Документная лингвистика 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управлением 080505.65 Управление персоналом

Документная лингвистика
032001.65 Документоведение и документационное
обеспечение управлением
080505.65 Управление персоналом
ИСМД, кафедра культурологии
Чулкова Светлана Борисовна
Тема 7. Лексические
особенности текстов
служебных документов
СОДЕРЖАНИЕ
1. Ключевые понятия
2. Учебный материал
1) Официально-деловая лексика и фразеология
2) Требования к языку документов
3) Требования к стилю служебных документов
4) Синтаксические и лексические особенности
служебных документов
1. Вопросы для самопроверки
2. Рекомендуемая литература
2
КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
•
•
•
•
•
•
3
Общелитературная норма
Официально-деловая лексика и фразеология
Синтаксические и лексические особенности
Лексическая сочетаемость
Плеоназм, тавтология
Синонимия, паронимия
Лексические признаки официальноделового стиля
Лексическая система включает:
• Канцеляризмы, например: ставить вопрос,
настоящим доводится до вашего сведения,
входящие-исходящие
документы, уведомление.
• Архаизмы, то есть устаревшие слова, вышедшие
из активного употребления, например: оным
удостоверяю, сей документ.
• Профессиональную терминологию, например:
недоимки, алиби, взимание налогов, отзыв
лицензии, юридическое лицо, теневой бизнес.
Взаимодействие общелитературной нормы
и специфических черт деловой речи
Официально-деловая речь отражает не
индивидуальный, а социальный опыт,
вследствие чего ее лексика предельно
обобщена.
ОД речь обнаруживает тяготение к предельнообобщенной в семантическом отношении
лексике, где устранено все остро-своеобразное,
конкретное, неповторимое, а на передний план
выдвинуто типичное.
Лексический состав текстов официально-делового
стиля имеет свои особенности, связанные с
5 указанными чертами.
Специфическая официально-деловая
лексика и фразеология
• Прежде всего в текстах используются слова
и словосочетания литературного языка,
которые имеют ярко выраженную
функционально-стилистическую окраску,
например истец, ответчик, протокол,
должностная инструкция, заключение под
стражу, пассажироперевозки, поставка,
удостоверение личности, научный сотрудник
и др.- среди них значительное количество
профессиональных терминов.
Специфическая официально-деловая
лексика и фразеология
• Многие глаголы содержат тему
предписания или долженствования:
запретить, разрешить, постановить,
обязать, назначить и проч. Следует
заметить, что в официально-деловой
речи наблюдается самый высокий
процент употребления инфинитива
среди глагольных форм. Это связано с
императивным характером
официально-деловых текстов.
Специфическая официально-деловая
лексика и фразеология
Пример: "При изучении любого международного
соглашения, а в особенности, соглашения об
устранении двойного налогообложения, прежде всего
необходимо четко определить сферу его действия в
двух аспектах:
- налоги, на которые распространяется действие
соглашения;
- территории, на которые распространяется действие
соглашения"
В этом отрывке имеются слова и словосочетания с
официально-правовой окраской (международное
соглашение, двойное налогообложение, налоги),
выражающее долженствование словосочетание
"необходимо определить", такие черты, как строгость
выражения мысли, беспристрастная констатация, полная
безличность изложения.
Синтаксические и лексические
особенности
•
Для официально-делового стиля характерна
тенденция к сокращению числа значений слов,
вплоть до узкой терминологизации. Поэтому часто в
текстах данного стиля даются точные определения
применяемых слов и понятий. Недопустимы
полисемия (многозначность), метафорическое
использование слов, употребление слов в
переносных значениях, синонимы употребляются в
незначительной степени (как правило, принадлежат
одному стилю) - снабжение = поставка =
обеспечение; платежеспособность =
кредитоспособность; износ = амортизация;
ассигнования = субсидирование и др.
Синтаксические и лексические
особенности
• Типичными для делового языка являются сложные слова,
образованные от двух и более слов: квартиросъемщик,
работодатель, материально-технический, вышеуказанный,
нижепоименованный и т.п. Образование таких слов объясняется
стремлением делового языка к точности передачи смысла и
однозначности толкования.
• Этой же цели служат словосочетания "неидиоматического"
характера, например пункт назначения, высшее учебное
заведение, налоговая декларация, акционерное общество,
жилищный кооператив и проч.
• Однотипность подобных словосочетаний и их
высокая повторяемость приводят к клишированности
используемых языковых средств, что придает
текстам официально-делового стиля стандартный
характер.
Синтаксические и лексические
особенности
Пример: "Нотариус, занимающийся частной практикой,
должен быть членом нотариальной палаты,
совершать все предусмотренные законодательством
нотариальные действия от имени государства,
вправе иметь контору, открывать расчетный и другие
счета, в том числе валютный, иметь имущественные
и личные неимущественные права и обязанности,
нанимать и увольнять работников, распоряжаться
поступившим доходом, выступать в суде,
арбитражном суде от своего имени и совершать
другие действия в соответствии е законодательством
Российской Федерации и республик в составе
Российской Федерации".
Синтаксические и лексические
особенности
Этому тексту присущи многие типичные черты
делового стиля:
-
стилистически отмеченные слова и словосочетания (нотариус,
нотариальная палата, расчетный счет, арбитражный суд и
проч.);
"долженствующе-предписывающий" характер изложения,
передающийся инфинитивными конструкциями (должен быть,
должен совершать, вправе иметь и др.);
композиционное построение, подчиненное основной теме этого
предложения - изложению прав и обязанностей нотариуса,
занимающегося частной практикой;
беспристрастная констатация фактов, изложенных по мере их
значимости;
полное отсутствие какой-либо оценки.
Синтаксические и лексические
особенности
• Для деловой речи характерно использование
отглагольных существительных (пополнение
бюджета, предоставление жилплощади,
обслуживание населения, принятие мер) и
причастий (данный, указанный,
вышепоименованный).
• Широко используются сложные отыменные
предлоги (в части, по линии, на предмет, во
избежание, по достижении, по возвращении).
Синтаксические и лексические
особенности
Лексическая сочетаемость
определяется семантическими особенностями слова. В
зависимости от лексического значения слова
различается два основных ее вида: свободная и
несвободная, ограниченная достаточно строгим
списком слов. В первом случае имеется в виду
сочетаемость слов с прямым, номинативным
значением. Например, глагол взять сочетается со
словами, обозначающими предметы, которые можно
"принять в руки, схватить руками, зубами, какимилибо приспособлениями": взять палку, ручку, ложку,
нож, стакан, лампу, ветку и т.п.
Такие лексические связи соответствуют реальным,
логическим связям и отношениям предметов,
понятий, выраженных сочетающимися словами.
Лексическая сочетаемость
Правила лексической сочетаемости носят
словарный характер, они индивидуальны для
каждого слова и пока еще недостаточно
последовательно и полно кодифицированы.
Поэтому одной из наиболее распространенных ошибок в речи является нарушение
норм лексической сочетаемости:
скоропостижный отъезд (вместо
неожиданный), увеличить уровень (уровень
может только повышаться или понижаться),
усилить темпы и т.п.
Лексическая сочетаемость
Типичные для деловой речи сочетания слов:
•
•
•
•
•
•
•
•
приказ -- издается
контроль -- возлагается на кого-либо; осуществляется
должностной оклад -- устанавливается
выговор -- объявляется
порицание -- выносится
архив -- создают, обрабатывают, сдают (документ) в
вакансию -- имеют, замещают
совещание -- готовят, открывают, ведут, закрывают,
переносят, проводят, устраивают.
Использование терминов
Термин (от лат terminus -- граница, предел) - слова или
словосочетания, называющее специальное понятие
из какой-либо области человеческой деятельности.
Одно из отличительных свойств специальной лексики,
или терминологии, -- наличие единственного и
четкого значения. Недопустима замена термина
близким по смыслу словом.
Когда значения применяемых терминов могут быть
непонятны адресату, в тексте должна быть дана их
расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно
воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе
толкование может оказаться неточным.
Например, «В договоре предусмотрены форсмажорные обстоятельства (а именно случаи
стихийных бедствий)».
Плеоназм
(греч. pleonasmos -- излишество). Это одна из самых
распространенных «болезней» официального стиля.
Она заключается в том, что в словосочетании
оказываются избыточные, ненужные с точки зрения
смысла слова.
Вот некоторые примеры расхожих плеонастических
сочетаний (выделены лишние слова):
промышленная индустрия (слово «индустрия» само по
себе означает «промышленность»);
форсировать строительство ускоренными темпами
(глагол «форсировать» образован от фр. forcer -ускорять темп деятельности).
Плеоназм
Однако плеонастические словосочетания,
несмотря на противодействие ученыхфилологов, вошли в обиход и, более того,
приобрели оттенки значения, которые
оправдывают их существование. В
сегодняшней речи стали нормативными
сочетания «реальная действительность»,
«практический опыт», «информационное
сообщение». Они не вполне тождественны по
смыслу словам «действительность»,
«сообщение», «опыт», уточняют их значение.
Тавтология
(греч. tauto -- тот же, logos -- слово). Это повтор
однокоренных слов в пределах одного
словосочетания («масло масляное»). Эта
стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной,
задерживая внимание, затрудняет понимание текста.
Примеры типичных для официальной речи тавтологий:
польза от использования чего-либо; следует
учитывать следующие факторы, данное явление
проявляется в указанных условиях; адресовать в
адрес.
Эти словосочетания можно заменить другими без
потери смысла: «польза от применения чего-либо»,
«необходимо учитывать следующие факторы»,
«данное явление отмечается в указанных условиях»,
«направить в адрес».
Синонимия
Синонимы, обозначая одно и то же понятие, позволяют:
- разнообразить речь,
- избегать ненужного повторения слов,
- придавать высказыванию разную стилистическую окраску.
Кроме того, синонимы в речи выполняют:
- функцию уточнения,
- способствуют более полной и разносторонней характеристике
изображаемого,
- позволяют выразить самые тонкие оттенки мысли.
Чтобы выбрать из синонимического ряда единственно верное слово,
нужно учитывать его семантические и стилистические оттенки. Сравни,
например, глаголы трудиться и работать. Первый употребляется лишь
тогда, когда речь идет о человеке, который работает по-настоящему, в
полную меру сил и возможностей; Поэтому о том, кто работает плохо,
спустя рукава, нельзя сказать, что он трудится.
Паронимия
Паронимы (от греч. para - возле + onyma, onoma - имя) сходные по звучанию, но не совпадающие по
значению слова.
Одни лингвисты к паронимам относят лишь
однокоренные слова, имеющие звуковое подобие:
зубы - зубья, останки - остатки, экономический экономичный - экономный, одеть - надеть.
Другие исследователи к паронимам относят как
однокоренные, так и разнокоренные созвучные
слова: вираж - мираж, дрель - трель, инъекция инфекция, экскаватор - эскалатор, фарс - фарш.
Разнокоренные созвучные слова не имеют никаких
семантических связей и объединяются лишь
случайным фонетическим сходством.
Различение паронимов
В языковой системе созвучные слова достаточно четко
отграничиваются друг от друга, однако в речевой
практике семантические и другие различия созвучных слов не всегда учитываются, что является
причиной их смешения. Например: Наряд был сдан в
бухгалтерию на оплату (надо на выплату) довольно
значительной суммы денег.
При выборе созвучных (как однокоренных, так и
неоднокоренных) слов следует учитывать их
смысловые различия, характер лексической
сочетаемости, способы управления, функциональностилевую окраску и употребление.
Различение паронимов
При работе с документами надо обратить особое
внимание на такие паронимы:
оплатить -- заплатить (разница состоит в грамматической
сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого
дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» -- косвенного:
«заплатить за что-нибудь»;
командированный -- командировочный (причастие
«командированный» образовано от глагола «командировать»;
«командированный» -- «тот, кого командировали», например,
командированный сотрудник; прилагательное
«командировочный» произведено от существительного
«командировка» и имеет значение «относящийся к
командировке»: «командировочное удостоверение»).
Употребление прописной буквы в
наименованиях
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с
прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные,
например, Федеральное агентство правительственной связи и
информации при Президенте Российской Федерации.
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих
названиях:
Правительство Российской Федерации;
Правительство Республики Башкортостан и т.п.
В названиях министерств, государственных комитетов и других
центральных органов государственного управления Российской
Федерации и республик в ее составе с прописной буквы
пишется первое слово.
Если в словосочетание входят имена собственные или названия
других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся
так же, как при самостоятельном употреблении.
Употребление прописной буквы в
наименованиях
Слово "Государственный" пишется с прописной
буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации;
Государственный гимн Российской Федерации;
Государственный флаг Российской Федерации;
Государственная программа.
Сокращения и аббревиатуры
- один из самых активных способов словообразования в
современном русском языке.
Аббревиатуры (от итал. abbreviatura).
Все сокращения слов и наименований должны быть
общепринятыми. Например, сокращенно
записываются название единиц измерения (при
цифрах):
- метр - м миллиметр - мм
- килограмм - кг грамм - г
- год, годы - г., гг. (при цифрах)
- миллиард - млрд
- миллион - млн
Сокращения и аббревиатуры
Официально узаконено множество сокращенных
наименований учреждений, организаций.
Некоторые из них
1) по первым буквам полного наименования
(буквенные аббревиатуры);
2) по слоговому принципу, например Минздрав
(Министерство здравоохранения);
3) по смешанному принципу, например Гипрохолод
(Государственный институт по проектированию
холодильников, фабрик мороженного, заводов
сухого и водного льда и жидкой углекислоты).
Сокращения и аббревиатуры
Буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам,
склоняются как обычные слова. Исключение
составляют слово ГЭС и подобные, которые
не склоняются.
Сокращенная запись слов полностью отвечает
стремлению уместить максимальное
количество информации в минимальном
объеме текста. Но сокращенные написания
должны быть понятны читающему, например,
сокращения "бук.", "бух." известны только
специалистам ("бук." - буксир, "бух." - бухта).
Сокращения и аббревиатуры
Написание сокращений должно быть унифицировано.
Недопустимо, например, в одном тексте сокращать
слово "районы и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать
обозначения единиц физических величин, если они
употребляются без цифр. Исключение составляют
единицы физических величин в таблицах и в
расшифровках буквенных обозначений, входящих в
формулы.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в
написании имен, географических названий,
терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если
однажды фамилия написана с двумя инициалами,
например, "Иванов В.В." или "В.В. Иванов", она и в
дальнейшем должна писаться так же.
Сокращения и аббревиатуры
От собственно аббревиатур надо отличать графические
сокращения -- условные письменные обозначения,
которые не произносятся и потому не являются
словами.
В русском языке стандартизированы следующие
графические сокращения:
1) почтовые сокращения слов, обозначающих
населенные пункты: обл., р-н, г., с. (село -- при
названии), д., пос.;
2) названия месяцев (янв.);
3) телеграфные сокращения (тчк);
4) условные обозначения величин и единиц измерения
(м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд,
тыс.);
Сокращения и аббревиатуры
5) сокращения, принятые в учетно-отчетной
документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);
6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.;
др.; п. (пункт);
7) наименования должностей, званий, степеней (проф.;
членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.).
Некоторые из них проявляют тенденцию к
превращению в аббревиатуры;
8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.
Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений,
можно воспользоваться словарем сокращений
русского языка.
Правила графического сокращения
слов
• Основной принцип: сокращения не должны
осложнять понимание текста или вести к двойному
толкованию. Сокращение до одной буквы
допускается, только если оно является
общепринятым.
• Сокращение не может заканчиваться на гласную или
й; сохраняется следующая согласная: крайн.,
калийн., учен., маслян.
• Мягкий знак отбрасывается: сельский -- сел.
• Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна
буква: металлический -- метал.
• Нельзя сокращать слово, если оно является
единственным членом предложения.
Правила графического сокращения
слов
• Сокращения -- названия учреждения,
предприятия, организации, обозначение
марки изделия -- пишутся с прописной буквы.
• Слово «год» после дат сокращается до одной
буквы г. или до двух -- во множественном
числе. В 2000г. В 1990--1999 гг.
• Цифровое обозначение учебного и
финансового года пишется через косую
черту; слово «год» употребляется в
единственном числе: В 1998/99 учебном году.
Правила записи цифровой информации
• Даты и календарные сроки в тексте проектов решений
рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая
1993 г., в мае 1993 г., но за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году,
план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в
первом полугодии 1991 г., но.' в 1 квартале 1993 г.
• В названиях праздников и знаменательных дат с прописной
буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое
марта, Новый год, День металлурга, День российской печати,
Рождество Христово, День Победы.
• Если начальное порядковое числительное в таком названии
написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за
ним слово. Порядковое числительное при этом не имеете
наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Правила записи цифровой информации
•
•
•
•
•
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в
словосочетании типа: "представители Российской Федерации на
семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН".
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами,
пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами,
пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства,
специалист 1 категории.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в
тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5
тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует
писать так: 108 руб.
Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и
распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс.
метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в
приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Правила записи цифровой информации
•
•
•
•
•
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его
частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5
метра, 28,5 кв. метра, 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не
употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, 50 рабочих, а
не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы).
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем
составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25процентный, 3-дневный, 1-, 2- и З-секционный.
Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до
первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных
типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило,
должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед
отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять
словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без
цифр.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Перечислите языковые признаки официально-делового стиля (лексические,
морфологические, синтаксические).
2. Назовите лексические признаки официально-делового стиля.
3. В чем состоит специфика официально-делового стиля?
39
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
ЗАГОЛОВОК
 Первая строка
 Вторая строка
– Третья строка
40
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
 Арнольд И.В. Лексикология современного английского
языка: Учебник для вузов – Ленинград: Ленинградская
школа английской лингвистики, 1959. – 312 с.
 Антрушина Г. Б., Афанасьева О. В. Лексикология
английского языка: Учебник. – М.: Изд-во БЕК, 1999. –
480 с.
41
Использование материалов презентации
Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ
об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.
Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для
личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с
любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование
любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также
использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается
только после получения письменного согласия авторов.
42