Руководство пользователя - Управление информационных

Приложение
Утверждено приказом
от «___»________2015г.
№______
Руководство пользователя
По использованию системы электронного документооборота в МПГУ
Москва 2015
Содержание
Порядок .................................................................................................................... 3
Назначение системы ............................................................................................... 3
Вход в систему ..................................................................................................... 4
Работа с программой ............................................................................................... 5
Порядок
Назначение системы
Система электронного документооборота предназначена для:
1) Ускорения процесса согласования документов;
2) Ускорения процесса оповещения о выполнении поставленных
задач;
3) Упрощения процесса контроля исполнения;
4) Хранение внутренней документации университета.
Система позволяет пользователю получать поставленные задачи,
распределять их между сотрудниками своего структурного подразделения,
создавать отчет об исполнении.
Для получения доступа к системе электронного документооборота
обратитесь к руководителю своего структурного подразделения.
Руководитель структурного подразделения должен написать служебную
записку на имя советника при ректорате Павловой Ларисы Анатольевны и
согласовать с ней список людей дополнительно включаемых в систему
электронного документооборота. После этого согласованный документ
необходимо отправить начальнику Управления информационных технологий
Сулейманову Руслану Сулеймановичу. Сделать это можно 2-мя способами:
1) занести подписанную служебную записку по адресу: м. Пироговская д.1
с.1, кабинет №1; 2) отправить отсканированную служебную записку по почте
rs.sulejmanov@mpgu.edu, поставив в копию сотрудника Управления
информационных
технологий
Куманеву
Ольгу
Сергеевну
os.kumaneva@mpgu.edu.
Вход в систему
1) Для входа в систему откройте браузер и в адресной строке наберите
https://documents.mpgu.org;
2) В окне авторизации нажмите на Login with Google, после чего
система предложит Вам выбрать почтовый адрес, под которым вы
зарегистрированы в системе;
3) Для входа в систему необходимо нажать на адрес своей
корпоративной почты, в случае если Вы не обнаружили
необходимый адрес, нажмите на добавить аккаунт и введите адрес
своей корпоративной почты;
Рисунок 1: Вход в систему
Рисунок 1: Авторизация в системе
Рисунок 2: Авторизация в системе
Работа с программой
Любая новая задача (документ) вводится в систему Управлением
делами. После того как документ регистрируется в системе постановщик
задачи/поручения назначает ответственных за исполнение и их помощников,
то есть соисполнителей. Количество исполнителей и соисполнителей
неограниченно. Количество поставленных задач отображается в левой
стороне рабочего окна, рядом с «поручено мне» Вы увидите число в скобках,
соответствующее количеству поставленных задач.
Рисунок 3: Постановка задач
Постановщик задачи/поручения назначает не только ответственных за
выполнение, но и устанавливает крайние сроки выполнения той или иной
задачи. В случае, если задача не выполнена в указанные сроки, она попадает
в просроченные.
Статус поставленной задачи может изменять только ответственное
лицо, при изменении статуса задачи ответственное лицо также выставляет
дату фактического исполнения данной задачи. В случае, если Вы выполнили
задачу вовремя, но ответственное лицо изменило статус выполнения данной
задачи после истечения крайнего срока, то после того, как будет установлена
фактическая дата выполнения, задача из «просроченные» вернется в
«поручено мне».
Для первичного просмотра задач нажмите на «поручено мне», после
этого Вы попадете на страницу первичного ознакомления с задачей, на
которой можно увидеть статус поручения, дату поручения, крайний срок
исполнения, соисполнителей и комментарий к поручению.
Рисунок 4: Просмотр задач
Для более подробного ознакомления с задачей необходимо нажать на
шапку данной задачи (см. рис. 4. Заголовок: «Карточка вх.767 от 25.03.2015.
Министерство культуры РФ. исх.1045-06-04 от 17.03.2015 от 25.03.2015»).
Страница просмотра задачи состоит из 2-ух блоков: 1) блок
«документ», состоящий из скана 1-ой страницы и из окошка в котором
размещается полный текст документа.
Рисунок 5: Скан документа
Рисунок 6: Полный текст документа
Для удобства можете нажать «перейти к просмотру документа»,
которое находится над документом. Документ откроется в формате PDF.
2) блок «комментарии», состоящий из уже сделанных комментариев и
функции «добавить комментарий»
Рисунок 7: Комментарии
Рисунок 8: Оставить комментарий
Для того чтобы оставить комментарий, вбейте текст в поле
«комментарий», после чего нажмите отправить комментарий. Для того чтобы
прикрепить файл, нажмите «выберите файл», перед Вами откроется окно
загрузки, найдите файл у себя на компьютере и нажмите открыть, после чего
оставьте комментарий и нажмите «отправить комментарий». Обратите
внимание, что прикрепить файл без комментария нельзя.
Рисунок 9: Окно загрузки
После этого оставленный комментарий с документом можно будет
увидеть в блоке комментарии. Если Вы оставили комментарий «задача
выполнена» постановщик задачи/поручения меняет статус на «выполнено» и
задача закрывается.
Всего существует 7 статусов:
1) Не рассмотрено;
2) Отклонено;
3) Назначен ответственный;
4) В работе;
5) Выполнено;
6) Неактуально;
7) Не выполнено.
В том случае, если Вы не успели выполнить поставленную задачу в
установленные сроки, но задача по прежнему требует выполнения, Вам
необходимо нажать на «просроченные», в данной вкладки возможны все те
же действия, что и в «поручено мне», при этом после присвоения задаче
статуса выполнено, она попадет в «поручено мне» вне зависимости от срока
выполнения задачи, однако у задачи, которая была выполнена не в срок дата
выполнения будет выделена красным цветом.
Обратите внимание, что система никак не выделяет новые задачи и
задачи поставленные ранее, однако оповещение о вновь поставленной задаче
приходит Вам на корпоративную почту.