ИАИС объединения архивов

Интегрированная
автоматизированная
информационная система
объединения архивов
(ИАИС объединения архивов)
Общие сведения об ИАИС
объединения архивов
ИАИС объединения архивов предназначена для автоматизированного
учета документов архивного фонда, ведения научно-справочного аппарата и
создания электронного архива.
В ее состав включены программные модули для федеральных, региональных,
муниципальных и ведомственных архивов. Система обеспечивает работу с
документами на бумажной основе, а также на специальных носителях - кино,
фото, фоно, видео документами.
ИАИС объединения архивов реализована с использованием технологий
двухзвенной и трехзвенной архитектур средствами СУБД ORACLE. Благодаря
разработке и внедрению технологии репликации данных в рамках данного
программного продукта решена задача информационного взаимодействия
между удаленными архивами.
Программные средства интегрированной автоматизированной
информационной системы объединения архивов имеют Сертификат
соответствия РОСИ. 1003.643.С0017.
В основу разработки системы ИАИС
объединения архивов положены следующие
нормативные документы:
Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002 г.
Основные правила работы государственных архивов с
кинофотофонодокументами. М., 1980 г.
Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ. Утвержден
Приказом Росархива №11 от 11.03.1998г.
Инструкция о порядке заполнения паспорта архива. Утверждена Приказом
Росархива №61 от 17.11.1997г.
Временный порядок автоматизации государственного учета документов
Архивного фонда Российской федерации, хранящихся в государственных и
муниципальных архивах. Утвержден Приказом Росархива №64 от 23.10.2000г.
Структура ИАИС объединения архивов
Подсистема
«Сводный паспорт»
Подсистема
«Администратор базы
данных»
Подсистема
«Межархивный поиск на
уровне фондов и
описей»
Подсистема
«Учет архивного
фонда»
Подсистема
«Научно-справочный
аппарат»
Подсистема
«Учет архивного фонда и
Научно-справочный аппарат
для документов
на спец. носителях»
ИАИС объединения архивов представляет собой комплекс,
состоящий из шести взаимосвязанных подсистем
Структурная схема ИАИС объединения архивов
для Московского городского объединения архивов
Узел 2 (Узловой)
обрабатывает локальную
информацию архивов с
последующей передачей
в центр обработки данных
Узел 1 (Центральный)
содержит информацию
общегородских архивов
реализована с использованием
технологии «клиент-сервер»
средствами СУБД Oracle
Пользователи ИАИС объединения архивов
 руководители архива
 сотрудники архива
 служба "одного окна"
 посетители читального зала
ИАИС объединения архивов
внедрена в промышленную эксплуатацию в 18 архивах города Москвы и
в 3 архивах Воронежской области:
 Центральный архив общественно-политической истории Москвы (ЦАОПИМ)
 Центральный исторический архив г. Москвы (ЦИАМ)
 Центральный архив научно-технической документации г. Москвы (ЦАНТДМ)
 Центральный архив города Москвы (ЦАГМ)
 Центральный московский архив - музей личных собраний (ЦМАМЛС)
 Центральный архив аудиовизуальных документов г. Москвы (ЦААДМ)
 10 архивных отделений административных округов г. Москвы
 Центральный объединенный архив Комитета здравоохранения г. Москвы
(ЦОАКЗМ)
 Центр национальной славы России (ЦНСР)
Подсистема «Учет архивного фонда»
Подсистема «Учет архивного фонда» - это автоматизированная технология
ведения централизованного государственного учета как в архиве в целом, так и
по каждому архивохранилищу.
В рамках системы реализованы следующие задачи:
Учет архивных фондов, описей, дел
Учет движения документов
Формирование и печать основных и вспомогательных учетных документов
Формирование и печать паспорта архива и архивохранилища
Поиск информации по любым параметрам и их сочетаниям для всех
уровней иерархии (фонд, опись, дело)
Подсистема «Учет архивного фонда»
Главное меню подсистемы
содержит 9 режимов работы:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Фонд
Опись
Ед.хранения
Составление учетн.
документов
Паспорт архива
Паспорт архивохр.
Справочники
Помощь
Выход
Эффективность подсистемы
Достигается за счет реализации
следующих технологических
решений:
1) Поиск информации по
любым параметрам и их
сочетаниям для всех уровней
иерархии: Фонд/Опись/Дело
Экран «Поиск фонда»
Эффективность подсистемы
2) Оптимизирован процесс перехода от режима просмотра списка выборки до быстрого
входа в карточку учета, которая содержит полную информацию о выбранном элементе
Экран «Фонд»
Экран «Фонд» состоит из экрана основных атрибутов и дополнительных экранов с
данными о фонде
Просмотр сведений
о составе фонда
Сведения о количестве описей, относящихся к данному фонду, и количестве
описанных материалов в единицах хранения, а также данных о количестве
смикрофильмированных единиц хранения для страхового фонда и фонда пользования
на рулонной пленке и микрофишах
Экран «Состав фонда»
Просмотр названий фонда
История переименования фонда в хронологической последовательности с указанием
начальных и конечных дат существования фонда
Экран «Названия фонда»
Поиск описей фонда
Экранная форма поиска описей фонда представлена совокупностью полей, в которые
вводятся параметры описи, и группой переключателей для задания условий поиска
Экран «Выбор описи»
Просмотр описи
Экранная форма предоставляет полную информацию об описи
Экран «Опись»
Работа с актами
и учетными документами
Ведение учетных
документов на основе
актов (24 акта)
Содержит
16 учетных
документов
Экран «Учетные документы»
Обеспечение возможности исполнения запросов
сотрудников архива, граждан и организаций
к архивному фонду объединения
Сводный паспорт объединения
Аналитические паспорта архивных
учреждений
Просмотр паспортов любого архива
Подсистема
«Межархивный
поиск»
БД «Учет
архивного фонда»
ИАИС объединенных
архивов
Подсистема
«Сводный
паспорт»
Данные о фондах и описях по всем
архивам, входящим в объединение
Подсистема «Научно-справочный аппарат»
для документов на бумажной основе
Подсистема «Научно-справочный аппарат» для документов на бумажной основе
предназначена для повышения эффективности работы сотрудников архива,
работающих с разнообразными справочниками, картотеками, каталогами, указателями
к документам архивного фонда.
Подсистема «Научно-справочный аппарат» автоматизирует следующие
функции, выполняемые сотрудниками архива:
 Создание элементов НСА для документов на бумажной основе
 Многоаспектный поиск ретроспективной архивной информации
 Просмотр электронной копии документа
 Комплекс работ по ведению элементов НСА
 Работа с журналом изменений
 Ведение единого классификатора документной информации архивного фонда РФ
(ЕКДИ), алфавитно-предметного указателя к нему, справочников по аспекту групп
населения, аспекту места и общему определителю аспекта
 Формирование кода подразделения Схемы классификатора к карточке
систематического каталога, а также кодов аспекта, группы населения, места и общего
определителя аспекта
 Поиск карточек научно-справочного аппарата по параметрам ЕКДИ
Подсистема «Научно-справочный аппарат»
для документов на бумажной основе
Главное меню подсистемы
содержит 7 режимов работы:
•
•
•
•
•
•
•
Загрузка
Ввод
Поиск
Работа с
журналом
Справочники
Помощь
Выход
Эффективность подсистемы
Достигается за счет
реализации следующих
технологических решений:
1) Механизм настройки параметров
ввода путем установки значений по
умолчанию
Эффективность подсистемы:
2) Возможность автоматического переноса данных из выбранных полей текущей
карточки в последующие электронной карточки. Контроль корректности ввода и
полноты заполнения
Эффективность подсистемы:
3) Быстрый и доступный
пользователям поиск
информации по любым
аспектам данных и
их совокупности
пример экранной формы
поиска документов по
систематическому каталогу
Электронная карточка
систематического каталога
Ведение единого классификатора документной информации
(ЕКДИ) к систематическим каталогам
ЕКДИ устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и
муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и кодов
объектов классификации и классификационных группировок и перечень аспектов
групп населения, аспектов места и общие определители аспекта.
Алфавитно-предметный
указатель к ЕКДИ
Алфавитно-предметный указатель (АПУ) представляет собой систематизированный в
алфавитном порядке перечень имеющихся в таблицах классификатора понятий с их
кодами
Подсистема «Учет архивного фонда
документов на специальных носителях»
Главное меню
подсистемы
Выбор вида
фотодокумента для
работы
Описание аудиовизуальных документов
Шаг1. Выбор или создание
закрытой книги учета и описания
Описание единицы учета и единицы хранения
Шаг2. Описание новой единицы
хранения или редактирование старой
Комплектование фотодокументов
Шаг1. Выбор или создание фонда для комплектования
Комплектование фотодокументов
Шаг2. Выбор или создание описи для комплектования
Комплектование фотодокументов
Шаг3. Ввод единиц хранения
Комплектование фотодокументов
Шаг4. Закрытие описи для комплектования
Шаг5. Акт сдачи-приема
Многоаспектный поиск фотодокументов
по учетным параметрам и по параметрам
систематического каталога
Основной экран
фотодокументов в режиме просмотра
Систематический
каталог фотодокументов
Просмотр графических
образов фонда пользования
Подсистема «Администратор»
Обеспечение информационной поддержки
всех подсистем, входящих в ИАИС объединения архивов
Функции подсистемы:
• создание пользователей
системы
• разграничение прав
доступа к программным
средствам и базам данных
• управление объектами
данных
• сохранение и
восстановление данных
Главное меню
подсистемы
Перспективы разработки
Перспективы данной разработки определяются следующими факторами:
 Объединение баз данных в унифицированную открытую систему
 Учет особенностей структуры управления объединением архивов
на различных уровнях иерархии
 Разработка в направлении внедрения видео-сервера, тестового
сервера, фоносервера, поиска электронных образов документов
ИАИС объединения архивов в полной мере соответствует новым
требованиям, предъявленным к современным средствам
проектирования.
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
insoft@insoft.ru