Хранение документов • Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. • Индивидуальный предприниматель отвечает за хранение документов самостоятельно. •« Правила передачи документов в архив организации прописаны: • в Методических рекомендациях Росархива от 19.07.2018 и Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 Какие бухгалтерские документы хранить обязательно • В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 № 14-ФЗ). В частности, это: - первичные документы, - регистры бухучета, - бухгалтерская отчетность. • Правила хранения желательно прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве. Положение об архиве (примерное содержание) • 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ • 1.1. В «Строй-смета» (далее – организация) для хранения законченных делопроизводством документов создается архив. • 1.2. Организация выделяет под архив помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование. • 1.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом руководителя организации. • 1.4. В своей работе архив организации руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Минкультуры России и Федерального архивного агентства России, приказами и указаниями руководства организации и настоящим положением. • 1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. • 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В архив передаются: • 2.1. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности организации и ее структурных подразделений: – дела постоянного хранения; – дела временного (свыше 10 лет) срока хранения; – документы по личному составу; – документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников; – справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.). • 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА • 3.1. Основными задачами архива являются: – комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения; – обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов; –организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве; – контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение. • 3.2. В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции: – принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности организации документы, обработанные в соответствии с действующими правилами; – организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу; – осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения; – обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; – создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам; – организует использование хранящихся в архиве документов; – информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; – выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях; – исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера; – ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище; – проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения; – оказывает методическую помощь службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив организации; – в случае заключения с соответствующим учреждением Федерального архивного агентства России договора о передаче на государственное хранение документов организации обеспечивает подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на утверждение экспертнопроверочной комиссии указанного архивного учреждения. • 4. ПРАВА АРХИВА • 4.1. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: – контролировать соблюдение в организации и в ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение; – вносить на рассмотрение руководства организации предложения, направленные на улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение; – представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.; – участвовать в организуемых учреждениями Федерального архивного агентства России мероприятиях по повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, учреждений и предприятий. • 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ • 5.1. Должностное лицо, которому поручено заведование архивом, несет ответственность за состояние работы архива и выполнение возложенных на него задач и функций. Перед тем как передать документы в архив: • проводят экспертизу ценности документов в делопроизводстве ; • оформляют передаваемые документы в дела. Для экспертизы издают приказ руководителя о составе экспертной комиссии. По результатам экспертизы составляют описи дел по документам: • постоянного срока хранения; • временных сроков хранения свыше 10 лет; • по личному составу; • по электронным документам постоянного хранения. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает: • • • • подшивку или переплет документов дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; • оформление обложки дела. Срок хранения • Хранят документы в течение срока, установленного законодательством. • Документы, которые необходимы, чтобы рассчитать налоги, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Четыре года отсчитывают после отчетного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчета и уплаты налога, составления отчетности. • Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. • Чтобы не наказали за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы хранят как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок. • Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, хранят не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359. Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида Определение даты начала срока хранения документов • Началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). Например, если документ составлен в 2019 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2020 года. Из этого правила есть два исключения. • Первое исключение – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяют с даты последней записи в них. • Второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считают с момента, когда перестали начислять амортизацию. Место для хранения документов • Выбор места хранения зависит от объема документов. • При большом объеме бумаг организация может выделить отдел, который отвечает за хранение документов. • При небольших объемах документов их можно хранить в бухгалтерии, канцелярии или секретариате. • И в том и в другом случае это будет архив организации. Место хранения бухгалтерских документов • Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы .Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. • Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают. • Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах. • Остальные документы хранят в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Хранение документов в электронной форме • По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ). • Раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. • По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку. • Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. Передача документов в архив • В архив организации передают документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, хранят в бухгалтерии, пока не придет время их уничтожать. • Если своего архива в организации нет, можно передать документы на хранение в сторонний архив. Оформляют это двусторонним актом приемапередачи. • Государственные и муниципальные архивы принимают на хранение документы постоянного срока хранения и по личному составу в случае ликвидации организаций. Назначение ответственного за ведение архива организации • Для обеспечение сохранности документов в архиве организации, необходимо возложить контроль за выдачей и возвратом бумаг на одного из сотрудников. К примеру, бухгалтера или секретаря. Для этого издают приказ и заводят журнал выдачи документов из архива. В нем указывают Ф. И. О. сотрудника, который забрал документы из архива, даты выдачи и возврата. Передачу документов подтверждают подписями в журнале. • Если организация передает документы на хранение в сторонний архив, то передачу документов, например, при ликвидации, оформляют двусторонним актом. Его форму можно разработать самостоятельно или составить по форме из приложения 35 к Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Уничтожение документов • Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.). • Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526. В акте указывают реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отмечают крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009». • Организация может уничтожить документы следующими способами: • передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг; • самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т.д. Выбранный способ уничтожения указывают в акте. Учет расходов на хранение • В бухучете расходы организации на формирование дел отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». • Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отражают проводкой: Дебет 26 (44) Кредит 76 – начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел. • Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отражают проводкой: Дебет 26 (44) Кредит 70 – начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел. НДФЛ с таких выплат рассчитывают так же, как и по всем остальным трудовым договорам.
