Загрузил sizikov04

Бюджет проекта-дот

реклама
БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
Планирование проекта не ограничивается планированием образа продукта проекта,
необходимых для реализации проекта ресурсов и сроков исполнения работ участниками проекта.
Важная составляющая плана управления проектом – это план расходов, необходимых для
осуществления работ, а также определение необходимого для реализации проекта объема
финансирования.
В оценке стоимости проекта важную роль играют такие понятия как смета проекта и
бюджет проекта.
Смета проекта – это перечень расходов проекта, расписанных по статьям (по
экономическим элементам). Иначе еще можно сказать, что смета – это документ, в котором
содержатся ответы на вопросы, за что и сколько будем платить в проекте.
Бюджет проекта – это документ, совмещающий плановые доходы и плановые расходы
проекта и их взаимосвязь во времени.
Основные отличия бюджета от сметы:
1) Бюджет содержит разбивку расходов проекта по времени (по годам, кварталам,
месяцам), а смета лишь перечисляет расходы.
2) Бюджет позволяет контролировать деятельность конкретных ответственных лиц, а
при помощи сметы отслеживается исполнение отдельных операций, предусмотренных проектом.
3) Бюджет представляет собою баланс затрат и доходов, а смета – это опись
планируемых работ, их количество и стоимость (т.е. опись затрат).
Бюджет проекта позволяет производить мониторинг и контроль использования денежных
средств по ходу выполнения проекта, т.е. он используется для сравнения фактических затрат с
плановыми затратами, а также планирования финансирования проекта.
Наиболее распространенная форма представления бюджета – в виде таблицы (см. ниже);
также он может быть представлен в форме различных диаграмм.
Перечислим основные принципы построения бюджета:

корректность представленной информации (прогнозы относительно затрат и доходов
должны быть обоснованы);

важно учесть распределение затрат и доходов во времени: в бюджете следует указывать
не только общие значения затрат и доходов, но и время, когда потребуется нести расходы / будут
получены доходы, т.е. необходимо учитывать временную теорию денег;

всесторонность, т.е. должны быть учтены все затраты и все доходы по проекту, чтобы
затем определить экономическую целесообразность реализации проекта;

необходимо наличие резерва: следует включить запас, так называемый резерв
управления, необходимый для реагирования на рисковые ситуации.
1
Таблица 1 – Денежные потоки, генерируемые проектом (пример)
Наименование показателя
Здания и сооружения
Оборудование
Итого инвестиции в оборотные средства
Денежный поток от инвестиционной деятельности
Объем продаж
Цена
Выручка
Переменные производственные затраты
Постоянные производственные затраты
Амортизация зданий
Амортизация оборудования
Валовая прибыль
Постоянные управленческие и коммерческие расходы
Прибыль до уплаты процентов и налогов
Проценты за кредит 1
Проценты за кредит 2
Проценты за кредит 3
Прибыль до уплаты налогов
Налоги
Чистая прибыль
Амортизация
Денежный поток от операционной деятельности
Кредит 1
Выплата кредита 1
Остаток по кредиту 1
Кредит 2
Выплата кредита 2
Остаток по кредиту 2
Кредит 3
Выплата кредита 3
Остаток по кредиту 3
Денежный поток от финансовой деятельности
Совокупный денежный поток
Денежные потоки по периодам
t=0
t=1
t=2
t=3
t=4
t=5
Денежный поток от инвестиционной деятельности
1000000
2000000
2000000
500000
200000
2645000
1472500
1697500
-1000000
-2500000
-2200000
-2645000
-1472500
-1697500
Денежный поток от основной деятельности
100000
150000
200000
100
110
120
10000000 16500000 24000000
5000000
8250000 12000000
2000000
2100000
2200000
833333
833333
833333
116667
116667
116667
2050000
5200000
8850000
1000000
1050000
1100000
1050000
4150000
7750000
500000
416667
333333
250000
0
623333
519445
415556
0
524622
437185
10000
2772600
6647259
2000
554520
1329452
8000
2218080
5317807
950000
950000
950000
-500000
958000
3168080
6267807
Денежный поток от финансовой деятельности
2500000
416667
416667
416667
416667
2083333
1666667
1250000
833333
3116667
519445
519445
519445
2597223
2077778
1558334
2623111
437185
437185
2185926
1748741
0
2500000
2700000
1687000
-1373296
-1373296
-1000000
0
0
0
322284
3197011
t=6
t=7
t=8
1922500
-1922500
2147500
-2147500
685000
-685000
250000
130
32500000
16250000
2300000
833333
116667
13000000
1150000
11850000
166667
311667
349748
11021919
2204384
8817535
950000
9767535
300000
140
42000000
21000000
2400000
833333
116667
17650000
1200000
16450000
83333
207778
262311
15896578
3179316
12717262
950000
13667262
300000
150
45000000
22500000
2500000
833333
116667
19050000
1250000
17800000
0
103889
174874
17521237
3504247
14016990
950000
14966990
416667
416667
416667
0
519445
1038889
519445
519445
519445
0
437185
1311556
-1373296
6471738
437185
874370
-1373296
10146466
874370
0
-1393815
12888175
2
В зависимости от стадии жизненного цикла проекта бюджет может быть (рисунок 1):
ожидаемым;
предварительным
(оценочным);
уточненным;
базовым
(утвержденным,
официальным); текущим (корректируемым); фактическим.
Рисунок 1 – Виды бюджетов в зависимости от стадии жизненного цикла проекта
Для детального изучения расходов все затраты, которые потребуется понести в течение
проекта, объединяют в отдельные группы. В таблице 2 показаны виды затрат, которые могут
быть использованы при формировании сметы (и далее бюджета) проекта. Однако список не
исчерпывающий.
Таблица 2 – Группировка затрат проекта
№
Признаки
п/п
классификации
1
По
По экономическим элементам затрат. Элемент – это простейший, однородный вид
экономическому
затрат, показывающий, что именно израсходовано в проекте, независимо от того, где
содержанию
возникли затраты и куда они были направлены (т.е. независимо от назначения затрат).
Виды затрат
Выделяют пять экономических элементов: материальные затраты, затраты на оплату
труда, отчисления на социальные нужды, амортизация основных фондов, прочие
затраты.
По статьям калькуляции. Калькуляция – это исчисление себестоимости единицы
продукции (услуги) по статьям расходов. В отличие от экономических элементов затрат,
статьи калькуляции объединяют затраты с учетом их конкретного целевого назначения
и места образования. Т.е. здесь затраты объединяются по направлениям их
использования, по месту их возникновения: непосредственно в процессе изготовления
продукции, в обслуживании производства, в управлении предприятием и т.д. Типовая
группировка затрат по статьям калькуляции имеет следующий вид (на примере для
производственного предприятия): 1) сырье, основные материалы, полуфабрикаты,
комплектующие изделия (за вычетом возвратных отходов); 2) вспомогательные
3
материалы; 3) топливо на технологические цели; 4) энергия на технологические цели; 5)
основная заработная плата производственных рабочих; 6) дополнительная заработная
плата производственных рабочих; 7) отчисления на социальные нужды по заработной
плате производственных рабочих; 8) расходы на содержание и эксплуатацию
оборудования; 9) расходы на подготовку и освоение нового производства; 10) цеховые
расходы; Итого) Цеховая себестоимость; 11) общепроизводственные расходы; 12)
потери
от
брака;
Итого)
Производственная
себестоимость
продукции;
13)
внепроизводственные расходы; Итого) Полная себестоимость продукции.
2
По
Основные (прямые) затраты – непосредственно связаны с процессом производства в
экономической
проекте (материалы, заработная плата производственных работников и отчисления с нее,
роли в процессе
амортизация основных средств, непосредственно участвующих в производстве, и пр.).
производства
Накладные (косвенные) затраты – связаны с организацией, обслуживанием
производства и управлением проекта: общепроизводственные и общехозяйственные
затраты: содержание аппарата управления, амортизация и ремонт прочих основных
средств, которые не участвуют непосредственно в производственном процессе, налоги,
расходы на подбор и повышение квалификации кадров и прочие хозяйственные
расходы, относящиеся к предприятию в целом и (или) к проекту.
3
По
Текущие затраты (себестоимость) – это затраты, производимые ежедневно или с
периодичности
некоторым интервалом, не реже одного раза в месяц. Например, заработная плата и
возникновения
отчисления с нее работников, занятых в проекте.
Единовременные затраты (инвестиции) – производимые реже одного раза в месяц.
Например, затраты, связанные с подготовкой проекта, покупкой оборудования.
4
По отражению в
Планируемые – рассчитаны на определенный проект; включаются в плановую
бизнес-плане
себестоимость проекта.
Непланируемые – не включаются в план, и отражаются только в фактической
себестоимости (например, потери от брака, простоев).
5
По отношению к
Переменные – изменяются пропорционально изменению объема производства (сырье,
объему
материалы, зарплата основных рабочих и отчисления с нее).
производства
Постоянные – не изменяются с изменением объема производства (амортизация,
зарплата управленческого персонала, аренда).
Условно-переменные затраты – зависят от объема производства, но эта зависимость
не прямо пропорциональная. Они связаны с объемами производства, но до определенной
степени. При небольшом уровне производства некоторые издержки все равно не
снижаются.
Разработка бюджета проекта
Обычно для оценки стоимости работ (и далее разработки бюджета) проекта используется
метод «снизу-вверх». Такой подход предполагает наличие разработанной иерархической
структуры работ: последовательно берем задачи из иерархической структуры работ и оцениваем
их стоимость. Поднимаясь по структуре снизу вверх, суммируя, получаем итоговую стоимость
проекта.
4
Существует и другой подход, например, «Сверху-вниз», а также комбинация двух
обозначенных методов.
Из чего же состоит стоимость работ проекта?
Стоимость работы может рассматриваться как сумма стоимости выполнения работ и
стоимости материалов, которые потребуются в ходе этого выполнения (рисунок 2). Стоимость
выполнения работ, в свою очередь, может складываться из стоимости труда (заработной платы)
исполнителей
и
страховых
взносов,
стоимости
единицы
времени
задействованного
оборудования и т.д. Другими словами, в проекте можно выделить два основных типа ресурсов:
трудовые и материальные. Сумма затрат на трудовые и на материальные ресурсы будет
означать стоимость выполнения работы.
Рисунок 2 – Состав стоимости работ проекта
Под трудовыми ресурсами понимаются не только человеческие ресурсы. Время – вот, что
отличает трудовые ресурсы от материальных. К примеру, оборудование тоже может являться
трудовым ресурсом, если вам нужно отслеживать количество часов, потраченных на выполнение
задачи проекта. Назначаете ли вы сотрудников на задачи или берете машину в аренду,
выполнение задач зависит от того, на какой срок ресурсы могут быть назначены и сколько они
стоят в день или в час. 3D-принтер, арендованный на несколько часов, – пример трудового
ресурса (его стоимость будет равна стоимости аренды в час, умноженной на количество
использованных часов).
Материальные ресурсы – это такие ресурсы, которые потребляются в течение проекта.
Они измеряются не количеством времени, а количеством единиц, к примеру, штуками, литрами,
куб. метрами или вагонами. Они могут повлиять на время выполнения задачи, если вы должны
ожидать, пока они станут доступными. Например, вы не можете начать шить костюмы, пока не
доставят нужные рулоны ткани.
5
А как оценить стоимость работы? В зависимости от вида проекта и требований по
ведению финансового планирования могут применяться различные методы оценки. Например:

параметрическая оценка: по объему работ, например, сколько куб. метров нужно
выкопать;

оценка по аналогам: сколько стоит выполнение аналогичных, схожих работ;

экспертная оценка: собираются несколько экспертов предметной области и дают
примерную оценку стоимости работы;

оценка по предложениям поставщиков; пр.
Принципы оценивания стоимости в целом схожи с оценками времени выполнения работ по
проекту.
На выбор инструментов разработки и формы представления бюджета проекта влияют:

масштаб проекта (неделя, пара месяцев или несколько лет), т.е. в одном случае бюджет
может состоять из нескольких строк, а в другом может потребоваться отдельный сметчик;

в какой области проект (IT, строительный, организационный...), т.е. основные расходы
будут связаны с трудовыми ресурсами или придется тщательно рассчитывать затраты и время
поставки материальных ресурсов;

это внутренний проект (для нужд своей компании) или внешний (для внешнего
заказчика), кому будем показывать бюджет (команде, начальству или внешнему заказчику) и т.д.
Как видно, параметров множество. Соответственно, применяемые инструменты могут
варьироваться от списка на листке бумаги или таблицы в Excel до ПО для систем по управлению
проектами (MS Project и др.) и ERP систем (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов
предприятия) (1С и др.).
Предположим, Вы планируете проект по разработке и изданию рекламного буклета компании,
исходя из такой информации:

по иерархической структуре работ определено, что Вам предстоит работать над проектом
100 часов, а Вашей сотруднице – 50;

Ваша ставка составляет 1000 руб. в час, ставка сотрудницы – 800 руб. в час;

Вы должны приобрести бумагу для печатающего устройства на сумму 7000 руб.;

ваши командировки к поставщикам обойдутся в 15000 руб.;

Вы установили, что плата субподрядчику за оформление брошюры составит 5000 руб. (в том
числе за дизайн логотипа – 2000 руб., за дизайн самой брошюры – 3000 рублей);

напечатанные брошюры Вам нужно будет упаковать – это обойдется в 500 руб.;

общий коэффициент накладных расходов для вашей организации равен 30%.
Таблица. Стоимость проекта по разработке рекламного буклета компании
Категория расходов, ед. изм.
Основные расходы
Трудовые ресурсы
Стоимость, руб.
Кол-во
Сумма, руб.
Комментарий
6
Сотрудник 1, руб./час
Сотрудник 2, руб./час
Страховые взносы с ФОТ, %
Материальные ресурсы
Бумага, шт.
Упаковка, шт.
Командировки, руб.
Субподрядчики
Услуга 1, шт.
Услуга 2, шт.
Итого по основным расходам
Накладные расходы, %
ОБЩАЯ СТОИМОСТЬ ПРОЕКТА
1000
800
100
50
30
100 000
40 000
42 000
700
10
7 000
500
15 000
2 000
3 000
1
1
30
2 000
3 000
209 500
42 000
251 500
билеты, гостиница,
суточные
дизайн логотипа
дизайн брошюры
базой служит ФОТ
Ниже показано, как могут выглядеть затраты в программе Gantter с учетом иерархической
структуры работ и назначенных трудовых и материальных ресурсов.
Сложности при составлении бюджета
Ниже кратко описаны наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются
при разработке бюджета.
Неправильные основания. Бюджет строится на основе (с учетом) созданной иерархической
структуры работ, оценки ресурсов, оценки трудоемкости работ и графика проекта. Если хотя бы
один из указанных компонентов будет неправильным (ошибочным), это отразится на бюджете.
Например, не учли отпускное время и затраты на сверхурочные часы.
Пропуск категорий затрат. В бюджете должны быть отражены все затраты, которые будут
понесены.
Бюджет предварительно распределен. Во многих организациях в зависимости от
специфики их бюджетного цикла и уровня зрелости управления проектами бюджеты
7
устанавливаются до завершения работ по проекту (по планированию). В таких случаях бюджет
является основным (доминирующим) ограничителем проекта, в результате чего будут
ограничиваться возможности привлечения ресурсов и число работ, которые можно выполнить.
Например, если в компании, работающей по годовому инвестиционному плану, вы выполните
работ свыше заложенной суммы, то согласовать их, скорее всего, будет возможно только уже на
следующий год.
Затраты на рабочую силу не контролируются: политика организации, при которой
руководитель проекта не контролирует затраты на внутренний персонал; несоответствие между
системой / процедурами составления временных отчетов и потребностями проекта.
8
Скачать