Перевод в электронную форму дел правоустанавливающих документов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии. Пилотный проект по Владимирской области Государственный контракт №0142-10-15 от 08 декабря 2015 г. по переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов для загрузки в программный комплекс Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии 1 Формулировка задач и конкретизация путей их решения 05.09.2014 приказом Росреестра №П/426 утверждена «Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел» - далее Стратегия, Стратегия ставила задачи в срок до конца 2019 г: • • • • провести оптимизацию (перекомплектацию) единиц хранения; перевести все архивы ДПД Росреестра в электронную форму; обеспечить связь электронных образов ДПД с записями в ЕГРП посредством XML схем; осуществить перемещение архивов ДПД в централизованные хранилища. 2 Технологические вопросы Перед тем, как приступить к реализации задач, сформулированных в Стратегии, необходимо было ответить на ряд технологических вопросов и отработать логистические процедуры: • • • • • • • • • Среднее количество листов в ДПД до перекомплектования? Среднее количество листов в однотомном ДПД после перекомплектования? Среднее количество листов остающихся на хранение в порядке общего документооборота ? Среднее количество листов изымаемых без сканирования и подлежащих уничтожению? Среднее количество переукомплектованных дел в день (норма)? Какие архивные накопители (лотки и архивные коробки)применяются для хранения дел (размеры, материал)? Какова обеспеченность ими? Среднее количество дел в архивном накопителе (коробе) до и после перекомплектования. Какой короб оптимален для перевозки документов? Выбор оптимального архивного накопителя (короба) для хранения ДПД. 3 Логистические процедуры • Перемещение ДПД с площадки подразделения на площадку Исполнителя • Определение мест и порядка хранения ДПД • Процедуры приема – передачи ДПД от Заказчика к Исполнителю и наоборот в случаях: • • • • • • Передача от Заказчика к Исполнителю на обработку. От Исполнителя к Заказчику для корректировки и исправления ошибок Заказчика. От Заказчика к Исполнителю для корректировки и исправления ошибок Исполнителя. Прием Заказчиком ДПД от Исполнителя на проверку. Организация массового подписания проверенных скан – образов. Оформление актов. 4 Ход работ Технологический цикл • Работы велись в соответствии с технологическим циклом, разбитым на три этапа. • • • Этап подготовки дел к сканированию. Этап сканирования ДПД. Этап проверки ДПД и электронных образов. 5 Ход работ Технология обработки ДПД с привлечением Исполнителя 2 1 9 10 3 11 5 4 12 6 13 7 14 8 15 16 Прошивка дела 6 Ход работ Технология. Блоки с 1 по 4 1. Первичная подготовка дел к перекомплектованию (без расшивки дел) - Заказчик • Проверка дела, отметка в старой описи документов, подлежащих хранению: в электронном и в бумажном виде С (Сканировать); только в электронном виде; ИПС (Изъять после сканирования) документов, не подлежащих хранению ИБС (Изъять без сканирования) • Формирование новой описи документов, предполагаемых к хранению в деле Подготовка титульного листа дела 7 Ход работ Технология. Блок 5 2. Выдача дел (от Заказчика к Исполнителю) - Заказчик • • • Передача бумажных дел исполнителю на сканирование по акту приема-передачи Передача электронной описи дел, направляемых на сканирование Передача выгрузки из ЕГРП, содержащей информацию о документах, входящих в состав дел На производственной площадке 8 Ход работ Технология. Блоки с 6 по 12 5. Изъятие документов Исполнитель • Изъятие документов из 3. Штрихкодирование, полистный контроль, изъятие документов, сканирование - Исполнитель • Штрихкодирование • Расшивка дел • Формирование 3 пакетов • Сканирование и проверка качества электронных образов дела, отсутствующих в новой описи, не подлежащих хранению в бумажном виде • Формирование третьего пакета: Отсканированные документы, не подлежащие сшивке в основное дело 4. Индексирование (формирование и привязка документов в формате PDF к описи в электронном виде) – Исполнитель • Сепарация массива электронных образов на документы согласно описи дел • Проверка и привязка образов документов к записям документов электронной описи (IDБД) • Формирование выходного информационного ресурса (ИР) файл PDF + файл XML 9 Штрихкодирование, полистный контроль, изъятие документов Сканирование Изъятие документов Сшивка дел Индексирование (формирование и привязка документов в формате PDF к описи в электронном виде) 10 Ход работ Проверка (сверка со сканами и описью), подписание ЭЦП. Блоки с 14 по 19 Загрузка файлов PDF Агентом платформы (используя имеющийся XML) – Исполнитель Загрузка сведений в ЕГРП генерация и присвоение уникального IDДела и IDДокумента, в том числе имени файла PDF привязка образов к БД ЕГРП по данным в файле XML загрузка образов в хранилище данных МКС Проверка (сверка с описью), подписание ЭЦП - Заказчик • ЛК (логический контроль) проверка документов по описи, контроль сохранности документов сверка электронных образов с физическими документами • Отправка дел исполнителю на доработку при выявлении ошибок • Подписание образов документов УКЭП Прошивка дела - Исполнитель Расстановка дел в архиве - Заказчик • Прошивка дела по новой описи документов дел, подлежащих хранению. • Прошивка дела по новой описи документов дел, подлежащих хранению. 11 Результаты работ 1. Информационный ресурс, состоящий из: • Электронных образов в формате PDF; • Электронных файлов XML с привязкой к записям ЕГРП, позволяющих осуществить корректную загрузку в информационную систему. 2. Внесены уточнения в технологическую схему. 3. Получены ответы на технологические вопросы. 4. Уточнены нормы выработки сотрудников. 5. Уточнены логистические процедуры. 12 13 Технологические вопросы № Вопрос Данные Примечание 1341863 По состоянию на 31.12.2015 1 Количество дел в Управлении 2 Количество отсканированных дел (с привлечением исполнителя) 3 Норма сканирования документов своими силами на одного сотрудника 50 8 часов 4 Норма перекомлектования на одного сотрудника 40 8 часов 5 Норма проверки на одного сотрудника 40 8 часов 6. Норма на операции приема – передачи дел из архива в архив 676 8 часов 7 Прошивка дел 240 8 часов 70015 14 Избыточные операции обработки ДПД при привлечении исполнителя 1 9 15 2 3 4 10 11 12 16 17 5 13 18 7 6 8 14 19 15 Технология обработки без привлечения исполнителя. Отдел ЕГРП 1 0,5 чел 2 3 5 чел 4 5 4 чел 6 1 чел 7 0,5 чел Штат сотрудников 11 человек 16