Программный комплекс «Архивный фонд»(5-я версия): из опыта внедрения в практику работы архивных учреждений Ярославской области Пренглаева Ирина Ивановна консультант управления по делам архивов Правительства Ярославской области Задачи презентации: Поделиться опытом внедрения в практику работы архивных учреждений Ярославской области программного комплекса «Архивный фонд»(5 версия) Определить перспективы использования и круг проблем, возникающих при эксплуатации программного комплекса «Архивный фонд»(5 версия) Основные цели внедрения Автоматизация государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации Формирование и ведение автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) архивов Поиск информации Создание информационных архивных ресурсов – перевод в электронную форму и представление в электронной среде (в том числе Интернет) НСА архивов Структура Архивной службы Ярославской области Управление по делам архивов Правительства области 20 муниципальных архивов ГКУ ЯО «Государственный архив Ярославской области» и пять филиалов 740 организаций источников комплектования Распределение документов архивного фонда на территории Ярославской области ГКУ ЯО "Государственный архив Ярославской области" муниципальные архивы Ярославской области 14% 86% В государственных и муниципальных архивах Ярославской области хранится более 4,4 миллиона единиц хранения архивных документов за период XVIII –XXI вв. По объему хранящихся документов: 2 место в Центральном Федеральном Округе Этапы внедрения ПК «Архивный фонд» I. II. III. IV. V. VI. VII. (5-я версия) Обследование имеющегося в государственных и муниципальных архивах субъекта РФ программно-технического и кадрового обеспечения для внедрения программного комплекса Обеспечение рабочих мест в государственных и муниципальных архивах субъекта РФ необходимыми прикладными программами, компьютерным и сетевым оборудованием Инсталляция ПК «Архивный фонд» на рабочие места сотрудников архивов Подготовка баз данных 3-й, 4-й версий и конвертация данных в ПК «Архивный фонд» 5-й версии Обучение персонала Проверка и корректировка загруженной информации в «Архивный фонд» (5-й версии) Ведение ПК «Архивный фонд» (5-я версия). Преимущества ПК «Архивный фонд» 5-я версия ПК «Архивный фонд» (версия 5) вместил в себя все обновления и доработки предыдущих версий, полученные в ходе замечаний и предложений архивных учреждений Российской Федерации Поиск объектов учета (фондов, описей, единиц учета и хранения, документов) по различным реквизитам Использование стандартного веб-браузера, входящего в состав операционной системы, позволяет обходиться без установки специальной клиентской программы. Это позволяет предельно упростить создание и модернизацию автоматизированных рабочих мест Упрощенное резервное копирование базы данных архива Перспективы использования ПК «Архивный фонд» Источник данных для системы «Центральный фондовый каталог», «…которая рассматривается как информационная модель Архивного фонда Российской Федерации…» (из доклада Руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова «О стратегических подходах к размещению архивной информации в сети Интернет» на заседании Совета по архивному делу 8 октября 2014 г., г.Санкт- Петербург) Источник информации о документах для каталогов фондов on-line Источник данных для системы «виртуальный» читальный зал Использование в ведомственных архивах и, как следствие, импорт документов из ведомственных систем электронного документооборота (СЭД) Каталог фондов on-line Ярославской области Ярославской области По состоянию на 01.01.2014 года в базе данных представлено 22 215 фондов, 25 185 описей и 343375 единиц хранения. Электронный читальный зал ГКУ ЯО«Государственный архив Ярославской области» Спасибо за внимание! консультант управления по делам архивов Правительства Ярославской области И.И. Пренглаева Тел. 8(4852) 400-972 prenglaevaii@region.adm.yar.ru