Лекция 4. Функции документов

Лекция 4. Функции
документов
1.
2.
3.
4.
Понятие «функция документа».
Общие функции документа.
Специальные функции документа.
Полифункциональность документа.
Рекомендуемая литература
1.
2.
3.
4.
5.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. –
Киев, 2001.
Ларьков Н.С. Документоведение. Ч. 1. – Томск:
ТГУ, 2000.
Организация работы с документами. Учебник для
вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н.
Документирование управленческой деятельности
на предприятии: делопроизводство и
корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение
и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов
н/Д., 2004.
Функции документа
(от лат. "functio" - исполнение) понимается
внутренне присущее ему целевое назначение,
социально выработанный способ его
употребления.
 предопределены его общественно-практическими
целями и задачами, являются производными от
них.
 непосредственно связаны с функциями
информации, которые документ принимает на
себя после фиксации этой информации на
материальном носителе.
Поскольку социальная информация ориентирована
на удовлетворение различных человеческих
потребностей, т.е. многофункциональна,
постольку и документ также полифункционален.

Общие функции
функция
закрепления,
запечатления
информации
коммуникативная
функция
сохранения информации
 функция документа как исторического
источника
 культурная функция

Коммуникативная функция
Предназначена для
решения задачи
трансляции информации
в социальном
пространстве
организации, упорядочения и
поддержания
информационных связей в
обществе
Играет передающую и социально цементирующую
роль.
Передача информации охватывает все уровни
социальной системы и различных её подсистем.
Возникают различные категории документов:
двустороннего
действия
многостороннего
действия
ориентированные сверху
вниз или снизу вверх
Культурная функция
Любой документ - своеобразный культурный
феномен, отражающий уровень материальной,
научной, языковой культуры, уровень образования,
морально-нравственного состояния общества.
С помощью документа осуществляется не только
закрепление, но и передача от поколения к поколению
культурных традиций, их
приумножение и развитие
системы
ценностей
нравственных
норм
Происходит накопление интеллектуальных ресурсов,
культурного потенциала в обществе
Управленческая функция
Главные варианты проявления
Вызывать выполнение
определенных действий (работ,
мероприятий …) лицами,
которым адресован документ.
Нацеливать исполнителя на
получение определенных
результатов.
Дополнить (изменить)
представления объекта
управления о среде путем
передачи ему новых сведений
Пример. «Срочно займитесь
организацией
благоустройства
пострадавших при пожаре»
Пример. «Получить заключение
экспертных органов к
01.12.2007 об экологическом
состоянии Пожарского района»
Пример. «15.12.2007
состоится выставка-ярмарка .
Организовать участие»
Может проявляться комбинацией вышеперечисленных вариантов.
Правовая функция
заключается в закреплении правовых норм и
правоотношений в обществе.
Обладают документы, которые устанавливают, закрепляют
либо изменяют правовые нормы и правоотношения или
прекращают их действие, а также иные документы,
которые могут повлечь за собой определённые
юридические последствия. К ним относятся:
правовые акты
органов
государственной
власти
судебные,
прокурорские,
нотариальные и
арбитражные акты
акты управления,
влекущие за собой
определённые
юридические последствия
документы, фиксирующие договорные отношения,
а также удостоверительные документы
(паспорта, дипломы об образовании и т.п.)
На время могут приобрести и другие документы, например, для
использования в качестве судебного доказательства.
Функция учёта
Выполняющие функцию учёта документы
необходимы
для решения
многообразных
хозяйственноэкономических
задач
для управления в
целом социальнополитическими и
другими процессами
в обществе
Функция находит отражение прежде всего в
бухгалтерской, статистической, плановой,
отчётной документации.
Политическая функция

находит своё выражение в документах,
предназначенных для информационного
обеспечения внутренней и внешней
политики государства.
документы
политических
партий
различных общественнополитических структур
политических
деятелей
Особенности функций документа
Общие функции
присущи
документу
изначально
Специальными функциями
документ наделяется сознательно,
в зависимости от конкретных
социальных потребностей
Подразделяются на:
функции постоянно действующие,
которые обеспечивают
историческую и социокультурную
преемственность
функции оперативного
характера, время действия
которых ограничено
(управленческая, правовая и т.д.)
любой документ многофункционален, т.е. обладает
одновременно несколькими функциями, переплетёнными
между собой, при этом преобладает какая-то одна функция
с течением времени соотношение между функциями
документа изменяется.
Знание функций помогает:




определить роль документа в системе
управления;
провести классификацию и систематизацию
документов с целью их унификации и
стандартизации;
провести экспертизу ценности документов,
установив их научную, историческую и
практическую значимость;
выработать определенные требования к
документам, создаваемым в процессе
управленческой деятельности, для внедрения
средств автоматизации и механизации в их
создание, обработку и хранение.
Вопросы для самоконтроля знаний
1. Функция, не являющаяся общей
функцией документа
1)запечатления информации
2)хранения сведений
3)коммуникативная
4)исторического источника
5)политическая
6)культурная
2. Функция, не являющаяся частной
функцией документа
1)управленческая
2)коммуникативная
3)учета
4)правовая
5)идеологическая
3. В чем заключается
полифункциональность документа:
документ обладает
1)политической функцией
2)одновременно несколькими функциями
4. В чем выражается социальная
природа документа?
5. Перечислите общие функции
документа.
6. Перечислите частные функции
документа.
7. Охарактеризуйте коммуникативную
функцию документа.
8. Охарактеризуйте правовую
функцию документа.
9. Охарактеризуйте функцию учета
документа.
10. Назовите особенности функций
документа.