Тезисы выступления на заседании зонального научно-методического совета

Тезисы выступления на заседании зонального научно-методического совета
архивных учреждений Приволжского Федерального округа
(г. Киров сентябрь 2004 года)
«Вопросы комплектования архивных учреждений Пермской области
научно-технической документацией»
Уважаемые коллеги!
Формирование источниковедческой базы документами, отражающими
развитие науки и техники для архивных учреждений Пермской области не
является неким новым делом. Однако, вместе с тем, исторические изменения,
затронувшие в 90-х годах прошлого века архивную отрасль поставили перед
нами вопросы и проблемы, часть из которых не разрешена до настоящего
времени.
Прежде всего, необходимо отметить, что в настоящее время несколько
изменилась социальная значимость научно-технической документации,
истребуемой исследователями. Так, если в прежние годы в основном
использовались документы по истории развития науки и техники в
Прикамье, то сегодня все злободневнее ставятся вопросы технической и
технологической безопасности общества и производства. Так, например, в
архивах запрашивались документы по гидрогеологическим исследованиям,
связанным со строительством и реконструкцией зданий, залеганием
отдельных городских инфраструктурных коммуникаций, земельными,
лесными и водными разделами. Данное обстоятельство актуализирует, по
крайней мере, ряд существенных проблем, связанных с вопросами
обеспечения сохранности НТД.
Важнейшим вопросом, требующим быстрого и четкого решения
является определение порядка и критериев проведения экспертизы ценности
научно-технической документации. Не секрет, что довольно часто
приходится сталкиваться со случаями формальной работы экспертнопроверочных комиссий организаций, учреждений и предприятий. Нередко
единственным экспертом на предприятии выступает архивариус или
делопроизводитель, которому документы передаются на ведомственное
хранение.
Также видится целесообразным методическое закрепление критериев
социальной значимости и исторической ценности научно-технической
документации. Оценка социальной значимости, технологической и
экологической безопасности общества возможна только силами специально
подготовленных инженерно-технических специалистов. Для решения этой
задачи, выделения приоритетных направлений и отбора НТД необходимо
проведение
комплекса
совместных
организационно-практических
2
мероприятий региональных органов государственной власти и руководства
предприятий, учреждений и организаций. Проблема приобретает особую
остроту при определении дальнейшей судьбы ценной научно-технической
документации, созданной на предприятиях негосударственной формы
собственности, либо предприятиях находящихся в стадии ликвидации.
Формирование Архивного фонда Пермской области из состава
документов предприятий и организаций негосударственной формы
собственности планируется нами за счет расширения практики
инициативного комплектования, создания архивных коллекций по истории
развития различных отраслей (предприятий) экономики, науки и техники.
Вторым главным вопросом по счету, но не по значению, является
определение списка источников комплектования архивных учреждений
научно-технической документацией.
В настоящее время в списке
источников комплектования НТД государственного областного учреждения
«Государственный архив Пермской области» состоит 13 организаций, 4 из
которых негосударственные. 7 источников представляют пермские
государственные высшие учебные заведения. Муниципальные архивы
области комплектуются исключительно технической документацией
архитектурно-градостроительного и землеустроительного характера.
Исторически сложилось так, что значительная часть НТД была принята
в архив как управленческая, часть документации поступала в составе личных
фондов выдающихся деятелей науки и техники (как, например чертежи,
схемы, планы в фонде изобретателя сварки Николая Гавриловича
Славянова).
Анализ состава научно-технической документации в архивном фонде
Пермской области показывает, что он не всегда конгруэнтен запросам
настоящего времени. В средине 90-х годов подавляющая часть отраслевых
научно-исследовательских и проектно-конструкторских организаций была
включена в список источников комплектования филиала РГАНТД. Однако,
как показывает практика, идея создания единого общенационального центра
научно-технической документации по всем отраслям науки и техники – на
деле плохо реализуема. У РГАНТД отсутствуют финансовые, технические и
людские ресурсы для полноценной и качественной организации этой работы.
Не знаем мы ничего и о практике организационно-методического
руководства и контроля за деятельностью ведомственных архивов,
включенных в список источников комплектования филиала РГАНТД.
Представляется более целесообразным, чтобы федеральный архив
сосредоточил свои усилия на формировании Архивного фонда Российской
Федерации научно-техническими документами исключительно в области
национальной обороны, безопасности и высокотехнологичных отраслях.
Реализация указанного положения позволит на региональном уровне
отобрать в список источников комплектования НТД наиболее исторически
3
значимые предприятия традиционных отраслей науки и техники и
обеспечить своевременный и качественный отбор и прием документов.
Новый проект закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
увеличивает сроки ведомственного хранения отдельных категорий НТД, за
исключением проектной документации по капитальному строительству, по
сравнению с ныне действующими нормами. Таким образом, средний срок
хранения научно-технической документации в ведомственном архиве
предприятия составляет 15-20 лет. Разрешение столь длительных сроков
ведомственного хранения влечет забвение к качеству обработки и
сохранности документов со стороны специалистов с ними работающих. В
большом количестве случаев такие документы обрабатываются плохо, либо
вообще не обрабатываются.
С такой ситуацией нам недавно пришлось столкнуться в АО
«Кизелуголь». Около 1000 дел постоянного и временного срока хранения
находились вместе в необработанном виде, условия обеспечения
сохранности также оставляли желать лучшего. Часть документов, вероятно,
утрачена, так как своевременно описана не была. Среди сохранившихся
находятся
документы,
представляющие
полную
инженерную
инфраструктуру ликвидированных угольных шахт и являющиеся ценным
источником документации по экологической безопасности региона. В
настоящее время принимаются срочные меры по обеспечению сохранности
указанных документов.
Как правило руководители предприятий оправдывают длительное
ведомственное хранение документов тем, что они якобы постоянно
истребованы в производственной деятельности. Однако, как показывает опыт
работы, в текущей деятельности необходимы в основном разрешительно
подтверждающие документы (патенты и т.п.), остальные же виды научнотехнической документации вполне могут использоваться в виде копий.
Таким образом считаем, что имеется реальная возможность сократить сроки
временного хранения оригиналов документов до минимальных, например 5
лет, и продлять их только в конкретных случаях.
Отдельная проблема работы с НТД заключается в том, что научнотехническая документация, как разновидность, зачастую, особенно в
последнее время, создается на нетрадиционных носителях, прежде всего
электронных. Особой задачей становится сохранение физической
целостности указанных носителей и их воспроизведение в любое
необходимое время. В нашем понимании указанная задача содержит три
подзадачи:
- во-первых, технический прогресс вытесняет из повседневной жизни кино,
фото, фоно и видео-аудио технологии, а, следовательно, и средства их
воспроизведения, заменяя их электронно-цифровыми. Возникает
необходимость переноса информации на новые виды носителей и
обеспечение их сохранности. В настоящее время Государственный архив
4
Пермской области реализует программу по техническому обеспечению
сохранности документов, для чего приобретается необходимая техника и
оборудование;
- во-вторых, комплектование научно-технической документацией на
нетрадиционных носителях требует методической разработки правил
описания такой разновидности документов;
- в-третьих, остро стоит вопрос легитимности информации на электронных
носителях. В настоящее время указанная подзадача требует уже не
столько какого либо технического решения, сколько активных усилий в
совершенствовании федерального законодательства.
Учитывая недостаточный уровень подготовки специалистов по работе
с НТД как в государственных, так и ведомственных архивах необходимо
плановое комплексное методическое решение
данного вопроса на
федеральном и региональном уровне. Главной задачей здесь представляется
унификация имеющихся методических пособий, разработка и утверждение
новых четких правил работы государственных и ведомственных архивов с
научно-технической документацией.
Подводя итог сказанному, хочется отметить, что подготовка к
выступлению на сегодняшнем заседании заставила осмыслить и оценить
систему работы архивных учреждений области с НТД. Анализ информации
позволяет говорить, что решение основных вопросов возможно только путем
подготовки комплексной программы. Но, несмотря на то, что главные
направления движения нам понятны, качество продвижение возможно только
в среде общей заинтересованности и взаимодействия всех участников
программы. На создание условий и творческой среды для оптимального
решения основных проблем в ближайшее время будут направлены основные
усилия комитета по делам архивов и архивных учреждений Пермской
области.
Директор государственного областного учреждения
«Государственный архив Пермской области»
Э.А. Панин