ведение трудовых книжек - Администрация Кузнецкого района

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ
КНИЖЕК
Правовая база
Правительство
Ярославской области
- постановление Правительства РФ от
16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
- постановление Минтруда РФ от
10.10.2003 № 69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых
книжек»
Заполнение сведений о работнике
Правительство
Ярославской области
- фамилия, имя и отчество - указываются полностью, без
сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата
рождения записывается полностью (число, месяц, год);
- запись об образовании - осуществляется только на основании
надлежаще заверенных документов;
- профессия и/или специальность указываются на основании
документов об образовании, квалификации или наличии специальных
знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний
или специальной подготовки).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей
подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки
заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки
подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек,
после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в
которой впервые заполнялась трудовая книжка.
ТИТУЛЬНЫЙ
ЛИСТ
Герб
Российской Федерации
Фамилия
Имя
Отчество
Дата
(число,
Образование
Профессия,
Дата
Подпись
Подпись
М.П.
СО
СВЕДЕНИЯМИ
О
РАБОТНИКЕ
Трудовая книжка
ТК N 1594567
Иванов
--------------------------------------------------------------Иван
-------------------------------------------------------------------Иванович
----------------------------------------------------------------23.04.1987
рождения
--------------------------------------месяц,
год)
высшее
-------------------------------------------------------------экономист
специальность
------------------------------------------------заполнения
"20"
---октября-2015
г.
Иванов
владельца
книжки
------------------------------------------------лица,
ответственного
за
ведение
--------------------(разборчиво)
трудовых
книжек
Назаренко
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени,
отчестве и дате рождения производятся на основании
паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении
брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других
документов
и
со
ссылкой
на
их
номер
и
дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице
(титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой
зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата
рождения и записываются новые данные. Ссылки на
соответствующие документы делаются на внутренней
стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью
работодателя или специально уполномоченного им лица и
печатью
организации.
Изменение на первой странице (титульном листе)
трудовой книжки записей о полученных новых образовании,
профессии,
специальности
осуществляются
путем
дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или
заполнения соответствующих строк без зачеркивания
ранее
внесенных
записей.
ВНЕСЕНИЕ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ ЗАПИСИ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
ФАМИЛИИ
Фамилия Иванова изменена на Петрову
на
основании
свидетельства
о
заключении брака от 01.06.2001 № 13315.
Инспектор отдела кадров (подпись)
Сидорова А.А.
М.П.
Трудовая книжка
ВТ-I № 225173
Фамилия Иванова
________Петрова
Имя
Иванна
Отчество Ивановна
Дата рождения 11 ноября 1975 г.
Образование
среднее
профессиональное,
Профессия,
специальность
медицинская
сестра
Дата заполнения «20» мая 1991 г.
Подпись владельца трудовой
книжки____Иванова______
подпись лица, ответственного за выдачу
трудовой книжки
М.П.
__Сидорова______
ЗАПИСЬ О ДОПОЛНЕНИИ СПЕЦИАЛЬНОСТИ И ОБРАЗОВАНИЯ В
ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Сведения
об
образовании
и
специальности
дополнены
на
основании диплома серия ОС
№ 187345 от 10.06.2010
Инспектор отдела кадров (подпись)
Сидорова А.А.
М.П.
Трудовая книжка
ВТ-I № 225173
Фамилия Петрова
Имя
Иванна
Отчество Ивановна
Дата рождения 11 ноября 1975 г.
Образование среднее профессиональное,
высшее
Профессия, специальность повар, юрист
Дата заполнения «20» мая 1991 г.
Подпись владельца трудовой
книжки____Иванова______
подпись лица, ответственного за выдачу
трудовой книжки
М.П.
__Сидорова______
Заполнение сведений о работе
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное
наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при
его наличии). Под этим заголовком:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное
подразделение организации с указанием его конкретного наименования,
наименования должности,
- в графе 4 ставятся дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому
работник принят на работу.
Записи о наименовании должности производятся в соответствии со штатным
расписанием организации. Если работнику в период работы присваивается новый
разряд (класс, категория и т.п.), то об этом производится соответствующая запись.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по
совместительству производится по месту основной работы на основании документа,
подтверждающего работу по совместительству.
Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об
этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки
делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в
такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ
(распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Внесение записи в трудовую книжку о
приеме (назначении) на должность
№
п/п
Дата приёма, назначения
на должность
Сведения о работе
Основание
Администрация … …
(наименование муниципального
образования)
5
01
06
2015
Назначен
на
должность Распоряжение
муниципальной службы главного от 01.06.2011
специалиста-эксперта
отдела № 45
правового обеспечения
6
20
11
2015
Переведен
на
должность Распоряжение
муниципальной
службы от 20.11.2011
консультанта отдела по работе с № 70
обращениями граждан
Запись о присвоении классного чина
№
п/п
Дата приёма,
назначения на
должность
Основание
Сведения о работе
5
01
06
2014
Присвоен первый классный
чин муниципальной службы
референт
муниципальной
службы 3 класса
Распоряжени
е
от
01.06.2014
№ 45
6
01
07
2015
Присвоен
очередной
классный
чин
муниципальной
службы
референт
муниципальной
службы 2 класса
Распоряжени
е
от
01.07.2015
№ 49
Исправление неправильной записи в
трудовой книжке
Порядок внесения исправлений в трудовую книжку определен пунктом
30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых
постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и пунктом
1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной
постановлением Министерства труда и социального развития РФ
от 10.10.2003 № 69.
Исправления производятся следующим образом:
- в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 указывается дата внесения записи;
- в графу 3 вносится запись: «Запись за номером таким-то
недействительна», после которой
производится правильная
запись;
- в графе 4 указываются «правильные» дата и номер приказа
(распоряжения), на основании которого вносится запись.
Зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке
не допускается.
Пример
№№
Дата
число месяц год
1
2
Сведения о приёме на работу, о
На основании чего
переводах на другую работу и об
внесена запись
увольнении (с указанием причин и
(документ, его
со ссылкой на статью, пункт
дата и номер)
закона)
3
4
5.
10
07
2014
Присвоен первый классный чин Распоряжение
муниципальной службы советник от 10.07.2014
муниципальной службы 3 класса.
№ 58-лс
6.
10
07
2014
Запись за № 5 недействительна
Присвоен очередной классный чин Распоряжение
муниципальной службы советник от 09.07.2012
муниципальной службы 2 класса.
№ 55-лс
ЗАПИСЬ О ПЕРЕВОДЕ НА ИНУЮ ДОЛЖНОСТЬ
№ Дата
приёма,
п/п назначения
на
должность
6
17
06
Сведения о работе
2015 Переведена на должность
главного специалиста отдела
социальных выплат
Основание
Распоряжение
от 16.06.2015
№ 15-п
Заполнение сведений об увольнении
(прекращении трудового договора)
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) производится
в следующем порядке:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового
договора);
- в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения
трудового договора);
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании
которого внесена запись.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается
последний день работы.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового
договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового
кодекса РФ или иного федерального закона.
Запись о расторжении трудового договора по
соглашению сторон
№
Дата
запис число месяц
и
1
15
год
2
22
05
2015
Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении (с
указанием
причин и ссылкой на статью, пункт
закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
3
4
Трудовой договор расторгнут
Приказ от
по соглашению сторон, пункт 1
22.05.2015 № 25-п
части первой статьи 77 Трудового
кодекса Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение
трудовых книжке, дата внесения записи в трудовую книжку печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
Запись о расторжении трудового договора
по инициативе работника
№
Дата
запис число месяц год
и
1
15
2
22
05
Сведения о приеме на работу, переводе
Наименование,
на другую постоянную
дата и номер
работу, квалификации, увольнении (с
документа, на
указанием причин и ссылкой на статью, основании которого
пункт закона)
внесена запись
3
2015 Трудовой договор расторгнут по
инициативе работника, пункт 3
4
Приказ от
22.05.2015 № 25-п
части первой статьи 77 Трудового
кодекса Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение
трудовых книжке, дата внесения записи в трудовую книжку печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
Запись о расторжении трудового договора
по истечению срока трудового договора
№
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе Наименование,
запис
на другую постоянную работу,
дата и номер
и
число месяц год квалификации, увольнении (с указанием документа, на
причин и ссылкой на статью, пункт
основании
закона)
которого
внесена запись
1
15
2
22
05
3
2015 Трудовой договор
истечению
4
расторгнут
по Приказ от
срока трудового договора, пункт 2
22.05.2015
части первой статьи 77 Трудового
№ 25-п
кодекса Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение
трудовых книжке, дата внесения записи в трудовую книжку печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
Запись о расторжении трудового договора
в связи с сокращением штата
№
записи
Дата
число месяц
1
15
2
22
05
год
Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации, увольнении (с
указанием причин и ссылкой на статью,
пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании которого
внесена запись
3
4
2015 Трудовой договор расторгнут в связи с
сокращением штата работников
Приказ от
22.05.2015 № 25-п
администрации … … (наименование
муниципального образования), пункт 2
части первой статьи 81 Трудового кодекса
Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение трудовых
книжек, дата внесения записи в трудовую книжку печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата ознакомления
Запись о расторжении трудового договора в
связи с достижением предельного возраста
№
Дата
записи число месяц год
1
15
2
21
09
Сведения о приеме на работу, переводе на
Наименование,
другую постоянную работу,
дата и номер
квалификации, увольнении (с указанием
документа, на
причин и ссылкой на статью, пункт
основании которого
закона)
внесена запись
3
4
2014 Освобожден от замещаемой должности Приказ
от
муниципальной службы и уволен с 21.09.2014 № 25-п
муниципальной службы в связи с
достижением
предельного
возраста,
установленного для замещения должности
муниципальной службы, пункт 1 части
первой статьи 19 Федерального закона от
02.03.2007
№ 25-ФЗ «О
муниципальной службе в Российской
Федерации».
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение трудовых
книжек, дата внесения записи в трудовую книжку, печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
Запись о расторжении трудового договора в
связи с переводом к другому работодателю
№
Дата
запи число месяц год
си
1
15
2
21
09
Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении (с
указанием причин и ссылкой на статью,
пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
3
4
2014 Трудовой договор расторгнут в связи с
переводом работника по его просьбе на
Приказ от
21.09.2014 № 25-п
работу в … … (указывается организация,
в которую переходит муниципальный
служащий), пункт 5 части первой статьи 77
Трудового кодекса Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение трудовых
книжек, дата внесения записи в трудовую книжку, печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
Запись о прекращении трудового договора при отказе от перевода на
другую работу, необходимую согласно медицинскому заключению,
либо при отсутствии у работодателя соответствующей работы
№
Дата
записи число месяц
1
15
2
21
09
год
Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации, увольнении (с
указанием причин и ссылкой на статью,
пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
3
4
2014 Трудовой договор расторгнут в связи с
Приказ от
отказом работника от перевода на другую 21.09.2014 № 25-п
работу, необходимого ему в соответствии с
медицинским заключением, пункт 8
части первой статьи 77 Трудового
кодекса Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение трудовых
книжек, дата внесения записи в трудовую книжку, печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
№
Дата
Сведения о приеме на работу, переводе на
Наименование,
записи число месяц год
другую постоянную
дата и номер
работу, квалификации, увольнении (с
документа, на
указанием причин и ссылкой на статью, основании которого
пункт закона)
внесена запись
1
15
2
21
09
3
4
2014 Трудовой договор расторгнут в связи с
отсутствием у работодателя
Приказ от
21.09.2014 № 25-п
соответствующей работы, необходимой
работнику в соответствии с медицинским
заключением, пункт 8 части первой статьи
77
Трудового
Федерации
Кодекса
Российской
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение трудовых
книжек, дата внесения записи в трудовую книжку, печать
С записями в трудовой книжке ознакомлен (а) ФИО и подпись работника, дата
ознакомления
Запись о расторжении трудового договора в связи с
несоответствием работника занимаемой должности
№
Дата
запи
число месяц
си
1
15
2
21
09
год
Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
3
4
2014 Трудовой договор расторгнут в связи с
Приказ от
несоответствием работника занимаемой
21.09.2014
должности вследствие недостаточной
№ 25-п
квалификации, подтвержденной результатами
аттестации, пункт 3 части первой статьи 81
Трудового Кодекса Российской Федерации
Ведущий специалист ФИО и подпись специалиста, ответственного за ведение трудовых
книжек, дата внесения записи в трудовую книжку, печать
Единого мнения о формулировке записи в трудовой книжке при прекращении трудового
договора не сложилось. Согласно одной точке зрения нужно использовать
формулировку «уволен». Она аргументирована тем, что на основании части 4 статьи 66 ТК
РФ в трудовую книжку вносятся сведения об увольнении работника. Другая точка зрения
заключается в том, что целесообразна формулировка «трудовой договор расторгнут»
или «трудовой договор прекращен». Это объясняется тем, что согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ
запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора
должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного
федерального закона и производиться со ссылкой на соответствующие нормы
законодательства. При этом согласно п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, запись об
увольнении вносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения)
работодателя и должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Таким
образом, использование в трудовой книжке формулировки «трудовой договор
расторгнут...» не нарушает требования о соответствии записи в трудовой книжке
тексту приказа. Это, кроме того, согласуется с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ. На практике
использование формулировки «расторгнут» не вызывает возражений со стороны ПФР,
ФСС, ГИТ и судов. Исходя из понятий «увольнение» и «прекращение (расторжение)
трудового договора» увольнение - это следствие прекращения (расторжения) трудового
договора.
Использование той или иной формулировки не влечет правовых рисков для
работодателя.
Заполнение дубликата трудовой книжки
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по
последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15
дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к
данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по
последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно (указывается общее количество лет,
месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника). После
этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными
документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 записывается наименование организации, где работал работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую
постоянную работу в той же организации, то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе
имеются такие данные.
Если документы, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки
вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. В графе 4 указывается наименование, дата
и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи. На первой
странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись «Дубликат».
Образец заявления о выдаче дубликата
Главе администрации
Энского района
Петрову Т.Т.
ведущего специалиста
отдела кадров
Ивановой Татьяны Петровны
Заявление
В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить мне ее дубликат
на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225.
Сидоров
С.С. Сидоров
14.07.2015
Выдача вкладыша
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы
одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш,
который оформляется и ведется в том же порядке, что и
трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки
недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится
штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и
номер вкладыша. При выдаче каждого последующего
вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия
и номер вкладыша.
Законодательством не урегулирован вопрос о том, где
проставляется штамп «Выдан вкладыш».
Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана
серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО
работника.
Трудовая книжка хранится в организации до момента прекращения
трудового договора и выдается в день увольнения (п. 35 Правил ведения и
хранения трудовых книжек). Если в день увольнения работник не получил
трудовую книжку, то работодатель вправе с его согласия переслать ее по почте
(п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). До момента пересылки
трудовая книжка хранится у работодателя. Работодатель обязан хранить
трудовую книжку в случае смерти работника. Она выдается под роспись на
руки одному из родственников или высылается по почте по письменному
заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения
трудовых книжек). Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до
востребования, если она не была получена работником или в случае смерти
работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых
книжек).
Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести книгу учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них (постановление Минтруда России от
10.10.2003 № 69). В книге необходимо пронумеровать листы, прошнуровать
их, заверить подписью руководителя организации и скрепить печатью.