Требования к результатным документам

ТЕМА 3.
Проектирование видов
обеспечения
информационных систем
Лекция 14.
Проектирование форм первичных и
результатных документов.
1
Системы документации



Документ – это материальный носитель,
содержащий информацию в зафиксированном виде,
оформленный в установленном порядке и имеющий
в соответствии с законодательством правовое
значение.
Для рациональной организации информационных
потоков документы необходимо классифицировать.
Система документации – совокупность всех
документов, взаимосвязанных по признакам:





происхождения,
назначения,
вида,
сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
2
Виды систем документации









организационно-правовая документация;
плановая;
распорядительная;
отчетная;
документация по обеспечению кадрами;
финансовая документация;
документация по материально-техническому
обеспечению;
договорная документация;
документация, отражающая основную
деятельность организации или предприятия.
3
Унифицированная система документации




Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс
взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их
оформления на основе применения средств вычислительной техники.
Цели создания УСД:
 Обеспечение экономической эффективности и гарантированного
уровня качества информации на всех этапах обработки
документов.
 Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и
форм документов.
Метод унификации – установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых при решении однотипных
управленческих функций и задач.
УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и
их содержанию, включает формы документов, государственные
стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок
оформления, согласования и утверждения документов.
4
Направления унификации
Унификация
структуры
Унификация
содержания
Унификация
оформления
наличие
использование
эргономические
стандартизованной
профессиональной
лексики;
соблюдение
требований деловой
стилистики;
соблюдение
требований к
идентификации
документов и
обеспечению их
юридической силы.
характеристики
документов;
информативность
форм представления
данных;
единообразие
оформления
однотипных
документов.
трех
частей документа;
общий состав
реквизитов
заголовочной и
оформляющей
частей;
стандартные
размеры носителя и
полей документа;
расположение
реквизитов
документа.
5
Структура унифицированного документа
Унифицированный
документ
Заголовочная
часть




Содержательная
часть
Оформляющая
часть
 переменные

наименование
реквизиты-признаки;
(предприятия, организации,
 количественноработающего,
суммовые реквизитыоборудования);
основания
характеристика документа
(ОКУД);
наименование документа; Упражнение: уметь отличать 
зона для размещения
унифицированные документы от
постоянных на документ неунифицированных, уметь
реквизитов-признаков и их определять части
кодов.
унифицированного документа.
подписи лиц,
несущих
юридическую
ответственность за
составление
документа;
дата заполнения
документа.
6
Заголовочная
часть
Содержательная
часть
Оформляющая
часть
7
Системы управленческой
документации
Служит для
оформления
распорядительноисполнительной
деятельности
аппарата
управления
Система
организационнораспорядительной
документации
Система
организационной
документации
Система
распорядительной
документации
Система
информационносправочной
документации
Системы
специальной
документации
Отражают специфику
деятельности
системы управления
и обслуживают
отдельные функции
управления
Система плановой
документации
Система учетной
документации
Система
финансовой
документации
и др.
8
Унифицированная система организационнораспорядительной документации




ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительных
документов. Требования к оформлению документов»
К организационной относится нормативная документация,
регламентирующая правовой статус организации и ее
структурных подразделений, правила и инструкции.
К распорядительной относится документация, в которой
фиксируются решения административных и
организационных вопросов деятельности объекта
управления.
Информационно-справочные документы сообщают
сведения, побуждающие принимать определенные
управленческие решения.
9
Классы организационнораспорядительных документов
Организационные
Распорядительные
Справочноинформационные
Приказы
Протоколы
Уставы
Решения
Служебные
записки
Инструкции
Постановления
Справки
Правила
Распоряжения
Акты
Положения
10
Документ – основа для принятия
управленческих решений


Первичные документы содержат исходные
данные организаций и предприятий.
Результатные документы содержат
сведения обобщающего характера, поэтому
используются для принятия
управленческих решений.
11
Требования к первичным
документам
1. Достоверные данные о состоянии
экономического объекта.
2. Достаточный объем исходных данных для
получения максимальной результатной
информации.
3. Минимум реквизитов документа за счет
исключения из него нормативных,
расценочных, справочных, а также
производных данных.
12
Порядок разработки первичных
документов
1) уточняется состав реквизитов,
включаемых в документ (их состав
должен отвечать целям управления);
2) выделяются реквизиты, подлежащие
автоматизированной обработке;
3) составляется эскиз, определяющий
порядок построения и расположения
реквизитов;
4) утвержденные формы документов
внедряются в ИС.
13
Требования к результатным
документам
1. Состав содержащихся в них показателей должен
быть достаточным для целей управления.
2. Данные должны быть достоверны, а их
расположение – логически обоснованным.
3. Периодичность выдачи результатных документов
должна соответствовать экономической задаче –
сводки должны выдаваться к указанному сроку, в
регламентном режиме или при ответе на запрос.
4. Выходные документы должны иметь
унифицированный вид.
14
Порядок разработки форм
результатных документов
1) определяется состав результатных документов, необходимых
2)
3)
4)
5)
6)
7)
данной организации;
изучается возможность получения типовых результатных
документов;
по мере необходимости производится привязка типовых
форм результатных документов к конкретным условиям;
определяется состав показателей, рассчитываемых с
использованием ВТ;
показатели распределяются по результатным документам в
определенной последовательности, с учетом используемых
информационных массивов;
каждому результатному документу дается наименование;
разрабатывается эскиз формы результатного документа с
учетом эксплуатационных возможностей компьютера.
15
Электронная форма документа


Под электронной формой документа
понимается не просто изображение
бумажного документа, а изначально
электронная (безбумажная) технология
работы.
Электронная форма документа – это
страница с пустыми полями, оставленными
для заполнения пользователями.
Состав формы ЭД



Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися
среди экземпляров документа одного типа (наименование
предприятия).
Поля с переменными реквизитами, значения которых
могут заполняться либо вручную, либо автоматически.
Автоматически заполняемые поля:




вычисляемые поля с помощью подключения стандартных
статистических, математических, логических, финансовых функций
или макросов,
автоматически заполняемые поля из БД или справочников.
Управляющие кнопки, предназначенные для
инициирования более сложных вычислений или отправки
документа по маршруту.
Поля для отметок, которые ставятся в документе в
процессе его просмотра.
17
Проектирование экранных форм
18
Проектирование форм ЭД
1. Проектирование структуры (внешнего вида)
электронного документа.
2. Определение содержания формы ЭД
(определение перечня элементов и выбор
способов, которыми будут заполняться
поля).
3. Определение последовательности форм ЭД.
4. Установление связей между формами ЭД.
5. Апробация форм ЭД и их утверждение.
6. Заполнение форм ЭД конкретным
содержимым.
19
20
Пример неунифицированного документа
21
Пример заполненного документа
22
Фрагмент формы унифицированного документа
24
Результатный документ
Исходный (первичный)
документ
25
26
27
Получена
заявка на
закупку
материала
База
поставщиков
Поиск
информации о
поставщиках
Информационные
каналы
выполняет
Менеджер
отдела закупок
Компьютер
Информация
найдена
Менеджер
отдела закупок
Запрос
информации о
ценах
выполняет
Поставщики
предоставили
информацию о
ценах
Коммерческие
предложения
XOR
Анализ
выполняет
коммерческих
предложений
Менеджер
отдела закупок
Поставщик,
выбранный по
цене материала
Запрос о
качестве
образцов
материала
выполняет
Менеджер
отдела закупок
XOR
Качество
неудовлетвори
тельное
Запрос на
поставку
Качество
удовлетворите
льное
Формирование
запроса на
поставку
выполняет
Запрос на
поставку
зарегистрирован
База
поставщиков
Внесение информации о
найденном поставщике в
базу данных
Менеджер
отдела закупок
Регистрационный
журнал
выполняет
Менеджер
отдела закупок
выполняет
Поставщик
найден
28
Постановка задачи




Задача: выбор поставщика
Исходная информация: коммерческие
предложения поставщиков
Результатная информация: заявка на
поставку
Условно-постоянная информация:
перечень поставщиков
 перечень товаров
 перечень сотрудников организации

Перечень входной, выходной и
условно-постоянной информации
Входная
информация
Выходная
информация
Информация
Заявка
о
наличии товаров
Коммерческие
предложения от
поставщиков
Условно-постоянная
информация
на
Номенклатура товаров
поставку
(ОКП)
Регистрационны Список сотрудников
е журналы
организации
Список поставщиков
Формы представления:
Информация о наличии товаров – БД
Коммерческие предложения – e-mail, бумажные документы
Заявка на поставку – электронный и бумажный документ
Структура входного документа
«Коммерческое предложение»
Наименование реквизита Тип данных
Разрядность
Номер КП
Поставщик
Наименование товара
Цена товара
Количество товара
Срок поставки
Условия поставки
ФИО менеджера
Дата КП
3
40
50
5
4
3
50
20
8
Числовой
Текстовый
Текстовый
Числовой
Числовой
Числовой
Текстовый
Текстовый
Дата/время
Структура выходного документа
Наименование
реквизита
Номер заявки
Дата создания
заявки
Поставщик
Название товара
Количество
Цена товара
Стоимость поставки
ФИО сотрудника
Номер КП
Идентификатор
Тип
данных
Разрядность
Zayavka
Date_zayavka
Числовой
Дата
10
8
Name_org
Name_product
Kol_product
Price
Cost
FIO_sotrudnik
NKP
Текстовый
Текстовый
Числовой
Числовой
Числовой
Текстовый
Числовой
40
40
3
5
8
30
3
34
Структура условно-постоянной
информации (список поставщиков)
Наименование реквизита Тип данных
Разрядность
Код поставщика
Числовой
2
Поставщик
Код ОКПО
Адрес
Расчетный счет
Текстовый
Числовой
Текстовый
Числовой
40
8
100
20
ФИО директора
Телефон
Текстовый
Числовой
20
11
Пример заявки
на поставку
Директору
ООО «Торговый дом»
Кузьминой Н.Ю.
Исх. №______ от «___»_______200__г.
ЗАЯВКА
на поставку продукции
в период с ______20__г. по ____20__г.
Наименование продукции
Количество
Цена товара
Условия поставки
Станция назначения
Грузополучатель
График отгрузки (прилагается)
Покупатель
________________________ (ФИО, должность)
(подпись уполномоченного лица)
36
Поставщик
Товар
Код поставщика
Код товара
Название организации
Название товара
выставляет
Заявка на поставку
Договор
заявки на поставку
Номер договора
Номер КП (FK)
Код поставщика (FK)
Код товара (FK)
Код сотрудника (FK)
включается в
Z
Коммерческое предложение
Номер КП
Код поставщика (FK)
Код товара (FK)
Дата КП
Цена товара
Количество товара
является основанием
Дата заключения
договора
заявки на поставку
Стоимость поставки
Количество поставки
заключает
Сотрудник
Код сотрудника
ФИО сотрудника
37
38
39
Пример заполненного документа
40
41
42