Автоматизация управления бизнес

Автоматизация управления
бизнес-процессами на базе
ERP-системы
предпосылки,
реализация,
полученные преимущества,
подводные камни
Дмитрий Бацюро, ГК «Атлантик»
Содержание доклада
• Что будет:
–
–
–
–
Общие предпосылки к автоматизации БП
Шаги по автоматизации в нашей компании
Полученные преимущества
Подводные камни
• Чего не будет:
– Сравнительного анализа ПО для BPM на рынке
Бизнес-процессы и НЕ-бизнеспроцессы. Что автоматизируем?
• Цель бизнеса – получение прибыли путем
создания добавочной стоимости
Технологический
процесс
Вход
Выход
Бизнес-процессы и НЕ-бизнеспроцессы. Что автоматизируем?
• Технологический процесс – рассматриваются
вопросы:
Технологический
процесс
Что берем?
Что с этим делаем?
Вход
Выход
Что
получаем?
Бизнес-процессы и НЕ-бизнеспроцессы. Что автоматизируем?
• Технологический процесс – НЕ рассматриваются
вопросы:
Когда это надо
делать???
Чем руководствуется в
своих действиях???
Что берем?
Что с этим делаем?
Кто это делает???
Что
получаем?
Бизнес-процессы и НЕ-бизнеспроцессы. Что автоматизируем?
• Все эти вопросы в комплексе рассматриваются в
рамках бизнес-процессов
Когда это надо
делать???
Чем руководствуется в
своих действиях???
Что берем?
Что с этим делаем?
Кто это делает???
Что
получаем?
Бизнес-процессы и НЕ-бизнеспроцессы. Что автоматизируем?
Технологический
процесс: упор на
объекты (материалы)
и производимые
изменения
• Технический вопрос
Бизнес-процесс:
взаимодействие людей
и управляющие
воздействия на них
• Организационный
вопрос
Автоматизируют ли ERP-системы
бизнес-процессы?
• Заявление консалтинговых компаний: «Мы
автоматизируем бизнес-процессы вашей
компании с помощью нашей ERP-системы»
• А что на самом деле?
Автоматизируют ли ERP-системы
бизнес-процессы?
• Хранят текущее и плановое состояние
различных объектов с множеством атрибутов
• Позволяют выполнять регистрацию новой
информации
• Позволяют выполнять обработку хранящейся
информации и регистрацию произошедших
изменений
– в т.ч. принятие решений
• Кто и когда должен все это
делать?
Автоматизируют ли ERP-системы
бизнес-процессы?
ERP-системы отвечают на
вопросы:
ERP-системы НЕ
отвечают на вопросы:
• Что и где берем?
• Что с этим делаем?
• Что получаем и в каком
виде сохраняем
результат?
• Кто это делает?
• В какой момент времени
это нужно делать / как
узнать, что пора это
делать?
Технологический процесс
Бизнес-процесс
Автоматизируют ли ERP-системы
бизнес-процессы?
ERP-системы отвечают на
вопросы:
ERP-системы НЕ
отвечают на вопросы:
• Что и где берем?
• Что с этим делаем?
• Что получаем и в каком
виде сохраняем
результат?
• Кто это делает?
• В какой момент времени
это нужно делать / как
узнать, что пора это
делать?
Технологический процесс
Бизнес-процесс
Полбеды
• сигнальные события реальные
Совсем плохо
• сигнальные события электронные
Автоматизируют ли ERP-системы
бизнес-процессы?
• Еще один каверзный
вопрос
«У меня фронт работ из 57
задач – какую же из них мне
начинать делать прямо
сейчас?»
Автоматизируют ли ERP-системы
бизнес-процессы?
• Вывод: внедрение «обычной» ERP-системы само
по себе не приведет к эффективной работе
бизнес-процессов
• Вывод из вывода: нужен какой-то еще механизм
выдачи инициирующих воздействий, причем
автоматизированный
– Почему автоматизированный? Потому что сейчас нам
приходится управлять примерно 1300 задачами в
каждый момент времени.
Требования к автоматизации
управления БП
1. Логические связи «предшественникпоследователь» между задачами и нелинейные
последовательности задач
Требования к автоматизации
управления БП
2. Цепочки задач формируются автоматически по
информации из ERP-системы
3. Поддержка формирования условных задач
Требования к автоматизации
управления БП
4. Альтернативные сценарии процесса
Требования к автоматизации
управления БП
5. Задача назначается определенному
исполнителю
– Для «ролевого» назначения задач – дополнительный
механизм
6. Переназначение задач с сохранением истории
– Сколько раз, кому и когда переназначалась задача
Требования к автоматизации
управления БП
7. Нормативные характеристики задачи –
нормативная длительность,
нормативный срок
8. Ограничивающая характеристика задачи –
крайний срок (deadline)
–
Крайние сроки задачи формируют также крайние
сроки ее предшественников
+2 ч
НД=1 ч
+7 ч
НД=5 ч
+10 ч
НД=3 ч
Требования к автоматизации
управления БП
9. Регулярный пересчет плановых времен
выполнения задач (не менее нескольких раз в
час) с учетом ресурсной загрузки исполнителей
10.Сотрудник видит список всех своих задач и
свой фронт работы
√
√
√
Требования к автоматизации
управления БП
11.Руководители централизованно контролируют
текущую ситуацию с задачами
Возможности по автоматизации
управления задачами
• MS Outlook и другие программы (например,
WorkVisor), позволяющие вести списки задач
• MS SharePoint (решения на его основе)
• MS Project
– Делались попытки отслеживать некоторые бизнеспроцессы в виде проектных планов
– В результате собрали неплохой материал для
дальнейшего бизнес-анализа
• Специализированные BPM-системы
Возможности по автоматизации
управления задачами
Outlook,
WorkVisor
SharePoint
MS Project
Логические связи «предшественник-последователь»
Автоматическое создание и назначение задач основного
хода бизнес-процесса
Автоматическое формирование условных задач
Альтернативные сценарии выполнения процесса
(автоматическое формирование соответствующих задач)
Назначение задачи исполнителю
I
I
I
I
I
I
PI
PI
PI
PI
Переназначение задач с сохранением истории
Автоматическое определение нормативных сроков
выполнения задач
Автоматическое определение крайних сроков выполнения
задач (deadline)
Автоматический регулярный пересчет плана выполнения
задач (выравнивание ресурсной загрузки)
Просмотр сотрудником своих задач
Указание сотруднику порядка выполнения задач
Централизованный контроль ситуации с задачами
P
Возможности по автоматизации
управления задачами
• Общие проблемы при использовании
перечисленных систем, а также
специализированных BPM-систем:
– «прелести» интеграции разнородных программных
продуктов
– дополнительная лицензионная нагрузка
Наше решение по управления бизнеспроцессами
Наше решение по управления бизнеспроцессами
• Ход проекта
–
–
–
–
Проект начался в июле 2009 г.
Аналитика (подготовка ТЗ) – 90 чел.-часов
Программная реализация – 250 чел.-часов
Автоматизировано 2 важных бизнес-процесса:
• «Подготовка коммерческого предложения» (запуск
в сентябре 2009 г.)
• «Подготовка груза к вывозу из Европы» (запуск в
январе 2010 г.)
Наше решение по управления бизнеспроцессами
• Объекты, которыми оперирует наше BPMрешение:
Задача
Веха
Технологическая
пауза / внешняя
задача
Сетевой граф
задач
Наше решение по управления бизнеспроцессами
Схема одного из
автоматизированных
бизнес-процессов
Наше решение по управления бизнеспроцессами
Схема одного из
автоматизированных
бизнес-процессов
Наше решение по управления бизнеспроцессами
• Все задачи связаны с определенными объектами
ERP-системы
• Задачи автоматически формируются и изменяются в
зависимости от местонахождения груза, транспорта
и т.п.
• При регистрации определенной информации в ERPсистеме создаются альтернативные сценарии БП
• Некоторые задачи можно выполнить только при
определенном состоянии объектов ERP-системы
• Завершение задач несет обратную связь в объекты
ERP-системы
Несколько фактов из жизни нашей
BPMS
• В настроенных в BPMS процессах задействовано
25 сотрудников
• Ежедневно выполняется порядка 230 задач
(около 9 задач на сотрудника)
• В каждый момент времени около 1300 задач
запланировано к исполнению (примерно 50
задач на сотрудника)
• Пересчет плана задач происходит каждые 10
минут (длится 3 минуты)
Полученные преимущества
• Сотрудники работают в единой системе
автоматизации с привычным интерфейсом
• Сотруднику представляется список его задач с
указанием порядка их выполнения
• Прекратились «междоусобные войны» между
отделами из-за недовольства сроками
выполнения задач
• Система следит за тем, чтобы задачи
выполнялись в порядке, предусмотренном
бизнес-процессом
Полученные преимущества
• Руководители централизованно наблюдают все
происходящее с задачами
– Заранее видно, у каких задач есть риск нарушить
крайние сроки – есть возможность заранее
предпринять корректирующие действия
– Достаточно легко обнаруживать, где происходят
задержки в бизнес-процессах и почему компания
работает не так эффективно, как хотелось бы
Трудности и подводные камни при
внедрении BPMS
• Отучение сотрудников информировать друг
друга по старинке (e-mail, телефон, походы по
кабинетам)
• Попытки найти «виновных» в возникновении
задач, вопросы: «А кто это поставил мне такую
задачу и с какой стати?»
• Мало кто знает как функционирует его участок
бизнес-процесса  Поначалу частая
перенастройка процессов в системе
• Руководство компании запланировало большой
объем работ по развитию этого механизма 