики является инструментом интеграции элементов всей системы логистического управления предприятием (организацией). Документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Виды документов в закупочной логистике: ➢ Первичные: путевой лист, товарно-транспортная накладная, транспортная накладная. 45 Путевой лист – основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств. Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это товаросопроводительный документ, оформляемый в основном при грузоперевозке наземным транспортом. Служит для ведения учета движения товарно-материальных ценностей при их перевозках и доставке грузополучателю. На основании данного документа происходит списание товарно-материальных ценностей у отправителя груза и их получение и оплата у того, кто его получает. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: 1. Товарный раздел, согласно которому списываются товарно-материальные ценности у грузоотправителя и оприходуются грузополучателем. 2. Транспортный. Нужен данный раздел для оплаты работ по перевозке и доставке груза. Товарно-транспортная накладная печатается в четырех экземплярах. Все четыре экземпляра подписываются грузоотправителем и водителем. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарноматериальных ценностей; Второй предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза (сдается водителем грузополучателю); Третий передаётся организации-владельцу автотранспорта, служит основанием для расчетов, и организация-владелец автотранспорта прилагает его к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта; Четвертый передаётся организации-владельцу автотранспорта, прилагается к путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Транспортная накладная – перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 46 экземплярах соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком. Главное отличие новой транспортной накладной в том, что она не содержит товарного раздела, как ТТН. То есть по ней нельзя идентифицировать отдельные позиции перевозимого груза. А значит, нельзя его оприходовать без товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Компанию выручит ТТН. ➢ Вторичные: журнал учета приходных ордеров. Журнал учета приходных ордеров – документ, устанавливающий или фиксирующий порядок учета поступающих на предприятие (в организацию) товарноматериальных ценностей. Наличие при поступлении в организацию материальных ценностей первичных учетных документов – предусмотренных условиями договора (контракта) отгрузочных документов, оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия к учету материальных ценностей. При этом оформление дополнительного учетного документа в виде Приходного ордера (ф. 0504207) не требуется. Маршрут документа: ➢ путь перемещения документа в процессе его обработки; ➢ упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла. Документооборот: ➢ движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; ➢ перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений предприятия (организации), а также предприятием (организацией), его (ее) подрядчиками и логистическими партнерами. Информационная готовность – это способность предприятия (организации) предоставлять запрашиваемые данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных 47 ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени (отчетный период). Требования к автоматизированным информационным системам в закупочной логистике: ➢ масштабируемость – способность информационной системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей; ➢ распределенность – способность информационной системы обеспечивать совместную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия (организации) или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами; ➢ модульность – способность информационной системы предоставлять пользователям возможность настраивать и выбирать функции системы, исходя из специфики и сложности, деятельности предприятия (организации), т. е. имеет место гибкая система автоматизации, состоящая из отдельных модулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, производство, персонал, финансы, транспорт); ➢ открытость – система автоматизации должна быть интегрирована в другие информационные системы, иметь открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами. Основные задачи информационной системы в закупочной логистике: ➢ непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы (службы закупок) достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказов (о протекании функциональных и информационных процессов); ➢ непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия (организации) адекватной информацией о движении материальнотехнических ресурсов по цепи поставок в режиме реального времени; ➢ реализация системы оперативного управления предприятием (организацией) по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности и т.п.); ➢ обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства; ➢ предоставление информации для стратегического планирования; ➢ предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов; ➢ обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»; 48 ➢ обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия (организации); ➢ обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов; ➢ обеспечение прибыльности предприятия (организации) за счет оптимизации логистических бизнес-процессов. При разработке информационных систем в закупочной логистике: ➢ особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими; ➢ разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов закупочной деятельности предприятия (организации); ➢ устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса осуществления закупок; ➢ создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятия (организации). Основная цель создания таких хранилищ – облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия (организации), а также поставщикам; ➢ системы оценки и контроля интегрируются с системами обеспечения предприятия (организации) необходимыми материально-техническими ресурсами и их планирования, включая планирование логистических операций, управление запасами, планирование производства, транспортировку и складирование. Рекомендации при внедрении информационной системы в закупочную логистику: ➢ определиться с организационной структурой управления предприятием (организацией) т. е. понять, что имеет предприятие (организация), что хотело бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре управления предприятием (организацией); ➢ разработать механизм финансово-экономического управления предприятием (организацией) в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности; ➢ выделить основные логистические цели предприятия (организации), в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой (направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки); оценить документооборот; ➢ разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок (стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности); ➢ сформировать технологию стратегического менеджмента цепей поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа. 49 6.2. Информационная пирамида в закупочной логистике Концепция закупочной логистики и стратегические цели организации направлены на: ➢ достижение с минимальными затратами максимальной адаптации организации к изменяющимся условиям на рынке; ➢ увеличение своей доли рынка; ➢ получение преимуществ среди конкурентов. Поэтому подсистема стратегического менеджмента органично связана с основными потоками информационной логистической системы организации (маркетинговая информация, информация о сбыте, инжиниринговая информация, финансовая информация, информация обеспечения, производственная информация и т. д.). Важность информационной логистической подсистемы, прежде всего, заключается в том, что на ней базируется подсистема управления организацией соответствующего уровня. И от степени наполнения информационной системы, качества и своевременности информации, зависит эффективность системы управления организацией в целом. Для закупочной логистики необходима информация, которая позволяет понять, что происходит: ➢ на самом предприятии – текущая; ➢ у поставщиков – оперативная; ➢ на рынке – тактическая; ➢ в готовящихся нормативных актах или смене ключевых должностных лиц – стратегическая. Доступ к такой информации должен быть только у тех лиц, кто непосредственно принимает решение на своем уровне. На таком разделении информационных потоков базируется управление закупочной деятельностью фирмы. В основе лежит информационная пирамида (рис. 6.1). 50 Уровни управления 4. Высший уровень управления Информация для стратегического управления 3. Средний уровень Информация для тактического управления 2.Оперативный уровень 1.Низший уровень Поддержка принятого решения Информация для оперативного управления Информация для текущего исполнения Необходимые выводы и тактические действия Оперативные действия Исполнение Рисунок 6.1. Информационная пирамида организации 1. Низший уровень управления Самый низкий уровень пирамиды относится к отдельным сделкам и запросам. Примеры этих действий: запросы заказа, обработка заказа, определение путей транспортировки, видов транспорта и т. д. Скорость информационного потока очень важна. Действующий персонал – непосредственные логисты-исполнители для воплощения в жизни управленческих решений. 2. Оперативный уровень управления Следующий уровень информационной пирамиды обеспечивает информацию, необходимую для успешного оперативного управления всей организацией. Получает для исполнения заключенные контракты, контролирует исполнение заключенных контрактов на закупку по объемам, качеству и количеству, составляет графики 51 закупок и отгрузок, ведет контроль за ними, инициирует оплату счетов и ведет учет и контроль оплаты. Данная работа выполняется логистами-менеджерами. 3. Средний уровень управления Достижение целей среднего уровня управления возможно при использовании информации, предназначаемой для тактического управления организацией. Тактические планы и решения по ним принимают руководители среднего звена. На данном уровне обеспечивается информация, необходимая для успешного тактического управления, делаются необходимые выводы по управленческим решениям. На этом уровне ведется работа по изучению рынка закупок, по выбору метода закупок, по планированию закупок, по выбору поставщика, ведение переговоров, подготовка коммерческих предложений, подготовка договоров о намерениях и подготовка контрактов. Вся работа специалистов этого уровня подтверждается расчетами, обосновывающими предлагаемое управленческое решение. На тактическом уровне готовятся предложения, которые передаются на высший уровень информационной пирамиды. Работают – главные менеджеры или топ-менеджеры. 4. Высший уровень управления обеспечивает информацию, необходимую для стратегического менеджмента организации, т. е. осуществления высшего руководства организации. Стратегический менеджмент – это управление организацией на высшем уровне, где принимаются и поддерживаются управленческие решения. Так как тактические планы разрабатываются в соответствии со стратегическими планами, детализируя и развивая их основные направления на более короткий период времени, естественно, и информация, необходимая для принятия решения по их выполнению, отличается от информации первого и второго уровней пирамиды. На основе стратегических разработок выполняется тактическое планирование, в котором происходит детализация и развитие их основных направлений в привязке к рынкам. 52 На основе тактического планирования выполняется привязка к поставщикам и потребителям на более короткий срок с детализацией основных направлений, принятых в тактическом планировании. И, наконец, на уровне текущего управления все разработки высших звеньев получают практическую реализацию. Таким образом, информационная пирамида работает как вверх, так и вниз. 6.3. Виды источников информации и направленность информационных потоков в закупочной логистике Основой получения информации на предприятии является внутренняя (локальная) сеть, с разделением уровней доступа (рис. 6.2). 2 1 3 6 4 5 Рис. 6.2. Внутренняя (локальная) сеть информации в организации Первая локальная сеть (1) привязана к реализации продукции. Она работает с данными о движении готовой продукции, о ее наличии и ассортименте, о планируемых заказах и прогнозах на закупки сырья. Вторая локальная сеть (2) собирает информацию о темпах производства и о потребностях в товарно-материальных ценностях. Третья локальная сеть (3) собирает и передает информацию о движении товарно-материальных ценностей от поставщиков, наличия их на складах и состоянии закупок. 53 Четвертая локальная сеть (4) работает с информацией по движению финансовых средств. Пятая локальная сеть (5) – управленческая, для высшего звена, где содержится стратегическая информация. Особое место занимает сервер базы данных (6). В этом подразделении находятся постоянно пополняемые следующие базы данных: ➢ история поставщиков и их возможности; ➢ конкуренция (история, состояние, перспективы); ➢ доля поставщиков на рынке (история и анализ); ➢ цены и ценообразование у поставщиков; ➢ расходы на закупку у поставщиков; ➢ модели рынка закупок; ➢ контроль за сроками выполнения поручений, решений, приказов и распоряжений; ➢ реестр поставщиков; ➢ исходящая и входящая информация по закупкам; ➢ контроль составления и отправки корреспонденции; ➢ контроль и анализ рекламной деятельности в области закупок; ➢ расчеты, связанные с закупками; ➢ движение заказа, выставление счетов на оплату, составление смет и отчетов. Естественно, что для наличия такой информации, ее надо сначала найти, а потом занести в локальную информационную сеть. Источники получения информации делятся на: ➢ обычные источники – все, что публикуется в открытой печати; ➢ специализированные журналы, каталоги, статистическая отчетность, рекламные проспекты, реклама в средствах массовой информации, статьи в газетах; ➢ информация из Интернета – с сайтов предприятий; ➢ коммерческая информация, передаваемая по запросам – прайс-листы предприятий-изготовителей и посредников; 54 ➢ служебная информация – отчетность предприятий. Для ведения эффективной закупочной деятельности недостаточно знать только свои запросы. Надо иметь информацию о рынках необходимых вам товарноматериальных ценностей. Информация о рынках – это информация о товаропроизводителях и оптовых торговых организациях, работающих на определенном рынке товаров. Рынки подразделяют на действующие, имеющихся поставщиков, конкурентов и на новые. Действующие рынки - это совокупность товаропроизводителей, которые работают на данном рынке в настоящее время. Рынки имеющихся поставщиков – это перечень работающих с вами поставщиков. Рынки конкурентов – это перечень поставщиков ваших конкурентов. Новые рынки – это перечень поставщиков, с которыми вы ранее не работали, но могли бы поработать. Кроме рынка поставщиков, важна информация и о рынке материальных ресурсов. Зная рынок поставщиков, хотелось бы знать и о характеристиках их продукции, условиях поставки, оплаты, ценах. Это и есть информация о материальных ресурсах. Такая информация имеется в печатных изданиях, в специализированных отраслевых журналах, в торговых журналах, в каталогах источников снабжения, в статистической отчетности. Полная и подробная информация всегда содержится в Прайс-листах предприятий-изготовителей, менее полная – посредников. Прайс-лист – это приложение к коммерческому предложению, в котором дается подробная техническая, эксплуатационная, отгрузочная и финансовая характеристика товарно-материальных ценностей. Финансовая характеристика во многом зависит от условий поставки, условий оплаты и объемов поставки. 55 Прайс-лист является основным документом, на основании которого разрабатывается коммерческое предложение, договор о намерениях и проект контракта на закупку. Торговые представительства являются основным элементом логистической системы распределения, и играют важную роль в логистике закупок. Это связано с тем, что Представительство находится, как правило, на территории другого государства. Ему легче собирать всю необходимую информацию, о которой говорилось ранее. Основным шагом в совершенствовании снабжения стали электронные закупки. Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает время разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Существует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название «электронное снабжение» (e-procurement) или «электронные закупки» (e-purchasing). Эти варианты снабжения могут выполняться в разных фирмах, но в любом случае в их основе лежит прямой обмен данными между компьютерами поставщика и заказчика. Принципиально можно выделить два типа электронного снабжения; их обозначают В2В (бизнес-бизнесу - когда одна организация закупает материалы у другой) и В2С (бизнес-потребителю - когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель). К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относятся следующие: ➢ мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира; ➢ прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы; ➢ автоматизация закупок посредством стандартных процедур; ➢ существенное уменьшение времени, необходимого для трансакций; 56 ➢ снижение затрат, использование аутсорсинга в некоторых видах деятельности по снабжению; ➢ интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков. Для поддержки EDI были разработаны две сопутствующие технологии. Первая – кодирование товаров, позволяющее присвоить каждой упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку (используется штрих-код или радиочастотная метка). Вторая технология – электронный перевод денежных средств. Когда поступает подтверждение о доставке, система перевода отправляет денежные средства. Таким образом, системы подачи заказа и оплаты отгруженных товаров автоматизируются. Сфера закупок является начальной частью общей товаропроводящей цепи, поэтому от качества закупок (определение потребностей в материалах, выбор поставщика, точность и своевременность доставки, упрощение и стандартизация процедур подачи и оформления заказов и др.) зависит работа всей логистической системы предприятий. Использование информационных технологий позволяет обеспечить своевременную доставку качественных товаров и в заказанном количестве. К сожалению, этим способом надо пользоваться очень осторожно, так как в сфере высоких технологий много мошенничества. Для поиска товаров этот способ эффективен. Просто оплату за товары надо производить по факту поставки, и после проверки качества поставленного товара. Специализированные агентства с функцией подготовки информации о поставщиках. Такие предприятия существуют, но их услуги стоят очень дорого и не всегда объективны. Поэтому пользоваться ими можно, но очень осторожно и только тогда, когда решается вопрос о производстве совершенно нового товара, по которому отсутствует надежная информация и, главное, специалисты. Сбор информации о поставщиках и товарах – это процесс, который требует чрезвычайной тщательности. Информация берется из всех доступных источников, и 57 желательно, по каждой позиции не менее чем из трех, для снижения вероятности получения недостоверной. Информация должна быть достоверной и полной. Собранная информация обрабатывается. В процессе обработки информация группируется, ранжируется и представляется для дальнейшего анализа в виде графиков, диаграмм и т. п. Это позволяет легче ее воспринимать для принятия решения. Основное место хранения – база данных предприятия с ограниченным доступом. ЛЕКЦИЯ 1.5 ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК Управление системой закупок. Активная политика предприятия в области условий поставки. Планирование закупок. Системы планирования потребности в ресурсах. Методы закупок и их классификация. 5.1. Управление системой закупок Управление системой закупок на предприятии преследует следующие цели: 1. расширение номенклатуры продукции; 2. снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков; 3. избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции; 4. контроль над специальными заказами; 5. контроль над упущенными продажами; 6. увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа. Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами: 1. складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы; 2. транзитная, при которой продукция потребителю с предприятий-изготовителей; 58 поставляется непосредственно 3. поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков. Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях: 1. количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт; 2. потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории; 3. продукция требует высокоспециализированного обслуживания. На первый взгляд более экономичной и предпочтительной является транзитная форма поставок. Удельный вес таких поставок в общем объеме закупки материальных ресурсов на большинстве предприятий является преобладающим и достигает нередко 80%. Однако, положительный опыт работы ряда отечественных предприятий, а также зарубежная практика свидетельствуют, что доля складских поставок должна быть существенно выше. Поэтому есть смысл проводить сравнительный анализ издержек снабжения при складских и транзитных поставках. На практике применяются различные методы выбора формы поставок. Безусловно, предпочтительными являются методы, базирующиеся на сравнении затрат. Общая сумма затрат при той или другой форме поставок может быть определена по следующей формуле: Искл(транз)=Иопл.+Итр.заг.+Иуслуг+Изап.+Ихран.+Икап.вл.+Ипроч. где Иопл - затраты на оплату закупаемых материальных ресурсов, Итр.заг. – транспортно-заготовительные расходы, Иуслуг – оплата услуг посреднических организаций, Изап. – издержки, связанные с иммобилизацией средств в запасы, Ихран. – издержки по хранению материалов на складах, Икап.вл. – затраты, связанные с капитальными вложениями в товаропроводящую сеть, 59 Ипроч. – прочие затраты. Подсчитать указанные затраты по каждому материалу достаточно сложно. Так, затруднительным является распределение затрат по хранению материалов, если они размещаются на универсальных складах. Нужна также определенная работа по приведению к единому знаменателю текущих затрат и капитальных вложений. Существующая практика бухгалтерского учета не всегда позволяет выявить все перечисленные элементы затрат. Все это сдерживает применение на практике данного подхода к выбору формы поставок. Поэтому внедрение концепции логистики в практику работы предприятий требует соответствующей постановки бухгалтерского учета и калькуляции затрат. Более простым и самым распространенным на практике является метод выбора формы поставок, предполагающий сравнение объемов закупок с существующими транзитными нормами отгрузки. Под транзитной нормой отгрузки понимают минимальное количество груза, которое может быть отправлено по железной дороге в один адрес с взиманием минимального тарифа за перевозку. Обычно транзитные нормы соответствуют грузоподъемности четырехосного вагона. Этот метод сложился еще в условиях административной экономики и не требует особых вычислений. Руководствуются обычно следующим: Озак.год. < Нтранз . складская форма поставок, Озак.год. > = 4Нтранз . транзитная форма поставок. Это означает, что если годовой объем закупки (Озак.год.) меньше одной транзитной нормы (Нтранз), то потребитель устанавливает связи с близко расположенной торговой организацией, у которой закупает материалы небольшими партиями. Если же годовой объем закупки равен или превышает четыре транзитные нормы, то предпочтение отдается транзитной форме поставок, то есть связи устанавливаются непосредственно с изготовителем, который и организует поставку материальных ресурсов без посредников крупными партиями, а перевозки осуществляются обычно по железной дороге. В условиях, когда годовой объем 60 закупки находится в пределах от одной до четырех транзитных норм, предпочтение отдается складской, хотя может применяться и транзитная форма поставок. Следует заметить, что рассмотренный метод, является достаточно обоснованным, хотя и не предусматривает подсчета затрат на осуществление закупки. Дело в том, что он базируется на обобщении сложившейся практики и отражает закономерности, складывающиеся во взаимоотношениях между изготовителями и потребителями продукции. Он отвечает требованиям закона Парето, в соответствии с которым для удовлетворения многочисленных запросов мелких потребителей требуется всего 15-20% производимого объема продукции, остальное потребляют крупные потребители, доля которых в общем их количестве не превышает 80-85%. Схематично эта закономерность и сферы применения складских и транзитных поставок представлены на рис. 5.1. Общий объем сбыта продукции, 100% Объем сбыта продукции мелким Объем сбыта продукции крупным потребителям потребителям (15-20% от общего объема сбыта) (80-85% от общего объема сбыта) Сфера применения транзитных поставок Сфера применения складских поставок Мелкие потребители Крупные потребители (80-85% от общего количества) (15-20% от общего количества) Общее количество потребителей продукции, 100% Рис. 5.1. Распределение объема продукции на складские и транзитные поставки При решении вопроса о выборе формы поставки в закупочной логистике должно быть обращено внимание и на проблему организации подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению. Дело в том, что производственный 61 ассортимент сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий не в полной мере отвечает потребительскому ассортименту. У предприятий-потребителей из поступающих к нему материальных ресурсов стандартных размеров выкраивается или нарезается множество различных заготовок, необходимых для конкретного производства. С этой целью потребитель создает заготовительные цехи или участки, на которых доводит закупаемые материальные ресурсы до полной готовности к потреблению. Нередко подобные операции выполняются посредническими торговыми организациями, на базах и складах которых также могут создаваться участки по фасовке, упаковке, комплектации, нарезке, раскрою и проведению других операций, направленных на создание такого ассортимента товаров, который максимально соответствует запросам потребителей. Таким образом, торговый ассортимент обычно существенно шире, чем производственный. В условиях возрастающей конкуренции на рынке товаров именно производитель продукции в первую очередь стремится обеспечить наиболее полное соответствие ассортимента запросам потребителей и торговых организаций. С позиций технологии и организации производства ему проще организовать производство продукции с исчерпывающим ассортиментом. Да и доверие у большинства потребителей большее к самому изготовителю, чем к торговой организации. Организацию заготовительных цехов у себя на предприятии следует рассматривать скорее как вынужденную меру. Однако следует иметь в виду, что существуют объективные причины невозможности или экономической нецелесообразности предложения полного ассортимента продукции предприятиями-изготовителями без привлечения посредников или самих потребителей. Такими причинами являются: ➢ расширение ассортимента продукции у изготовителя приводит неизбежно к падению производительности труда, так как всегда проще и эффективней специализировать производство на одном или небольшом количестве видов выпускаемой продукции; 62 ➢ при проблема широкономенклатурном организации доставки производстве существенно у изготовителя различающейся по появляется габаритам продукции; ➢ усложняется процесс упаковки и хранения широкого ассортимента товаров; ➢ менее эффективными являются погрузо-разгрузочные работы разнообразных товаров. С учетом вышесказанного можно сделать выводы, что в любых условиях проблема выбора наиболее эффективного способа подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению является актуальной. 5.2. Активная политика предприятия в области условий поставки Активная политика предприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки. Преимущества активной политики условий закупки: ➢ лучший контроль цепи поставки; ➢ планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками. Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций. 1. Анализ рынка. 2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время. 3. Получение и оценка предложения поставщика. 4. Выбор поставщика. 5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора. 63 6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя. 7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем. 8. Размещение заказа. 9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики. 10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками. 11. Выработка методов учета продукции. 12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции. 13. Ускорение оплаты продукции. 14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса. 15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств. 16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции. 17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции. 18. Анализ ценности и возможностей поставщика. 19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок. Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии: 1. определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.); 2. формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции; 3. размещение объявлений о подаче предложений; 4. оценка предложения; 64 5. окончательные переговоры; 6. составление документации; 7. поставка и контроль качества; 8. обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств. Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок. 5.3. Планирование закупок Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия. Планирование закупок продукции имеет следующие цели: 1. снижение уровня сверхнормативного запаса продукции; 2. поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей; 3. координация графика доставки и плана по производству. При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы: 1. минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком; 2. скидки при изменении объема поставляемой продукции; 3. ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия; 4. местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки; 5. надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок; 65 6. ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков; 7. сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии). Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности в материалах: 1. график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени; 2. данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов; 3. данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета); 4. данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием; 5. прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса; 6. структурированный перечень сырья и материалов; 7. данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов. Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов: 1. согласование потребностей в материалах (комплектующих) и плана производства готовой продукции; 2. разбивка по времени. Структура плана закупок Планы закупок для предприятия занимают особое место в системе планов, так как от качества их разработки зависит бесперебойность производственного процесса. 66 Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для производства продукции. Такая информация содержится в плане закупок. План закупок предприятия представляет собой совокупность плановорасчетных документов, в которых обосновывается потребность в материалах для производства, и определяются источники их удовлетворения. План закупок состоит из двух частей – расчета потребностей в отдельных видах материально-технических ресурсов и баланса закупок. В зависимости от периода, на которые они составляются, планы подразделяют на стратегические (свыше 3-х лет), тактические (до 3-х лет) и оперативные – до 1 года. Стратегические планы составляют в рамках проектов, рассчитанных на длительный срок и предусматривающих решение крупной проблемы. Тактические планы включают всю основную номенклатуру потребляемых предприятиями материалов в ближайшие три года. Эти планы тесно связаны со всеми разделами плана социально-экономического развития предприятия, определяющего производство и реализацию продукции, техническое развитие производства, капитальное строительство. Без показателей плана закупок невозможно составить смету на производство, спланировать себестоимость продукции, рассчитать норматив оборотных средств и другие показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Оперативные планы составляются на срок до одного года и детализируются на квартал, месяц. Их основная задача – планирование и организация завоза ТМЦ. Планы закупок составляются как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Планы в натуральных единицах измерения позволяют определить потребность в сырье и материалах, служат основой для планирования перевозок закупленного сырья и материалов. 67 Планы в стоимостном выражении позволяют определить потребность в финансовых средствах, увязать план закупок с другими показателями плана социально-экономического развития предприятия, используют для планирования себестоимости, прибыли и рентабельности, оставления финансового плана. В зависимости от нормативной базы различают планы закупок в укрупненной и специфицированной номенклатурах. На первой стадии планирования в укрупненной номенклатуре, определяется потребность предприятия в материальных ресурсах и составляется баланс. На второй стадии устанавливается специфицированная потребность. Она является базой для формирования хозяйственных связей с поставщиками. Все планы закупок предприятия тесно связаны между собой, т. к. в их основе лежит балансовый метод. Целью подготовки плана закупок является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению таких задач закупок, как: ➢ определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; ➢ определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; ➢ организация контроля над количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе. Процессу планирования закупок предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов). Реальный процесс планирования начинается с информации, получаемой отделом закупок от других отделов предприятия: ➢ ежегодного плана продаж, ➢ плана производства, ➢ общего экономического плана. 68 Ежегодный план продаж определяет количество планируемой для продажи продукции, изготавливаемой на предприятии. План производства определяет количество планируемой для изготовления продукции и информацию о характеристиках и количестве необходимого сырья и материалов. Экономическое планирование обеспечивает информацией, необходимой при обосновании цены, транспортных, складских и других расходов. Основной формой хозяйственных связей по стабильно потребляемой продукции является долгосрочный договор, заключаемый на длительный период. Процесс планирования закупок проводится в следующей последовательности: ➢ подготовительный этап; ➢ определение потребности в материальных ресурсах и их группировка по значимости; ➢ выбор логистической системы закупок; ➢ планирование методов закупок; ➢ планирование источников закупки сырья и материалов; ➢ разработка баланса закупок; ➢ специфицирование потребностей и установление хозяйственных связей. На подготовительном этапе формируются данные, необходимые для составления плана закупок, уточняются нормы расхода сырья и материалов, остатки на складе. Корректируются нормы запасов, изучается и анализируется фактический расход за предшествующий период, вносятся изменения в номенклатуру, в ценник материалов. Исходные данные готовят большинство подразделений предприятия. Плановоэкономический отдел дает сведения о производственной программе, об ожидаемом выполнении плановых заданий. Отдел главного технолога представляет нормы расхода сырья и материалов. Отдел главного энергетика рассчитывает потребность в топливе и т. п. 69 Взаимодействие всех служб, своевременное представление необходимых данных имеют большое значение. Поэтому все подразделения предприятия на этом этапе должны выполнять стандарт предприятия, где указано, кто, когда и что должен предоставить отделу закупок. При отсутствии такого стандарта издается соответствующий приказ. 5.4. Системы планирования потребности в ресурсах Планирование потребности в материально-технических ресурсах проводится в зависимости от того, какая логистическая производственная система принята на предприятии. В мировой практике используются логистические системы, ориентированные на различные виды производственных систем и, следовательно, на соответствующее планирование потребностей ресурсов, из которых можно выделить: ➢ традиционные – MRP-1, MRP-2, KANBAN, ➢ нетрадиционные – JIT, SDP, LP, LRP, DDT. Традиционные системы бывают выталкивающие (MRP-1 и MRP-2) и вытягивающие (KANBAN). Используются и другие методы планирования: детерминированный, стохастический и эвристический. Детерминированный – когда известен определенный период выполнения заказа и потребность материалов по количествам и срокам. Стохастический метод – основой расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. Эвристический метод – на основе опыта работников. Традиционные системы планирования закупок Система MRP-1 – одна из наиболее распространенных систем. Она основана на концепции «планирования распределения». 70 Система исходит из планирования плана производства на основе производственной возможности предприятия. Такие предприятия имеют в своем составе мощный отдел маркетинга и АСУ. Производственная программа составляется исходя из производственной мощности предприятия и прогнозов сбыта. Задача отдела маркетинга «протолкнуть» продукцию на рынок и набрать пакет контрактов. Покупатель Поставщик АСУ Склад сырья Цех №1 Цех №2 Цех №3 Склад готовой продукции Рис. 5.2 Схема «выталкивающей» системы Для отдела закупок передается потребность в материалах, которая рассчитана АСУ для выполнения заданной производственной программы и не зависит от реального спроса на готовую продукцию. Основные цели этой системы – обязательное удовлетворение потребности производства в материальных ресурсах для выполнения плановых заданий. Здесь не рассматривается поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, графиков доставки, закупочных операций. Главное – обеспечить выполнение производственной программы. Отдел закупок, доставив необходимые сырье и материалы на склад предприятия, передает их в соответствии с графиком производства в цеха, без их заказа. Те, в свою очередь, так же не спрашивая потребности, передают готовую продукцию на склад отдела реализации. Отдел реализации «выталкивает» продукцию на склады покупателя, зачастую просто на реализацию с отсрочкой платежа. Отдел маркетинга стимулирует покупателя различными способами, добиваясь увеличения продаж. 71 Система MRP-II – система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского продолжительности спроса, производственных достигаемое циклов, путем уменьшения сокращения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами. Исследования, проведенные в США, показали, что использование логистической системы MRP-II позволяет сократить товарно-материальные запасы в среднем на 17 %, повысить рентабельность производства на 10, уменьшить закупки сырья и оборудования на 7 %. При этом на 16 % возрастает объем предоставляемых потребителям услуг. Недостатками систем MRP является очень дорогая АСУ, отсутствие гибкости при изменении спроса. Нетрадиционные системы планирования закупок Система KANBAN (карточка) разработана и применяется в Японии. Система предусматривает, что на все последующие производственные участки строго по запросу, поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только заказанного количества продукции. 72 Покупатель Поставщик Склад сырья Отдел распределения и заказов Цех №1 Цех №2 Цех №3 Склад готовой продукции Рис. 5.3. Схемы вытягивающей системы Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50 %, готовой продукции – на 80, производительность труда повышается на 20-50 %. Дополнительные системы планирования закупок Система «JIT» (Just In Time), или ТВС (поставки «точно в срок») основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Принципиальное отличие от традиционного снабжения заключается в том, что поставка материальных ресурсов покупателю происходит в строго заказанном количестве и в нужное время. Контроль качества у продавца высочайший, а у покупателя не предусмотрен. Отношения между поставщиком и покупателем в системе «JIT» должны носить характер длительной хозяйственной связи и строиться на основе долгосрочных контрактов. У них должна быть согласованность в вопросах совместного планирования производства и закупок. Уровень технической и технологической сопряженности должен быть высоким, а желание находить экономические компромиссы – постоянным. 73 Отдел распределения и заказов Поставщик 1 Поставщик 2 Покупатель Поставщик 3 Склад готовой продукции Цех №1 Цех №2 Цех №3 Рис. 5.4 Схема работы системы «точно в срок» Уровень запасов в системе более низкий, чем в традиционных системах закупок. Следовательно, повышаются требования к участникам процесса, в том числе и к транспортной службе. Если при традиционной системе закупок при выборе транспорта обращают внимание на транспортные тарифы, то в системе JIT главное значение имеет надежность грузоперевозчика. Применение системы JIT позволяет резко сократить запасы сырья и материалов, сокращает потребность в складских помещениях, персонале. В результате резко сокращаются логистические издержки. Система JIT требует для внедрения значительных усилий. Для ее разработки должна предшествовать дифференциация ассортимента поставляемых ТМЦ с целью выявления наиболее значимых, работа с которыми по методу JIT принесет наибольший эффект. В качестве инструмента дифференциации может применяться метод АВС. Особенности закупки материалов по системе JIT (точно в срок): ➢ стабильный выпуск продукции; ➢ частые поставки небольшими партиями; ➢ поставки на основе долгосрочных заказов; ➢ минимальный объем сопутствующей документации; ➢ объем информации по поставкам фиксирован для всего объема, но может меняться от одной поставки к другой; ➢ поставки с избытком или недостатком практически исключаются; 74 ➢ поставщиков ориентируют на использование стандартной тары и упаковки; ➢ от поставщиков требуется выпуск деталей мелкими партиями и определение системы JIT по закупке материалов; ➢ минимальный объем спецификации; ➢ поставщикам обеспечивается помощь в качестве продукции; ➢ количество поставщиков ограничено; ➢ выбираются близко расположенные поставщики; ➢ большое внимание в этой системе уделяется доставке грузов. Достоинства системы: ➢ сокращаются затраты на содержание запасов; ➢ сокращение брака; ➢ сокращение объема спецификации; ➢ удобства внесения изменений (по телефону); Достоинства для поставщика: ➢ полная загрузка производственных мощностей; ➢ сохраняется квалифицированная рабочая сила; ➢ сохраняются собственные запасы за счет внедрения системы; ➢ упрощение процедуры согласования поставок за счет близости поставщика. Доставка грузов «точно в срок» позволяет в два раза сократить время выполнения заказа сырья, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на покупателя готовой продукции. Система SDP (планируемая программа доставки) – это усовершенствованная система «точно в срок» - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества. Система LP (Lean production, «плоского/стройного производства») по существу также является развитием концепции «точно в срок» и включает элементы KANBAN и MRP-II «планирования потребностей/ресурсов». 75 Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели – высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования. Система DDТ (реагирование на спрос) – модификация концепции планирования потребностей/ресурсов. Наиболее известны четыре варианта концепции: ➢ «точка заказа (перезаказа)», ➢ «быстрого реагирования», ➢ «непрерывного пополнения запасов», ➢ «автоматического пополнения запасов». 5.5. Методы закупок и их классификация Планирование методов закупок является не менее важной, чем определение потребностей в материальных ресурсах. В зависимости от сложности выпускаемой продукции, состава комплектующих изделий и материалов, происходит обоснование и выбор метода закупок. В закупочной логистике, согласно принятой классификации, выделяют четыре основных метода закупок: 1. Оптовые закупки. 3. Регулярные закупки мелкими партиями. 4. Закупки по мере необходимости. 5. Комбинационные. Оптовые закупки. Данный метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в оборачиваемости капитала. 76 складских помещениях, замедление Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода времени. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских помещений. Закупки по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную закупку, но количество товаров определяется приблизительно, выполнение каждого заказа согласовывается поставщиком с покупателем, оплачивается только поставленное количество товаров. Преимущества: ускорение оборота капитала, отсутствие обязательств по покупке определенного количества. Комбинационные. Помимо названных методов, возможны различные их комбинации: регулярные (ежедневные, ежемесячные) закупки по Котировочным ведомостям, закупка товара с немедленной сдачей и др. Более детальную классификацию методов закупок можно представить следующим образом: ➢ прямые закупки – закупки материальных ресурсов непосредственно у производителей; ➢ встречные закупки – закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями; ➢ лизинг – аренда, например, складского оборудования, автомобилей; ➢ новая закупка – покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований; ➢ обычная повторная закупка; ➢ измененная повторная закупка – предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований; ➢ комплексная закупка – осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. Наиболее распространенные методы управления закупками могут быть сгруппированы следующим образом: 77 ➢ метод увеличения объемов закупок; ➢ метод уменьшения объемов закупок; ➢ метод прямого расчета объемов закупки. Метод увеличения объемов закупок сводится к следующему: 1. Учитывается спрос на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках. 2. Анализируется спрос в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний. 3. Определяется достаточный объем спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции. 4. Решения о создании запасов принимаются в зависимости от количества заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданной продукции. Метод уменьшения объемов закупок сводится к следующему: 1. Ежемесячно анализируется статистика сбыта продукции, не пользующейся спросом. 2. На основании статистики сбыта определяются те виды продукции, объем запасов которых следует сократить. 3. Вырабатываются критерии, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции. 4. Сводится к минимуму доля медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции. Метод прямого расчета объемов закупок (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса). При этом: 1. Определяется период времени, для которого осуществляется расчет. 2. На основании статистики продаж за выбранный период времени определяется общее количество проданной продукции. 3. Определяется средняя величина запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на количество недель в выбранном периоде. 78 4. Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю. 5. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются. 6. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому средняя величина запасов и оптимальный уровень постоянно пересчитываются. Лекция 1 Логистика снабжения 1. Управление снабжением 2. Деятельность службы снабжения 3. Реализация функции снабжения Вопрос 1. Управление снабжением Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, которая решается посредством организации системной связи закупок с производством, сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии. Снабжение - это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции. Управление снабжением - это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок с целью обеспечения добавленной ценности для потребителей. Политика снабжения представляет собой общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия. Содержание политики снабжения: 1. описание организационной структуры подразделения снабжения; 2. положение о ценных закупках; 3. положение об этике снабженческой деятельности, функции снабжения; 4. выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции; 5. определение потребности и расчет количества заказываемой продукции; 6. решение о заказе; 7. установление числа и сроков поставок и наблюдение за ними; 79 8. управление запасами; 9. учет и контроль хода выполнения договорных обязательств. Рассмотрим основные принципы, которым подчиняется определение основных направлений управление снабжением на предприятии: 1. планомерность - завоз продукции на основе плановых графиков завоза; 2. ритмичность - завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок; 3. оперативность - осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее; 4. экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок; 5. централизация - снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков; 6. технологичность - использование современных технологий закупок и поставок. Разработка программы снабжения - это определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции. Задачей системы снабжения является обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами. К системе снабжения, как правило, предъявляют следующие требования: 1. обеспечение непрерывного потока продукции: потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия; 2. управление запасами – сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму; 3. поддержание уровня качества обслуживания потребителей; 4. работа с поставщиками – поиск компетентных поставщиков; 5. стандартизация – покупка стандартной продукции там, где это возможно; 6. достижение минимальной общей стоимости обслуживания; процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости; 7. обеспечение конкурентного преимущества предприятия; 8. развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия; 9. обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения – гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба 80 снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является: • элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие; • элементом микрологистической системы, т. е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия; • самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели. Вопрос 2. Деятельность службы снабжения Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней. 1. Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает включение предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики – получение дополнительной прибыли от согласованных действий всех участников – требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы – улучшается положение предприятия как ее элемента. В качестве простого примера рассмотрим группу способных предпринимателей, каждый из которых ведет собственный бизнес. Если эти люди объединятся и начнут работать не только «на себя», но и на общий результат, то потенциальные возможности получения прибыли каждым из них возрастут. Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера. Например, для того чтобы управлять сквозными затратами на логистику, предприятияпартнеры должны обмениваться информацией о составе издержек, выделять наиболее значимые из них, устанавливать взаимосвязи между значимыми издержками, совместно вырабатывать комплекс технико-технологических и методологических мер, обеспечивающих снижение этих издержек. В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли. Носитель философии «моя хата с краю...» сегодня, скорее всего, не будет чувствовать себя комфортно в мире бизнеса. В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах: • обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы; 81 • • не забывать на деле демонстрировать общность интересов; знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций; проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщиков; • соблюдать принятые на себя обязательства; • учитывать в деловой практике интересы поставщика. Служба снабжения начинает решать задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами уже на стадии разработки новой продукции. В логистически организованных системах программа разработки новой продукции может реализовываться с участием поставщиков. 2. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органично вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение – производство – сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического снабжения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь «снабжение – производство – сбыт» должна строиться на современной концепции маркетинга, т. е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства, а уже затем – стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также методов системной организации всех участников процессов продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию. 3. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения. В России решение перечисленных выше задач закупочной логистики осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме не решали вообще, так как ресурсы распределялись. • 82 Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем. Первая модель отражает представленный традиционный вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи, у кого закупить и на каких условиях закупить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена. Вторая модель отражает логистический подход и предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда. Закупочная логистика связана со всеми остальными направлениями логистики, но особенно тесно она взаимодействует с распределительной логистикой. Проанализируем их взаимодействие в процессе проведения продукции от поставщика к потребителю. Рассмотрим процесс управления материальным потоком на участке между двумя предприятиями, одно из которых является поставщиком товаров, а другое – оптовым покупателем. С позиции первого предприятия управление материальным потоком должно осуществляться методами распределительной логистики. Однако с позиции второго тот же поток должен управляться методами закупочной логистики. Кажущееся противоречие легко разрешимо. Рассмотрим управление потоком на выделенном участке, если покупатель по договору уже оплатил поставщику доставку товаров на свой склад. В этих условиях прибыль поставщика от сделки в существенной степени зависит от того, насколько рационально его служба сбыта организует доставку заказа на склад потребителя. Другими словами, управлением потоков на рассматриваемом участке занимается поставщик. Применяемые методы относятся к распределительной логистике. Покупатель, уже оплативший доставку, от ее рациональной организации ничего не выигрывает (как ничего и не проигрывает, если доставка организована плохо). Методы закупочной логистики при управлении материальным потоком применяют на данном участке тогда, когда по условию договора покупатель самостоятельно ввозит товар со складов поставщика. Рациональность действий службы закупок покупателя в этом случае может существенно улучшить его экономические показатели. Контрагенты могут договориться об иных условиях доставки. Допустим, иногородний поставщик доставляет товар на железнодорожную станцию своего 83 города (а стоимость услуг по доставке включает в цену поставляемого товара). Далее организует движение груза покупатель. Здесь доведением товара до станции пункта отправления занимается служба распределения поставщика, далее – служба закупок покупателя. Точка, в которой служба распределения поставщика передает управление материальным потоком службе закупок покупателя, определяется условиями франкировки груза, закладываемыми при заключении договоров поставки. Термин «франко» обозначает порядок учета в цене изделия издержек по доставке продукции потребителю. В договоре поставки термин «франко» указывает на то, до какой точки на пути движения продукции к покупателю издержки, связанные с транспортировкой и страховкой, несет поставщик. Условия франкировки груза обозначают (в определенной степени) границу между сферами деятельности службы сбыта поставщика и службой снабжения потребителя. Однако не следует забывать, что как закупочная, так и распределительная логистика являются функциональными единицами единой логистической деятельности. Эта деятельность осуществляется как службой закупок покупателя, так и системой распределения поставщика. Поэтому все решения в области распределительной логистики должны приниматься во взаимной связи с решениями в области закупочной логистики предприятия. Только такой подход обеспечит реализацию логистической концепции управления материальным потоком. Вопрос 3. Реализация функции снабжения Два варианта службы снабжения. Генеральный директор Дирекция по производству Управление по Производственные материальным ресурсом подразделения Дирекция по закупкам Управление по закупкам Задачи и работы, связанные с реализацией функции снабжения Решение задач: • Что закупить • Сколько закупить Выполнение работ 84 Решение задач: • У кого закупить • На каких условиях закупить Рис. 1. Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия На рисунке 1 задачи «Что закупать» и «Сколько закупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию. Функции управления материальным потоком разделена между различными службами предприятия, и ее эффективная реализация затруднительна. На рисунке 2 все функции по снабжению предприятия, т.е. управление материальным потоком, сосредоточены в одних руках. Такая структура расширяет возможности для реализации системного подхода к управлению материальным потоком при обеспечении сырьем и позволяет осуществить логистическую оптимизацию материального потока из стадии закупок. Генеральный директор Дирекция по производству Дирекция по материальнотехническому снабжению Основное производство Управление запасами Закупки Решение задач: - что закупить; - сколько закупить Решение задач: - у кого закупить; - на каких условиях закупить • Склады Выполнение работ - организация складировании закупленных предметов труда Выполнение работ: • Заключение договоров • Контроль за исполнением договоров Организация доставки закупленных предметов труда Задачи и работы, связанные с реализацией функции снабжения Рис. 2. Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия 85 86
