ОТЧЕТ о выполнении основных направлений развития архивного дела в муниципальном образовании «Можгинский район» за 2013год Работа в архивном отделе строилась согласно плана работы, Программы социально-экономического развития муниципального образования «Можгинский район» на 2010-2014 г.г., была направлена на практическую реализацию Федерального закона от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации», закона Удмуртской Республики от 30.06.2005г. «Об архивном деле в Удмуртской Республики, Федерального закона от 27.07.2010г. № 210 ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг», приказов Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. Приоритетной задачей деятельности оставалось продолжение внедрения новой версии общеотраслевого программного комплекса Архивный фонд», «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (М.2010), Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, административных регламентов по оказанию государственных и муниципальных услуг. В сфере государственного регулирования архивного дела: Подготовлен проект постановления Главы Администрации МО «Об утверждении плана-графика приёма документов на постоянное хранение, составления описей дел постоянного и временного (75 лет) хранения», номенклатур дел в организациях- источниках комплектования архивного отдела на 2013год; - к 1 марта были представлены в соответствии со статьями 8, 9 Закона УР от 29.12.2005 № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями УР в области архивного дела» обоснованные прогнозные потребности и расчеты финансовых средств, необходимых для осуществления отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела утвержденные сметы расходов на содержание архивного отдела на 2014 г. с росписью по статьям КОСГУ; - в течении года представлялись в Комитет по делам архивов при Правительстве УР: - бюджетные заявки на финансирование архивного отдела на месяц с росписью по статьям КОСГУ; - отчеты о расходовании субвенций из республиканского бюджета; - отчеты о выполнении основных мероприятий за I полугодие, за год; - ежеквартально представлялись информации о представлении государственных услуг: - в Администрацию района представлялись информации о представлении муниципальных услуг: - работали по реализации соглашения с ГУ-Управлением Пенсионного фонда РФ в Можгинском районе по обмену электронными документами в системе электронного документооборота; В сфере обеспечения сохранности и государственного учета продолжили работу по укреплению материально-технической базы: - подготовлены и проведены запросы котировок: - на ремонт помещения архива на сумму 44 900-00 рублей - на приобретение архивных коробок на сумму 125088-00 руб. - на приобретение офисной бумаги на 15000-00руб; В настоящее время ведутся ремонтные работы. 111. В соответствии со Списком фондов, требующих улучшения физического состояния, выявленных в ходе использования и требующих неотложного улучшения физического состояния отреставрировано 20 дел (120 листов), 121.При проведении проверки наличия и состояния дел, в ходе выемки дел из хранилища для сотрудников и пользователей архивной информации в читальном зале, при исполнении запросов - подшито 60 дел - перешифровано 2012 дел - заменены ярлыки на 425 коробках - подшиты внутренние описи и оформлены листы - заверители в 120 делах. - перекартонировано – 650 дел - закартонированы документы нового приема (852дела), 191. Провели проверки наличия дел в количестве 1554 ед.хр. В соответствии с «Регламентом государственного учета документов архивного фонда РФ» проведена работа по учету новых поступлений в объеме 983 ед.хр., ведение книги учета поступления документов и выбытия документов, дел фондов, составление листов и карточек фондов и внесение в них изменений, составление паспорта архива, сведений об изменений в составе и объеме фондов. В сфере комплектования и взаимодействия с организациямиисточниками комплектования архивов: 211-219. Принято на постоянное хранение управленческих документов от 24 организации в количестве 852 ед.хр. (приложение № 1) 131 ед.хр. документов по личному составу от ликвидированного муниципального предприятия «Жилкоммунсервис» и ООО «Можгинские коммунальные сети» (приложение № 1). По сдаточным описям приняты документы ликвидированных организации Можгинского районного потребительского общества и СПК «Валожикьинский». 221-222. В целях обеспечения сохранности и соблюдения установленных сроков упорядочения документов оказана методическая помощь в упорядочении документов организациям источников - комплектования архива и ликвидируемым организациям (Можгинское райпо, СПК «Валожикьинский»). Представлены на утверждение и согласование ЭПМК Комитета описи от 25 организации в количестве 1992, в т.ч. (приложение 2) управленческих документов - 991 ед.хр. по личному составу - 1001 ед.хр. 231-234. В целях совершенствования нормативно-методической базы по вопросам архивного дела на основе действующего законодательства представлены на согласование: (приложение 3) - 13 номенклатур дел 1 положение об архиве Оказывали методическую помощь по составлению номенклатур дел организациям, учреждениям не являющимися источниками комплектования (образовательные учреждения, дошкольные учреждения и др.). Согласован список организации – источников комплектования архивного отдела, в связи с чем были исключены из источников комплектования 5 организации Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Большая Кибья» Большекибьинского сельсовета Открытое акционерное общество «Можгинская сортоиспытательная станция» (МСИС) Можгинский районный филиал ФГУ «Госсеминспекции по УР» Муниципальное предприятие «Жилкоммунсервис» муниципального образования «Можгинский район» Общество с ограниченной ответственностью «Можгинское зверохозяйство» 251. Проведены обследования состояния делопроизводства и архива в 6 организациях: - ООО «Можга-лен» - МО «Черемушкинское» осуществляющих деятельность в сфере жилищно- коммунального хозяйства – в 4 организациях: - Отдел по делам строительства, архитектуры и ЖКХ администрации МО «Можгинский район» - Общество ограниченной ответственностью «Коммунально-энергетические системы» ( ООО « КЭС») - Общество ограниченной ответственностью «Коммунально-технический сервис» (ООО « Комтес») - Общество с ограниченной ответственностью (ООО) « Наш дом» 261. Проведено 4 семинара с охватом 105 человек: 1.Номенклатура дел - систематизированный перечень дел организации. 2.Электронный документооборот. - по паспортизации архивов организации и ведению учетных документов: 3. для специалистов муниципальных образований – поселений 4. для работников сельхозпредприятий В целях более эффективного обеспечения конституционных прав граждан 17 сентября 2013 г. в архивном отделе Администрации МО « Можгинский район» состоялся Круглый стол «Взаимодействие архивного отдела Администрации МО «Можгинский район» с отделением Пенсионного Фонда РФ по г. Можге и Можгинскому району УР, управлением социальной защиты населения по Можгинскому району и делопроизводственных служб сельхозпредприятий по вопросу социальной защиты граждан». В работе Круглого стола приняли участие сотрудники архивного отдела, руководитель клиентской службы Управлений Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Можга и Можгинском районе, работники делопроизводственных служб сельхозпредприятий района. Начальник архивного отдела Будзиманова В.Л. ознакомила о хранящихся в архиве документов по личному составу и проблемах, возникающих при подготовке архивных справок, высказала свои предложения о повышении эффективности работы при исполнении запросов социально-правового характера и подготовке документов на первом этапе до передачи в архив и о внедрении в практику обмена электронными документами между архивным отделом и отделениями .пенсионного фонда РФ по УР. Начальник клиентской службы отделения Пенсионного Фонда РФ по г. Можге и Можгинскому району УР Зиатдинова Р.Д. сообщила об изменениях в пенсионном законодательстве, о предоставлении архивных справок сельхозпредприятиями. С руководителями музеев и краеведов общеобразовательных школ провели круглый стол по теме «Документ-источник знаний малой родины» Проведены 4 обзорные экскурсии. Проведены 2 выставки: «Мы тоже ковали Победу», «90-лет Архивной службе Удмуртии» В читальном зале работало 18 исследователей (краеведов) по различным темам. В ходе этих работ были использованы дела фондов : земельного отдела, сельских Советов, колхозов, отдела соцобеспечения, отдела народного образования, профкомов организаций, учреждений. Была организована стажировка для вновь принятых специалистов муниципальных образований – поселений г. по вопросам организации делопроизводства и архивного дела с практическими занятиями, где приняло участие 5 человек. В сфере развития информационно-поисковых систем и использования архивных документов: Продолжили заполнение АПК «Архивный фонд», разделов: (приложение 4). «Фонд» – 2 записи «Опись» - 3 записи «Переименование» - 2 записи «Движение» - 35 записей «Дело» - 11411 ед.хр. - заполнение тематических баз данных «Предметно-тематический указатель» к решениям исполкома Можгинского райсовета, «Акты ввода в эксплуатацию законченных строительных объектов» по фонду отдела по делам строительства, архитектуры и ЖКХ 22 ед.хранения - 3896 записей (информация прилагается). Общий объем Базы данных раздел «Дело» составляет - 42578 записей, 28,0Мб – 92,29% . С июня 2012г. работает программа VIP-NET для обмена электронными документами в системе электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с управлениями (отделениями) Пенсионного фонда Удмуртской Республики. В текущем году поступило 143 запроса от Управлений пенсионного фонда УР в электронном виде. Регистрация запросов социально- правового характера осуществлялась в режиме «Одного окна», регистрация тематических запросов проводилась в электронном виде. Реализована возможность подачи заявлений на предоставление архивной информации из архива через официальный сайт, поступило – 3 запроса. На сайте Администрации МО «Можгинский район» имеется страничка архивного отдела, где была размещена одна информация о проведении круглого стола «Взаимодействие архивного отдела Администрации МО «Можгинский район» с отделением Пенсионного Фонда РФ по г. Можге и Можгинскому район, управлением социальной защиты населения по Можгинскому району и делопроизводственных служб сельхозпредприятий по вопросу социальной защиты граждан» 421.-423 Исполнено запросов социально-правового характера – 1791 запрос, тематических запросов – 241 и продолжили ведение баз данных «Учет запросов социально-правового характера в режиме «Одного окна»» и «Учет тематических запросов». В сфере научно-исследовательской работы и повышения квалификации Сотрудники архивного отдела принимали участие в семинарах, совещаниях, проводимых Комитетом по делам архивов, государственными архивами Удмуртской Республики и Администрацией района. Составлена 1 должностная инструкции на старшего специалиста. На Светлану Леонидовну Пчельникову был составлен отзыв о служебной деятельности для присвоения классного чина в соответствии с замещаемой должностью. С 8 апреля по 18 апреля 2013 года специалист 1 категории Пчельникова С.Л. прошла курсы повышения квалификации в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Росийской Федерации» по программе «Архивоведение и делопроизводство. Электронный документооборот» Пчельникова С.Л. была представлена и награждена Благодарственным письмом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и Почетной грамотой Администрации Можгинского района. С 1 ноября внесены изменения в штатное расписание: сокращены 2 ставки специалиста. В связи с тем, что были сокращены ставки, с многочисленными обращениями граждан и оказанием методической помощи ликвидируемым организациям не выполнены ряд показателей. Проводилась работа по регистрации договора аренды с Удмуртстатом. Готовятся документы для передачи арендуемых помещений в оперативное управление. Разосланы письма намерения о предстоящей аренде помещений Начальник архивного отдела 18.12.2013г. В.Л.Будзиманова