DOCFLOW И WORKFLOW Старт Схема презентации СХЕМА ПРЕЗЕНТАЦИИ Бизнес-процессы Заключение Docflow Workflow Различия Docflow от Workflow DOCFLOW • это возможность маршрутизации документа между исполнителями в соответствии с заранее определенными требованиями. При этом происходит изменение стадии жизненного цикла документа в зависимости от его текущего положения в маршруте. • Docflow системы являются так называемыми наследниками бумажного документооборота. Отсюда и их естественные ограничения: с документом можно совершить ограниченный набор действий: одобрить/ отказать, завизировать, удалить, внести правку и т. п. Обычно системы документооборота дополняются системами хранения образов бумажных документов и системами версионного контроля. • Основным преимуществом систем документооборота является возможность их быстрого внедрения на предприятии, если там уже на хорошем уровне налажен документооборот. Docflow на платформе 1С WORKFLOW • это механизм, позволяющий передавать поручения от одного участника процесса к другому в соответствии с заранее заданным маршрутом. При этом вместе с поручением могут передаваться и сопутствующие документы. • Поручение — фактически это документ, содержащий в себе сведения о работе, которую надо выполнить. • По своей сути workflow это технология эффективного управления и мониторинга процессов деятельности, которые называют бизнеспроцессами предприятия. Бизнес-процессы Принцип работы Workflow на платформе 1С РАЗЛИЧИЯ DOCFLOW И WORKFLOW • Построение систем электронного документооборота начиналось с технологии docflow. • Если в системе достаточно удобно создавать документы и маршрутизировать их, при этом есть возможность описания действий, которые необходимо выполнить каждому участнику маршрута и можно подкреплять сопроводительные документы к основному, то можно смело утверждать, что в системе есть и Docflow и Workflow • Аналогично можно утверждать о наличии обоих механизмов, но с противоположным путем эволюционирования, если в системе есть мощный механизм выдачи поручений и контроля за их исполнением и при этом поручения могут сопровождаться документами, которые участвуют в процессе и проходят свой жизненный цикл вместе с ним, то это workflow. WORKFLOW – ПРИНЦИП РАБОТЫ Для изображения потока работ используют блок-схему, дракон-схему или граф, который состоит из операций (работ), символов логики, стрелок. Разветвления блок-схемы имеют логические символы «и», «или». Стрелки используют для отображения последовательности выполнения операций или потока объектов (документы, ресурсы). Кроме того, модель потока работ может отображать исполнителей, используемое оборудование, программные средства и тому подобное. Правила маршрутизации ПРАВИЛА МАРШРУТИЗАЦИИ определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют несколько видов маршрутизации: • В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур: • Жесткая маршрутизация; • Свободная маршрутизация; • Гибридная маршрутизация. • В зависимости от порядка следования активизируемых процедур: • Последовательная маршрутизация; • Параллельная маршрутизация; • Смешанная маршрутизация. БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ Бизнес-процесс - это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу предприятия в рамках организационной функциональной или процессной структуры управления предприятием. Бизнес-процесс обычно связан с операционными задачами и бизнес-отношениями, например, процесс обработки заявки клиента или процесс разработки нового изделия. Процесс может полностью осуществляться в пределах одного организационного подразделения, охватывать несколько подразделений в рамках организации или даже несколько различных организаций. Фактически бизнес-процесс объединяет (интегрирует) поток работ или функций, людей и оборудование (ресурсы), информацию, необходимую для принятия решений (знания), а также правила (управление) выполнения этих функций. WORKFLOW НА ПЛАТФОРМЕ 1С В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов: • Рассмотрение • Исполнение • Согласование • Утверждение • Регистрация • Ознакомление • Поручение • Приглашение • Обработка входящего документа • Обработка исходящего документа • Обработка внутреннего документа • Комплексный процесс РОЛИ Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими авто подстановками: • Все руководители автора бизнес-процесса • Все подчиненные автора бизнес-процесса • Непосредственный руководитель автора документа • Все руководители автора документа • Все руководители автора документа СОСТАВ РОЛЕЙ • Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю. КАРТОЧКА БЛОК-СХЕМЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнеспроцесса. Выполнение этапов бизнеспроцесса будет отражаться на блоксхеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование. ШАБЛОН БИЗНЕС-ПРОЦЕССА Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как: • маршрутизация • сроки • важность • наименование • описание и другие При создании бизнес-процесса на основании какоголибо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон. DOCFLOW НА ПЛАТФОРМЕ 1С Система "1С: Документооборот" является дальнейшим развитием «1С: Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. Преимущества системы Описание работы системы ПРЕИМУЩЕСТВА ДАННОЙ СИСТЕМЫ • Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде. • С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (описать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии. • Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной работы, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически. • Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому. • Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр. • При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроенном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации на сервере с отправкой результатов пользователям. • Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах. • Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополнительно запрещают несанкционированное использование личных почтовых ящиков. • Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов. • Вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном языке Бейсик запросов. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации, пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям. Между филиалами существует модемная связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные (мобильные) пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших). Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Если система обеспечивает только документооборот - то это docflow, а если есть возможность рисовать и запускать диаграммы процессов с назначением и отслеживанием активности сотрудников - то это workflow. При этом можно утверждать и следующее: картинки и диаграммы, что были использованы в презентации и отражают сущность СЭД, а также особенности маршрутизации являются сочетанием workflow и dockflow.