Инструкция по работе по подготовке дипломов

Инструкция по работе с дипломами.
Для работы с дипломами предназначена новая форма Подготовка дипломов,
которая доступна в консоли управления или на панели задач при нажатии кнопки
В этой форме отображаются записи только о тех студентах, для которых создан
диплом, и при этом студенты еще не выпущены (не направлены с академотпуск, не
отчислены и проч.). Для того чтобы создать дипломы для студентов выпускных курсов,
надо выбрать этих студентов в таблице данных «Студенты - учеба» и вызвать действие
«Создать диплом по умолчанию». После выполнения этого действия записи о студентах
появятся в таблицах данных формы «Подготовка дипломов». Для студентов, будут
созданы дипломы с пустыми реквизитами (номера «(Нет)» и пусты даты). Если дипломы
были созданы ранее, то их реквизиты не изменятся.
В таблицах данных формы Подготовка дипломов (Студенты бакалавриата,
Студенты-специалисты, Студенты магистратуры) присутствуют следующие возможности:
1. Простановка вручную значения «Диплом с отличием». Студенты, для которых
установлено значение «С отличием», будут выделены красным цветом и располагаться в
начале списка.
2. Возможность вручную проставлять реквизиты дипломов (серия, номер, дата
выдачи, регистрационный номер и т.д.) непосредственно в таблице данных.
3. Возможность использовать функции, предназначенные для автоматической
простановки реквизитов дипломов для выбранных групп студентов.
При работе с группами выделяемых записей рекомендуется закрыть Инспектор
объектов. Также можно свернуть зону подчиненных таблиц, то увеличит скорость
работы системы с одновременно выделенными записями.
3.1. Проставить номера дипломов
Это действие предназначено для простановки в системе серий и номеров дипломов,
которые нанесены на бланке государственного образца.
Для того чтобы система автоматически присвоила дипломам серии и номера, в
таблице данных студенты должны быть отсортированы в том порядке, в котором им
должны быть присвоены номера дипломов. Для выделения группы студентов надо
щелкнуть мышью по первому студенту, затем, удерживая клавишу Shift, по последнему.
Вся группа студентов выделится синим цветом. После этого надо вызвать действие
Проставить номера дипломов, задав параметры следующим образом:
Серия диплома – буквенное значение серии, которое будет установлено для
дипломов всех выбранных студентов.
Длина номера – число символов номера. Если нумерация начинается с небольшого
числа, то перед короткими номерами были дописаны нули (0001, 0002, … 0012, …)
Нумеровать начиная с – начальное значение нумерации.
Если задать параметры, так, как указано на рисунке выше, то группа студентов
получит следующие реквизиты дипломов:
1
ВСГ 1883469
ВСГ 1883470
ВСГ 1883471
ВСГ 1883472
ВСГ 1883473
3.2. Проставить регистрационные номера и даты выдачи дипломов
Для того чтобы система автоматически присвоила дипломам регистрационные
номера и даты выдачи, в таблице данных студенты должны быть отсортированы в том
порядке, в котором им должны быть присвоены регистрационные номера. Для выделения
группы студентов надо щелкнуть мышью по первому студенту, затем, удерживая клавишу
Shift, по последнему. Вся группа студентов выделится синим цветом. После этого надо
вызвать действие Проставить рег. номера и даты дипломов, задав параметры
следующим образом:
Префикс номера – начальная часть номера, которая будет повторена для всех
выбранных студентов. Префикс должен включать в себя все служебные символы (-, / и
т.п.)
Длина номера (без префикса) – число символов, последовательно
увеличивающегося номера. Используется для того, чтобы перед короткими номерами
были дописаны нули.
Нумеровать начиная с – начальное значение номера.
Дата выдачи – дата выдачи диплома, которая будет присвоена всем выбранным
студентам. Если эта дата не задана (поле оставлено пустым), то ранее установленные даты
выдачи дипломов не изменятся.
Если задать параметры, так, как указано на рисунке выше, то группа студентов
получит следующие регистрационные номера и даты выдачи дипломов:
95-02/003
15.06.2008
95-02/004
15.06.2008
95-02/005
15.06.2008
…..
95-02/015
15.06.2008
95-02/016
15.06.2008
3.3. Проставить номер и дату протокола ГАК
Это действие предназначено для установки ОДИНАКОВЫХ значений номера и
даты протокола ГАК для дипломов выбранных студентов.
Для того чтобы система автоматически присвоила дипломам даты и номера
протоколов ГАК, необходимо выбрать группу студентов, которым должны быть
присвоены одинаковые значения. Порядок сортировки данных в таблице не важен. Для
выделения группы студентов надо щелкнуть мышью по первому студенту, затем,
удерживая клавишу Shift, по последнему. Вся группа студентов выделится синим цветом.
После этого надо вызвать действие Проставить номер и дату протокола ГАК, задав
параметры следующим образом:
2
4. Правка данных о студентах, используемых для формирования дипломов
4.1. Если обнаружена ошибка в фамилии, имени, отчестве, ФИО в дательном
падеже, дате рождения, нормативном периоде обучения или значении «Проходил
вступительные испытания», то эти значения можно исправить непосредственно в
таблице данных.
4.2. Если обнаружена ошибка в Направлении или Специальности,
специализации, магистерской программе, присваиваемой степени или квалификации,
то это значение надо исправить как в таблице данных в форме «Студенты - учеба», так и в
таблице данных «Подготовка дипломов».
4.3. Если обнаружена ошибка в дате приказа о зачислении (это значение
используется для формирования информации в графе «Поступил в»), то необходимо
открыть Инспектор объектов, найти свойство Приказ о зачислении, зайти в справочник
приказов и выбрать другой приказ. Если нужного приказа нет в справочнике, его можно
добавить.
4.4. Если обнаружена ошибка в виде или дате выдачи документа о предыдущем
образовании, то
А) если эти реквизиты заданы, но ошибочно
надо найти данный документ в подчиненной таблице Личные документы и
исправить его реквизиты.
Б) если документ о предыдущем образовании не установлен:
- открыть подчиненную таблицу Личные документы и выполнить действие
Добавить… / документ о среднем образовании (для бакалавров и специалистов) или
Добавить…/ документ о высшем образовании (для магистров)
- создать документ об образовании, заполнив поля формы добавления; для диплома
существенно верно задать только вид документа и дату выдачи;
- в Инспекторе объектов найти свойство Документ о предыдущем образовании и
выбрать нужный документ из предлагаемого списка документов студента.
5. Работа с перечнем результатов испытаний, выводимых в диплом
В подчиненных таблицах формы Подготовка дипломов представлены результаты
испытаний в соответствии с разделами диплома, в которых они выводятся. Если у
студента есть «Зачтенные внешние дисциплины», то они будут выделены синим цветом.
При этом диплом может формироваться как с учетом зачтенных внешних дисциплин, так
и без их учета. Если зачтенные внешние дисциплины мешают просмотру информации,
можно установить фильтр в колонке «Категория дисциплины».
Отображаемую в этих таблицах информацию можно править непосредственно в
таблицах данных со следующими ограничениями:
- наименований дисциплин, оценок, тем курсовых работ и ВКР, дат сдачи можно
исправлять для всех видов записей;
- значения, следующие из учебного плана (вид испытания, число часов, число
недель и проч.), можно править для зачтенных внешних дисциплин; для дисциплин,
созданных по планам в АСАВ, эти значения можно исправить в учебном плане сразу для
всех студентов.
3
6. Просмотр и печать дипломов
Для просмотра и печати дипломов предназначена процедура «Просмотр и печать
диплома. Все реквизиты диплома процедура берет из базы данных. Для просмотра и /или
печати диплома нужно установить параметры следующим образом:
Учитывать зачтенные внешние дисциплины – если установить Да, то диплом
будет сформирован с учетом зачтенных внешних дисциплин, если Нет, то будут
использованы только те дисциплины, которые были созданы в учебном плане в АСАВ.
Порядок сортировки – определяет порядок сортировки перечня дисциплин в
приложении к диплому
Выводить присвоенные позиции – используется для предварительного контроля
сортировки дисциплин. Если параметр «На бланк» установлен Да, то установка данного
параметра невозможна.
На бланк – значение Да означает, что будет выведена только та информация,
которая должна быть напечатана на бланке диплома и приложения, значение Нет
позволяет предварительно печатать диплом с подписями в целях проверки.
Печатать без просмотра – выбор значения позволяет либо выводить диплом в MS
Word для просмотра и дальнейшей печати средствами MS Word, либо сразу выводить на
печать выбранные страницы диплома или приложения.
Если при выполнении этого действия выбрать в таблице выбрать нескольких
студентов, то для них будет либо сформировано несколько файлов MS Word (если
выбрано «не печатать»), либо выбранные страницы диплома будут выведены на принтер.
4