ВНЕДРЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМПЛЕКТОВАНИИ АРХИВА Автоматизированные технологии на данном этапе информационного общества занимают значимое место в сфере делопроизводства и архивного дела. Их внедрение облегчило работу документоведов и архивистов, а именно сократилось время выполнения отдельных видов работ, например, при выполнении запросов пользователей, поиска по базе данных, хранения и передачи необходимой информации и документации. Наиболее полно и результативно информационные технологии используются в архивном деле в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета. Благодаря информационным технологиям, началось активное развитие в области комплектования архивов. Для более эффективной работы архива разрабатывают новейшие информационные технологии, что способствует улучшению обеспечения хранения архивных документов и их учета. Актуальность научной статьи заключается в неотъемлемости использовании информационных технологий, которые способствуют эффективному комплектованию архива. Они создают сотрудникам архивного дела более удобные, легкие и комфортные условия при работе с архивными документами, что сказывается, в том числе и на эффективности работы архива. Известно, что комплектование является трудоемкой работой, которая включает в себя учет принятия-передачи ценных документов, их хранение в государственном архиве и обработку. Целью научной статьи является анализ эффективности и актуальности использования информационных технологий при комплектовании архивов на современном этапе. Известно, что комплектование архивов является процессом систематического пополнения архива важной и ценной документацией в соответствии с его профилем. Комплектование архива состоит из трех этапов, а именно []: 1) определение источников комплектования архива; 2) определение состава документов, подлежащих приему в архив; 3) прием-передача документов в государственный архив. Рассмотрим особенности комплектования архива электронными документами. При комплектовании архива электронными документами, экспертиза ценности проводится по аналогии с «традиционными» документами, учитывая подлинность, наличие цифровой подписи, возможность обработки и воспроизведения без применения специализированного программного обеспечения, возможность временного хранения (более 10 лет). Для начала, архив производит конвертирование электронных документов в необходимый формат, с включением в него дополнительных файлов, таких как приложения, подписи, сертификаты. После чего создают описи с указанием индекса дела в соответствии с номенклатурой дел, заголовка, крайних дат и количества. Основными проблемами при электронном комплектовании, являются: недостаток квалифицированных сотрудников, которые адаптированы к работе в технической сфере, а именно в программном обеспечении; отсутствие нужного программного обеспечения и технического оборудования; устаревание программного обеспечения; защита информации от несанкционированного доступа; распространение информации без разрешения правообладателя. В Донецкой Народной Республике приняты методические рекомендации «О порядке отнесения организаций к источникам формирования (комплектования) Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики и составления списков источников». Однако, в них не говорится о порядке комплектования архива электронными документами. В данном случае следует придерживаться Методики приемапередачи электронных документов в государственные архивные учреждения, принятой Укргосархивом. В России же, действуют рекомендации «По комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» принятых Всероссийским научноисследовательским институтом документоведения и архивного дела. На современном этапе в архивах широко распространяется внедрение информационных технологий и программного обеспечения, что приобретает концепцию методов и проектных решений для эффективности комплектования архивов. Активное применение технологий в архивном деле, обеспечивает систематизированную структуру объединения всех баз данных в единую архивную информационную сеть. Техническая платформа несет ряд основных преимуществ использования технологий при комплектовании: взаимодействие с организациями-источниками комплектования и их автоматизированными системами; пополнение автоматизированного научно-справочного аппарата, учетной информацией и БД; пополнение фонда пользования копиями поступивших документов на электронных носителях; повышение качества учета источников комплектования; наглядный контроль над документами; учет утраченных документов; выявление организаций-«должников»; учет документов, переданных на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии. Согласно отчетам, оснащенность отрасли архивного дела, компьютерными технологиями увеличилась. Для наглядности приведем статистику использования IT-технологий в архивном деле Российской Федерации в сравнении за 2008 год и 2017 год (табл. 1). Таблица 1. – Использование ИТ в архивах РФ Уровень архивов 2008 год 2017 год Федеральные архивы 845 шт. 1358 шт. Государственные архивы 5 068 шт. 7 230 шт. регионов Муниципальные архивы 3 652 шт. 4 661 шт. Данные свидетельствуют об увеличении внедренных архивных ИТтехнологий за 9 лет. Идеология внедрения информационных технологий в работу архивного дела заключена в создании единой базы данных, а именно многофункциональной базы, которая будет иметь учетно-статистические возможности ведения электронных каталогов. Автоматизация обязательно повысит эффективность работы архивных учреждений, и выведет статистику работы специалистов на более высокий уровень. Рассмотрим современные программы, которые активно используются архивами при комплектовании: 1) Программа «Организации – источники комплектования» Данная программа направлена на учет и контроль за работой ведомственных архивов организации, которые являются источниками комплектования архивных учреждений. Модуль для органа управления дает возможность организовать координирующую работу с источниками комплектования на региональном уровне. Возможности данной программы: систематическое обновление информации об организации-источнике и о документах, что подлежат передаче на госхранение; внесение в Excel результатов поиска или отбора; формирование сводного отчета «Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря текущего года; получение списков организаций-должников по описи, передаче документов, наличию инструкции по делопроизводству, своевременному обновлению номенклатуры дел. Второй программой является программа «Комплектование архива». Данное программное обеспечение направлено на повышение качества учета источников комплектования, а также усовершенствование контроля над работой с документами в организациях-источниках комплектования. Возможности данной программы: учет организаций-источников комплектования и их документов; учет объединенных ведомственных архивов и их документов; учет коллекций документов; учет документов личного происхождения. В программе также учитывается деятельность кураторов и сотрудников, ответственных за комплектование архива: проведение проверок в организациях; проведение семинаров, курсов; исключение организаций из списка; прием описанных документов на хранение; прием неописанных документов на хранение; формирование фондов личного происхождения; оказание консультаций. На сегодня архивы располагают современным и удобным программным обеспечением, которое позволяет архивам выйти на новый уровень работы. Использование технологических инноваций ведет к прогрессу в сфере работы архивного дела, что в свою очередь приводит к эффективному взаимодействию архивов с организациями-источниками. Информационнокоммуникационные технологии продолжают активно развиваться, поэтому переход государственных и муниципальных архивов на платформу электронного хранения является важнейшей и основной задачей учреждений. Список использованной литературы: 1. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, ВНИИДАД. 2. Методические рекомендации о порядке отнесения организаций к источникам формирования (комплектования) Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики и составления списков. 3. ГОСТ Р 34.11-2012. Информационная технология. Криптографическая защита информации. 4. Электронные архивы. Обеспечение юридической значимости документов сроком хранения более 5 лет. Часть 2. Технологии [https://ecmjournal.ru/docs/Ehlektronnye-arkhivy-Obespechenie-juridicheskojj-znachimostidokumentov-srokom-khranenija-bolee-5-let-Chast-2-Tekhnologii.aspx]