Памятка пользователю для работы в читальном зале

Комитет по делам архивов Нижегородской области
Государственное учреждение
Государственный архив Нижегородской области № 3, г. Балахна
ПАМЯТКА
пользователю для работы в читальном зале
о составе и особенностях НСА к документам
ГУ ГАНО № 3, г. Балахна
Составитель:
Зам. директора
ГУ ГАНО № 3, г. Балахна
Ж.Д. Кувшинова
ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭМК
ГУ ГАНО № 3, г. Балахна
от 30.04.2008 № 3
г. Балахна
2008
Введение
Согласно правилам работы государственных архивов пользователю в
читальном зале архива предоставляются открытые документы Архивного фонда
Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочнопоисковые средства к ним. Со времени организации Российской государственной
архивной службы одним из важных направлений работы являлось создание
научно-справочного аппарата (НСА) к документам каждого архива – четкой
поисковой системы, оптимально сбалансированной и максимально раскрывающей
содержание документальных материалов. Эта работа требует от архивистов
значительных трудозатрат, внимания и знаний, проводится одновременно по
разным типам справочников, постоянно совершенствуется и изменяется в
зависимости от потребностей общества в информации. Общий порядок создания
и состав НСА определяются нормативно-методическими документами архивной
службы страны. Особенности поисковой системы к фондам конкретного архива
зависят от объема и содержания находящихся на хранении документов и от
возможностей архивного учреждения по ее разработке.
В настоящей памятке дана информация о научно-справочном аппарате к
документам, хранящимся в ГУ Государственном архиве Нижегородской области
№ 3, г. Балахна, которые доступны пользователям в читальном зале архива. В
методразработке охарактеризованы основные элементы системы НСА, даны
рекомендации по работе с ними. Она предназначена посетителям читального зала
для направления их поиска, облегчения работы на первом этапе обращения к
архивным материалам и для конструктивного диалога пользователей с
заведующим читальным залом в дальнейшем. Обращено внимание на
организацию работы пользователей с использованием имеющихся архивных
справочников.
Памятка разработана в соответствии с нормативно-методическими
документами Росархива, ВНИИДАД и учреждений архивной службы
Нижегородской области и касается только традиционного НСА к документам (на
бумажных носителях), т.к. автоматизированная система поиска информации в
архиве только создается. Памятка состоит из введения и пяти разделов.
1. Краткая характеристика архивных фондов
В ГУ ГАНО № 3, г. Балахна хранятся документы 15 северных районов
Нижегородской
области:
Балахнинского,
Борского,
Варнавинского,
Ветлужского, Воскресенского, Городецкого, Ковернинского, Краснобаковского,
Семеновского,
Тонкинского,
Тоншаевского,
Уренского,
Чкаловского,
Шарангского, Шахунского и ранее ликвидированных районов: Заветлужского,
Залесного, Калининского, Линдовского и Хмелевицкого (существовали в разное
время на данной территории в период 1929–1957 годов).
Комплексы документов архива по указанным районам относятся к
советскому периоду (с ноября 1917 года), а также к постсоветскому периоду (с
декабря 1991 года) – только по Балахнинскому району, а также по двум
3
предприятиям г. Заволжья Городецкого района (Заволжский моторный завод и
Нижегородская ГЭС).
На временном хранении в ГАНО № 3 находятся документы досоветского
периода из фондов ГУ Центрального архива Нижегородской области: часть
фонда Нижегородской духовной консистории (метрические книги за период до
1859 года включительно) и архивные фонды уездных судов: Арзамасского,
Васильского и Горбатовского.
Документы большинства районов скомплектованы по 1965г. и лишь
некоторых районов за более поздний период: Городецкого района (документы
колхозов) – по 1981 г., Ветлужского района (фонд финансового отдела) – по 1980
г., фонды Тоншаевского и Чкаловского районов – частично по 1970 г. В
настоящее время комплектование и хранение документов в районах
Нижегородской
области
осуществляют
архивные
отделы
районных
администраций, поэтому продолжение многих фондов ГАНО № 3, г. Балахна,
находится в районных архивах.
Документы ГАНО № 3, г. Балахна отражают социальную, экономическую,
культурную историю 15 северных районов Горьковской (Нижегородской) области
с 1917 г., в основном, по 1965 г., Балахнинского района по 2001 год и далее (по
мере поступления документов от организаций – источников комплектования
архива).
В архивных документах содержится информация исторического плана и
справочного (социально-правового и имущественно-земельного) характера по
северным районам области на уездном, с 1929 г. районном уровне, на уровне
сельсоветов по подчиненным им населенным пунктам, по находившимся на
данной территории отдельным предприятиям, учреждениям, организациям
практически всех отраслей хозяйства и сфер жизнедеятельности.
2. Состав научно-справочного аппарата архива
и характеристика архивных справочников к документам
В ГУ ГАНО № 3, г. Балахна созданы основные типы справочников системы
НСА, к которым относятся описи дел, краткий справочник (путеводитель) по
фондам архива, систематический каталог.
ОПИСИ ДЕЛ АРХИВНЫХ ФОНДОВ
Все документы, находящиеся на хранении в архиве, описаны в соответствии
с архивными правилами, общими для всех государственных архивов России.
Документальные материалы местных органов власти и их структур, отдельных
организаций, учреждений, предприятий составляют самостоятельные архивные
фонды. Документы сформированы в дела, а дела в фонды в определенной
хронологической или структурно-хронологической последовательности, по
функциональным и тематическим группам, что позволяет ориентироваться в
общем объеме документов. Пользователю нужно знать, что все документы,
поступившие на хранение в архив, внесены в описи, которые выдаются в
читальный зал для работы. Закрытых для пользования документальных
комплексов, в т.ч. секретных документов, в ГУ ГАНО № 3, г. Балахна на
4
хранении не имеется. Ко всем архивным документам имеется доступ для
получения необходимой информации в установленном порядке. Исключением
является только часть документов личного происхождения, поступивших
сравнительно недавно, которые временно, до проведения их полного описания и
составления описи к документам, пользователям не выдаются.
Опись дел содержит информацию на уровне отдельной единицы хранения,
являются одновременно учетным документом и базовым архивным
справочником, на котором строится дальнейшее развитие системы НСА.
Все описи дел имеют установленную форму, состоящую из семи граф. В
основном дела занесены в описи по хронологически-структурному или
хронологически-видовому принципу, т.е. сначала систематизированы по
начальным датам входящих в дело документов (по годовым периодам), а внутри
одного года – по структурным подразделениям или видам документов. Для
поиска нужных документов внимание в описи обращается на 3 графу «Заголовок
дела» и 4 графу «Крайние даты».
СПРАВОЧНИК ПО ФОНДАМ АРХИВА
В системе научно-справочного аппарата наиболее обобщающим
справочником, раскрывающим состав и содержание фондов архивов, является
путеводитель по фондам архива.
Краткий справочник по фондам ГУ ГАНО № 3, г. Балахна архива был
подготовлен к печати и издан редакционно-издательским отделом ГУ
Лабораторией обеспечения сохранности документов Нижегородской области
(ЛОСДНО) в середине 2007 года. В него вошли сведения обо всех архивных
документах, находившихся на государственном хранении и учете, в соответствии
с паспортом архива, по состоянию на 1 января 2003 года. По типам путеводителей
по фондам архива он является кратким неаннотированным справочником. Такая
форма краткого справочника, где содержатся лишь самые необходимые
справочные данные по фондам, позволяет сделать его более компактным,
удобным в пользовании, ускоряет поиск необходимых сведений по определенной
тематике.
Краткий справочник по фондам архива состоит из 18 разделов,
представляет собой систематизированный перечень всех архивных фондов со
справочными данными по каждому фонду и введениями в начале разделов,
снабженный необходимым научно-справочным аппаратом.
Структура справочника соответствует общепринятой отраслевой
группировке фондов, отражающей основные сферы деятельности государства и
общества. В основе структуры расположения фондов лежит систематизация
фондов, зафиксированная в Путеводителе ГАНО (Н.Новгород, 2000г.). За основу
взят принцип значимости и места учреждений–фондообразователей в системе
аппарата управления уездами и районами. Фонды сгруппированы по разделам и
подразделам по производственно-отраслевому принципу. Внутри подразделов
фонды расположены по принципу предметной группировки фондов, по признакам
однотипности функций, компетенции, структуры, подведомственности
учреждений и организаций, а фонды предприятий по отраслям и характеру
5
производственной деятельности. Внутри каждой предметной группировки
соблюдается систематизация фондов по хронологии изменения административнотерриториального деления – от уездного к районному. Однотипные фонды
перечислены по алфавиту названий административно-территориальных единиц
(уездов, волостей, районов, сельсоветов). Подразделы расположены по
значимости
и
по
хронологии
функционирования
учреждений–
фондообразователей, так фонды органов государственной власти и управления
районного звена предшествуют сельским, а уездные районным. Для краткости и
наглядности, если названия подразделов соответствуют названиям фондов, они не
повторяются, а перечисление фондов идет с указанием только административнотерриториальной подчиненности учреждений и организаций (уездные, районные,
сельские).
Характеристика каждого фонда включает:
- последнее название фонда (в пределах периода, за который хранятся материалы
фонда в архиве) – полное и официально принятое сокращенное наименование
учреждения–фондообразователя, с указанием подчиненности учреждения для
фондов 1 и 2 категорий, без указания сведений об изменениях в названии и
подчиненности и дат деятельности фондообразователя. Для объединенных
архивных фондов (ОАФ) сначала указывается обобщенное название и общие
хронологические рамки документов в фонде, а затем перечисляются
наименования
каждого
учреждения–фондообразователя,
вошедшего
в
объединенный фонд, и крайние даты его документов;
- справочные данные о фонде на 01.01.2003 г. – номер фонда, его объем
(количество единиц хранения), крайние даты документов фонда (в годах; при
отсутствии документов за какие-либо годы, крайние даты указываются с
перерывом, через запятую), количество описей;
- фонды, в состав которых входят только документы по личному составу,
помечены звездочкой *.
Наличие в фонде документов, выходящих за рамки действия
фондообразователя, оговаривается отдельно. Каждый раздел имеет введение, в
котором в краткой форме изложена история фондобразователей по основным
группам фондов, а также по отдельным фондам, как правило, наиболее объемным
и значительным. Вступительная статья к разделу восполняет в некоторой мере
отсутствие в характеристиках фондов сведений об изменениях в их наименовании
и подчиненности.
В начале справочника располагается предисловие, в конце – оглавление;
в качестве приложений имеются справка об изменениях административнотерриториального деления северных районов Нижегородской области,
географические указатели к фондам волисполкомов и сельсоветов, список
основных сокращений. Географические указатели позволяют не только быстро
узнать номер нужного фонда волисполкома или сельсовета, но и получить
полную картину изменений в их наименовании и административнотерриториальной подчиненности, которые произошли в период, соответствующий
крайним датам документов архивного фонда.
6
Краткий справочник содержит все необходимые данные для пользователей
документов нашего архива и значительно облегчает поиск нужных фондов.
Архивом планируется регулярно, раз в 5 лет, составлять дополнение к
Краткому справочнику, куда согласно учетным данным будут вноситься
изменения и уточнения названий фондообразователей, крайних дат, количества
дел, сведения о новых фондах, принятых на госхранение.
Для удобства пользования Кратким справочником и оперативного поиска
конкретных фондообразователей к нему составлено расширенное, более
подробное оглавление, которое предлагается пользователю вместе с печатным
изданием.
СИСТЕМАТИЧЕСКИЙ КАТАЛОГ
В единой системе НСА для результативного и оперативного использования
архивных документов служат справочники по содержанию документальных
материалов, к которым относятся каталоги (систематический, именной,
предметно-тематический) и картотеки (географические, хронологические, по
личному составу и другие).
В ГУ ГАНО № 3, г. Балахна главное внимание при создании тематических
картотек обращается на пополнение и совершенствование систематического
каталога, являющегося центральным элементом системы каталогов любого
архива. Систематический каталог отличается от других архивных справочников
тем, что включенные в него карточки содержат информацию на уровне
документа, его содержания. В этом его значение и ценность.
Создание систематического каталога в архиве началось практически со
времени его организации. В соответствии с общепринятым дифференцированным
подходом к развитию НСА архивов, работа по созданию каталога проводилась
преимущественно по фондам органов власти и управления (исполкомов и их
отделов), наиболее значимым и полным по составу и содержанию документов:
фондам местных органов советской власти (уисполкомов и райисполкомов) всех
уездов и районов, районных органов планирования, статистики, финансирования,
народного образования, земельных отделов, Балахнинского и Семеновского
усовнархозов, а также по фондам ряда сельсоветов и колхозов. Полностью
закаталогизирован фонд № 32 Балахнинского горсовета, под управлением
которого в 1966–1993 гг. находилась вся территория Балахнинского района. В
фондах каталогизировались наиболее емкие в информационном плане архивные
документы. В результате многолетнего труда архивистов закаталогизированно
129 фондов, около 13 тыс. ед.хр. и создан каталог, включающий более 80 тыс.
карточек по разным областям управленческой, производственной, социальной,
культурной и другой деятельности, осуществлявшейся в 1918–1965 гг. на
северной территории Нижегородского края (по Балахнинскому району – до конца
1990-х годов).
В 1999-2000 гг. была проведена каталогизация по теме «Церкви
Балахнинского, Городецкого и Чкаловского районов», приуроченная к 2000летию Христианства, по 16 фондам архива. Блок составленных тематических
карточек размещен в разделе каталога под буквой «Я. Религия»,
7
систематизирован по специальной схеме, снабжен разделителями, что позволяет
быстро найти сведения по определенной церкви.
В настоящее время для включения карточек в систематический каталог
архива проводится регулярная работа по тематической разработке фонда № 1900
Администрация Балахнинского района (постановления и распоряжения главы
районной администрации), которая проходит в плановом порядке с 2000 г.
Каталогизацию документов фонда по 1999 год (вкл.) в традиционном виде на
карточках планируется завершить в 2008 году, а затем создавать базу данных по
распоряжениям администрации Балахнинского района за период с 2000 года в
электронном формате.
Для свободного доступа пользователей каталожный шкаф, вмещающий все
тематические карточки, составленные за годы существования архива при
подокументной разработке архивных дел, располагается в читальном зале архива.
Каталожные ящики пронумерованы и имеют таблички с указанием буквенного
обозначения и названия подотдела по Схеме единой классификации для каталогов
по документам советского периода (СЕК-78), а также с указанием уездов и
районов, по документам которых включены карточки в данные ящики.
Особенности систематического каталога ГУ ГАНО № 3, г. Балахна,
принципы его организации и порядок обращения к каталогу обозначены в
специально разработанной в 2004 г. для посетителей читального зала памятке,
которая так и называется «Порядок обращения к систематическому каталогу в
читальном зале архива». Пользователю предлагается ознакомиться с ней перед
самостоятельной работой по каталогу при исследовательской работе по
краеведческой тематике. По узкой теме конкретный каталожный ящик для
просмотра предлагает зав. читальным залом.
К указанной памятке можно добавить следующее.
При работе с каталогом, в дополнении к общепринятой схеме
систематизации, нужно пользоваться рабочими схемами систематизации
карточек, которые разрабатываются и применяются в ходе ревизии каталога в
следующих случаях: 1) при многочисленности тематического блока карточек
одного индекса (например, по «Р 2 12. Отвод земель»); 2) в случаях, когда
конкретизация вопросов, относящихся к данному подразделу каталога, в СЕК
недостаточна (например, по подразделам «Т. Коммунальное хозяйство», «Я.
Религия» и др.). Все уже имеющиеся рабочие схемы по отдельным подотделам
каталога войдут в состав общей рабочей схемы к каталогу, с помощью которой
работа с каталогам станет значительно легче и результативнее. Рабочая схема к
систематическому каталогу составляется с конкретизацией общих определителей
аспекта применительно к каждому подразделу и относительно информации,
содержащейся в документах, прежде всего, по архивным фондам Балахнинского
горсовета и администрации Балахнинского района, по актуальной в настоящее
время тематике.
При каталогизации архивных документов в 1970-1980-х годах обращалось
внимание, главным образом, на вопросы общерайонного, общегородского
значения. Вопросы выделения земли под индивидуальные жилые и подсобные
8
постройки, обеспечения жильем, закрепления домовладений за отдельными
гражданами в рассмотрение при создании каталога не брались. При разработке
фонда администрации Балахнинского района, в связи с многочисленными
запросами граждан по подтверждению имущественных прав на землю и
имущество, сведения подобного характера группируются по рассматриваемым
вопросам и по хронологии и фиксируются на карточках. Наиболее важные
вопросы жизнедеятельности района, крупных предприятий и организаций, а
также процесс создания и реорганизации акционерных обществ, товариществ и
других форм частных организаций, в т.ч. малого бизнеса, заносятся на отдельные
карточки.
При работе с каталогом нужно обратить внимание на следующее.
Некоторые тематические блоки карточек (с одинаковыми индексами, чаще всего
Балахнинского района за период с 1980 года) выведены из соответствующих (по
общей схеме расположения карточек) каталожных ящиков из-за их
перегруженности в отдельные свободные ящики. Об этом имеются
соответствующие отсылочные карточки и бирки с обозначениями на лицевой
стороне ящиков.
4. Организация поиска информации с использованием НСА
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП
Правильная организация поиска информации в архивных фондах перед
обращением к документам обязательно должна включать следующие основные
моменты.
1. Четкая формулировка темы исследования (о чем и какая требуется
информация, в каком объеме – определенный документ или комплекс документов
исторического плана; цель обращения к архивным документам; хронологические
рамки поиска сведений).
2. Изучение административно-территориального деления (относительно
тематики поиска), которое в советский период истории четко делится на два
периода: уездный (1917–1929 годы) и районный (с июня 1929 года), за
исключением 4 рабочих районов, образованных в 1922–1924 гг. вокруг города
Н.Новгорода из части территории бывшего Балахнинского уезда.
Необходимо знать подчиненность территории, населенного пункта, которая
выстраивалась в следующей последовательности:
до 1929 г. – губерния→ уезд→ волость→ сельсовет (горсовет, поссовет)→
населенный пункт;
с 1929 г. – область (с июля 1929 г. по декабрь 1936 г. – край)→ район→
сельсовет (горсовет, поссовет)→ населенный пункт.
Сведения по истории административно-территориального деления
Нижегородской губернии – Нижегородского края – Горьковской области за 1917–
1979 гг. содержится в справочниках, подготовленных Государственным архивом
Горьковской области и изданных в 1983–1984 гг., которые выдаются
пользователям в читальный зал. Информация по северной территории
9
Нижегородской области, основанная на указанных справочниках, имеется в
приложении к Краткому справочнику по фондам ГУ ГАНО № 3, г. Балахна.
3. Знание истории государственного устройства, основных структур
законодательной, исполнительной, судебной власти в разные периоды истории,
их функций и сети подчиненных им учреждений и организаций.
В помощь пользователю краткая информация об этом помещена в вводных
статьях к разделам Краткого справочника по фондам архива. Можно получить
консультацию у заведующей читальным залом, при необходимости, по
приглашению работника читального зала, проконсультироваться у других
специалистов архива.
Исторические сведения о фондообразователе, о его функционировании, о
структуре и подведомственности, а также другая полезная для пользователя
информация, содержится в предисловиях к описям. Для целенаправленного
поиска знакомство с содержанием описи надо начинать с предисловия и
оглавления в ней.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ОБРАЩЕНИЯ К НСА
С какого архивного справочника лучше начать работу пользователю
зависит, прежде всего, от темы и цели поиска информации. Если нужно найти
конкретный документ или установить (подтвердить) отдельный факт, нужно
обратиться к описи дел или к каталогу (если данные сведения
каталогизировались). Для историко-краеведческого исследования поиск можно
начать, как с изучения фондов архива по Краткому справочнику, так и с
обращения к каталогу (для целенаправленного поиска по определенной теме).
Затем просматриваются нужные описи дел для заполнения заказов на выдачу дел
из архивохранилищ. Как лучше организовать работу, проконсультирует зав.
читальным залом.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Наиболее информативно насыщенные виды документов, на которые,
прежде всего, нужно обратить внимание при подборе дел по описям для
просмотра по выбранной теме, являются:
по фондам органов власти и их структурных подразделений (отделов,
управлений): по советскому периоду – протоколы заседаний пленумов,
исполкомов, президиумов исполкомов Советов (особенно уездных и районных, по
Балахнинскому району – городского Совета), по постсоветскому периоду –
распоряжения администрации (районной, поселковой, сельской – по отнесенной к
данному муниципальному образованию территории), протоколы заседаний
коллегии отделов, подотделов (по уездному периоду), отчеты и доклады, сводки,
обзоры по отраслям хозяйства;
по фондам предприятий и учреждений: приказы по основной деятельности,
годовые отчеты;
по фондам колхозов: протоколы общих собраний колхозников и заседаний
членов правления колхоза.
По всем фондам нужно обращать внимание на наличие в описях заголовков
дел, где прямо говорится о предмете поиска.
10
Целесообразно выписывать для заказа из архивохранилищ сначала наиболее
значимые документы, постепенно расширяя круг поиска. Нужно помнить, что
единовременный заказ дел для выдачи в читальный зал ограничивается
количеством не более 20 дел с соблюдением очередности в предоставлении
документов пользователю в зависимости от возможностей отдела обеспечения
сохранности в подготовке дел.
5. Порядок обращения к НСА архива
Для получения архивных справочников пользователь должен сначала
оформиться согласно правилам для работы в читальный зал.
Краткий справочник по фондам архива, справочники административнотерриториального деления, путеводители по фондам других архивов
предоставляются пользователям после их оформления в установленном порядке.
Справочная и научная литература из библиотеки архива выдается по требованиям
только для работы в помещении архива (выдаются на дом только по особому
разрешению директора архива).
Для выдачи описей дел пользователем заполняется заказ (требование) так
же, как на выдачу дел. Для заказа дел номера фонда и описи берутся с обложки
или титульного листа описи, номер дела из 1-й графы описи, заголовок дела
(пишется в сокращенном виде) и количество листов из соответствующих граф.
При обращении к каталогу нужно воспользоваться памяткой «Порядок
обращения к систематическому каталогу в читальном зале архива».