Условия, применяемые для 3-го конкурсного набора проектных предложений Беларусь, 30.03.2012 – 05.04.2012 16 февраля 2012 – 14 июня 2012 Приоритет 3: Институциональное сотрудничество и поддержка местных инициатив Мероприятие 3.2: Инициативы местной общественности „Мероприятие 3.2 будет реализовано посредством зонтичных проектов” (СОП) Подробное описание – p.4.4.2 СОП Стратегический Документ трансграничного сотрудничества в рамках Европейского Инструмента Добрососедства и Партнерства 2007-2013 (далее – Стратегический Документ); Регламент (ЕК) № 1638/2006 Европейского Парламента и Совета, определяющий общие положения разработки Европейского Инструмента Добрососедства и Партнерства (далее –ЕИДП Регламент); Регламент Комиссии (ЕК) № 951/2007 от 9 августа 2007 г., определяющий нормы реализации программ трансграничного сотрудничества (далее Нормы реализации); Исполнительный Регламент Комиссии (ЕС) № 435/2011 от 5 мая 2011г. с внесением изменений в Регламент (ЕК) № 951/2007 определяющий нормы реализации программ трансграничного сотрудничества финансируемых в рамках Регламента (ЕК) № 1638/2006 Европейского Парламента и Совета; Решение Комиссии C(2008)6411 от 6 ноября 2008 г., утверждающее Программу трансграничного сотрудничества «Польша-Беларусь-Украина». Регламент Совета (ЕК, Евратом) №1605/2002 по Финансовому Регламенту, применимый для общего бюджета Европейского Сообщества (далее – Финансовый Регламент); Регламент Комиссии (ЕК, Евратом) №2342/2002, определяющий подробные правила для выполнения Регламента Совета (ЕК, Евратом) № 1605/2002 по Финансовому Регламенту, применимому для общего бюджета Европейского Сообщества; Практическое Руководство по контрактным процедурам для внешней деятельности ЕС (далее – PRAG) - 3 ноября 2010; Правила процедур Совместного Мониторингового Комитета Правила процедур СТС Программы Заявительный пакет документов (напр. Руководство аппликантов с приложениями, типовой контракт и др. документы). для Определение зонтичного проека (ЗП) изложено в СОП, пункт 2.4: Зонтичный проект - это проект, в котором присутствует один Ведущий партнер (бенефициар) и много других партнеров. Каждый партнер выполняет определенную составную часть проекта (т.н. микро-проект); Все мероприятия микро-проектов в рамках зонтичного проекта должны составлять в целом последовательный проект с общими целями. Мероприятия по микро-проектам будут описаны в проектном предложении для зонтичного проекта. Доступный бюджет конкурса: 6 654 291,98 ЕВРО Любой грант присужденный в рамках данного конкурсного набора должен варьировать между следующими минимальной и максимальной суммами: минимальная сумма: 225 000 ЕВРО максимальная сумма: 900 000 ЕВРО Гранты не могут превышать 90% общей стоимости приемлемых расходов. Собственный вклад в бюджет проекта Ведущим партнером и/или партнером (-ами) должен составлять не менее 10% общей суммы приемлемых расходов. ВНИМАНИЕ: Зонтичные проекты с общим бюджетом свыше 350 000 ЕВРО и сбалансированным распределением расходов бюджета между партнерами будут иметь преимущество. Местоположение: Программная территория; Ни один грант, присужденный зонтичному проекту и отдельным микро-проектам, не может превышать 90 % общих приемлемых расходов проекта; Количество микро-проектов в рамках одного зонтичного проекта : минимум 5 – максимум 20; Каждый микро-проект должен максимально способствовать достижению общей цели зонтичного проекта; Продолжительность зонтичного проекта: максимально 24 месяца; Продолжительность микро-проекта : максимально 12 месяцев; Общий бюджет одного микро-проекта: 10 000 ЕВРО – 50 000 ЕВРО; Каждый микро-проект должен включать трансграничное партнерство-партнерство на границе с ЕС, т.e. он должен быть совместно выполнен партнерами из Польши и Беларуси и/или Украины; Бюджет Ведущего Партнера на управление зонтичным проектом не должен превышать 10% от общей суммы бюджета микропроектов; Трансграничное партнерство; Трансграничный характер проекта; Некоммерческий характер проекта ; Environmental security индивидуальная спонсорская поддержка для участия в рабочих совещаниях, семинарах, конференциях, съездах; индивидуальные стипендии для обучения и курсов; мероприятия, которые уже были одобрены для финансирования из других источников, включая другие программы ЕС. мероприятия, которые имеют целью получение прибыли бенефициаром или партнерами; мероприятия, связанные исключительно либо преимущественно с благотворительными мероприятиями; мероприятия, в которых расходы на инвестиции (работы, поставки) превышают 20% от общих прямых приемлемых расходов на зонтичный проект или на микро-проекты. мероприятия, в которых аппликант и ведущие партнеры микро-проектов перераспределяют полученное финансирование (т.н. re-granting). регулярные мероприятия. Пожалуйста, обратите внимание, что регулярные мероприятия могут быть поддержаны только на их начальной стадии. Регулярные мероприятия (события) могут быть признаны приемлемыми только в том случае, если в график проведения проекта включены инновационные элементы. Такие мероприятия должны быть надлежащим образом описаны в проектной заявке. мероприятия, в которых большая часть действий не выполняется бенефициаром и его партнерами. ССЫЛКИ: п.2.1.3 Руководства для аппликантов (см. стр. 17) 9 Критерий приемлемости Зонтичный проект Бюджет (EUR) Максимальная сумма гранта (%) Микро-проект 10 000 EUR – 50 000 225 000 – 900 000 90 % 90% Продолжительность (в месяцах) 24 12 Местоположение Программная территория Ре-грантинг не предусмотрено не предусмотрено Как это изложено в СОП, пункт 2.4: Только бенефициары, имеющие достаточный потенциал и расположенные на программной территории могут участвовать в конкурсном наборе зонтичных проектов; В дополнение к вышеназванным критериям, изложенным в СОП, финансовый и операционный потенциал для реализации зонтичного проекта будет оцениваться на основе управленческого опыта работы в проектах, финансируемых ЕС (количество аналогичных проектов; количество лет опыта работы; бюджет и др.). Список критериев приемлемости указан в Руководстве для аппликантов. Ведущий Партнер зонтичного проекта (аппликант) подписывает соглашения с ведущими партнерами микро-проектов в рамках зонтичного проекта и передает соответствующие средства (часть гранта) для реализации микро-проектов. Партнер ведущего партнера зонтичного проекта ответственный за реализацию зонтичного проекта. Ведущий партнер микро-проекта ответственный перед Ведущим Партнером зонтичного проекта (аппликантом) за реализацию микропроекта и целевое использование средств; может подписать партнерское соглашение с другими партнерами, вовлечёнными в реализацию отдельного микро-проекта (партнерами микро-проекта). Партнеры участвующие в реализации микро-проектов. Ведущий Партнер зонтичного проекта = Аппликант = Бенефициар Ведущий партнер подает проектную заявку на зонтичный проект, подписывает грантовый контракт с СОУ и несёт полную юридическую и финансовую ответственность за реализацию всего зонтичного проекта перед этим органом. Только Ведущий партнер несёт ответственность перед СОУ и непосредственно подотчётен СОУ за операционный и финансовый ход мероприятий. СОУ/СТС ВПЗП ВПМ1 ВПМ3 ВПМ7 выбирается всеми партнёрами до подачи проектного предложения; подает проектную заявку на зонтичный проект; выступает как единственное прямое контактное лицо между проектом и совместными структурами программы (СОУ и СТС и др.) подписывает Партнерское соглашение с партнерами проекта; подписывает грантовый контракт (для всего проекта) с Совместным Органом Управления; получает финансовую поддержку от СОУ и несёт ответственность за передачу части гранта партнёрам; обеспечивает управление зонтичным проектом, мониторинг и предоставление отчётности о ходе выполнения зонтичного проекта; несёт полную юридическую и финансовую ответственность за реализацию зонтичного проекта перед СОУ; несёт финансовую ответственность за средства ЕИДП и собственные вклады всех партнеров, в том числе ответственность перед СОУ за общую сумму гранта ЕИДП; возвращает СОУ суммы, безосновательно выплаченные по проекту. содействует ведущему партнеру зонтичного проекта в идентификации и отборе микро-проектов, которые должны быть реализованы на его стороне границы и предоставляет содействие в реализации отобранных микро-проектов; ответственный за обеспечение реализации части зонтичного проекта под свою ответственность, в соответствии с планом мероприятий зонтичного проекта и Партнёрским Соглашением; сотрудничает с Ведущим партнёром зонтичного проекта в реализации зонтичного проекта, предоставлении отчётности и мониторинга; несёт ответственность в случае каких-либо отклонений от заявленных расходов, и должен вернуть безосновательно выплаченные суммы ведущему партнеру зонтичного проекта; содействует аудиторской проверке всеми соответствующими учреждениями Европейского Сообщества, СОУ и национальными органами, включая хранение документов как это требуется в PRAG. ответственный за обеспечение реализации микро-проекта под свою ответственность, в соответствии с заявкой зонтичного проекта, планом микро-проекта; сотрудничает с ведущим партнером зонтичного проекта и другими партнерами, участвующими в реализации зонтичного проекта /микро-проекта, выполняет мониторинг и предоставляет отчётность; несёт ответственность в случае отклонений от заявленных расходов, и должен вернуть аппликанту (ведущему партнеру зонтичного проекта) безосновательно выплаченные суммы; содействует аудиторской проверке всеми соответствующими учреждениями Европейского Сообщества, СОУ и национальными органами, включая хранение документов, как это требуется в Статье 45 Правил реализации и соответствующих положений PRAG. реализацию части микро-проекта, в соответствии с описанием микро-проекта и подписанной Декларацией о партнерстве; сотрудничают с ведущим партнером микро-проекта по реализации микро-проекта, предоставлении отчётности и мониторингу; несут ответственность в случае отклонений от заявленных расходов и должны вернуть ведущему партнеру зонтичного проекта безосновательно выплаченные суммы; содействует аудиторской проверке всеми соответствующими учреждениями Европейского Сообщества, СОУ и национальными органами, включая хранение документов, как это требуется в Статье 45 Правил реализации и соответствующих положений PRAG. ответственные за ВПЗП ПВПЗП 1-ый уровень партнерства 2-ой уровень партнерства 3-ий уровень партнерства ПМ ВПМ ВПМ ПМ ВПМ ПМ ВПМ ПМ CROSS-BORDER PARTNERSHIP ВПМ ПМ ПМ ПМ ПМ ПМ ПМ Приемлемость аппликанта Аппликанты обязаны: являться юридическими лицами (либо субъектами без образования юридического лица – только для польских партнеров), и действовать по правилам «non profit», и принадлежать к определенному типу организаций, таких как: неправительственные организации, учреждения государственного сектора, местные органы власти, юридические лица публичного права, международные (межправительственные) организации, и быть зарегистрированными на территории Польши, Беларуси и Украины (данное требование не распространяется на международные организации), и непосредственно нести ответственность за подготовку и управление проектом вместе с партнерами, и быть зарегистрированными и действовать на приемлемой территории Программы, и иметь опыт в реализации (в качестве Ведущего партнера) минимум 1-го проекта, профинансированного ЕС и минимум 1-го трансграничного проекта с общим бюджетом каждого проекта 150 000 EUR. ССЫЛКИ: п.2.1.1 Руководства для аппликантов Критерии приемлемости для других партнеров : юридические лица (либо субъекты без образования юридического лица – только для польских партнеров), и действовать по правилам «non profit», и принадлежать к определенному типу организаций, таких как: неправительственные организации, учреждения государственного сектора, местные органы власти, юридические лица публичного права, международные (межправительственные) организации, и быть зарегистрированными на территории Польши, Беларусь и Украины (данное требование не распространяется на международные организации), и непосредственно нести ответственность за подготовку и управление проектом вместе с партнерами, и быть зарегистрированными и действовать на приемлемой территории Программы. ССЫЛКИ: П.2.1.2 Руководства для аппликантов Объявление конкурса проектных предложений Подача проектных заявок Сессия вскрытия конвертов Административная оценка&Оценка приемлемости Качественная оценка Отбор проектов –> Решение о присуждении гранта Подписание грантового контракта Реализация проекта Руководство для аппликанта с приложениями: для заполнения: И Приложение A Приложения A1–A18 Приложение B (B1-B7) Приложение C Приложение D (D1, D2, … Dn) Приложение E для информации: Приложение F Приложение G Приложение H Приложение I Приложение J !!! Публикуется на веб-сайте СТС: http://www.pl-by-ua.eu ВНИМАНИЕ: Английская версия является официальной и имеет преимущество над другими языковыми версиями (польский/русский/украинский перевод – ТОЛЬКО для информационных целей). Руководство для аппликантов Опубликовано на веб-сайте СТС: http://www.pl-by-ua.eu Описывает правила отдельного конкурса проектных предложений, включая: - участвующие субъекты - правовая основа конкурса - требования к проектам (административное соответствие; приемлемость, критерии отбора и награждения) - процесс ….. (шаги) - применяемые процедуры - права и обязанности - временные рамки и сроки - шаблоны применяемые для отдельного конкурсного набора (в Приложениях) ВНИМАНИЕ: Английская версия является официальной и имеет преимущество над другими языковыми версиями (польский/русский/украинский перевод – ТОЛЬКО для информационных целей). Приложения – ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ: Приложение A - Грантовая Заявочная форма Приложения A1…A8 – Подтверждающие документы Приложение B Бюджет: B1 - Бюджет проекта: B2 – Расходы на управление; B3 – Бюджет на каждый микро-проект(B3.1; B3.2; … B3.20); B4 – Обоснование расходов на управление; B5 – Обоснование расходов на каждый микро-проект (B5.1; B5.2; … B5.20) B6 – Источники финансирования проекта; B7 – Источники финансирования каждого микро-проекта (B7.1; B7.2; … B7.20). Приложение C Логико-структурная матрица зонтичного проекта (на польском/русском/украинском/английском языках) Приложение D Описание микро-проектов (для каждого микро-проекта - D1, D2, … D20) Приложение E Краткое содержание зонтичного проекта на англ. яз. (включая логико-структурную матрицу на англ. языке) ВНИМАНИЕ: Английская версия Руководства для аппликантов является официальной и поэтому шаблоны должны заполняться на англ.языке. Заявочная форма (Приложение A – шаблон на англ. яз.!) должна заполняться на: ОДНОМ из национальных языков (польском, украинском и русском) ИЛИ НА АНГЛ. ЯЗЫКЕ Приложение B, Приложение C и Приложение D должны заполняться на 2 языках: на языке, используемом в Приложении A + на АНГЛ.ЯЗ. Приложение E должно заполняться на АНГЛ.ЯЗ. Приложение A1-A8 (подтверждающие документы) должны быть предоставлены в национальных языках ВНИМАНИЕ: Должны заполняться английские шаблоны/формы (Приложение A, Приложение C, Приложение D, Приложение E). Приложения – ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ : Приложение F Стандартный грантовый контракт с приложениями Приложение G Ставки суточных (per diem) Приложение H Допущения к Партнерскому Соглашению Приложение I Карта Программной территории Приложение J Стандартное соглашение по собственному вкладу (для проектов международных организаций) ВНИМАНИЕ: Английская версия является официальной и имеет преимущество над другими языковыми версиями (польский/русский/украинский перевод – ТОЛЬКО для информационных целей. Грантовый контракт подписывается на английском языке. Проектная заявка: -> формы/шаблоны, приложенные к Руководству для аппликантов, применяемые к текущему конкурсу (3-ий конкурсный набор) -> оригинал и 2 копии (ЗФ вместе со всеми приложениями) [Оригинал должен содержать надпись “оригинал” на первой странице. Копия должна быть обозначена как “копия” на первой странице]. -> на бумажном носителе (формат A4) -> напечатанном на компьютере в электронном формате (напр. CD/DVD) следующие приложения должны быть предоставлены: Заявочная форма (Приложение A), Бюджет (Приложение B), Логико-структурная матрица (Приложение C), Описания микро-проектов (Приложение D), и Краткое описание проекта на англ. яз. (Приложение E) ВНИМАНИЕ: Бумажная версия рассматривается как официальная заявочная форма. Электронный формат должен содержать точно такую же заявочную форму как и на бумажном носителе. Каждый оригинал и копия заявки должны быть прошиты отдельно. Оригинал должен иметь надпись “Оригинал” на первой странице. Копия должна быть обозначена как “Копия” на первой странице. Каждая страница должна быть пронумерована. Следующая информация должна быть представлена на последней странице пакета заявочных документов: общее количество страниц, ФИО, должность и подпись руководителя организации заявителя или его/ее уполномоченного представителя, дата и печать организации. Дополнительно, в случае копии заявочной формы, надпись “the copy is true to the original” должна быть добавлена. Подтверждающие документы должны быть представлены в оригиналах или должным образом заверенных копиях. В случае фотокопий либо отсканированных версий они должны быть заверены уполномоченным представителем организации аппликанта/партнера. сверьте заявку с контрольным списком упакуйте в один конверт; затем конверт должен быть запечатан; обозначьте на конверте следующую информацию: - референтный номер и название конкурса проектов, - название и номер приоритета, - полное название и адрес Аппликанта, - фразу "Not to be opened before the opening session“ отправить почтой, курьером либо лично по адресу: Joint Technical Secretariat Cross-border Cooperation Programme Poland-Belarus-Ukraine Centre for European Projects 39a Domaniewska St., 02-672 Warsaw POLAND ВНИМАНИЕ: Заявки отправленные другим способом (напр. по факсу либо email) либо отправленные на другие адреса будут ОТКЛОНЕНЫ. При отправлении нескольких проектных заявок, каждая заявка должна быть отправлена ОТДЕЛЬНО. - Последний срок Последний срок для подачи проектов – 14 июня 2012 о чём свидетельствует дата отправки, почтового штемпеля либо дата квитанции . В случае личной доставки, последний срок подачи 14 июня 2012 до 15.00 местного (польского) времени ВНИМАНИЕ 1: Заявки, отправленные после указанного срока, будут автоматически ОТКЛОНЕНЫ. ВНИМАНИЕ 2: В целях административной эффективности СТС имеет право отклонить любую заявку, полученную после даты утверждения первого этапа оценки (административная проверка и проверка приемлемости) После сессии вскрытия конвертов, СТС проинформирует всех аппликантов посредством e-mail, была ли их заявка предоставлена в срок, а также присвоенный референтный номер. Административный контроль и проверка приемлемости проводится Совместным Техническим Секретариатом. Критерии административного контроля/приемлемости и контрольные списки перечислены в пункте 2.3 Руководства для аппликантов (опубликованном на сайте СТС: http://www.pl-byua.eu). ВСЕ критерии должны быть выполнены для дальнейшего рассмотрения проектной заявки на следующих этапах оценки. Если проверка заявочной формы выявит, что предложенный проект на соответствует критериям приемлемости, указанным в параграфе 2.1.3, заявка должна быть отклонена только на этом единственном основании. Если какая-либо информация из запрошенной отсутствует либо является неправильной, аппликанту может быть предоставлена возможность исправить документы; в этом случае СТС отправит запрос для разъяснений по факсу и e-mail. Аппликант должен отправить свои ответы (разъяснения) по факсу и e-mail, которые должны сопровождаться высылкой оригиналов заказной почтой либо нарочным, либо доставленные лично. Аппликант должен отправлять разъяснения в рамках последнего срока, установленного СТС (но не позднее чем в течение 14 календарных дней с момента запроса на разъяснения, отправленным СТС). О соблюдении установленного срока свидетельствует дата на конверте. ВНИМАНИЕ: Корректировка может касаться только разъяснений по спорным вопросам, формальное исправление или восполнение недостающих документов не может рассматриваться как шанс улучшить качество проекта. Проектное предложение будет автоматически отклонено без запроса на разъяснения в любом из следующих случаев : 1) Если в Заявочной форме (Приложение А) не заполнены следующие разделы: 1.4 - “Резюме”, 1.5 - “Цели”, 1.6 - “Значимость проекта для Программы”, 1.7 - “Описание проекта и его эффективности”, 1.8 - “Трансграничное воздействие“, 1.9 - ”Первый уровень партнерства” (если применимо) 1.10 -“Методология”, 1.11 -„Продолжительность и индикативный план мероприятий зонтичного проекта”, 1.12 - “Устойчивость”; 2) Партнерство не соответствует пункту 2.1.2 Руководства для аппликанта; 3) Приложение B (лист B1) либо Приложение D не приложены; 4) Проект или партнер являются неприемлемыми; 5) Подача заявки после установленного срока. Оценка качества проводится Оценочным Комитетом под председательством СОУ с возможным содействием внешних оценщиков. Регламент работы Оценочного Комитета, одобренный СМК. Члены Оценочного Комитета назначаются национальными органами и одобряются СМК. Проекты будут оцениваться в соответствии с процедурой и критериями, описанными в Руководстве для аппликантов (пункт 2.3 Руководства для аппликантов; см. Шаг 2) 34 ШАГ 3: РЕЙТИНГОВЫЙ СПИСОК и РЕКОММЕНДАЦИИ ШАГ 2: ОЦЕНКА ВСЕЙ ЗАЯВОЧНОЙ ФОРМЫ (зонтичный проект) ШАГ 1: ОЦЕНКА КАЖДОГО МИКРО-ПРОЕКТА Максимальный балл: 75 Состоит из 5 разделов: Минимальный порог: 50 1. Значимость - минимум 24 балла! 2. Методология Некоторые критерии оценки 3. Устойчивость умножаются 2 по причине их 4. Бюджет и эффективность затратважности: значимость проекта для целей и 5. Партнерство приоритетов конкурсного набора; трансграничное воздействие; партнерство. ВНИМАНИЕ: Оценочная таблица представлена в пункте 2.3 Руководства для аппликантов (опубликована на сайте Программы: http://www.pl-by-ua.eu). Состоит из 6 разделов: 1. Финансовая и операционная способность – минимум 9 баллов! 2. Значимость - минимум 28 баллов! 3. Методология 4. Устойчивость 5. Бюджет и эффективность затрат 6. Партнерство Максимальный балл : 115 Минимальный порог: 75 ВНИМАНИЕ: Оценочная таблица представлена в пункте 2.3 Руководства для аппликантов (опубликована на сайте Программы: http://www.pl-by-ua.eu). Оценщики Оценщики оценочные таблицы Оценщики оценочные таблицы Оценочный Комитет Градация и рекомендации Совместный Мониторинговый Комитет РЕШЕНИЕ О ПРИСУЖДЕНИИ ГРАНТА В случает, если аппликант считает, что он пострадал в результате ошибки либо несоблюдения правил или в случае, когда аппликант не согласен с окончательным решением СМК, аппликант может подать жалобу. Жалоба может быть подана в случае решения, которое: - нарушает права, предусмотренные законами ЕС и положениями PRAG; нарушает принципы набора проектных предложений либо порядка проведения оценочного процесса. Жалоба подается в СОУ посредством СТС в соответствии с процедурой описанной в Руководстве для аппликантов. Подробную информацию см. в п. 2.4.1 Руководства для аппликантов 39 Если у Вас есть вопросы, касающиеся данного конкурсного набора: 1) подготовьте вопросы письменно (в письме, e-mail); 2) укажите референтный номер конкурсного набора (EuropeAid/132575/M/ACT/MULTI); 3) отправьте в СТС по e-mail pbu@cpe.gov.pl не позднее чем за 21 день до последнего срока подачи заявок (СОУ/СТС не обязан давать разъяснения на вопросы, полученные после этой даты); Письменные ответы будут даны не позднее чем за 11 дней до окончания конкурсного набора. Вопросы, которые могут быть полезны для других аппликантов, вместе с ответами публикуются на сайте Программы http://www.pl-byua.eu. ВНИМАНИЕ: В интересах равного подхода к заявителям, СОУ и СТС не могут давать предварительное заключение по приемлемости аппликанта, партнера, проекта или конкретных мероприятий. * Основываясь на п.2.2.4 Руководства для аппликантов; и п.6.4.4. PRAG 41