Памятка для работы исследователей в читальном зале в ГКУ

Архивное управление Ленинградской области
Государственное казённое учреждение
«Ленинградский областной государственный архив в г.Выборге»
ПАМЯТКА
для работы исследователей в читальном зале.
Состав и порядок использования
научно-справочного аппарата к фондам ГКУ ЛОГАВ.
Работа с электронным «Путеводителем по фондам архива».
Составитель:
Главный архивист
ГКУ ЛОГАВ
Е.В.Савина
ОДОБРЕНО
Протокол ЭПМК
ГКУ ЛОГАВ
№ 10 от 15 декабря 2014 года
г. Выборг
2014
Введение
Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук пользователю в
читальном зале архива предоставляются открытые документы Архивного фонда
Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочнопоисковые средства к ним.
Ко всем архивным документам имеется доступ для получения
необходимой информации в установленном порядке. Исключением является
только
часть
документов,
содержащих
сведения,
составляющие
государственную тайну и документов, содержащих персональные данные, к
которым доступ ограничен, согласно Федерального закона от 22.10.2004 №
125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в течение 75 лет со дня
создания документа.
Особенности поисковой системы к фондам конкретного архива зависят от
объема и содержания находящихся на хранении документов и от возможностей
архивного учреждения по ее разработке.
В настоящей памятке дана информация о научно-справочном аппарате
(далее – НСА) к документам, хранящимся в государственном казённом
учреждении «Ленинградский областной государственный архив в г.Выборге»
(далее - ГКУ ЛОГАВ), которые доступны пользователям в читальном зале
архива. В методической разработке охарактеризованы основные элементы
системы НСА, даны рекомендации по работе с ними.
Памятка предназначена посетителям читального зала для облегчения
работы на первом этапе обращения к архивным материалам, знакомит с
правилами поиска и работы с документами архива и для конструктивного
диалога пользователей с заведующим читальным залом в дальнейшем.
Памятка разработана в соответствии с нормативными и методическими
документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства,
Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и
архивного дела.
1. Характеристика фондов ГКУ ЛОГАВ
В ГКУ ЛОГАВ
хранятся документы досоветского, советского и
постсоветского периодов: учреждений и организаций, находившихся или
имевших отношение к Ленинградской области (губернии) и частично к С.Петербургу, включая областные учреждения, находившиеся непосредственно в
С.-Петербурге, а также большую часть документации Выборгской губернии.
Из бывшего Выборгского Окружного архива Финляндии хранятся
документы за 1635 - 1944 годы в количестве 144464 единиц хранения. Основная
часть их на старо-шведском, шведском и финском языках.
Это материалы учреждений и организаций Выборга, бывших Выборгской,
Куопиоской и Миккельской губерний. Среди них фонды: губернских правлений,
городских дум, городских управ, сельских общинных управлений за 1720 – 1940
гг., Выборгского гофгерихта, магистратов, судов за 1653 – 1940 гг.,
административно-военных органов и воинских формирований за 1884 – 1944 гг.,
3
общественных объединений, партий, союзов, комитетов за 1868 – 1939 гг.,
казначейств, сбербанков, страховых обществ, производственных акционерных
обществ, торговых фирм за 1726 – 1939 гг.
Имеются также фонды учреждений Выборгского городского хозяйства за
1822 – 1939 гг., национальных (русских, финских, шведских) школ, гимназий,
училищ за 1875 - 1941 гг., учреждений здравоохранения и религиозного культа.
В этих документах содержатся сведения по вопросам управления
губерниями, их экономическом положении, о средствах городов, состоянии
государственных лесов, об организации таможенных застав, о крестьянских
волнениях в губерниях, деятельности различных политических партий,
судебных и полицейских учреждениях. Есть статистические сведения: о
численности населения, рождаемости, смертности, о сборе налогов, о
количестве безработных, о составе учителей и учащихся, а также оперативные
сводки о боевых действиях, уголовные и гражданские судебные дела,
метрические книги, списки прихожан. Дела по проведению межевания земель по
уездам,
административные,
топографические,
сельскохозяйственные,
геологические карты, планы железнодорожных и водных коммуникаций
хранятся в фонде Выборгской межевой конторы и в специальной коллекции
карт, планов и чертежей г. Выборга, Выборгской, Куопиоской и Миккельской
губернии.
В коллекции карт, планов и чертежей, включающей 911 ед. хр. за 1751–
1944 гг., собраны административные, топографические, сельскохозяйственные,
агрогеологические, геологические, гидрологические и гидрографические карты,
планы железнодорожных и водных коммуникаций, мостов, каналов,
водопроводных, канализационных и телефонных сетей.
Документы архива, относящиеся к советскому периоду, отражают
состояние и развитие народного хозяйства Ленинградской области, историю ее
городов, районов, населенных пунктов, учреждений и организаций за 1917 –
1993 гг. Значительную часть этих документов составляют фонды исполкомов
окружных, городских, районных, поселковых, сельских Советов и их отделов
(1920-1980 гг.), в материалах которых отражены вопросы деятельности органов
исполнительной власти на территории области. Здесь представлены отчеты об
экономическом состоянии городов и районов, о численности и возрастном
составе населения, о застройке городов, жилищном и гражданском
строительстве, сведения о товарообороте, экспорте и реализации готовой
продукции, о выработке электроэнергии и электрификации деревень,
экономические показатели колхозов, совхозов, промышленных предприятий,
похозяйственные книги, списки жителей.
Фонды промышленных предприятий (1921-1985 гг.) охватывают все
основные отрасли промышленности Ленинградский области: энергетику,
металлургию,
машиностроение,
химическую,
лесную,
деревоперерабатывающую, легкую, пищевую промышленность.
Среди фондов промышленных предприятий находятся материалы
Выборгских судостроительного (1947 1985 гг.) и приборостроительного (19531985 гг.) заводов, завода «Электроинструмент» (1956-1985 гг.), целлюлознобумажных комбинатов в Светогорске, п.Советский и Приозерске (1940-1985),
Лесогорского завода искусственного волокна (1945-1985).
4
Большое научное и практическое значение имеют документы по истории
сельского хозяйства области (1917-1980 гг.), в том числе: государственные
книги регистрации земель, земельные балансы, материалы по землеустройству,
отводу земельных участков, сведения о размерах посевных площадей, об итогах
переписи скота, о состоянии животноводства, полеводства, птицеводства,
звероводства, данные о производстве мяса и яиц, о проведении посевов и
уборках
урожаев,
экономические
показатели
сельскохозяйственных
учреждений. Хранятся книги учета лесосечного фонда и лесных культур,
санитарные обзоры, описания лесничеств, отчеты об отпуске леса.
Документы архива свидетельствуют о состоянии народного образования в
городах и районах области (1927-1980 гг.), здравоохранения (1918-1980 гг.),
культурно-просветительной работы (1940-1980 гг.). Имеются сведения о сети
лечебных заведений и аптек, отчеты об их работе, о медицинском обслуживании
населения, о проверке условий и охране труда, о борьбе с эпидемиями и
инфекционными заболеваниями. Хранятся отчеты о работе школ, училищ,
детских садов, документы их проверок и обследований, протоколы
педагогических советов и конференций.
В ряде фондов содержатся сведения о сооружении памятников,
благоустройстве могил советских воинов. Имеются материалы о проведении
смотров художественной самодеятельности, списки клубов, библиотек, домов
культуры, отчеты о работе культурно-просветительных учреждений.
В ГКУ ЛОГАВ хранится большой объем документов по истории
кооперативного движения (1917-1965 гг.), в том числе уставы организаций,
отчеты об их деятельности, протоколы заседаний советов и собраний
уполномоченных.
В архиве сконцентрирован комплекс материалов судебных учреждений и
прокуратур области (1917-1980 гг.): отчеты об их деятельности, сведения о
расследовании преступлений, о розыске преступников, дела общего надзора,
уголовные и гражданские дела.
В фондах ГКУ ЛОГАВ хранится 9 архивных коллекций. Кроме
упомянутой выше коллекции карт и чертежей, это документы старых
большевиков (1919-1987 гг.), участников Великой Отечественной войны (19411988 гг.), передовиков производства (1946-1988 гг.), коллекция трудовых
книжек работников промысловой кооперации (1930-1960 гг.), документы
деятелей культуры (1876- 1993 гг.): писателя – фантаста Хлебникова А.О.,
искусствоведа Кеппа Е.Е., поэта Князева П.М., художников Агушева А.Д.,
Соколова Н.С., Быкова В.И., Мельникова С.П., скульптора Димова В.П. и др.
В числе 5 фондов личного происхождения в ГКУ ЛОГАВ хранятся фонды
заведующего Выборгским Окружным архивом Р.Н. Розена, вице-консула
Франции в г. Выборге Ф.К. Вийка, вице-консула Дании в г. Выборге Вильгельма
Перандера, помещика А.И. Фредерикса, прокурора Ленинградской области А.А.
Земсковой-Чиж.
2. Состав и характеристика научно-справочного
аппарата ГКУ ЛОГАВ
В ГКУ ЛОГАВ созданы основные типы справочников системы НСА, к
которым относятся краткий справочник (путеводитель) по фондам архива,
5
электронный путеводитель, систематический,
каталоги, тематические указатели, описи дел,
именной,
географические
КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК (ПУТЕВОДИТЕЛЬ) ПО ФОНДАМ АРХИВА
Краткий справочник по фондам ГКУ ЛОГАВ был подготовлен к печати и
издан в 1997 году. В него вошли сведения обо всех архивных документах,
находившихся на государственном хранении и учете, в соответствии с
паспортом архива, по состоянию на 1 января 1996 года
Краткий справочник по фондам архива представляет собой
систематизированный по производственно – отраслевому принципу перечень
всех архивных фондов со справочными данными по каждому фонду.
Разделы справочника включают:
- справочные данные о группе фондов – номера фондов по порядку, количество
единиц хранения в каждом из них, крайние даты документов фондов.
СИСТЕМАТИЧЕСКИЙ КАТАЛОГ
Создание систематического каталога в архиве началось в 70-е годы
прошлого века. В соответствии с общепринятым дифференцированным
подходом к развитию НСА архивов, работа по созданию каталога проводилась
преимущественно по фондам I и II категории, к которым относятся органы
власти и управления (исполкомов и их отделов), наиболее значимым и полным
по составу и содержанию документов: фондам местных органов советской
власти (окрисполкомов, горисполкомов и райисполкомов) всех районов и
городов, районных органов планирования, статистики, финансирования,
народного образования, земельных отделов.
Следует отметить, что при каталогизации архивных документов в 19701980-х годах обращалось внимание, главным образом, на вопросы
общерайонного, общегородского значения. Вопросы выделения земли под
индивидуальные жилые и подсобные постройки, обеспечения жильем,
закрепления домовладений за отдельными гражданами в рассмотрение при
создании каталога не брались. Наиболее важные вопросы жизнедеятельности
района, крупных предприятий и организаций, а также процесс создания и
реорганизации акционерных обществ, товариществ и других форм частных
организаций, в т.ч. малого бизнеса, заносятся на отдельные карточки.
Каталог ГКУ ЛОГАВ располагается вне читального зала.
Самостоятельный доступ исследователей к каталожным карточкам
ограничен. При необходимости карточки систематического каталога по нужной
теме исследователю выдает заведующий читальным залом.
ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ КАТАЛОГ
Основанием географического каталога является географическое
наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических
районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.). Рубрики каталога
располагаются в алфавитной последовательности. Систематизация карточек
внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический
6
каталог позволяет вести поиск информации от частного к общему в специально
заданном географическом аспекте.
В географический каталог ГКУ ЛОГАВ в основном включены названия
населенных пунктов, озер, рек и островов, расположенных на территории
Ленинградской области.
ИМЕННОЙ КАТАЛОГ
Именной каталог ГКУ ЛОГАВ включает фамилии, имена, псевдонимы,
прозвища, клички персон, упоминания о которых встречаются в фондах
советского и постсоветского периода. Именной каталог построен
по
алфавитному принципу. Если одно и то же лицо упоминается в указателе под
несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нем
сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, а все остальные
наименования указываются в скобках вслед за основным.
Именной
каталог
значительно
облегчает
поиск
информации
биографического и генеалогического характера.
ТЕМАТИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ К ФОНДАМ
Тематические указатели составляются к документам одного фонда
(внутрифондовые)
на основе изучения документов фонда. В карточку
тематического указателя вносится информация, касающаяся конкретных
учреждений и организаций, административно-территориальных единиц, каких –
либо событий, фактов, а также персон, отраженных в документах данного
фонда. Основным принципом рубрицирования указателя является названия
учреждений, расположенные в алфавитном порядке. Например: аптеки, бани,
театры, колхозы и т.д.
В ГКУ ЛОГАВ имеются указатели к фондам:
 Р-437 Выборгский городской Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р-2
Выборгский
районный
Совет
народных
депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р-407 Парголовский районный Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р- 931 Павловский районный Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р- 1432 Ломоносовский районный Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р-1913
Кингисеппский городской Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р-3820 Всеволожский районный Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
 Р-4310 Всеволожский городской Совет народных депутатов
Ленинградской области. Исполнительный комитет.
БАЗА ДАННЫХ «ГЕНЕАЛОГИЯ»
7
Электронная генеалогическая база начала создаваться в ГКУ ЛОГАВ в
1990е годы. Источником для создания базы данных, в основном, послужили
дореволюционные фонды – документы бывшей Выборгской, Куопиоской и
Миккельской губерний. Персоналии, представленные в БД «Генеалогия»
включают: фамилию, имя, отчество, год и место рождения, род занятий, адрес
проживания, с какой персоной, содержащейся в БД состоит в родстве (если
такие сведения имеются в документах). Здесь же даются все ссылки на
документы архива, где встречается упоминание данной персоны. Таким
образом, поиск в БД «Генеалогия» возможен по всем вышеперечисленным
параметрам.
ОПИСИ ДЕЛ
Все документы, поступающие в архив, сформированы в дела, а дела в
фонды в определенной хронологической или структурно-хронологической
последовательности, по функциональным и тематическим группам, что
позволяет ориентироваться в общем объеме документов. В зависимости от
количества таких групп документов в фонде может быть сформирована одна
или несколько описей.
Опись дел содержит информацию на уровне отдельной единицы
хранения, является одновременно учетным документом и базовым архивным
справочником, на котором строится дальнейшее развитие системы НСА.
Все описи дел имеют установленную форму, состоящую из шести граф. В
основном дела занесены в описи по хронологически-структурному или
хронологически-видовому принципу, т.е. сначала систематизированы по
начальным датам входящих в дело документов (по годовым периодам), а внутри
одного года – по структурным подразделениям или видам документов. Для
поиска нужных документов внимание в описи обращается на 3 графу «Заголовок
дела» и 4 графу «Крайние даты».
Большинство описей ГКУ ЛОГАВ сопровождаются краткой исторической
справкой о фондообразователе, краткой аннотацией к документам, включенным
в опись, оглавлением. Это существенно помогает исследователю
ориентироваться при поиске нужной информации.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ПУТЕВОДИТЕЛЬ
Электронный путеводитель по фондам ГКУ ЛОГАВ основанный на
программно - информационном комплексе «КАИСА-АРХИВ» доступен для
пользователей читального зала с 2010 года. В электронном путеводителе
имеются следующие разделы:
1. Фонды (содержит номер фонда, номер описи, количество единиц хранения
в фонде, крайние даты документов фонда, историческую справку,
аннотацию к документам фонда).
2. Описи (содержит электронные образы описей дел).
3. Единицы хранения (содержит заголовок дела, крайние даты документов
фонда, количество листов в деле).
4. Документы (могут содержать электронные образы (PDF файлы)
документов).
8
5.
6.
7.
8.
Организации – фондообразователи.
Именной указатель.
Географический указатель.
Систематический каталог (в виде PDF файлов отсканированных карточек
и присоединенных к соответствующей рубрике ЕКДИ)
3. Организация поиска информации с использованием НСА
ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПОИСКА ИНФОРМАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НСА
Правильная организация поиска информации в архивных фондах перед
обращением к документам обязательно должна включать следующие основные
моменты.
1. Четко сформулировать тему исследования, его цель (написание
диссертации, книги, статьи, реферата, поиск информации для пополнения
семейного архива и т.д.), примерные временные и географические рамки
исследования.
2. Изучить «Краткий справочник по фондам ЛОГАВ», определив к какой
временной (досоветские, советские, постсоветские) и отраслевой (фонды
органов власти, промышленности, образования и т.д.) принадлежности может
относиться тема исследования.
С той же целью можно обратиться и к систематическому каталогу,
который позволит определить конкретно в каком разделе может находиться
искомая информация.
3. Определив нужный фонд, необходимо внимательно изучить описи и
содержащиеся в них краткие исторические справки о фондообразователе и
краткие аннотации к документам описи. Номер заинтересовавшего документа
(единицы хранения) исследователь выписывает в требование.
Если в теме исследования есть имена или географические названия, для
поиска нужной информации целесообразно обратиться к именному или
географическому каталогам, к БД «Генеалогия», к электронному «Путеводителю
по фондам ГКУ ЛОГАВ».
Исследователю в читальном зале, кроме научно-справочного аппарата
архива доступны различные печатные справочники, сборники и энциклопедии:
по истории государственного устройства, основных структур законодательной,
исполнительной,
судебной
власти,
по
истории
административнотерриториального деления Ленинградской области, Карельского перешейка, по
истории советских учреждений и т.д.
Часто используемый Справочник
по истории административнотерриториального деления Ленинградской области за 1917–1969 гг. доступен
исследователям в электронном виде: он размещается на рабочем столе каждого
компьютера в читальном зале.
Если у исследователя возникают затруднения в поиске нужной
информации, в использовании научно-справочного аппарата, необходимо
обратиться за помощью к заведующему читальным залом.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
9
Наиболее информативно насыщенные виды документов, на которые,
прежде всего, нужно обратить внимание при подборе дел по описям для
просмотра по выбранной теме, являются:
по фондам органов исполнительной власти и их структурных
подразделений (отделов, управлений): по советскому периоду – протоколы
заседаний пленумов, исполкомов, президиумов исполкомов Советов, по
постсоветскому периоду – распоряжения администрации, протоколы заседаний
коллегии отделов, подотделов, отчеты и доклады, сводки, обзоры по отраслям
хозяйства;
по фондам предприятий и учреждений: приказы по основной
деятельности, годовые отчеты;
по фондам колхозов: протоколы общих собраний колхозников и заседаний
членов правления колхоза, отчеты колхозов и т.д.
Целесообразно выписывать для заказа из архивохранилищ сначала
наиболее значимые документы, постепенно расширяя круг поиска. Нужно
помнить, что единовременный заказ дел для выдачи в читальный зал
ограничивается количеством до 20 архивных дел общим объемом не более 1500
листов с соблюдением очередности в предоставлении документов пользователю
в зависимости от возможностей отдела обеспечения сохранности в подготовке
дел.
4. Порядок обращения к НСА архива
Краткий справочник по фондам архива, справочники административнотерриториального деления предоставляются пользователям после их
оформления в установленном порядке. Справочная и научная литература из
библиотеки архива выдается по требованиям только для работы в помещении
архива.
Для выдачи описей дел пользователем заполняется заказ (требование) так
же, как на выдачу дел. Для заказа дел номера фонда и описи берутся с обложки
или титульного листа описи, номер дела из 1-й графы описи, заголовок дела
(пишется в сокращенном виде) и количество листов из соответствующих граф.
10
ПРИЛОЖЕНИЕ
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Перед началом работы пользователю рекомендуется ознакомиться с
настоящей инструкцией.
В «Путеводителе…» возможен поиск объектов любого типа (фонды,
описи, дела, все указатели) по любому из введенных атрибутов описания этих
объектов и по любому заданному вами их набору. Рассмотрим пример поиска
фондов по различным атрибутам.
Краткая схема поиска в программно-информационном
комплексе «КАИСА»
1.Нажать ярлык «КАИСА» (2 клика)
2. Кнопка «Войти» (без пароля)
3.Кнопка «Поиск» - «Параметры поиска»
11
4. В графу «Номер фонда» вводится номер фонда
В графу «Название фонда» вводится краткое название фонда (можно 2-3 слова
не полностью)
Нажимается кнопка «Выполнить»
12
5. Наводим курсор на номер фонда (Р-19) и щелкаем левой кнопкой мышки.
(фрагмент)
6. Выбираем «Научная опись»
Выбираем необходимую опись и кликаем мышкой по номеру фонда (Р-19)
13
Опись можно просмотреть в отсканированном варианте, нажав Файл –
ОТКРЫТЬ,
Или в электронном варианте, нажав «единицы хранения(26)»
Далее заполняется требование на заказ дел из хранилища.
Аналогично ищутся сведения по графам «единица хранения» и «лист» .