Информационная деятельность выполнят функции

Информационная
деятельность в организации
• Деятельность Информационная —
деятельность по использованию
информационных ресурсов и средств
распространения для оказания
информационных услуг.
Словарь бизнес терминов
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОТДЕЛА ВКЛЮЧАЕТ
• Общие положения
• Основные задачи
• Функции
• Организация и обеспечение деятельности Подразделения
• Перечень материалов, представляемых подразделениями
информации
• Типовой перечень норм положенность основных средств связи,
специальной, аудиовизуальной и др. техники для оснащения
отдела информации
• Перечень необходимых документов, находящихся в отделе
информации
Информационная деятельность выполнят
функции:
• привлекает внимание целевой аудитории;
• стимулирует интерес к целевой аудитории;
формирует потребность и намерение
действовать в соответствии с полученным
сообщением;
• направляет действия тех, кто ведет себя в
соответствии с полученным сообщением.
Виды информационной деятельности и близкие к ней: пресспосредничество, содействие (продвижение), паблисити, реклама,
маркетинг и др.
• Реклама —информирование о товарах, их качестве и
назначении.
• Маркетинг — это управленческая функция, предлагает товары и
услуги для удовлетворения потребностей и порождает
транзакции.
• Пропаганда — прямое воздействие на сознание масс с целью
формирования у них необходимого мировоззрения, усвоения
идей и постулатов.
• Пресс-посредничество — это формирование мнения,
стимулирование интереса к личности.
• Лоббизм — содействие продвижению идей, программ,
законопроектов.
Структура редакции СМИ
• Главный редактор: принимает решение по содержанию текущего номера,
организует экономическую политику редакции, представляет редакционный
коллектив в других организациях и учреждениях и др.
• Заместитель главного редактора: курирует работу ряда отделов.
• Редколлегия: обсуждает содержание газетных номеров
• Секретариат:
- ответственный секретарь (планирование, курирование отделов, разметка
гонорара и др.),
- заместитель ответственного секретаря (подбор и редактирование текстов и
иллюстраций, контроль верстки полос и их корректуры и др.),
- выпускающий, отвечает за соблюдение графика выпуска номера, подписывает
сигнальный экземпляр номера («в свет*).
- отдел иллюстраций (подчинен ответственному секретарю), призванный
отбирать иллюстрации, компоновать их по полосам.
• Корреспонденты (собственный, специальный, обозреватель) — собирают
информацию и готовят публикации.
• Внештатный актив: студенты, производственники, пенсионеры.
Редакционные отделы формируются по принципам
• отраслевому (политика, культура, спорт и т.д.),
• функциональному (отдел писем, отдел
иллюстраций, отдел информации),
• жанровому (отдел фельетона, отдел очерка),
региональному.
Журналистская рукопись проходит следующие
операции
• С паспортом (бланк, в котором указаны заголовок, объем,
имя автора и стоят подписи ответственных лиц редакции)
она попадает в секретариат, где после вычитки и
технической обработки превращается в оригинал или
оригинал -макет (вид и размеры которого переносятся на
страницу номера газеты без изменения),
• Затем начинается процесс макетирования газеты; макеты
полос сдаются в типографию или компьютерный центр на
набор и верстку. Готовые полосы выводятся на печать и
наступает этап выпуска газеты — корректура —
типографская (техническая) и редакционная.
Структура телерадиокомпании
• Высшим органом телерадиокомпании, если она — АО, является
собрание акционеров, которое избирает Совет директоров и его
председателя, а также генерального директора компании.
• Директор программ отвечает за долгосрочную концепцию
вещания, разработку календарно-тематического плана,
контролирует его выполнение.
• Режиссер руководит съемочной группой, разрабатывает
режиссерский (рабочий) сценарий, график производства,
проводит выдачу передач в эфир.
• Режиссер ассистент телевидения самостоятельно в качестве
режиссера готовит несложные телепередачи.
• Ассистент режиссера выполняет задания режиссера,
составляет схему работы телекамер, проводит за видеопультом
репетиции и передачи в прямом эфире;
• Ассистента режиссера радио выполняет примерно такие же
обязанности.
• Редактор (участвует в формировании концепции вещания,
разработке планов, заказывает сценарии, организует их
рецензирование, сам редактирует авторов),
• Музыкальный редактор (монтирует музыкальные фонограммы,
привлекает к участию в передачах композиторов, музыковедов,
музыкантов- исполнителей),
• Ведущий программы (готовит текст, проверяет факты, работает в
прямом эфире),
• Звукорежиссер и его помощник ассистент звукорежиссера
(отвечают за высокое художественное и техническое качество
звука телерадиопередачи).
• другие работники телерадиокомпании:
- комментатор;
- телеоператор;
- фотокорреспондент;
- директор съемочной группы (распорядитель кредитов, отвечающий за
разумный расход материальных и денежных средств);
- диктор и репетитор по технике речи;
- художники: главный художник телевидения, художник-постановщик,
шрифтовик, график, декоратор, оформитель игровых кукол, художниккукловод;
- начальник аппаратно-студийного, декоративного, постановочного и других
комплексов;
- заведующий видеотекой и др.
Этапы создания передачи
• Первый этап - подготовительный, или редакторский - планирование
рубрики, подбор авторов, сбор материала, подготовка сценария (сценарной
заявкой). Вместе со сценаристом редактор включает в сценарий
компоненты:
- ремарку (описание изобразительной стороны— все то, что не передается на
экране словами);
- действие, реализуемое в развитии сюжета;
- синхронные выступления и закадровый текст.
• Второй этап – постановочный. Отредактированный литературный
сценарий поступает к режиссеру, который вместе с редактором работает на
первом и на втором этапе.
• Третий этап - монтажный.
• В работе редактора на радио и ТВ может быть еще один этап — эфирное
редактирование.
Сравнительная характеристика достоинств и недостатков
различных каналов СМИ
Основные характеристики СМИ
Печать Радио
Телевидение Интернет
Близость к межличностному общению
1
2
3
1
Легкость восприятия информации
1
2
3
1
Оперативность
Эффект присутствия
Быстрота выбора первоочередной информации
1
1
3
3
2
1
2
3
1
3
2
2
Возможность
совмещать
восприятие
информации с другой деятельностью
1
3
2
1
Возможность
информации
3
1
1
3
3
2
1
2
2
2
18
3
3
22
3
2
21
1
1
17
вернуться
к
воспринятой
Возможность иметь при себе и пользоваться
почти в любых условиях
Легкость пользования
Дешевизна
Итого
Количественные критерии размещения в СМИ
информационного сообщения
• для телевидения, радио:
- количественные характеристики аудитории канала, передачи;
- возможная частота контактов с информационным сообщением;
- показатели популярности канала, передачи.
• для прессы:
- тираж издания;
- количество изданий, распространяемых по подписке;
- количество изданий, распространяемых в розницу;
- показатели возврата тиража;
- периодичность выхода издания и др.
Качественные критерии размещения в СМИ
информационного сообщения
• Вероятность восприятия информационного сообщения.
• Срок жизни информационного сообщения, в течение которого оно может
быть воспринято.
• Атмосфера восприятия сообщения (характеристики среды, в которой
передается сообщение).
• Контекст канала, т.е. его престиж.
• Характеристики смежных сообщений в информационном блоке.
• Степень соответствия выразительных способностей канала распространения
информации и творческих возможностей сообщения.
• Степень насыщенности информацией или общий объем сообщений в
информационном блоке, присутствие или отсутствие конкурентов.
Информационная политика компании
• Внутренняя: информирование всех сотрудников компании
о ее текущем состоянии, поддержание корпоративной
лояльности, регламентацию доступа различных
сотрудников и подразделений к корпоративной
информации (в том числе и представляющей
коммерческую тайну), своевременное доведение приказов
и распоряжений руководства.
• Внешняя: информационная работа компании, проще
говоря — связи с общественностью, которые
осуществляются в рамках строго регламентированной
системы.
Основные разделы информационной политики
• Защищенность. Руководитель должен понимать, какие сведения и в каком
объеме он может предоставлять как внешним, так и внутренним субъектам без
ущерба для репутации.
• Единая позиция. Руководители разных уровней должны быть знакомы с общими
тезисами и опираться на них в своих публичных выступлениях.
• Круг спикеров. Обозначить круг сотрудников, которые уполномочены давать
официальные публичные комментарии от имени компании. Самым авторитетным
спикером всегда является глава компании, поэтому открытость первого лица —
важнейшее условие формирования доверия и уважения к организации.
• Достоверность.
• Доступность. Разработать максимально возможное количество каналов
коммуникации, определить оптимальные и приоритетные СМК для разных
целевых групп.
• Оперативность и регулярность. Заранее готовить информационные сообщения
для прессы о предстоящих событиях и проектах.
Пулы печатных СМИ
• Общественно-политические. Это, как правило, федеральные и
региональные издания. Публикация в них позволяет позиционировать
организацию как социально ответственную, открытую и успешную.
• Массовые. С помощью массовых СМИ можно повысить узнаваемость
компании и ее продукции, увеличить число лояльных потребителей.
• Деловые. Позволяют укрепить репутацию среди деловых партнеров,
инвесторов, повысить авторитет в профессиональном сообществе,
госструктурах.
• Специализированные и профессиональные. Позволяют компании
повысить влияние и укрепить авторитет в своей отрасли и внутри
профессионального сообщества, расширить круг деловых партнеров, а
также привлечь потребителей из сферы В2В.
• Корпоративные. Формируют корпоративную культуру. Ориентированные
на внешние аудитории В2В и В2С, они продвигают компанию и ее
продукцию среди потребителей и деловых партнеров.
Преимущества Интернет-изданий по сравнению с прессой
Интернет-издания
Пресса
Ожидание публикации от нескольких дней до
нескольких месяцев
Информация публикуется сразу
Статья может появиться одновременно во
Статья должна быть эксклюзивной
многих изданиях
Объем текста жестко не ограничивается, Объем текста имеет ограничения, визуальная
можно добавить визуальную информацию
информация не всегда возможна
Высокая
посещаемость
популярных
Сравнительно невысокий тираж
электронных СМИ
Информация может носить рекламный
Рекламные материалы оплачиваются
характер
Максимально
точное
доведение
информации
до
целевых
аудиторий Сегментация менее углубленная
благодаря углубленной сегментации
Интерактивности, возможность
выхода на сайт компании
быстрого
Отсутствие интерактивности
Характеристики потребителя информации
• географические: где человек живет и работает (величину
населенного пункта, развитость транспортной сети);
• демографические: возраст, пол, семейное положение и
размер семьи, национальность, профессию, образование;
• экономические: занятость, уровень дохода и, как следствие,
платежеспособность;
• стиль жизни: социальную группу, жизненную позицию,
потребительские и поведенческие привычки, круг
интересов и систему ценностей.
Целевые аудитории организации
• Нормативные группы. Они устанавливают для деятельности организации
общие законы и правила, а также производят оценку этой деятельности
(правительственные учреждения, органы власти, регулирующие органы,
общественные организации, деловые и профессиональные объединения).
• Функциональные группы. Они непосредственно воздействуют на все
аспекты повседневной деятельности организации, способствуя развитию
производства и улучшал обслуживание клиентов (сотрудники, поставщики,
дистрибьюторы, розничная торговля и сервисные организации, рекламные
и маркетинговые агентства, юридические и консалтинговые фирмы).
• Диффузные группы. Они проявляют интерес к организации
в связи с защитой прав других членов общества, для которых важны такие
понятия, как свобода информации, защита окружающей среды, равные
возможности для трудоустройства, положение социально незащищенных
граждан и т.п. (широкая общественность).
• Потребители.
Качества, выделенные при изучении людей и организаций,
наиболее успешно действующих на рынке, в общественной
деятельности и политике
• Действия по решению проблем экологии среды.
• Создание экологии взаимоотношений.
• Ориентация на здоровый образ жизни.
• Ориентация на институт семьи.
• Ориентация на позитивные нравственные идеалы (доброта).
• Патриотическое отношение к стране, родному городу, своему
делу.
• Демонстрация не относящихся к непосредственной деятельности
элементов духовного опыта, осмысления мира и его проявлений.
Направления изучения информации
•определение эффективности
информационного воздействия;
•мотивационные исследования;
•изучение потребителя информации.
Виды исследований
• Социологические исследования. Их задача - выяснять установки
и мнения людей, то есть их соображения по поводу
определенных субъектов.
• Коммуникационный аудит, проводимый с целью анализа
несогласованностей, возникающих при коммуникации между
руководством организаций и целевыми группами
общественности.
• Неформальные исследования. К ним относятся накопление
фактов, анализ различных информационных материалов и др., то
есть методы, не требующие непосредственного вмешательства в
работу объектов исследования.
Элементы социологического исследования
• выборка;
• анкета (опросник);
• интервью;
• анализа результатов.
Типы выборки
• Случайная:
1. Простая случайная выборка. Составляется общий список населения, а потом из него по
принципу случайности отбирается нужное количество единиц для опроса.
2. Систематизированная случайная выборка. Присутствует случайная начальная точка в
общем списке населения и определенный шаг отсчета. Надежность этого типа выборки
несколько ниже.
3. Стратифицированная случайная выборка. Она используется для изучения разных
сегментов групп (страт) населения.
4. Выборка, сформированная путем кластерного отбора. Кластерный отбор выборки
предусматривает сначала разделение населения на небольшие однородные подгруппы
(кластеры), а потом соответственный репрезентативный отбор от каждой из них
потенциальных респондентов.
• Неслучайный отбор. Такие выборки делятся на две разновидности - пригодные и
квотные.
1. Пригодные выборки - это преимущественно неструктурированные,
несистематизированные выборки, рассчитанные на то, чтобы уточнить мнение или точку
зрения.
2. Квотные (целевые) выборки предоставляют возможность подобрать респондентов по
определенным характеристикам. Квота устанавливается пропорционально доле каждой из
групп в общем составе населения.
Правила составления анкеты
• В анкету включают только те вопросы, которые помогут в достижении
поставленной цели.
• Приступая к разработке анкеты, прежде всего следует написать вступление, где
указано, кто и с какой целью к нему обращается, подчеркнуть
конфиденциальность информации.
• В анкете пользуются структурированными, закрытыми вопросами. Такие вопросы
предусматривают сходство ответов типа "весьма удовлетворен", "удовлетворен",
"не удовлетворен", "совершенно не удовлетворен".
• Вопросы составляют так, чтобы они были доступными и конкретными.
• Не следует формулировать предвзятых вопросов.
• Не следует объединять два разных вопроса в один.
• Задавать следует вопросы, охватывающие проблему целиком.
• Анкету всегда необходимо апробировать. Разработанный опросник нужно
показать своим коллегам и внимательно прислушиваться к их замечаниям и
предложениям.
Надежность анализа исследования зависит от
• степени репрезентативности;
• объема выборки;
• удачной формулировки вопросов анкеты;
• корректного и непредвзятого выполнения своей
работы интервьюерами.
Погрешность выборки - это погрешность, возникающая
вследствие того, что опрашиваются только избранные лица, а
не все возможные по списку. Чем меньше объем выборки, тем
большей будет погрешность.
В методологии количественного подхода
применяются три основных способа сбора
материалов:
• прямое наблюдение;
• анализ документов;
• опрос.
Социологический опрос можно определить как
диалог социальных субъектов, реализующийся
на трех уровнях коммуникации:
• психологическом (респондент-интервьюер на этапе сбора
эмпирических данных);
• социально-психологическом (через множественные
социально-групповые идентификации участников диалога в
процессе его развертывания);
• социетальном (на этапе формирования заказа, предмета и
эмпирического объекта исследования, планирования,
организации, анализа и интерпретации результатов, а также
их введения в общественный, управленческий и научный
оборот).
Условия при организации фокус-группы :
• Определение задачи и аудитории. Чем точнее будет сформулирована цель, чем
тщательнее будет определен состав аудитории, тем выше вероятность получения
надежной информации.
• Укомплектованность группы. Подбор участников осуществляется по телефону. При
этом задаются вопросы, помогающие отсеять тех, кто не соответствует поставленным
требованиям.
• Опытный координатор (модератор). Профессионал-координатор должен уметь
быстро установить контакт с аудиторией, держать группу в пределах темы разговора и
т.д.
• Достаточное число фокус-групп. Четыре-шесть позволяют лучше выявить весь
спектр интересующих идей и мнений.
• Наличие плана дискуссии.
• Наличие соответствующего помещения. Участников лучше рассадить за столом
так, чтобы наблюдающие за работой фокус-группы могли всех видеть.
• Сдерживание вмешательства наблюдателей.
• Возможность помощи со стороны других (лучше обращаться к профессиональным
организациям).
Выделяют четыре особенности наблюдения как
научного метода:
• подчинение научного наблюдения главной задаче
исследования;
• планирование по заранее обдуманной процедуре;
• запись результатов научного наблюдения;
• контроль и проверка с точки зрения критериев
надежности и обоснованности получаемых
данных.
Контент анализ или «анализ содержания»,
представляет из себя методику выявления
частоты появления в вербальной продукции
субъекта определенных характеристик,
интересующих исследователя
и позволяющих ему делать выводы
относительно намерений
автора-коммуникатора
или возможных реакций
получателя сообщения.
Мониторинг - это отслеживание публикаций по
конкретной тематике в СМИ. Две основные
составляющие мониторинга
•контекст (список ключевых слов);
•база СМИ (список источников).
Показатели контент-анализа
• для определения размера публикации количество слов в тексте;
• для определения ключевой фигуры статьи количество и состав действующих
персонажей;
• для определения смысловой направленности
публикации - тематика статьи или наличие в
тексте определенных слов и т.д.
Этапы контент-анализа
• определение единицы анализа и их машиночитаемый вид;
• подсчет частоты упоминаний исследуемых переменных,
выявляются взаимосвязи между ними, рассчитываются
относительные индексы, например, индекс
информационного присутствия или пресс-индекс, индекс
эмоциональной направленности, индекс тематической
активности и др.;
• интерпретация полученных результатов, описание
положительных и отрицательных тенденций,
прогнозирование.
Контент-анализ требует условий:
• Объективность выбранных для исследования характеристик
достигается фиксированием их во всех избранных для
исследования материалах.
• Систематичность анализа обеспечивается тем, что выбор
сообщения основывается на формальных, обусловленных,
беспристрастных признаках, т.е. исследователь не может
выбрать для анализа фрагменты сообщения,
подтверждающие его гипотезу.
• Требованию репрезентативности отвечает
распространение выводов, полученных на основании анализа
вербальных материалов на всю реальную деятельность
субъекта имиджа.
Для того, чтобы выявить характер воздействия
экспериментального фактора (независимой
переменной) на объект формирования имиджа
необходимо предусмотреть контроль состояния
этого объекта, условий его существования и качества
фиксируемых реакций на воздействие независимой
переменной.
Исследователь наблюдает и ждет, когда в исследуемом
процессе наступит интересующее его четко выраженное
изменение, выполняющее роль независимой переменной.
Информационный аудит - это комплексная оценка
коммуникационной (информационной) политики компании за
определенный период времени
Функции коммуникационного аудита:
• оценочная (происходит оценка публичного имиджа компании, ее
коммуникационной активности);
• управленческо-стратегическая (на основе полученных данных
разрабатывается стратегия имиджевого и конкурентного
позиционирования, происходит внесение корректив в управление деловой
репутацией, брендирование товаров и услуг);
• информационная (руководящий состав компании, топ-менеджмент
получает репрезентативную информацию о текущей ситуации);
• прогнозная (прогнозируется развитие компании в кратко-, средне- и
долгосрочной перспективе, принимаются превентивные меры по
антикризисному управлению и т.д.).
Задачи информационного аудита
• оценка эффективности работы с отдельными каналами массовой
коммуникации (СМИ, РR-акции, адресные рассылки, Интернет, реклама,
внутрикорпоративные коммуникации и др.);
• оценка активности компании в информационном поле (индекс
цитирования, количественный анализ негативных и позитивных
упоминаний и т.д.);
• выявление и анализ реального имиджа компании (анализ репутационных
составляющих: известность, отношение, влияние);
• оценку эффективности работы со СМИ (охват аудитории, частота контактов
со СМИ, качество работы со СМИ);
• анализ и оценку реального достижения поставленных целей и задач (в
рамках разработанной ранее программы имиджевого позиционирования,
маркетинговых задач компании и т.д.).
Общая схема коммуникации
• выявление реального имиджа компании;
• разработка стратегического имиджа;
• месседжи (сообщения);
• каналы коммуникации;
• средства коммуникационного воздействия;
• целевые аудитории.
Направления информационного аудита
• Мониторинг информационного поля, пресс-клиппинг
материалов.
• Проведение качественных и количественных социологических
исследований.
• Работа с документами - контент-анализ информационных
материалов.
• Работа с инсайдерскими источниками информации.
• Анализ информации, выявление реального имиджа бизнесструктуры.
• Разработка рекомендаций по имиджевому позиционированию
(формирование, корректировка и поддержка стратегического
образа компании).
Спасибо за внимание