Формирование дел

Цели и задачи

 рассмотреть основные требования
к формированию дел;
 изучить правила формирования
документов в дела;
 рассмотреть принципы
систематизации документов внутри
дела.
План урока

 Формирование дел в организациях
 Требования к формированию дел
 Группировка документов
 Электронная форма формирования дел
 Документы, не подлежащие для формирования в
дела
 Образцы документов (номенклатура дел, обложка
дела, внутренняя опись, лист-заверитель дела)
Формирование дел в
организациях

Формирование дел –
это группирование
исполненных
документов в дело в
соответствии с
номенклатурой дел и
систематизация
документов внутри
дела.
Требования к
формированию дел

- Дело не должно превышать 250 листов
при толщине корешка не более 4 см. В
случае, если корешок дела превышает 4
см, документы дела разбиваются на тома.
- Индекс и заголовок дела проставляются
на каждом томе с добавлением «том 1»,
«том 2»
Группировка документов

• Хронологическая последовательность:
Исходящие письма
Входящие письма
Личные документы
Вопросно-логическая последовательность:
Учредительные документы (Уставы, положения,
должностные
инструкции)
• Смешанная последовательность:
- Организационно-распорядительные документы
(приказы, распоряжения)
- Информационно-справочные документы (протоколы,
графики, планы, программы)
•
-
Электронная форма

Номенклатура дел

Документы, не подлежащие
для формирования в дела

 ОРИГИНАЛЫ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВОЗВРАТУ;
 ЛИШНИЕ (ДУБЛЕТНЫЕ), А ТАКЖЕ ЧЕРНОВЫЕ
ЭКЗЕМПЛЯРЫ ДОКУМЕНТОВ (ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ ОСОБО
ЦЕННЫХ);
 СБРОШЮРОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ПОСЛЕДНИЕ ХРАНЯТСЯ
ОТДЕЛЬНО);
 НЕКОТОРЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
ВКЛАДЫВАЮТСЯ В ДЕЛА, НОНЕ ПОДШИВАЮТСЯ
(ПОСКОЛЬКУ ПОДЛЕЖАТ ПЕРИОДИЧЕСКОЙ ЗАМЕНЕ НА
БОЛЕЕ НОВЫЕ И АКТУАЛЬНЫЕ).
Обложка дела

Внутренняя опись

Лист-заверитель дела

СПАСИБО ЗА
ВНИМАНИЕ!
