Выступление директора Государственного архива Российской

С.В. Мироненко–директор Государственного архива Российской
Федерации
Уважаемый Андрей Николаевич! Уважаемые коллеги!
Я рад, что могу сегодня, поделится с вами в продолжение выступления Олега Владимировича о том, как в России развиваются
компьютерные технологии. Достаточно обыденно звучит, что компьютеры - это сегодняшний день. К сожалению, в этом направлении
наблюдается наше отставание. На прошедшем в 2012 году Международном архивном конгрессе в г. Брисбене были приведены ошеломляющие (и даже меня ошеломившие) сведения. Более половины докладов было посвящено компьютерным технологиям в архивном деле. В ведущих архивах мира более 50% архивистов - это специалисты
по IT-технологиям. Для наглядности в ГАРФ эту работу ведут 8 человек, и, благодаря тому, что заработная плата увеличилась, нам удалось привлечь действительно специалистов.
Готовясь к выступлению, я просмотрел бумаги и отметил, что
архив давно занимается компьютеризацией. Первая программа была
принята на дирекции 15 лет назад. Что за это время нам удалось сделать? Мы ввели в базу данных все заголовки дел, хранящихся в архиве. Потом я объясню, почему сделали именно базу данных, а не сканированные образы, которые есть у наших коллеги в РГИА. Это, конечно, тоже важно для улучшения обеспечения сохранности, но гораздо эффективнее создание базы данных. 7 млн. заголовков нам удалось ввести. Работа проводилась, можно сказать, «всем миром». Это
были и плановые задания, и студенты, которые приходили к нам на
практику. Конечно, значительную часть работы выполнила компания
«Элар», которой мы приносим нашу сердечную благодарность.
Когда мы задумывались о компьютеризации процессов, происходящих в архиве, мы планировали это сделать очень быстро. Для чего приглашалось несколько компаний, разрабатывались вместе с
Академии наук планы компьютеризации, замерялись информационные потоки, которые имеются в нашем подразделении, но потом
пришло понимание, что проводить компьютеризацию надо поэтапно.
Вначале сделали компьютерную регистрацию. Это стало возможно в 2009 году, когда праздновали юбилей архивной отрасли. Была проведена реконструкция читального зала, в котором РГАЭ и мы
принимаем исследователей. Рабочие места оборудовали дисплеями,
подключенными к мощному серверу. Они позволили работать исследователям в нашей базе данных и организовать электронную регистрацию. Сегодня нельзя стать читателем Государственного архива
Российской Федерации, не зарегистрировавшись электронно. Были
опасения, что не все смогут принять это нововведение, но с переходом на электронную регистрацию проблем не возникло. При этом
каждому, кто приходит к нам регистрироваться, присваивается свой
регистрационный номер, с которым человек дальше совершает все
свои действия. Вторым шагом стал электронный заказ. С 12 января
этого года мы не принимаем требования в обычном формате (в письменном виде), они заполняются при помощи клавиатуры на дисплее,
которые расположены на рабочем месте в читальном зале архива.
Вначале для наших исследователей это тоже было необычно, но заранее обученные сотрудники читального зала помогали решать возникшие проблемы. Были случаи, когда требования заполнялись от
руки, но только в случае сбоя в работе компьютерной системы. С
начала 2015 года в экспериментальном тестовом режиме мы начали
эксплуатацию системы электронного заказа и электронного слежения
за всем путем, которое проделывает дело. Пока это только два хранилища. В этой работе нам помогает фирма «АС» в лице Николая Андреевича Авдеева, который здесь присутствует. Несколько слов об
оптоволоконной связи, о которой я забыл упомянуть. Кабель прокладывали в «архивном городке» с большим трудом. Проблема возникла
из-за большого количества хозяйствующих субъектов и пожарной
службы, которая просила выключать сервера, что делать было категорически нельзя, поскольку приводило к сбою в работе системы.
Самое главное то, что мы создали базу данных с названиями
всех дел, хранящихся у нас. Это позволит нам в 2015 году провести
апробацию системы, чтобы со следующего года сделать электронный
заказ из читального зала во все хранилища. В этом вопросе архив
рассчитывает на помощь Федерального архивного агентства. Мы
подготовили соответствующие расчеты, проблема как всегда в деньгах.
В чем я вижу преимущество компьютеризации архивных технологий? На своем опыте я убедился, что это главный способ по обеспечению сохранности. Поскольку при электронном слежении одним
нажатием клавиши компьютера можно узнать, где находится дело. В
таких условиях невозможна, так называемая, «закладка дела», когда
десятилетиями мы разыскиваем дела. Сейчас это будет невозможно,
поскольку для того, чтобы положить дело в коробку, необходимо
провести сканером и считать штрих-код на коробке и на деле, и таким
образом списать дело с учета. Сложность лишь в том, что с документами работают не только в читальном зале, но также сотрудники архива и лаборатория. Происходит выдача во временное пользование
документов в органы, которые имеют на это право – это ФСБ, Прокуратура, суды и др. Но в принципе эти вопросы решаемы, если будет
финансовая поддержка.
Перед заседанием мы с Еленой Григорьевной Драпеко размышляли, насколько эффективна эта система. Хочу еще раз подчеркнуть,
мы много и тщательно думали над тем, что нужно компьютеризировать, а что может подождать и то, что мы сейчас предлагаем и реализуем это необходимое, но не достаточное. Нам следует развиваться
дальше. Впереди освоение «облачных технологий», хранения электронных образов документов, ни один сервер не сможет выдержать
такие объемы документов. Эти технологии приняты уже во всем мире.
Заканчивая, хочу обратить внимание, что компьютерные технологии - это технологии, которые касаются всех сторон нашей с вами
архивной жизни. И выставка «Взгляни в глаза войны», о которой
упомянул Андрей Николаевич, действительно наш первый очень тяжелый и трудный, но смею надеяться успешный опыт по созданию
мультимедийных выставок, где были использованы современные
компьютерные технологии, которые дали нашему зрителю возможность воочию взглянуть в глаза войне. Спасибо.