Как грамотно написать деловое письмо

Как грамотно написать деловое письмо?
«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий
Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с
необходимостью написать деловое письмо руководителю
коммерческой компании, партнеру, чиновнику или, например, в
ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и
начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в
далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно писать деловые
письма.
Так чем отличается просто письмо от делового письма?
Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и
прагматического рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена,
владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия,
в отличие от просто «потребителя», скорее всего не заинтересует ваше эмоциональное и
вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или
установлении каких-либо иных дружеских отношений.
Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по
делу! Многие сейчас про себя скажут: «Что за каламбур? Ясно же, что деловое письмо
отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал
немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл
постоянно ускользал. В конце письма было совсем не понятно, что вообще хотел
попросить или предложить автор.
Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны
ответить на следующие вопросы:
1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли
ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И
какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие
действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?
Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30-2003, который описывает
основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы
можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и
использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.
Но на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:
1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется
немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность
и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру
оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью
общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не
допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.
Например:
Исх. № 01 от 20.04.2012
на Вх. №01 - РиК от 01.01.1930
Директору
1
ООО «Рога и Копыта»
Бендеру О. И.
«О партии бракованных рогов,
поставленных 01.01.1930г.»
Уважаемый Остап Ибрагимович,
2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно
начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее
время...» и т.д. - если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего
лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы
и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или
предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С
уважением,…» - если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с
Адресатом, то можно закончить письмо фразой - «Искренне Ваш,…».
Например:
Искренне Ваш,
Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко
Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись
ставится собственноручно.
5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна
содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер
телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет
связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать
ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не
забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте
Адресата тратить время на поиск данной информации.
Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением
самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма,
вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам
стиль делового письма весьма консервативен. И письма, которые не соответствуют
данному стилю не проходили дальше «таможенного контроля» в лице секретаря
компании. Поэтому я отказался от экспериментов и стал писать так, как того требует
деловой стиль.
Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела - это введение,
аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя
собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен
возможно, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он сможет вернуться к
началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать
то, что вы хотите получить. В письме не должно быть никаких двойных толкований,
только одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить
2
Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и
сформулировал на ее основе логические законы:
1. Закон тождества - понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе
рассуждений;
2. Закон противоречия - «не противоречь сам себе»;
3. Закон исключенного третьего - «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».
Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически
последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее
понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в
следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что
«краткость - сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить»
Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального
предложения.
И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано,
обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок.
Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста
(лучше всего прочитать его вслух).
Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это
будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма
с ошибками? Будьте бдительны!
В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по
«одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой
отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке,
захотят ли его взять в руки. Если все благополучно, то аккуратное, логически
последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо склонит
Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!
Валерий Меркулов
3