Лекция №10 Понятие, уровни и элементы описания архивных

Лекция № 25 Создание и функционирование системы научносправочного аппарата (НСА) к документам АФ РФ.
1.
2.
3.
4.
Классификация архивной документации
Система научно-справочного аппарата: определение, принципы
Структурные уровни научно-справочного аппарата
Современные требования к НСА и перспективы развития
Все рассмотренные нами ранее учетные документы содержат информацию в том объеме, который необходим для учета и являются базой для создания информационных документов и справочников, т.е. частью НСА.
Современный НСА архива включает разнообразные механизированные
и автоматизированные поисковые системы, базы данных, а также архивные
справочники. Основными типами архивных справочников являются: архивные описи, путеводители, архивные каталоги, обзоры
1. Классификация архивной документации
Проблема классификации архивной документной информации - это
стержневая проблема современной организации архивного информационного
пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией.
Документная информация - это сведения, различные данные, содержащие в документе.
В практике информационной работы те архивные документы, которые
являются первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, называются первичной документной информацией.
1
Вторичной документной информацией (или информацией об информации) называют различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в
совокупности составляют архивную информационную среду.
2. Система научно-справочного аппарата: определение, принципы
Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описания документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива
– это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.
Все архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные существуют во всех государственных архивах и к ним
относят: описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива (т.е. его профиля), а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные или иные картотеки, перечни документов, выявленных для публикации). К ним относятся указатели, обзоры документов, тематические перечни.
Основными принципами построения системы НСА являются:
1. взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
2
2. неповторяемость и недублированность информации различных видов
справочников;
3. преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать
поиск более эффективным и избегать затрат архивистов на дублирование
информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с
принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается заем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не
только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых
эту информацию можно найти.
Третий принцип - преемственность -
основывается на единстве тре-
бований и принципов построения и предполагает обязательность и единство
требований и методов составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним.
Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений описи архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное
хранение описи становятся частью СНСА архива.
Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных
картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом
соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
3
При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости,
характера их документов, состава и состояния имеющегося НСА, практических потребностей.
3. Структурные уровни научно-справочного аппарата
Структурно НСА подразделяется на вертикальный и горизонтальный
уровни. Горизонтальный уровень основан на функциональном различии
справочников, т.е. делятся на справочники по учету и справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень основан на иерархии классов справочников по отношению к комплексам архивных документов:
 в целом к Архивному фонду РФ. Например: Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ; справочник «Государственные архивы СССР. Ч. 1-2. »
(М., 1989); справочник "Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и
научно-отраслевых архивах" (М., 1991); указатель в трех томах «Личные
архивные фонды в государственных хранилищах СССР» (М., 1963, 1980).
 к сети архивов. Например: фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования; путеводитель «Центральные архивы Москвы» (Т.1. 1999, Т.1-3. 2000).
 к одному архиву; например, Путеводитель по фондам ЦГА ИПД РТ (М.,
1999), Путеводитель по фондам НА РТ (Казань, 1999); а также книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, каталоги, тематические
обзоры, указатели, паспорт архива.
 к одному или нескольким фондам: лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели;
4
 к делу или отдельному документу: тематические путеводители, каталоги,
указатели, обзоры фондовые и тематические, внутренние описи дел, аннотация, заверительная надпись.
В практической работе все справочники в результате их классификации по
уровням документов получили следующие названия:
 межархивные (на уровне АФ и его части);
 внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
 внутрифондоввые (на уровне фонда или его части).
В 1994 г. был издан подробный перечень справочного аппарата каждого
федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) – «Федеральные архивы России и
их научно-справочный аппарат».
4. Современные требования к НСА и перспективы развития
В настоящее время архивисты пришли к выводу, что система НСА
должна строиться на основе единства методов учета и описания документов
и на едином нормативно-методическом обеспечении, которые определяются
следующими требованиями, предъявляемые к ней:
1. удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
2. ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
3. быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов
Архивного фонда РФ (текстовых, КФФД, технических и пр.), независимо от
способа закрепления информации;
4. иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
5. отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью;
6. развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших
достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.
5
Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы
НСА опирается на решение следующих основных проблем.
 Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации.
 Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ
РФ на различных уровнях организации документов: архив-фонддело-документ - это уровни "входа" в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
 Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных
архивов и архивов учреждений.
 Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве
происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному
подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам разной
информативности.
В зависимости от информативности архивные фонды подразделяются
на три категории. Под категорией понимают различную степень информативности материалов этого фонда. К первой (высшей) категории относят
большие, значимые, многоаспектные по содержанию фонды, к которым часто обращаются исследователи. Соответственно к ним создаются более
сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающие
глубиной и детализацией сведений о содержании документов. К фондам второй и третьей категории создается более упрощенный НСА.
6