Инструкция по использованию сервиса tenderhelp.ru для агентов

Tenderhelp.ru
Инструкция по использованию сервиса
для агентов
Версия 2016.04.01
1
Оглавление
Создание личного кабинета для клиента.................................................................................................. 3
Создание заявки для клиента..................................................................................................................... 6
Проверка заявки перед отправкой (обновления в системе) .................................................................14
2
Создание личного кабинета для клиента
Итак, первым делом, заходим в Личный кабинет, и выбираем раздел «Клиенты», чтобы добавить
Компанию (Принципала) в список своих Клиентов.
Иногда, у Агента в Личном кабинете могут отображаться некорректно или не отображаться
слова/текст на цветных панелях, это можно исправить, отключив в Настройках браузера
Аппаратное ускорение, если не помогает, то можно воспользоваться специальной кнопкой
«Переключить шрифты», она находится внизу экрана:
Нажимаем кнопку «Добавить компанию».
Далее выбираем Тип пользователя: ЮЛ или ИП, вносим ИНН Клиента и нажимаем кнопку
«Проверить»:
3
На данном этапе идет проверка на закрепление Клиента в системе. В нашей системе Клиент
считается закрепленным за Вами с момента, когда Вы добавили его в Список своих Клиентов, а на
уровне Банка Клиент закрепляется за Вами после того, как заявка по этому Клиенту попадает в
банк с Первым пакетом документов (необходимым для принятия решения). При этом возможно
перезакрепление Клиента за Агентом, это будет решением исключительно Клиента, он сам
выбирает с каким Агентом ему удобнее работать и пишет письмо на бланке организации о
закреплении за тем или иным Агентом.
Если Проверка не прошла, то Вы увидите уведомление:
Если проверка прошла успешно, то появится следующее уведомление:
Форма для заполнения состоит из двух блоков. Первый блок – это «Данные организации», в нем
все понятно, останавливаться на нем не будем.
Второй блок - «Данные уполномоченного представителя» - это данные по Руководителю
компании (Вашего Клиента) либо другого лица, уполномоченного в дальнейшем подписывать
Договор предоставления БГ.
В поле «E-mail» указываем адрес почты того сотрудника Компании (Вашего Клиента) – кто
непосредственно работает с вами по заявке, у кого находится ЭЦП, поскольку на этот адрес будут
поступать Уведомления от Системы о статусе заявки, о дозапросах, предложениях Банка, на
которые надо будет своевременно отвечать (Аналогичные уведомления получаете и Вы).
Поле «Логин» - Вы самостоятельно придумываете Логин для входа в Личный кабинет Вашему
Клиенту, а пароль система сформирует автоматически, и Клиент получит эти данные в письме на
4
почту, указанную ранее. Если вдруг и Клиент, и Вы забудете логин, то позвоните /напишите нам,
мы восстановим его. Если Клиент потеряет или забудет пароль, то он может просто сменить его.
Заполнив полностью форму, нажимаем кнопку «Создать кабинет».
Появится диалоговое окно, и надо снова нажать кнопку «Создать кабинет»:
5
Создание заявки для клиента
Теперь компания добавлена список Ваших Клиентов. Далее в разделе Клиенты, выделяем
курсором мыши нужного клиента и нажимаем кнопку «Создать заявку для клиента»:
Первое, что мы заполняем в новой заявке – это «Информация по тендеру и заявке», сначала
вводим «Номер извещения», затем нажимаем кнопку «Загрузить данные тендера», и в левую
колонку автоматически подгружаются данные по тендеру. Бывают исключения, когда тендер
прошел совсем недавно, и в таких случаях данные могут не подгрузиться автоматически, и
необходимо внести их вручную:
При работе с заявкой главное помнить, что все вопросы отмеченные красным квадратом –
обязательны для заполнения. Далее заполняются данные в правой колонке, и прикрепляется
аукционная документация:
6
Далее заполняется Блок «Согласие на обработку персональных данных генерального директора
и главного бухгалтера организации». Если ЭЦП на Руководителя компании, то выбираем
«Согласен» (Ставим галочку):
Если подписывает заявку другое лицо, имеющее право подписи подобных документов, то
выбираем «Действую по доверенности» и прикрепляем доверенность:
На закрепленной внизу экрана панели есть кнопки «Применить» и «Сохранить и закрыть»:
Поясним в чем разница между ними: нажав «Применить» - Вы остаетесь на текущей вкладке, в
которой работаете, и данные сохраняются, а нажав «Сохранить и закрыть» - Вы выходите из
заявки, и данные также сохраняются. Если Вы вышли из заявки, в дальнейшем чтобы продолжить
редактировать заявку, Вам надо будет нажать на панели кнопку «Изменить»:
После того, как Вы сохранили данные на первой вкладке, Вашей заявке присваивается Номер и
Статус, а также становится активной вторая вкладка «Документы к заявке»:
7
Теперь необходимо загрузить документы к заявке. Поля, отмеченные красным цветом –
обязательны для загрузки, без этих документов Клиент не сможет отправить Заявку в Банк.
Обращаем Ваше внимание!!!!!! При сборе документов по заявке ориентируйтесь, пожалуйста, на
списки из файлов «Скоринг» и «Не скоринг», также в них есть разделение на «Первый пакет
документов» – необходимый для принятия решения, и «Второй пакет» – документы, которые
предоставляются уже после положительного решения. Если в наличии есть все документы, то
можно их прикрепить сразу одновременно, ошибкой не будет.
Эти файлы были Вам направлены, но в любой момент Вы можете их скачать в Личном кабинете в
разделе «Помощь» → «Документы и инструкции»:
Если сумма БГ до 5 млн. руб. и срок БГ до 2 лет, то собираем документы по списку «Скоринг».
Если сумма БГ свыше 5 млн. руб. или срок БГ свыше 2 лет, то собираем документы по списку «Не
скоринг».
8
После того, как данная заявка побывает в банке, все документы по компании сохраняются в
системе, и при создании последующих заявок для данного клиента эти документы подгрузятся
автоматически.
Раздел «Бухгалтерская отчетность»:
Заполнение этого блока никаких трудностей не вызывает, главное не забывать ставить галочку
напротив «Данные отчётности идентичны предоставленным в ИФНС» и, сохранив данные,
нажать кнопку «Сохранить в хранилище», чтобы при создании новой заявки не заполнять эти
данные снова вручную, а просто «Загрузить из хранилища»:
После того, как будет сдана отчетность за очередной квартал, Вам надо будет только дозаполнить
данные по новому кварталу и снова сохранить данные в хранилище.
Раздел «Анкета клиента»:
В «Анкете клиента» есть четыре вкладки: «Анкета организации», «Сведения о руководителях
организации», «Сведения о бенефициарах организации*» и «Сведения о контракте», все
вкладки необходимо заполнить, и поля, отмеченные красным квадратом, обязательны для
заполнения:
9
*Бенефициарные владельцы – физические лица, которые в конечном счете прямо или косвенно
(через третьих лиц) владеют (имеют преобладающее участие более 25 % в капитале)
юридическим лицом либо имеют возможность контролировать действия юридического лица.
Обратите внимание :Вопросы в Анкете объединены в блоки, и изначально отображаются в
свернутом виде, то есть чтобы заполнить блок – надо его развернуть, и станут доступны поля для
ответов.
Рассмотрим работу с первой вкладкой: «Анкета организации», при ее заполнении трудностей не
возникает, и остановимся лишь на некоторых моментах:
Блок «Юридический адрес»: не забывайте, пожалуйста, отвечать на вопрос: «Сведения о
присутствии юридического лица и его постоянно действующих органов управления по адресу
его местонахождения», поскольку при положительном ответе на него Блок «Фактический адрес»
заполнится автоматически:
Блок «Сведения об открытых рублевых и валютных счетах»: здесь не надо забывать отмечать
галочкой данные о том расчетном счете, который в дальнейшем использовать при выставлении
счета на оплату, а также указывать в реквизитах договора:
10
В самом низу на первой вкладке есть очень важный раздел «Подтверждение», не забывайте,
пожалуйста, его заполнять (проставлять галочку):
Вторая вкладка Анкеты: «Сведения о руководителях организации», при ее заполнении также
трудностей не возникает,также остановимся лишь на некоторых моментах:
Если Вы проставите галочку напротив вопроса «Директор совмещает деятельность главного
бухгалтера», то данные в блоке «Главный бухгалтер» заполнятся автоматически, и Вам только
останется вписать «Должность согласно уставу/приказу»:
Третья вкладка: «Сведения о бенефициарах организации», при ее заполнении трудностей не
возникает, и подробно останавливаться не будем.
11
Четвертая вкладка: «Сведения о контракте», при ее заполнении также трудностей не возникает, и
остановимся лишь на некоторых моментах:
Очень важны вопросы о наличии опыта исполнения контрактов:
государственные/муниципальные в качестве ген.подрядчика или на субподряде, если таковых не
имеется, то укажите исполненные коммерческие контракты, иначе заявка в банк не попадет,
поскольку отсутствие опыта является стоп-фактором. Есть также специальные значки, нажав на
которые Вы еще раз ознакомитесь с данными требованиями:
В самом низу этой вкладки расположен очень важный для заполнения блок: «Представитель
Принципала, уполномоченный подписывать Договор» - не забывайте, пожалуйста, его
заполнять:
В системе реализована функция автосохранения, но также можете периодически нажимать
кнопку «Применить», чтобы данные не терялись.
И уже заполнив полностью «Анкету клиента», нажимаем кнопку «Сохранить в хранилище»,
чтобы при создании новой заявки не заполнять эти данные снова вручную, а просто «Загрузить из
хранилища» Анкету, и внести только данные по новому тендеру, либо какие-то произошедшие
изменения: например, сменился Главный бухгалтер, поменяли адрес…
При работе в системе не требуется заполнять Анкету или Заявление в формате word, достаточно
только заполнить один раз Анкету в электронном виде.
В формате word заполняется только при необходимости Анкета поручителя или Согласие на
обработку персональных данных Главного бухгалтера, если Руководитель компании и Главный
бухгалтер не одно лицо.
Анкету поручителя, Согласие и Расшифровки по форме банка Вы можете скачать в Личном
кабинете в разделе «Помощь» → «Документы и инструкции»→ «Приложения по форме КБ
«МСБ»:
12
13
Проверка заявки перед отправкой (обновления в системе)
Итак, как нам кажется, мы полностью подготовили заявку для отправки Клиенту, но лучше себя
проверить с помощью новых специальных кнопок в Личном кабинете, а именно:
«Предварительный скоринг» - эта кнопка находится на закрепленной панели и доступна когда
черновик заявки находится у Вас – Агента:
Если с заявкой все в порядке, то появится всплывающее окно с текстом «Скоринг пройден»:
Если есть стоп-факторы для рассмотрения заявки Банком, то всплывет окно с текстом о
существующих препятствиях, например:
Это значит, что мы ввели сумму БГ свыше 250 млн. руб., и надо проверять, не было ли ошибки при
вводе суммы БГ.
Еще один из вариантов:
Это значит, что Заказчиком по контракту является Арбитражный суд или МВД.., это также
прописано в стоп-факторах банка МСБ.
Если Вам покажется, что скоринг ошибочно отклоняет Вашу заявку, то обращайтесь к нам, мы
разберемся, в чем дело!
Еще одна кнопка, которая поможет Вам проверить заявку – это «Незаполненные поля в «Анкете
клиента»:
14
Нажимаем на эту кнопку и всплывает окно с подсказкой: какие обязательные поля в Анкете Вы
пропустили, например:
И третья кнопка – это «Недостающие документы»:
Нажимаем эту кнопку и появляется окно с подсказкой, какие из выделенных красным цветом
документов, Вы не прикрепили:
15
Если этой кнопки у Вас нет, значит, все необходимые документы к заявке Вы прикрепили.
Когда все недочеты устранены, нажимаем на кнопку «Отправить клиенту»:
Если возникнут по вопросы по работе с Вашими заявками, обращайтесь, будем рады помочь!
С уважением, команда ТЕНДЕРХЕЛП
Тел. 8 (495) 279-48-48 доб. 102
e-mail: agents@tenderhelp.ru
16