Учет СБО. Планирование и отчетность
реклама
Учет работы библиографической службы библиотеки. Планирование и отчетность Обеспечить высокий уровень качества СБО возможно только с помощью постоянного изучения его состояния и анализа его результатов. Без полноценного унифицированного учета такой анализ не возможен. Главная цель учета СБО Получение информации о его состоянии: где, кто, когда обращается за справочно-библиографической помощью, с какими запросами (типы, тематика), используемые источники, исполнители. Материалы первичного учета СБО являются основой для любого анализа и оценки этой деятельности. Ведение унифицированного, единообразного учета способствует правильному и обоснованному планированию работы, изучению потока запросов, совершенствованию справочнобиблиографического аппарата, повышению квалификации работников. Учету подлежат: • Справки (библиографические и фактографические) • Рекомендации по методике поиска по традиционным и электронным источникам информации, использованию СБА, методике библиографирования; • Методические консультации; • Вспомогательно-технические консультации • Отказы Учетные формы • Тетрадь учета библиографических справок • Бланк учета справок • Статистический учет справок и консультаций В практике некоторых библиотек сложилась более рациональная система учета показателей СБО. В книге учета фиксируются только тематические справки, как наиболее трудоемкие и при выполнений которых необходимы сведения об абоненте и цели запроса. Остальные типы справок учитываются суммарно, без привязки их к читательским группам, тематике, а тем более к цели обращения. Преимущества такого способа учета трех указанных типов справок очевидны, поскольку он не требует больших затрат труда и времени и позволяет легко подсчитать число справок каждого типа их общее количество для последующего анализа. Учет других видов библиографических работ ведется в произвольной форме, но с обязательным указанием тех единиц учета, которые нашли отражение в плановых документах. Планирование СБО План – документ, фиксирующий цели, задачи, условия развития и уровень достижения системы за определенный период. Это программа развития библиографической службы. Годовой план библиографического отдела рекомендуется составлять в 3 частях. В первой текстовой части излагаются задачи отдела на текущий год, во второй части в табличной форме представлены основные контрольные показатели, последняя часть включает перечень процессов по всем направлениям СБО. Во второй части должны быть отражены основные контрольные показатели плана за предшествующий год и его выполнения, а также планируемые показатели на следующий год. № п/п Основные контрольные показатели План на 1999 г. Выполне но в 1999 г. План на 2000 г. 1 Число читателей 400 416 420 2 Число посещений 1212 1200 1200 34 Количество библиографических справок 4800 4790 4810 5 и т. д. 15 Обзоры библиографических пособий 24 24 24 Такой способ представления плановых показателей, т.е. совмещение плана-отчета позволяет наглядно видеть рост или снижение основных количественных показателей в пределах двух лет и принимать соответствующие решения. В общих планах библиотек библиографическая деятельность отражается неоднозначно. Набор показателей, подлежащих включению в годовой план, определяется с учетом типа библиотек. Аспекты планирования СБО • • • • количественный, содержательный, качественный, организационный Количественные показатели объема СБО в плане обычно определяют в сравнении с результатами предшествующего года. Устанавливая плановые показатели, библиографы должны выяснить причины наблюдающихся тенденции увеличения или уменьшения объема СБО, характер этих изменений. Показатели СБО в годовом плане распределяют поквартально, с учетом сезонных колебаний поступления запросов. Содержательное планирование СБО не ограничивается рамками годового плана. Искусство управления СБО заключается прежде всего в умении предвидеть поступление запросов. Такие темы могут быть предусмотрены в квартальных и месячных планах библиографического и других отделов, в индивидуальных планах библиографов. Этому помогает изучение информационной ситуации в зоне обслуживания библиотеки, ЦБС, в особенности выявление причин, генерирующих тематику и формирующих преобладающие цели запросов. Планирование содержания СБО заключается в решениях по изменению справочнобиблиографического аппарата: образовании тематических картотек, выделении рубрик в каталогах/картотеках, составлении библиографических пособий. Планирование повышения качества СБО * совершенствование СБА, * повышение библиографической квалификации сотрудников. Планирование и совершенствование организационно-управленческих форм и факторов СБО *изменение структуры справочнобиблиографической службы, *информирование потенциальных абонентов о системе СБО, *устранение недостатков учета справок, *совершенствование норм на выполнение устных и письменных справок *обеспечение доступности справочнобиблиографической помощи абонентам Содержание плана отдела • Задачи отдела • Основные показатели • Содержание деятельности Содержание деятельности • Организация СБА • Справочно-библиографическое обслуживание • Информационное обслуживание • Формирование информационной культуры пользователей • Работа с фондом • Издательская деятельность • Методическое обеспечение деятельности • Управление и организация труда Отчетность Отчетность по СБО осуществляется на всех уровнях управления. В общем отчете библиотеки выделяется раздел «Библиографическое обслуживание». Цель отчета – обобщение и анализ данных, полученных в процессе учета, для предоставления вышестоящему уровню управленческой иерархии. Отчет содержит анализ количественных показателей и качества СБО. Отчет должен содержать в той же последовательности, что и в плане, сведения о планировавшейся работе, анализ аспектов выполнения планов. На основе анализа в отчете выявляют как определенные достижения, так и недостатки работы за год. При характеристике библиографического информирования приводят конкретные примеры наиболее удачных мероприятий (Дней специалиста, выставки-просмотры), отмечают их эффективность (число присутствующих специалистов, число выданных им источников или копий и т.д.). В заключении формулируются выводы и предложения по дальнейшему совершенствованию библиографической работы библиотеки, системы в целом.
