Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Организация и нормативно-правовые основы архивного дела Практическое занятие 4 Выполнил: Обучающийся Тюнина Ксения Александровна Преподаватель: Антонова Елена Васильевна Пермь - 2022 Задание 1. Максимальное количество баллов – 3 балла. Для выполнения данного задания необходимо ознакомиться с текстом Международного этического кодекса архивиста 1966 года Режим доступа: https://cgato.mos.ru/upload/medialibrary/8de/mezhdunarodnyy-eticheskiykodeks-arkhivistov-1966-goda.pdf Основные принципы Кодекса определяют первейшую и самую важную обязанность архивистов документов. Раскройте – обеспечение подробное целостности содержание и сохранности основных принципов Международного этического кодекса архивиста, результаты оформите в виде таблицы. Архивисты защищают Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение. Архивисты должны обеспечить доступность и понятность архивных материалов. Архивисты Архивисты должны отбирать документы для хранения или уничтожения таким обеспечивают образом, чтобы, прежде всего, сохранить основное свидетельство деятельности лица или учреждения, которые создали и собрали документы, но учитывая при этом изменяющиеся исследовательские потребности. Архивисты должны знать, что приобретение документов сомнительного происхождения, хотя и представляющих интерес, может поощрять развитие незаконной коммерческой деятельности. Они должны сотрудничать с другими архивистами и правоохранительными органами, занимающимися задержанием и судебным преследованием лиц, подозреваемых в воровстве архивных документов. . Архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к архивным Архивисты должны материалам и обеспечивать беспристрастное обслуживание всех пользователей. содействовать Архивисты должны создавать как общий, так и специальный научно-справочный аппарат на все документы, находящиеся у них на хранении. Они должны всем предлагать беспристрастное консультирование и использовать имеющиеся ресурсы для предоставления сбалансированного ассортимента услуг. Архивисты должны отвечать вежливо на все обоснованные запросы о своих фондах и содействовать их наиболее широкому использованию в соответствии с политикой учреждения, обеспечением сохранности фондов, правовыми соображениями, индивидуальными правами и соглашениями о дарении. Они должны объяснять потенциальным пользователям уместные ограничения и справедливо применять их. Архивисты не должны допускать необоснованных ограничений доступа и использования, но могут предлагать или принимать как условие комплектования четко установленные ограничения на лимитированный период. Они должны честно соблюдать и беспристрастно выполнять все соглашения, заключенные во время приобретения материалов, но в интересах либерализации доступа должны заново провести переговоры об условиях в соответствии с изменениями обстоятельств Архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и Архивисты избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб учреждениям, исследователям или коллегам. Архивисты не должны лично собирать оригиналы документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами. Они должны избегать действий, которые могли бы спровоцировать в обществе столкновение интересов. Архивисты могут использовать фонды их учреждений для личных исследований и публикаций, проводя эту работу на тех же условиях, что и другие исследователи этих фондов. Они не должны раскрывать или использовать информацию, полученную в результате работы с документами, доступ к которым ограничен. Они не должны путать свои личные исследовательские или публикаторские интересы с порученными им профессиональными или административными обязанностями. При работе с фондами своих учреждений архивисты не должны использовать в своих целях имеющиеся у них сведения о неопубликованных находках исследователей без предварительного информирования исследователей о намерении архивиста воспользоваться этими сведениями. Они могут делать обзоры и давать комментарии к работам других по их тематике, включая работы, основанные на документах их собственных учреждений. Архивисты не должны позволять представителям других профессий мешать им выполнять свою работу и обязанности. Архивисты повышают Архивисты должны повышать свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению взаимопонимания с коллегами по профессии, совершенствовать навыки оценки своего и чужого труда, вносить своими знаниями вклад в повышение эффективности работы коллектива и обеспечивать подчиненным соответствующие условия работы и обучения. Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию Архивисты мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с способствуют представителями других профессий. Архивисты должны стремиться к расширению сотрудничества, избегать конфликтов с коллегами по профессии и разрешать возникающие проблемы, поощряя при этом строгое соблюдение архивных стандартов и этических норм. Архивисты должны сотрудничать с представителями родственных профессий на основе обоюдного уважения и взаимопонимания. используют Задание 2. Максимальное количество баллов – 4 балла. Вы являетесь наставником молодого специалиста, который пришел в Вашу организацию после окончания учебного заведения. Вам предстоит объяснить действия, которые необходимо выполнить для организации хранения, комплектования и учета документов в архивах. 1. Сформулируйте алгоритм действий по организации комплектования документов в архивах. 2. Перечислите обязательные учетные документы архива. ОТВЕТ: 1. ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива; прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива; организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов; организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых; участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций; работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений; оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами; участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации; участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива. 2. книга учета поступлений документов списки фондов лист фонда опись дел, документов паспорт архива паспорт архивохранилища дела фонда лист-заверитель дела Задание 3. Максимальное количество баллов – 3 балла. При выдаче читателю сброшюрованных документов из архива, Вы обнаружили в них вырванные листы. Вопросы: 1. К кому в данной ситуации могут быть применены меры ответственности? 2. Какой вид ответственности может быть применен? Свой ответ аргументируйте. 3. Составьте алгоритм ваших действий в подобной ситуации. ОТВЕТ: 1. К пользователю, который брал эти документы 2. Предупреждение или административный штраф 3. Пишется докладная записка Создается комиссия для расследования причины порчи документа На основании вывода комиссии составляется акт На ответственности основании акта выносится решение о вынесении меры Задание 4. Максимальное количество баллов – 3 балла. В вашу организацию обратился бывший сотрудник с заявлением о подтверждении стажа работы в должности архивариуса в 2013-2018г. в связи с утерей трудовой книжки. 1. Составьте архивную справку о том, что сотрудник действительно работал в указанный период в должности архивариуса в Вашей организации (все необходимые данные можно указать самостоятельно). Архивная справка Публичное акционерное общество «Природа» (ПАО «Природа») Ак. Павлова ул., д. 10, Москва, 123456 Тел./факс (123) 456-78-90, e-mail: priroda@si.com ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ СПРАВКА 08.04.2022 № 128/АС В документах ПАО «Природа» содержатся следующие сведения о работе Тулиновой Татьяны Васильевны (дата рождения 10.03.1978): 23 ноября 2013 г. — принята на работу на должность архивариуса в Публичное акционерное общество «Природа» (приказ от 23.11.2013 № 534/лс); 10 июня 2018 г. — уволена по собственному желанию на основании ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ от 10.06.2018 № 745/лс). Приложение: на 1 л. в 1 экз. ПЕЧАТЬ Генеральный директор Воробьев Терентьева Кристина Викторовна (123) 456-78-90 С. К. Воробьев Задание 5. Максимальное количество баллов – 4 балла. Вы работаете в крупной компании архивистом. Руководство компании обратилось к Вам, как к эксперту, для оценки программных компьютерных продуктов архивных технологий. По каким критериям Вы будете производить оценку? Свой ответ 1. аргументируйте. Задание 6. Максимальное количество баллов – 4 балла. По окончании учебного заведения, Вам, как лучшему выпускнику, было предложено трудоустройство в ООО «ХХХ» в качестве руководителя архива данной организации. При посещении будущего места работы Вы увидели, что архив имеет более чем достаточную площадь для содержания всех архивных документов, но находится в сыром, пыльном подвальном помещении без окон, вентиляция отсутствует. Вопросы: 1. Перечислите требования к помещению архива. 2. Какие мероприятия должен провести руководитель ООО, чтобы исправить ситуацию? Свой ответ аргументируйте. ОТВЕТ: 1. оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов оборудование пожаротушения, охранной помещения и пожарной противопожарного режима архива соблюдение охранного режима организации сигнализацией и средствами соблюдение создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями; быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов; быть гидроизолировано; иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка; иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества; иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам; не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды. 2. Устранить все вышеизложенные нарушения путем переезда в более сухое и подходящее здание. Задание 7. Максимальное количество баллов – 4 балла. Руководство организации оповестило всех сотрудников о проведении тренировки по эвакуации персонала при пожаре и иных чрезвычайных ситуациях. Вам предстоит отработать действия сотрудника, который находится в архиве. Вопросы: 1. Сформулируйте алгоритм Ваших действий в случае возникновения пожара и иных чрезвычайных ситуаций 2. Перечислите недопустимые действия персонала архива при эвакуации. ОТВЕТ: 1. Паника 2. большое скопление народа около выходов
