Потоков Павел, директор департамента ИТ
реклама
Система управления задачами ЗАО «Русагротранс» на платформе K2 Blackpearl и Microsoft Sharepoint Павел Потоков Директор Департамента ИТ-сервисов управления Участники проекта ЗАО «Русагротранс» Крупнейший инфраструктурный оператор в сфере железнодорожных перевозок зерновых грузов. В подвижном парке компании насчитывается более 30 000 специализированных вагонов. СИАМ Консалтинг Специализируется на предоставлении консалтинговых услуг по разработке, внедрению и интеграции программного обеспечения и оборудования. Выступает как внешний провайдер услуг управления ИТ-сервисами и службы ServiceDesk. 2 Предпосылки • Необходимость автоматизации общего документооборота • Необходимость автоматизации производственных бизнес-процессов • Необходимость формирования отчетности по исполнению бизнес-процессов 3 Исходное состояние Интерфейсы взаимодействия MS Sharepoint Workspace Windows Explorer Browser MS Outlook Система электронного документооборота (СЭД) Личные задачи, корпоративная почта, календарь Сервис хранения и совместной работы с документами Внутренний Корпоративный интранет-портал Компании Производственные учетные системы Автоматизация производственных процессов 4 Работа с документами или задачами? СЭД или BPM? Согласовать протокол до 18-00 Ознакомиться с приказом Выполнить поручение ко вторнику Предоставить информацию до конца недели Забрать машину из сервиса через 3 дня Заплатить за телефон до 10 числа Рассмотреть служебную записку в течение 2 дней Утвердить заявку до завтра Проконтролировать исполнение 5 Система Управления задачами как часть Корпоративного информационного комплекса Интерфейсы взаимодействия Browser Windows Explorer MS Sharepoint Workspace Мобильный клиент Мониторинг исполнения б/п и аналитика Отчеты по исполнительской дисциплине MS Outlook Система электронного документооборота (СЭД) Система Управления задачами Интерфейсы по работе с документами Служебные записки Интерфейсы по работе с задачами Задачи по ОРД Задачи по протоколам Входящие/исходящие документы Задачи по вх.документам Задачи по сл.запискам ОРД (приказы, распоряжения, поручения) Задачи по согласованию ОРД Протоколы Задачи по соглас-ю протоколов Система автоматизации бизнес-процессов (BPM-система) Личные задачи, корпоративная почта, календарь Задачи по соглас-ю документов Архив НМД Документы на согласование Сервис хранения и совместной работы с документами Задачи бизнес-процессов Задачи руководителей Внутренний Корпоративный интранет-портал Компании Производственные учетные системы Автоматизация производственных процессов Портал Русагротранс@ONLINE 6 Система управления бизнес-процессами K2 Blackpearl • Сервисно-ориентированная платформа с независимым workflowдвижком уровня Enterprise; • Автоматизация процессов любого типа (человек-человек, человексервер, сервер-сервер); • Лучшее в своем классе BPM решение на платформе Microsoft (корпоративной платформе ЗАО «Русагротранс»); • Максимальная интеграция с Microsoft SharePoint – выбранной платформой для построения корпоративных приложений; • Дизайнеры автоматизированных бизнес-процессов и форм; • Оперативность внесения изменений в процессы; • Возможность использования в качестве пользовательского интерфейса собственных веб-форм; • Встроенная интеграция с Microsoft SQL Server, Microsoft Exchange Server, Active Directory, SQL Reporting Services; • Широкие возможности интеграции с внешними системами; • Развитые средства администрирования процессов; • Масштабируемость. 7 K2 Blackpearl Дизайнеры процессов и форм • Легкая разработка сложных workflow действий (3+ параллельных согласований, слияние стадий, синхронные или асинхронные подпроцессы, сценарии возвратов, никаких ограничений на кол-во и наименования действий) 8 K2 Blackpearl Автоматизация рутинных операций • Наличие стандартных функций: поддержка временных зон и рабочих календарей, дедлайнов, выполнения задач по электронной почте, функция Out-Of-Office, последовательная и параллельная маршрутизация, версионность процессов, логгирование, поддержка мобильных устройств, встроенные средства отчетов и аналитики, отслеживания состояния и многое другое. 9 K2 Blackpearl Администрирование выполнения процессов • • • • • • • Управление назначенными задачами; Обработка ошибок исполнения процессов; Управление ролями и доступом; Управление конфигурацией процессов; Out-of-Office; Построитель отчетов; … 10 K2 Blackpearl Интеграционная платформа • K2 позволяет интегрировать процесс согласования с любой системой, существующей в организации 11 K2 Blackpearl Масштабируемость • • • Варианты развертывания от standalone решения (1 сервер) до сложных многокластерных территориально-распределенных систем и ферм; Копирование и повторное использование решений; Для начала работы достаточно 1-го решения 12 Процессы, реализованные на платформе K2 Blackpearl • Управление задачами по ОРД (приказы, поручения, распоряжения, протоколы) • Задачи руководителя • Согласование проектов ОРД • Служебные записки • Согласование заявок АХО • Претензионная работа с клиентами • Согласование заявок клиентов на перевозку • Согласование плана отгрузки 13 Пример работы системы Управление задачами по ОРД. Главный сайт 14 Пример работы системы Представления списков задач 15 Пример работы системы Назначение задачи по email Подтверждение инициатору по email о создании задачи 16 Пример работы системы Интеграция с Outlook Уведомления Синхронизация с задачами 17 Пример работы системы Форма работы с Задачей 18 Пример работы системы Форма работы с Задачей 19 Пример работы системы Задачи пользователя по всем процессам 20 K2 Case Management 21 Пример работы системы Главный сайт. Журнал документов = 22 Пример работы системы Сайт ОРД = 23 Пример работы системы Сайт ОРД 24 Пример работы системы Управление задачами по ОРД. Дополнительные возможности • Назначение помощников для совместной работы с задачами; • Назначение задач группе Пользователей; • Циклические задачи; • Разграничение доступа к информации (только участники процесса); • Копирование отчетов (материалов по задачам) в задачи верхнего уровня и консолидация на сайте ОРД; • Просмотр схемы выполнения экземпляра бизнеспроцесса; • Формирование отчетности по исполнению задач 25 Пример работы системы Состояние выполнения экземпляра бизнес-процесса 26 Пример работы системы Отчетность и аналитика Количество изданных в Обществе ОРД за период в разрезе видов ОРД Динамика количества задач по тематике «к исполнению» по месяцам с начала года Количество задач по тематике «к исполнению» за анализируемый период Количество задач по тематике «к исполнению» назначенных Исполнителям и их статусы на выбранную дату 27 Пример работы системы Отчетность и аналитика 28 Пример работы системы Оперативный контроль выполнения бизнес-процессов 29 Полученные результаты • Единые принципы работы с задачами производственных процессов и общего документооборота; • Удобные и понятные пользователю интерфейсы на базе Корпоративного портала; • Хранение документов – в библиотеках корпоративного портала на Microsoft Sharepoint; • Все задачи пользователя на портале, в Outlook (+личные), на мобильном устройстве; • Любая отчетность для мониторинга выполнения бизнеспроцессов; • Удобные средства администрирования бизнес-процессов; • Масштабируемое решение 30 Спасибо за внимание! Вопросы? Email: potokov_pm@siam-consult.ru 31
