Лабораторная работа 11-12. «Основы деловой корреспонденции. Организация документооборота» Письмо-запрос ООО «Ромашка» Россия, г. Астрахань, ул. Ляхова, 3 Тел. (423) 667-98-80, факс (6263) 999-1821 Генеральному директору ООО «Подсолнух» А.Р. Ким 01.04.2020 года, исх. № 15 Об ассортименте и ценах на расходные материалы Уважаемая Анна Ростиславовна! Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 1 апреля 2020 года (входящий № 15) . Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Подсолнух», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте. Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением, генеральный директор ООО «Ромашка» /Мамин / В.В. Мамин Директору ООО «Ночь» Ляшко М.В. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО О завершении ремонтных работ Исх. № 123/1 12.09.2020 г. Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Маевой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул.Пушкина, д.15, кв.16, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.08.2020 г., заключенного с ООО «Ночь» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 20.09.2020 г. В случае невыполнения данного обязательства ООО «Маевой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,9% от суммы, обозначенной в Договоре подряда. Генеральный директор ООО «Маевой» А.А. Шишкин (подпись) Главный бухгалтер ООО «Маевой» В.А. Ульрих (подпись) Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 21.03.2020 года по 16.06.2020 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях Приложение: 1. Акт сверки б/н на период 01.01.1730.06.17. в 2 экз. на 2-х листах. 2. Копия ТОРГ 12 № 1 от 01.03.2017 года в 1 экз. на 1 листе. 3. Копия счет-фактуры № 1 от 0.03.2017 года в 1 экз. на 1 листе. 4. Копия ТТН № 1 от 01.03.2017 года в 1 экз. на 1 листе. ИТОГО 5 экз. на 5 листах. Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР "ШИК" Сопроводительное письмо Главный бухгалтер ГБОУ ДОД СДЮСШОР "ШИк" ИНН 1234567890 КПП 121001001 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д.1; тел. (495) 123-45-67 Исп. Абухова А.А. Тел. (961) 1232517 Генеральному директору ООО «Смешарик» Ковалеву О.Я. № 129 от 15 июля 2020г. Письмо приглашение ЗАО завод «Шишка» ОГРН 0012458789565, ИНН 0002458569, КПП 002548978, 262655, г.Астрахань, ул.Ляхова, д. 5 на № _____ от ___________ Уважаемый Олег Ярославович! Директору ООО «Сон» Земному А.А. Контрольные вопросы: ПРИГЛАШЕНИЕ Уважаемый Александр Александрович! Приглашаем Вас и Ваших сотрудников посетить наш стенд Б-136 на Региональной выставке «Машиностроение-2020», которая будет проводиться 26-30 апреля 2020 года в Выставочном центре «Панорама» по адресу: город Астрахань, ул.Центральная, д.26. Мы будем рады представить Вам образцы нашей новой продукции, предоставить любые информационные материалы. Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на видеопрезентации агрегатов и деталей нашего завода. За дополнительной информацией Вы можете обращаться по телефону 1165-00 или на сайт компании www.Shishka.ru С уважением, Генеральный директор ЗАО «Шишка» Гушин А.Ш. Общие основы деловой корреспонденции: 1) Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента заключение, доказательство и введение. 2) Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу. В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики. В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций. Организация документооборота: 1) Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основными принципами организации документооборота являются следующие: прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.); каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными. 2) В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: 4) Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. прием входящих документов; первоначальная обработка; предварительное распределение; (экспедиционная) рассмотрение и регистрация; рассмотрение документов руководством; исполнение резолюций; отправка ответных документов. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии. 3) Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. Лабораторная работа 13-14. «Формирование и хранение дел» Контрольные вопросы: Формирование и хранение дел: 1) Номенклатура — дел это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98). Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними. Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений. 2) Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов. Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. 3) В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела). Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело. АКТ 26.05.2020___N ___12-арх__ _____г. Астрахань____ УТВЕРЖДАЮ Проект акта о приеме-передаче документов на постоянное хранение в архива. Директор Государственного архива Астраханской области Никешина Никешина Н.В. 26.05.2020 УТВЕРЖДАЮ Главный директор ООО «Чайный мир» Мамутова Ю.А. 26.05.2020 (место составления) приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив В связи с _________________ликвидацией организации________________________ (истечением срока хранения документов) _Общество с ограниченной ответственностью_ «Чайный мир»_______________________ ____________________ (ООО «чайный мир»)__________ ______________________ (наименование организации) передает, а ________ Государственный архив Астраханской области___________________ (наименование государственного архива) принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ___2010-2020_ и справочный аппарат к ним: (годы) N п/п Название, номер описи Кол-во экземпляров Кол-во принятых дел/количество ОЦД Кол-во страховых копий Примечание описи 1 2 3 4 5 6 … … … … … … 4 Личные карточки уволенных работников 1 5 - … … … … … … … Итого принято ___________130 (сто тридцать)_________ ед. хр. (в том числе страховых копий) (цифрами и прописью) В государственном архиве фо Передачу произвели: Зав. Архивом ООО « Чайный мир» Михина Михина П.А. 26.05.2020 Прием произвели: Ведущий специалист Государственного архива Астраханской области Смирнова Смирнова У.Ю. 26.05.2020
