Документы, регламентирующие порядок принятия правовых

Практика подготовки проектов
служебных писем в единой системе
электронного документооборота и
наиболее часто допускаемые
нарушения требований Инструкции
по делопроизводству в
Правительстве Ярославской
области
СХЕМА
увеличения объемов проектов писем,
подписываемых Губернатором области
+ 72 %
1800
+ 59 %
1600
1527
1650
+ 68 %
1613
1400
1200
1000
961
800
643
600
400
200
0
2011 г.
2012 г.
2013 г.
2014 г.
2015 г.
(на 30.04)
Таким образом, в 2014 году рост объёмов проектов писем, подписываемых Губернатором
области, составил 68 % по сравнению с 2011 годом. В 2015 году по состоянию на 30 апреля
рост по сравнению с 2013 годом составил 9 %, с 2014 годом – 33,5%.
СКЛОНЕНИЕ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ
С ГЕОГРАФИЧЕСКИМИ НАИМЕНОВАНИЯМИ
ОПРЕДЕЛЯЕМОЕ СЛОВО
(РОДОВОЕ НАИМЕНОВАНИЕ)
город
городской округ город
деревня
посёлок
ПРИЛОЖЕНИЕ (ВИДОВОЕ
НАИМЕНОВАНИЕ)
Москва
Ярославль
Красный Холм
Борисоглебский
Названия
городов,
выраженные
склоняемым
существительным, как правило, согласуются в падеже с
определяемым словом, например: в городе Москве, под
городом Саратовом, у города Смоленска.
СКЛОНЯЮТСЯ
1. В случае совпадения
грамматического рода родового и
видового наименования:
НЕ СКЛОНЯЮТСЯ
1. При несовпадении
грамматического рода родового и
видового наименования
городской округ город (муж. род)
Рыбинск (муж. род) администрация городского округа
города Рыбинска
городское поселение (сред. род)
Любим (муж. род) – администрация
городского поселения Любим
деревня (жен. род) Ивановка (жен.
род) – в деревне Ивановке
Большесельское сельское
поселение (сред. род) –
администрация Большесельского
сельского поселения
деревня (жен. род) Мокеевское
(сред. род)
поселок (муж. род) Сосновка (жен.
род)
(НО: допускается в официальных
документах не склонять видовое
наименование, выраженное
прилагательным и совпадающее в роде
с родовым, если оно стоит после
определяемого слова:
сельское поселение Некрасовское –
администрация сельского поселения
Некрасовское
посёлок Борисоглебский – в посёлке
Борисоглебский
2. В случае совпадения грамматических
форм названий городов на –о и сходных
названий мужского рода:
в городе Пушкино (сред. род не
склоняется); НО: в городе Пушкине
(муж. род склоняется)
3. Составные видовые наименования
(город Набережные Челны, сельское
поселение Малые Соли), наименования,
имеющие форму множественного числа
(город Чебоксары)
4. Редкие, малоизвестные названия
городов в целях сохранения ясности и
понимания начальной формы такого
названия (в городе Мина Саудовской
Аравии)
Инструкции по подготовке документов в
единой системе электронного
документооборота (ЕСЭД)
• Инструкция 05 - инструкция по подготовке и
согласованию проектов нормативноправовых актов
• Инструкция 12 – инструкция по подготовке
исходящих писем
Находятся в разделе «Общие папки» ЕСЭД!
Письмо исходящее
от 22.10.2014 № ИХ.01-10813/14
«О соблюдении параметров
шаблонов служебных документов»
Основные ошибки при оформлении реквизита
«адресат»
Неправильно
Министру здравоохранения
Российской Федерации
Скворцовой В.И.
Правильно
Министру здравоохранения
Российской Федерации
В.И. Скворцовой
Рахмановский пер., д. 3,
Москва, ГСП-4, 127994
Правильное оформление реквизита «адресат»
 должность, инициалы и фамилия
адресата указываются в
дательном падеже; инициалы ставятся ПЕРЕД ФАМИЛИЕЙ (для
должностного лица – И.И. Иванову) либо ПОСЛЕ ФАМИЛИИ (для
физического лица – Петрову П.П.);
 Обязательное указание почтового адреса (кроме писем,
отправляемых по МЭДО) с соблюдением установленного порядка
его элементов (улица, дом, корпус (офис, кабинет, квартира),
город, область, страна (при необходимости), индекс. Сокращения
«ул.», «просп.», «пер.» ставятся ПЕРЕД наименованием,
выраженным существительным в родительном падеже (например,
ул. Труда), и ПОСЛЕ наименования, выраженного прилагательным
(Крестьянская ул.). При упоминании адреса в тексте письма
применяется привычный порядок: область, город, улица, дом,
квартира
Правильное оформление реквизита «заголовок»
 Заголовок в тексте письма
формируется из карточки
документа автоматически!
 При оформлении заголовка
необходимо, чтобы его
формулировка совпадала с
формулировкой в карточке
документа!
 Изменение заголовка в тексте
письма необходимо осуществлять
через карточку документа!
Правильное оформление приложений к проекту
письма
 В случае упоминания в тексте письма:
Приложение: на ___ л. в 1 экз.
 В случае отсутствия упоминания в тексте
письма:
Приложение: наименование прилагаемого
документа на___ л. в 1 экз.
Приложения к проектам писем
необходимо создавать
отдельными документами и
связывать их с проектом
письма!!!
(см. инструкцию 05 в ЕСЭД)
Правильное оформление реквизита
«подписант»
В
проектах
писем
за
подписью
Губернатора области должность не
указывается, фамилия и инициалы
подписанта формируются автоматически
из карточки!!!
 В проектах прочих писем должность
указывается (формируется автоматически
из карточки!)
Не забывать указывать исполнителя!
Князьков Александр Львович
8 (4852) 40 18 46
Если текст проекта умещается на одной странице,
отметка об исполнителе ставится с оборота (в ЕСЭД
– вторая страница проекта письма). В этом случае
номер «2» со страницы с отметкой об
исполнителе из колонтитула убирается!
Если текст проекта письма располагается более
чем на одной странице, отметка об исполнителе
указывается в левом нижнем углу последней
страницы текста с лицевой стороны; если места
для отметки на последней странице не осталось –
тогда с оборота этой страницы (в ЕСЭД – еще одна)