Смотреть правила... - Архивная служба Новосибирской области

ПРАВИЛА
работы пользователей архивной информации в читальных залах
Государственного архива Новосибирской области.
1. Общие положения
1.1. Настоящие «Правила…» разработаны в соответствии с Федеральным
законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43,
ст. 4169), Федеральным законом от 27.07. 2006 г. № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и защите информации», Законом
Новосибирской области от 09.09. 2005 г. № 315-ОЗ «Об архивном деле в
Новосибирской
области»,
«Правилами
организации
хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 18.01. 2007 г. № 19).
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми
документами в читальных залах Государственного архива Новосибирской
области (далее ГАНО).
1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам
архива.
1.4. Порядок работы и обязанности сотрудников ГАНО по обслуживанию
пользователей в читальных залах, их ответственность определена
законодательством РФ, нормативными актами Федеральной архивной
службы России, должностными инструкциями.
1.5. Плата за посещение читальных залов ОГУ ГАНО и пользование
документами не взимается.
1.6. Платные услуги пользователям архивной информации в читальных залах
предоставляются в соответствии с разделом 4 настоящих правил.
2. Порядок доступа пользователей в читальные залы архива.
2.1. Пользователь, действующий в личных интересах, допускается в
читальные залы на основании личного заявления, в котором указываются
фамилия, имя, отчество пользователя, вид и номер документа,
удостоверяющего его личность, тема и хронологические рамки исследования.
2.2. Пользователь, ведущий научную работу в соответствии с планом
научного (учебного) учреждения, действующий в интересах органа власти,
учреждения или организации, предоставляет официальное письмо
направившего учреждения с указанием его полномочий, темы исследования
и его хронологических рамок.
2.3. Учащиеся старших классов средних школ допускаются к работе с
документами только под руководством педагога.
2.4. Иностранные граждане оформляются на основании официального
письма
принимающей
российской
организации,
дипломатических
представительств и других зарубежных учреждений, работающих на
территории России.
2.5. Все пользователи при оформлении заполняют анкету установленного
образца (Приложение № 1), где подтверждают факт ознакомления с
настоящими правилами.
* Персональные данные, указанные пользователем в личном заявлении и анкете,
архивным учреждением не обрабатываются и не распространяются. Они
используются руководством ГАНО для решения вопроса о допуске к документам, а
так же в случае нарушения пользователем правил и норм работы с архивными
документами, влекущими за собой юридические последствия в соответствии с
законодательством (Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
от 22. 10. 2004 г. № 125-ФЗ. Гл. 6. ст. 2; Гл. 7).
2.6. Разрешение на работу в читальных залах дает директор ГАНО, сроком на
1 год по одной теме. При изменении темы или истечении установленных
сроков вновь оформляется допуск к работе.
2.7. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при
предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
3. Порядок выдачи дел
и материалов справочно-информационного фонда.
3.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании
заполненных бланков «Заказ на выдачу дел» (Приложение № 2).
3.2. При получении дел и материалов пользователь в присутствии работника
читального зала расписывается за каждую единицу предоставленного
материала в «Заказе…», принимая на себя ответственность за их
сохранность на время пользования.
3.3. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 5 книг, 5
путеводителей, 5 фонодокументов, 10 фотодокументов, 10 карт, 20 дел.
3.4. Сроки выдачи дел и материалов справочно-информационного фонда:
- выдача всех материалов производится после подписания директором ГАНО
или лицом, замещающим его, заявления (см. пп.2.1., 2.2., 2.4.) и «Заказа на
выдачу дел»;
- выдача дел, заказанных пользователями до 15.00 часов, производится на
следующий день с 10.00 часов, в случае большого количества заявок на дела
сотрудником зала может устанавливаться очередность и время посещения;
- представителям организации - фондообразователя или держателю личного
фонда документы предоставляются в день заказа;
- справочно-информационные материалы, экземпляры описей выдаются
пользователям в день заказа.
3.5. Ограничение доступа пользователей к документам:
- не выдаются дела, не прошедшие научного описания и техническую
обработку, находящиеся в плохом физическом состоянии;
- подлинники особо ценных и уникальных документов выдаются в
исключительных случаях с письменного разрешения директора архива или
лицом, замещающим его, во всех других случаях предоставляется фонд
пользования;
- дела, ограничение на доступ к которым нормативно закреплено
фондообразователем;
- дела, содержащие конфиденциальную информацию, выдаются после
просмотра их сотрудниками зала и закрытия конвертом персональных
данных с действующим сроком конфиденциальности (Приложение № 3);
- не предоставляются дела, используемые в данное время другими
пользователям.
3.6. Сроки работы с делами и материалами справочно-информационного
фонда:
- обычные дела и печатные издания выдаются пользователям в читальный зал
на срок до 1 месяца, особо ценные на срок не более 2-х недель;
- описи выдаются на срок не более 5 дней;
- продление сроков (до 2-х недель) осуществляется с согласия сотрудников
читального зала, письменного разрешения директора архива и
сопровождается оформлением нового заказа;
- в случае непосещения пользователем читального зала в течение недели без
уведомления сотрудников читального зала о возможном отсутствии, все
подготовленные материалы возвращаются на место хранения;
- повторно дела могут быть заказаны по истечении 2-х месяцев со дня сдачи
дел, как самим пользователем, так и в случае сдачи дел сотрудниками зала.
3.7. Фото-, видео - и фонодокументы выдаются в виде копий.
3.8. При получении описей, дел и других материалов пользователи
проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального
зала. При обнаружении повреждения или дефектов в деле, неправильной
нумерации листов необходимо сообщить об этом сотруднику читального
зала.
3.9. В целях обеспечения сохранности документов не разрешается:
- входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели и сумки,
размером более 200х300 мм, пластиковые пакеты, зонты;
- употреблять в читальном зале продукты питания и напитки;
- выносить дела и иные материалы архива из читального зала, передавать их
третьим лицам;
- вносить изменения в текст документа, делать на документах и обложках дел
пометы, исправления, подчеркивания;
- оставлять на продолжительное время дела незащищенными от
естественного и электрического света;
- писать на листах бумаги, положенных поверх документа, загибать углы
листов, вкладывать в дела посторонние предметы, калькировать документы,
перекладывать листы несброшюрованных документов;
- пользоваться при работе с документами клеем, скотчем, маркером,
чернильной авторучкой, штрихом, ножницами и иными режущими
инструментами.
3.10. В случае утраты, хищения или повреждения архивных документов, в
том числе внесения в их текст изменений, в целях возмещения ущерба и
пресечения подобных действий со стороны пользователей, составляется акт,
на основании которого архив может обратиться с заявлением в органы
внутренних дел по месту расположения архива, а также прибегнуть к
лишению права посещения архива на временный или постоянный срок.
4. Порядок копирования, выдачи копий архивных документов и
материалов справочно-информационного фонда.
4.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей
архива и физического состояния документов изготавливаются светокопии,
микрокопии, фотоотпечатки, позитивы фотодокументов, электронные копии
документов и материалов ГАНО.
Не производятся работы по копированию документов не из фондов архива.
4.2. Копирование осуществляется на основании «Заказа на копирование
документа», аккуратно заполненного пользователем с указанием поисковых
данных необходимых документов. (Приложение № 4)
4.3. Копирование документов является платной услугой ГАНО, стоимость
которой определяется утвержденным прейскурантом. (Приложение № 5).
Изготовление копий производится после оплаты пользователем
предоставленного счета.
В случае неоплаты счета в 2-х недельный срок все материалы,
подготовленные к копированию, возвращаются на место хранения с
возможностью повторного заказа через 2 месяца.
4.4. Сроки изготовления копий архивных документов:
- светокопии и электронные копии – в течение 5 рабочих дней;
- машинописные копии – в течение месяца;
- микрокопии и фотоотпечатки – по соглашению в индивидуальном порядке.
Срочным считается изготовление копии в течение 1 рабочего дня.
4. 5. Ограничение копирования:
- документы негосударственной части Архивного фонда РФ, документы из
личных фондов копируются в порядке, установленном фондообразователем
или их правопреемником (наследником), передавшим документы на
постоянное или депозитарное хранение в архив;
- документы, являющиеся объектом авторского права, копируются в
соответствии с Законом РФ «Об авторском праве и смежных правах»;
- копии документов, содержащих конфиденциальную информацию,
изготавливаются только по заказам самого субъекта персональных данных,
его наследников или их доверенных лиц, при подтверждении всеми
названными выше законного права на получение данного рода информации;
- при попадании на лист копии конфиденциальной информации о третьих
лицах, сотрудниками архива производится её компиляция в установленном
порядке;
- копирование в полном объеме уникальных и особо ценных документов и
дел, коллекций документов, фондов производится только с разрешения
директора архива;
- не принимаются заказы на копирование документов, которым может быть
нанесен ущерб при производстве работ, а также дела, находящиеся в
неудовлетворительном физическом состоянии;
- не принимаются на светокопирование или сканирование ветхие документы
до 1940 г. включительно, а также из дел, объемом свыше 250 л.;
- не производится копирование неопубликованных описей, каталогов,
карточек, а также баз данных ГАНО в полном объеме.
4.6. Копирование документов производится только в зданиях архива, его
техническими средствами. Несанкционированное копирование документов
запрещено.
4.7. В исключительных случаях, при отсутствии технических возможностей
учреждения, после официального разрешения директора архива, допускается
копирование документов техническими средствами пользователей в
присутствии сотрудника читального зала по оформленному «Заказу на
копирование» и после оплаты счета за предоставление документов.
4.8. В связи со спецификой документов, по согласованию с директором
архива, пользователи могут привлекать к копированию специалистов
(чертежников, картографов, фотографов, операторов, художников и т.д.),
которые производят все необходимые работы в архиве в присутствии
сотрудника читального зала, с соблюдением всех мер по предотвращению
нанесения ущерба документам.
4.9. Архив не несет ответственности за качество копий, изготовленных
самими пользователями или привлеченными ими специалистами.
4.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам
под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность и
полномочия, а также пересылаются обычными письмами по указанному
заказчиком адресу.
5. Права и обязанности пользователей.
5.1. Пользователь имеет право:
- получать консультации специалистов по составу и содержанию документов
архивного фонда Новосибирской области и справочно-информационного
фонда ГАНО по теме исследования;
- получать информацию о порядке работы читальных залов, оказании
платных услуг в ГАНО;
- получать информацию о составе фондов и адресах государственных
архивов РФ;
- получать информацию, в том числе в письменном виде, о причинах отказа в
выдаче дел или материалов, ограничения в доступе к документам или их
копирования;
- получать доступ к делам, содержащим конфиденциальную информацию с
учетом ограничений, установленных законодательством РФ (Приложения№
№ 6, 7);
- обжаловать отказ в выдаче дел или материалов, на ограничение в доступе к
документам в соответствии с действующим законодательством, обратиться в
управление ГАС Новосибирской области, Федеральную архивную службу
России;
- делать выписки из документов, пользоваться изданиями научно-справочной
библиотеки ГАНО;
- использовать с разрешения директора ГАНО для перенесения текста из
документа или издания собственный автономный персональный компьютер,
магнитофон или диктофон, при условии, что работа с ними не будет мешать
другим пользователям;
- производить самостоятельное копирование документов по специальному
разрешению директора архива, согласно пп.4.7. и 4.8. настоящих правил;
- работать в зале в сопровождении помощника, переводчика.
5.2. Пользователь обязан:
- знать и соблюдать настоящие правила;
- нести ответственность за действия, повлекшие порчу или утрату документа,
нанесшие материальный ущерб архиву, в соответствии с действующим
законодательством РФ;
- регистрироваться в журнале при каждом посещении читальных залов;
- заполнять надлежащим образом заявления, заказы, листы использования в
делах;
- по окончании работ с делами сдать их сотруднику зала под роспись на
бланке «Заказ на выдачу дел», либо поместить материалы в специальный
шкаф в присутствии сотрудника зала, предварительно вложив лист со своей
фамилией;
- ставить в известность сотрудников зала о необходимости одновременной
работы
с документами архива, машинописными и печатными текстами,
гранками научной работы;
- соблюдать технические требования обращения с оборудованием и
документами на специальных носителях;
- при публикации архивных материалов ссылаться на источник информации
(название архива), указывать поисковые данные документа (номер фонда,
описи, дела, листа);
- нести ответственность за соответствие опубликованной информации
содержанию документов;
- соблюдать распорядок работы читальных залов, тишину и порядок в них.