Слайд 1 - nokc.org.ru >

Как сделать неэффективный протокол?
(Мастер-класс)
О паразитах в протоколах
2
Паразит № 1
1.
Множественная
личность
2.
Раздвоение личности
3.
Шизофрения
3
Не размывайте ответственность!
1.
Встречали ли Вы в протоколах задачи с ответственным
лицом в количестве более одного Ф.И.О.?
2.
А более 4 Ф.И.О. по одной задаче видели? А 6 Ф.И.О.?
3.
Если по одной задаче 2 и более ответственных лиц –
они
несут
солидарную
либо
субсидиарную
ответственность за невыполнение задачи?
4.
К кому необходимо обращаться с требованием о
выполнении задачи?
К первому по очереди? К последнему? К любому?
4
Главная идея № 1
Одна задача – одно Ф.И.О.!
5
Паразит № 2
Война и мир в 4 томах
6
Ставьте четкие и яркие задачи!
1.
Удобно ли читается задача в виде одного
абзаца в 10 строк? А на полстраницы абзацызадачи видели?
2.
Зачем пишут наименования вопросов абзацем
в 3 и более строк?
3.
Указанные абзацы упрощают или усложняют
чтение (применение) протокола?
7
Главная идея № 2
Краткость – сестра таланта и брат
бизнеса!
Вопрос – 1 строка! Задача – 3 строки!
8
Говорите на языке программирования!
1.
Каким образом можно сослаться на нужный
пункт
протокола
при
использовании
ненумерованного (маркированного) списка?
2.
Вторая точка сверху
флажок снизу?
или
предпоследний
9
Главная идея № 3
Используй только нумерованные списки!
Откажись от флажков, галочек, точек, черточек!
10
Не пишите романы!
1.
Зачем составляются протоколы?
2.
Принять к сведению что-либо?
3.
Утвердить что-либо?
4.
Для истории?
11
Главная идея № 4
Протоколы – это средство преобразования
бизнес-проблемы в задачу (Что-Кто-Когда)!
Постановка задач в протоколе – цель № 1!
12
Паразит № 3
Меня не было на этом совещании!
13
Совещание – это работа!
1.
Целесообразно ли включать вопросы и
решения, которые не обсуждались на
совещании?
2.
В повестке было 3 вопроса, а в протоколе уже
7? Кто волшебник?
3.
Почему молчали на совещании? Были заняты
своим телефоном, ноутбуком? Отдыхали?
Спали?
4.
Может быть указанное молчание сделано
специально – чтобы кто-то не сказал «против»?
14
Главная идея № 5
Вопросы и решения вне совещания
– вне протокола!
15
Паразит № 4
Ежик в тумане
16
Кто здесь?
1.
Что означают формулировки в повестке
– РАЗНОЕ, ПРОЧЕЕ?
2.
Вопросы с этими формулировками
готовы к обсуждению?
3.
Есть ли по указанным вопросамневидимкам пояснительная записка,
проект решения, презентация?
17
Главная идея № 6
Индивидуализируйте бизнес-проблему!
Разное, пр. – презумпция неготовности
вопроса к обсуждению!
18
Паразит № 5
Молчание ягнят
19
Не сидите в засаде!
1.
Почему молчим при
проекта протокола?
согласовании
2.
Если нет замечаний –
отвечаем «согласовано»?
3.
Избегаем ответственности за принятые
решения?
почему
не
20
Главная идея № 7
Молчание – знак согласия!
Не
ответил
–
протокол
считается
согласованным со стороны молчуна!
21
Паразит № 6
5 КА
22
Полный 5S
1.
Получил
протокол,
сообщение – забыл!
прочитал,
удалил
2.
Каким образом осуществляется контроль за
исполнением протоколов?
3.
Ведется ли в Обществе реестр всех задач по
протоколам
под
председательством
Генерального директора?
23
Главная идея № 8
Подготовил протокол – сделай таблицу контроля!
Направляй таблицу контроля ответственным лицам
еженедельно по понедельникам!
24
Паразит № 7
Операция «Ы»
25
В Багдаде все спокойно!
1.
Нарушаются ли в Обществах протоколы?
2.
Кто-нибудь привлечен к ответственности
за нарушения протокола в Обществах?
3.
Просрочил
молчим?
задачу
по
протоколу
–
26
Главная идея № 8
Протокол – это не записи на салфетке, это
Приказ,
подлежащий
обязательному
исполнению!
Нарушил протокол – оперативно уведоми
Председателя совещания об этом факте!
За
нарушение
ответственность!
протокола
наступает
27
Паразит № 8
В первый класс – первый раз!
28
Не оставайтесь на второй год в первом классе!
1.
По проекту или системному вопросу составлен
протокол совещания
2.
Проводится очередное совещание по данной
теме и ни слова о предыдущем протоколе и
выполнении принятых ранее решений
3.
Забывчивость? Потеряли протокол?
4.
Не выполнили задачи?
29
Главная идея № 9
Проводите серию совещаний – первый
вопрос в повестке дня «Статус
исполнения ранее принятых решений»!
30
Предупрежден – значит вооружен!
31
Без вопросов не бывает ответов!
Дайте определение качественного Протокола
2. Назовите главную цель качественного Протокола
3. Перечислите основные задачи, которые должен выполнять качественный Протокол
4. Назовите основные требования, которые необходимо соблюдать при составлении
качественного Протокола
5. Сформулируйте алгоритм составления качественного Протокола
6. Опишите структуру качественного Протокола
7. Перечислите основные проблемы, с которыми Вы сталкиваетесь при составлении
протоколов
8. Какие условия необходимо обеспечить на совещании, чтобы получить качественный
протокол?
9. Как Вы рекомендуете формулировать задачи в протоколе? Опишите кратко Вашу
формулу правильной задачи, установленной протоколом
10. Сколько, на Ваш взгляд, должно быть строк в абзаце для подготовки эффективного
протокола?
11. Какую Вы порекомендуете литературу по вопросам оформления протоколов и
проведения совещаний?
12. Приложите пример качественного протокола в электронной форме
1.
32
Спасибо за внимание!
Абакшин Алексей Николаевич
Заместитель Генерального директора по
правовым и корпоративным вопросам
13.12.2011
Контакты
+79166402687, aan@ru-com.ru