Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 3. Особенности составления и оформления

Документирование управленческой
деятельности предприятия
Тема 3. Особенности
составления и оформления
основных документов управления
Пшеничная Е.А., ст.преподаватель
кафедра Менеджмента
институт Права и управления
1
Документирование управленческой
деятельности предприятия
Тема 3. Особенности составления
и оформления
основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных
документов
3.2. Правила оформления информационносправочных документов
2
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления
распорядительных документов
Основное назначение распорядительных
документов - регулирование и координация
деятельности, позволяющие органу
управления
обеспечивать реализацию поставленных
перед
ним задач.
Распорядительные документы содержат
управленческие решения, обязательные для
3
выполнения.
3. Особенности составления и оформления основных документов
управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
С точки зрения сферы своего действия
распорядительные документы делятся на:
1) правовые акты федерального уровня
(акты, издаваемые Президентом РФ,
Правительством РФ, органами
федеральной исполнительной власти);
4
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
2) правовые акты, действующие на
уровне субъектов РФ (республик,
краев, областей, округов, а также их
территориальных образований);
3) правовые акты организаций,
учреждений, предприятий.
5
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
С документоведческой точки зрения
постановления, приказы и распоряжения
относятся к распорядительным
документам, правила, положения,
инструкции – к организационно-правовым
документам.
6
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
С точки зрения порядка разрешения
вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы
делятся на группы:
документы, издаваемые
коллегиально;
документы, издаваемые при
единоличном принятии решений.
7
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Основанием для издания
распорядительного документа
предприятия может быть:
• необходимость осуществления принятых
законодательных, нормативных правовых
актов и иных решений вышестоящих
органов;
• необходимость осуществления
собственной исполнительнораспорядительной деятельности,
вытекающей из функций и задач
организации.
8
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Приказ – правовой акт, издаваемый
единолично руководителем организации
или предприятия в целях решения
организационных, финансовых,
кадровых и иных вопросов их
деятельности.
Приказы издаются по вопросам основной
деятельности и по личному составу.
9
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Обязательные реквизиты приказа:
эмблема (товарный знак);
наименование организации;
название вида документа;
дата и регистрационный номер
документа, место издания;
5) заголовок к тексту;
1)
2)
3)
4)
10
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
6) текст;
7) отметка о наличии приложений;
8) подпись;
9) визы согласования документа;
10) отметка об исполнителе;
11) отметка об исполнении документа и
направлении его в дело.
11
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
В качестве обоснования издания приказа
может выступать:
• ссылка на нормативный правовой акт
вышестоящего органа или собственные
ранее изданные акты с указанием
названия документа, даты, номера,
заголовка к тексту;
• формулировка целей и задач, стоящих
пред предприятием, или описание
фактов и событий, послуживших
причиной издания приказа.
12
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Пункты распорядительной части приказа
включают:
- содержание поручения;
- должность, ФИО исполнителей;
- срок выполнения поручения.
13
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
ООО «Восток»
ПРИКАЗ
№ 34
20.06.2008
О Концепции документационного
обеспечения управления ООО «Восток»
В целях реализации стратегической концепции развития ООО «Восток» и в целях
совершенствования форм и методов организации работы с документами
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Концепцию документационного обеспечения ООО «Восток»
2. Зав. общим отделом Крыленко О.В. организовать обследование состояния работы с
документами в подразделениях общества до 20.08.2008
3. Заместителям Генерального директора, руководителям структурных подразделений
проанализировать состояние работы с документами в подразделениях и до
01.09.2008 представить справки о состоянии работы с документами в
подразделениях.
4. Контроль за исполнением приказа возлагается на первого заместителя ген.
директора Соколова П.Е.
Генеральный директор
Подпись
А.С. Корнеев
Образец приказа по общим вопросам
14
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ «НОРД»
ПРИКАЗ
№11
20.04.2009
г. Воронеж
Об обеспечении противопожарной безопасности и
усилении охраны в период праздничных дней
В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период
праздничных дней 1- 9 мая 2009
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести тщательную уборку на территории завода и перевести в более безопасное
место воспламеняющиеся предметы и материалы (отв. Ю.В. Косенков).
2. Провести проверку состояния электропроводки электрооборудования и не позднее, чем
за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники
(отв. В.Е. Петров).
3. Представить до 25.04.2009 г. список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в
праздничные дни 1-9 мая (отв. В.Е. Ефремов).
4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административнохозяйственного отдела завода С.В. Кузнецова.
Генеральный директор
Лысенко
А.Н. Лысенко
Н.Н. Кузнецова
23-64-27
15
Вариант упрощенного оформления приказа с угловым расположением
реквизитов
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Распоряжение – это правовой акт,
издаваемый руководителем предприятия
или организации, действующим
единолично для решения оперативных
вопросов.
16
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Обязательные реквизиты распоряжения:
эмблема (товарный знак);
наименование организации;
название вида документа;
дата и регистрационный номер
документа, место издания;
5) заголовок к тексту;
1)
2)
3)
4)
17
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
6) текст;
7) отметка о наличии приложений;
8) подпись;
9) визы согласования документа;
10)отметка об исполнителе;
11)отметка об исполнении документа и
направлении его в дело.
18
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
ООО Рекламное агентство «ПЕЛИКАН»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ 67
15.05.2007
О порядке работы
факсового узла связи компании
В связи с вводом в эксплуатацию факсового узла связи компании «ПЕЛИКАН» и с
целью упорядочения его работы
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Утвердить Положение о факсовом узле связи.
2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации
по решению руководителей структурных подразделений компании.
3. Административно-хозяйственному отделу (Бородина А.Е.) в недельный срок
переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием
номеров факсимильных аппаратов.
4. Отделу делопроизводства (Мишина С.В.) организовать централизованный учет
всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.
5. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на заместителя директора
Фадееву В.А.
Директор
Подпись
Ю.Р. Богатырев
19
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
РЕМОНТНО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД КРМЗ
№3
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23.06.2008
г. Красноярск
Об использовании в 2008 г. Целевого фонда
амортизационных отчислений
С целью планомерного использования в 2005 году целевого фонда
амортизационных отчислений и в соответствии со ст. 13 «Положения о
государственных предприятиях»
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Начальнику планового отдела Ю.П. Антонову по согласованию с гл.
бухгалтером завода Н.И. Белявкиной представить до 30.10.2005 г. обоснованные
данные о переходящих на 2006 год остатках и размере целевого фонда
амортизационных отчислений, образуемых по плану завода на 2006 год.
2. Главному инженеру завода Б.И. Либенсон представить согласованные с
начальниками цехов и отделов предложения о проведении в 2006 году
капитального ремонта зданий и сооружений за счет фонда амортизационных
отчислений.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возлагаю на
заместителя директора по хозяйственной части С.И. Абдулаева.
Директор завода
Плутников
А.Ф. Плутников
20
Пример распоряжение по организации на чистом листе бумаги
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Решение – распорядительный
документ, издаваемый органами,
действующими на основе коллегиальных
принципов управления (муниципальные
органы управления, советы директоров,
общие собрания акционеров и т.п.).
21
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
Реквизиты решения:
1)
2)
3)
4)
5)
название органа управления;
название вида документа (РЕШЕНИЕ);
дата;
регистрационный индекс документа;
место издания;
22
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.1. Правила оформления распорядительных документов
6) заголовок к тексту;
7) текст;
8) подпись;
9) виза (при необходимости);
10) отметка об исполнении документа и
направлении его в дело.
23
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления
информационно-справочных
документов
Акт - документ, составляемый несколькими
лицами для подтверждения
установленного ими факта, события,
действия.
Акты составляются коллегиально
(не менее двух составителей).
24
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Обязательные реквизиты акта:
•
•
•
•
•
•
•
название организации;
название вида документа (АКТ);
дата и регистрационный номер;
место составления и заголовок к тексту;
текст;
подпись;
гриф утверждения.
25
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
Образец акта приема-передачи
ООО «СЕРВИС-ПЛЮС»
АКТ
01.03.2007
№3
приема-передачи оргтехники
Составлен:
1. Сергеев О.Д. – начальник технического отдела
2. Мурашова О.П. – заведующая АХО
3. Миронова Е.А. – старший менеджер отдела рекламы
Комиссия 09.02.2007 провела проверку технического оснащения отдела
рекламы предприятия. Комиссия признала непригодными для дальнейшей
эксплуатации:
- принтер EPSON STYLUS 660 – 1 шт.
- копировальный аппарат Canon-567 – 1 шт.
Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать
на склад предприятия.
Члены комиссии:
личная подпись
личная подпись
личная подпись
О.Д. Сергеев
О.П. Мурашова
Е.А. Миронова
26
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Справка – документ информационного
характера, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов
(событий).
Справки отражают основную деятельность
предприятия или подтверждают сведения
биографического, служебного характера.
27
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Гражданам могут выдаваться следующие
виды справок:
а) о трудовом стаже;
б) о заработной плате;
в) об образовании;
г) об избрании на выборные должности;
д) о членстве в общественных
организациях.
28
3. Особенности составления и оформления основных документов
управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Справки, отражающие основную
деятельность предприятия, бывают
внутренними и внешними.
Внешние справки представляются в
другие организации.
Внутренние справки составляются для
представления руководству предприятия
или на рассмотрение коллегиального
органа.
29
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
Образец справки
ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК
СПРАВКА
04.07.2008
№7
Генеральному директору
туристической компании «Вояж»
г-ну С.П. Михееву
Об организации авиаперевозок
туристов по состоянию на 01.07.2008
К началу туристического сезона нашей компанией было
зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании
«Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия).
К 01.06.2008 численность туристических групп, вылетающих в
Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки
посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов.
Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но
предоставить большее число мест авиакомпания не может.
Для решения вопроса с отправкой туристических групп по
предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией
«Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставить нам
до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Рим.
Ст. менеджер
личная подпись
Д.Р. Лапина
30
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Докладная записка – документ,
адресованный руководителю организации,
содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
31
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
По содержанию докладные записки
бывают:
• инициативные;
• информационные;
• отчетные.
32
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
Образец докладной записки
ООО «АРТ-СЕРВИС»
Отдел рекламы
Директору ООО «АРТ-СЕРВИС»
С.П. Михееву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
18.09.2008
О дополнительном финансировании
заказа №208/1
В связи с ростом цен на полиграфические услуги в
3 квартале 2008г. и изменением сметы затрат прошу выделить
дополнительно сто двадцать пять тыс. руб. для завершения
работ по заказу №208/1
Начальник отдела рекламы
личная подпись
А.К. Снегирев33
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Сводка – документ, содержащий
обобщенные сведения по одному
вопросу (сводка предложений, сводка
замечаний, требований и т.д.)
34
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Заключение – документ, содержащий
мнение, выводы организации, комиссии,
специалиста по какому-либо вопросу или
документу.
Заключения составляются на проекты
положений, постановлений, инструкций,
на научные работы, проекты стандартов
и др.
35
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Служебное письмо – обобщенное
название различных по содержанию
документов, выделяемых в одну группу в
связи со способом передачи текста
(пересылаются почтой, телеграфом,
факсом или другим способом).
36
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Все письма по функциональному признаку
можно разделить на две группы:
а) письма, требующие письма-ответа
(просьбы, обращения, предложения,
запросы)
б) письма, не требующие письма-ответа
(предупреждения, напоминания,
подтверждения, приглашения,
извещения, отказ, гарантийные письма)
37
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Простые письма составляются в случаях, когда
не требуется изложения сложных в
административном или юридическом отношениях
ситуаций.
Простое письмо может иметь одну или две
смысловые части. Если письмо состоит из двух
частей, то первая - это обоснование письма,
изложение причин его написания, мотивировка, а
вторая - просьба или отказ, напоминание,
предложение, согласие, выражение гарантии.
38
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Сложные письма составляются по
вопросам, требующим подробного
изложения ситуации, ее анализа,
оценки, аргументации, формулировки
выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложное письмо включает следующие
части: вступление, основное
содержание, заключение.
39
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
Образец письма-сообщения
Центр Внедрения ПРОТЕК
Ул.Чермянская, д.2, Москва, 129282
Тел.:(095) 737-35-23 Факс: (095) 737-35-20
13.10.2006
На №______ от
№ 28/57
___________
Об изменении банковских реквизитов
Сообщаем, что наши банковские реквизиты изменились.
Реквизиты нашего нового счета: л/с 4080572060000000004 в КБ
«Промбизнесбанк», БИК 098322442, корр/сч. КБ «Промбизнесбанк» в
ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве №40201810500000000472
Зам. директора
Хворостина И.Р.
359-36-00
личная подпись
О.Л. Перепелкина
40
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
Акционерный коммерческий банк
«ПРОМЭКСИМ»
ИНСТИТУТ
ПРОБЛЕМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ
Загородное ш., 5, Москва, 118136
Тел.:245-1801 Факс: (095) 245-3012
20.02.09
На №_____ от
№ 1-17/57
___________
Исполнительному директору
российско-швейцарского
совместного предприятия
«Russian Trust & Trade Ltd»
г-ну А.И. Соколову
Волоколамское ш., 10,
Москва, 215080
О предоставлении документов
Уважаемый Александр Иванович!
В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г-на Корикова А.С.
разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить
сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному
предприятию и сделать копии необходимых для работы документов
С уважением
Директор института
Сергиенко И.Р.
161-60-22
личная подпись
В.М. Малинин
41
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
ЗАО «ЭКОНИКА»
Рязанский пр-т., д.99, Москва, 109542
Тел.: 371-3922 Факс: (095) 377-8227
02.09.2006
№ 01-18/196
На №__________ от
Директору павильона
Всероссийского выставочного
центра
г-ну Кузьменко В.И.
пр-т Мира, 98
Москва, 129223
__________
О предоставлении выставочной площади
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для
проведения с 13 ноября по 30 декабря 2008 года Всероссийской рождественской ярмарки
обуви. Оплату гарантируем.
Наши банковские реквизиты: Сч. 4070581060000000002 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 04822242,
корр/сч. КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве № 30300820500000000573
Исполнительный директор
личная подпись
В.А. Шпак
Главный бухгалтер
личная подпись
Р.М. Гурина
печать
Монина И.Р.
459-66-31
42
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
ООО «Строй Таун»
Хамовническое отделение
Директору Тихорецкого завода
железобетонных изделий
Пр. 50 лет Октября, д.3, Тверь, 170040
Тел.:245-1801 Факс: 245-3012
19.02.2008
На №_____ от
г-ну А.И. Шмакову
№ 17
___________
О выполнении условий договора
поставки от 15.01. 2008 №8/17
В соответствии с договором поставки от 15.01.2008 №8/17 ваше предприятие взяло на
себя обязательство поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента
в течение 2007 года ежемесячно равными партиями, начиная с февраля 2008 года.
Однако в настоящее время партия изделий в количестве 840 штук, предназначенная для
поставки в феврале текущего года, не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.02.2008.
Убедительно просим Вас обеспечить отгрузку изделий в установленные сроки, в
противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п.3.5. договора предъявить штрафные
санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки
Генеральный директор
личная подпись
А.М. Кондратьев
Образец письма-напоминания
43
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
3.2. Правила оформления информационно-справочных документов
Факсограмма (факс) - получаемая на
бумажном носителе копия документа,
переданного по каналам факсимильной
связи.
По телефаксу могут быть переданы
любые виды документов (приказы,
распоряжения, контракты, протоколы и др.).
44
Особенности составления и оформления основных документов управления
Правила оформления информационно-справочных документов
Телефонограмма – документ по
оперативным вопросам, передаваемый
по телефону и записываемый
получателем.
45
3. Особенности составления и оформления основных документов управления
1.
2.
3.
4.
5.
Контрольные вопросы:
Каковы основные функции
распорядительных документов?
Перечислите основные реквизиты,
используемые для оформления приказа
и распоряжения.
Назовите документы, которые могут быть
отнесены к информационно-справочным.
Каково их значение?
Как правильно оформить справку?
Укажите назначение служебной
переписки.
46
Особенности составления и оформления основных документов управления
Основная литература:
1.
2.
3.
4.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство
(документационное обеспечение управления) – М.:
Управление персоналом, 2007 – 528 с.
Пшеничная Е.А. Документирование управленческой
деятельности предприятия: Учебное пособие. Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с.
Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо: учеб.
Пособие. – М.: Гросс Медиа: РОСБУХ, 2008. – 216с.
Стенюков
М.В.
Образцы
документов
по
делопроизводству: Руководство к составлению. –
М.:ПРИОР, 2007
47
Особенности составления и оформления основных документов управления
Дополнительная литература:
1.
2.
3.
4.
5.
Басаков М.И. Как правильно подготовить и
оформить деловое письмо.– М.: Дашков и К, 2005
Диденко С.А., Диденко Л.В. Деловые бумаги и
особенности делового общения (безупречные
документы). - Ростов-на-Дону, МарТ ИЦ, 2005
Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и
образцы документов. - М: ТК Велби, Проспект,
2006. - 328с.
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление,
редактирование и обработка документов: Учебное
пособие - М.: Омега –Л, 2008. – 207с.
Чуковенков А.Ю. Деловая переписка: практическое
пособие. –М.: Дело, 2004
48