Перевод дел правоустанавливающих документов в

Слайд 1
Уважаемые коллеги!
Слайд 2
Приказом Росреестра от 05 сентября 2014 года № П/426 была
утверждена
«Стратегия архивного хранения и перевода в
электронную форму дел правоустанавливающих документов и
кадастровых дел», в соответствии с которой были обозначены
задачи, которые необходимо решить в срок до конца 2019 года, а
именно:
1. Провести оптимизацию (перекомплектование) единиц
хранения;
2.
Перевести все архивы ДПД Росреестра в электронную
форму;
3. Обеспечить связь электронных образов ДПД с записями в
ЕГРП посредством XML схем;
4.
Осуществить
перемещение
архивов
ДПД
в
централизованные хранилища.
Слайд 3
Перед тем, как приступить к реализации поставленных задач,
необходимо было ответить на ряд технологических вопросов:
1. Определить среднее количество листов в ДПД до и после
перекомплектования.
2. Определить среднее количество листов подлежащих
хранению в порядке общего документооборота.
3. Определить дневные нормы выработки на операциях
сканирования, перекомплектования, прошивки, проверки ДПД.
4. Какие архивные накопители (лотки и архивные коробки)
применяются для хранения дел (размеры, материал). Какова
обеспеченность ими?
5. Определить среднее количество дел в архивном накопителе
(коробе) до и после перекомплектования.
6. Какой короб оптимален для транспортировки документов.
7. Определить оптимальный архивный накопитель (короб)
для хранения ДПД.
Слайд 4
Кроме того необходимо было отработать логистические
процедуры перемещения ДПД с площадки подразделения на
площадку Исполнителя, определить места и порядок хранения,
процедуры приема-передачи ДПД от Заказчика к Исполнителю и
наоборот.
08 декабря 2015 года Федеральной службой с Акционерным
обществом «HПО Опыт» заключен государственный контракт №
0142-10-15 на выполнение работ по переводу в электронную форму
дел правоустанавливающих документов для загрузки в
программный комплекс Заказчика.
В соответствии с контрактом Исполнитель должен был
перевести в электронный вид 70000 ДПД или с учетом того, что
каждое дело, как предполагалось, содержит примерно 30 листов 2 100 000 листов.
Чтобы исполнить государственный контракт в установленный
срок, руководством Управления Росреестра по Владимирской
области был принят ряд организационных решений, направленных
на проведение подготовительных мероприятий:
1.
Была создана рабочая группа по подготовке дел
правоустанавливающих документов к сканированию.
2.
Разработан и утвержден график работ в территориальных
отделах Управления по вопросу перекомплектования дел
правоустанавливающих документов.
В ходе подготовительных мероприятий к 08 декабря 2015 г:
- было подготовлено к сканированию более 83000 томов ДПД
или порядка 82000 ДПД;
- также подготовлены и представлены для размещения
оборудования и персонала Исполнителя две производственные
площадки по адресам: Офицерская 33 А, другая по адресу
Луначарского 13 А.
Слайд 5
Работы
по
контракту
велись
в
соответствии
технологическим циклом, разбитым на три этапа:
1. Этап подготовки дел к сканированию.
2. Этап сканирования ДПД.
3. Этап проверки ДПД и электронных образов.
с
Слайд 6
Общая блок – схема и ее детализация
Рассмотрим более подробно основные этапы данной схемы:
Слайд 7
1 этап - Этап подготовки ДПД к сканированию
На этом этапе Заказчик производит следующие операции:
1. Осуществляет проверку дел, в результате которой в
старой описи документов делаются следующие отметки:
- С (Сканировать) если документ подлежит хранению и в
электронном и в бумажном виде.
- ИПС (Изъять после сканирования) если документ подлежит
хранению только в электронном виде.
- ИБС (Изъять без сканирования) если документ, не подлежит
хранению.
2. Формирует новую опись документов, подлежащих к
хранению в деле. Для этого:
- Распечатывает титульный лист дела, для документов,
хранящихся в порядке общего делопроизводства.
Обращаю внимание, что все работы проводятся заказчиком
без расшивки дела.
Слайд 8
На этом слайде отражена процедура приема – передачи ДПД
от заказчика к Исполнителю.
Заказчик осуществляет передачу исполнителю:
1. бумажных дел на сканирование по акту приема-передачи
2. электронную опись дел, направляемых на сканирование
3. выгрузку из ЕГРП, содержащую информацию о
документах, входящих в состав дел.
Слайд 9
2 этап - Этап сканирования и обработки электронных
образов документов
На этом этапе Исполнителем производятся следующие
операции:
- Штрихкодирование.
- Проверка документов на соответствие электронной описи
- Расшивка дел
- Формирование 3 пакетов
- Сканирование и проверка качества электронных образов
- Изъятие документов из дела, отсутствующих в новой описи,
не подлежащих хранению в бумажном виде.
- Индексирование (формирование и привязка документов в
формате PDF к описи в электронном виде).
- Сепарация массива электронных образов на документы
согласно описи дел.
- Проверка и привязка образов документов к записям
документов электронной описи (IDБД).
- Формирование выходного информационного ресурса (ИР)
файл PDF + файл XML.
Следует отметить, что этап обработки скан-образов самый
продолжительный во всем цикле.
Слайд 10
Фотографии иллюстрируют ход вышеуказанных работ.
Слайд 11
3 этап - Заключительный этап проверки ДПД и
электронных образов
Полученные скан-образы Исполнитель передает на проверку
Заказчику, который производит сверку электронных образов с
физическими документами, после чего производит подписание
образов документов УКЭП.
Далее Заказчик передает проверенные дела Исполнителю на
прошивку.
Исполнитель производит сшивку ДПД и загрузку файлов PDF
Агентом платформы (используя имеющийся XML) во временное
хранилище.
Сшитые дела, вместе с документами, подлежащими хранению
в порядке общего документооборота и документами, подлежащие
уничтожению передаются Заказчику.
Заказчик принимает дела в архив и готовит документы к
уничтожению.
Слайд 12
В ходе исполнения госконтракта были достигнуты следующие
результаты:
1.
Отсканировано 70015 ДПД или 74256 томов;
2.
Сформирован информационный ресурс;
3.
Получены ответы на технологические вопросы
Слайд 13
Слайд 14
4.
Уточнены логистические процедуры, а именно дела
рекомендуется передавать в архивных контейнерах, которые для
транспортировки
упаковываются
в
опломбированные
и
маркированные транспортные короба. Акты приема - передачи
ДПД осуществляются по описи дел в присутствии представителей с
обеих сторон.
Подводя итоги реализации пилотного проекта отметим, что
привлечение стороннего Исполнителя имеет как положительные,
так и отрицательные стороны.
К положительным сторонам можно отнести:
1.
Оснащенность
Исполнителя
высокоскоростным,
профессиональным сканирующим оборудованием, позволяющего
проводить сканирование как потоковым методом форматов A4 –
A3, так и сканировать сшитые документы.
2.
Исполнитель располагает отработанной технологией
сканирования больших массивов документов.
3. Исполнителем разработано программное обеспечение,
позволяющее в автоматическом режиме «сшивать» отдельные
листы многостраничного документа в единый файл, а также
производить автоматическое наименование файлов.
4. Исполнителем разработано программное обеспечение,
позволяющее обеспечить «привязку» скан-образов документов к
соответствующим записям в ЕГРП.
Слайд 15
К недостаткам относятся:
1.
Многочисленные акты приема-передачи документов от
Заказчика к Исполнителю и наоборот.
2.
Разработанная Исполнителем технологическая схема не
решает вопроса обработки поступивших с приема документов
«входящего потока».
3.
Велик процент ошибок - приблизительно 10 %, поэтому
Заказчик вынужден проводить сверку всех документов во всех
ДПД, привлекая к ней большое количество сотрудников.
4.
Длительные
процессы
обработки
скан-образов
Исполнителем делают невозможным оперативное устранение
ошибок.
Сведения, полученные в результате реализации проекта, дают
нам возможность предложить свою технологическую цепочку, не
прибегая к услугам сторонних исполнителей. Т.е. осуществить
перевод архивов ДПД в электронный вид своими силами, удалив
избыточные операции из технологической схемы.
Слайд 16
1.
Из блок – схемы видно, что мы получаем непрерывный
процесс обработки документов. ДПД не покидают архивных
помещений исключаются многочисленные акты приема-передачи,
что не только сокращает производственное время, но и снижает
вероятность утери документов.
2.
Так как сканирование осуществляется специалистами
Росреестра:
2.1. Исключается процедура «сшивки» в один файл
многостраничного документа. Все операции по обработке образов
производятся непосредственно при сканировании.
2.2. Сокращаются трудозатраты на сверку образов ДПД с их
оригиналами. После проведения пробных работ в режиме
«сканирование своими силами» можно будет сделать заключение о
возможности перехода на выборочный контроль.
В заключение своего выступления хочу сказать, что несмотря
на то, что привлечение стороннего исполнителя на первый взгляд
кажется оправданным, недостатки отмеченные по ходу проведения
работ вынуждают склоняться нас провести перевод ДПД в
электронный вид своими силами. Но для этого, а также с целью
сокращения сроков обработки ДПД необходимо обеспечить
территориальные Управления высокоскоростным сканирующим
оборудованием.