Порядок - Санкт-Петербургский государственный университет

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций
им. проф. М. А. Бонч-Бруевича
УТВЕРЖДАЮ
Ректор СПбГУТ
___________ С.В. Бачевский
«____»_______________2013г
ПОРЯДОК
заполнения, учета и выдачи справок об образовании (обучении)
Санкт-Петербург
2013
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке выдачи и заполнения справки об образовании(обучении) в СПбГУТ
1. Выдача справок об образовании(обучении)
1.1. Справка об образовании (обучении) выдается: лицам, отчисленным или обучающимся
студентам - по их письменному заявлению.
1.2. Справка об образовании (обучении) не выдается студентам (слушателям), отчисленным из
вуза до окончания первого семестра и/или не аттестованным ни по одной дисциплине при
промежуточной аттестации после первого семестра.
Примечание: Студентам (слушателям), отчисленным из вуза до окончания первого семестра
и/или не аттестованным ни по одной дисциплине при промежуточной аттестации после первого
семестра, выдается справка установленного вузом образца с указанием перечня и итогов
вступительных испытаний в вуз и наименования направления подготовки (специальности), на
которое поступал студент (слушатель).
1.3. Дубликаты справок об образовании (обучении) выдаются взамен утраченных, в
установленном порядке.
1. 4. Справки об образовании (обучении) выдаются лично владельцу или другому лицу по
нотариально заверенной доверенности, которая хранится в личном деле выпускника вуза.
2. Заполнение бланков справок об образовании (обучении):
2.1 Справка об образовании (обучении) оформляется на бланке формата А4 по форме. Форма
справки об образовании (обучении) утверждена на Заседании Ученого совета СПбГУТ, протокол
№ 3 от 28 марта 2013 года.
2.2. Справка об образовании (обучении) заполняются вузом на принтере. Бланки заполняются
на русском языке.
2.3. Подписи ректора, декана и секретаря в справке об образовании (обучении) проставляются
черными чернилами, черной пастой или тушью.
2.4. После заполнения бланка справки об образовании (обучении) он должен быть тщательно
проверен на точность и безошибочность внесенных в него записей. Документ, составленный с
ошибками, считается испорченным и подлежит замене.
3. При заполнение бланка об образовании (обучении):
3.1. В верхней правой стороне первого листа академической справки указывается
наименование министерства, полное официальное наименование вуза. Полное
официальное наименование вуза, указывается согласно уставу вуза в именительном
падеже.
3.2. Регистрационный номер Справки об образовании (обучении) и дата её выдачи
указывается по книгам регистрации.
3.3. В левой верхней части бланка Справки об образовании (обучении) указываются фамилия,
имя, отчество (последнее – при наличии) Студента вуза в именительном падеже.
Фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии) Студента указывается полностью в
соответствии с паспортом или при его отсутствии в соответствии с иным документом,
удостоверяющим личность Студента. Фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии)
иностранного гражданина указывается по данным национального паспорта в
русскоязычной транскрипции. Транскрипция должна быть согласована со Студентом в
письменной форме. Документ о согласовании хранится в лично деле Студента.
2
3.4. Дата рождения записывается с указанием числа (цифрами), месяца (прописью) и года
(четырехзначным число цифрами, слова «года»)).
3.5. После слов «Предыдущий документ об образовании» указывается (при необходимости – в
несколько строк) наименование документа об образовании, например:
* аттестат о среднем (полном) общем образовании, или
* диплом о начальном профессиональном образовании, если в нем есть запись о
получении среднего (полного) общего образования, или
* диплом о среднем профессиональном образовании, или
* диплом о неполном высшем профессиональном образовании, или
* диплом о высшем профессиональном образовании,
на основании которого данное лицо было зачислено в вуз, и год его выдачи.
3.6. В случае если предыдущий документ об образовании был получен за рубежом,
указываются его наименование в переводе на русский язык и наименование страны, в
которой выдан этот документ. В личном деле Студента, получившего предыдущее
образование за рубежом, хранится свидетельство об эквивалентности документа об
образовании.
3.7. В справке об образовании (обучении) магистра после слов «Предыдущий документ об
образовании» указывается наименование документа об образовании, на основании
которого данное лицо было зачислено в магистратуру вуза (диплом бакалавра или
диплом специалиста с высшим профессиональным образованием), с наименованием
направления подготовки (специальности) и год его выдачи.
3.8. После слов «Вступительные испытания» вписываются слова: «прошел/прошла если это
лицо было освобождено от прохождения вступительных испытаний вузом в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
3.9. После слов «Поступил(а) в» указывается четырьмя арабскими цифрами год поступления, а
также полное официальное наименование вуза (в соответствующем падеже). При этом
указывается вуз. В который поступал Студент. Другие вузы, в которых также мог обучаться
Студент, не указываются. Кроме того, по согласованию со Студентом, указывается форма
обучения, на которую поступил Студент.
3.10.
В случае, если Студент начинал обучение в другом вузе и при поступлении
представил академическую справку или диплом о неполном высшем профессиональном
образовании, после слов «Поступил (а) в» пишется дата поступления и полное
официальное наименование вуза, указанные в представленных документах.
3.11.
В случае, если Студент, не отчисляясь из вуза, просит выдать ему справку об
образовании (обучении), то после позиции «Завершил(а) обучение в» пишутся слова
«Продолжает обучение», а на последней странице справки об обучении(образовании)
вместо номера и даты приказа вуза об отчислении указывается: «Справка выдана по
требованию».
3.12.
После слов «Нормативный период обучения по очной форме» в цифровой форме
указывается период обучения, указанный в ГОС ВПО, ФГОС ВПО по направлению
подготовки/специальности, по которому Студент обучался в вузе, независимо от формы
обучения (очной, очно-заочной (вечерней) или заочной).
3.13.
В строке «Направление подготовки/специальность» для специалистов указывается
наименование специальности, для бакалавров и магистров – наименование направления
подготовки (нужное подчеркнуть). Цифровой код направления (специальности) не
указывается.
3
3.14.
Против слов «Профиль/Специализация/Магистерская программа» указывается
наименование специализации (только одной), если специализации предусмотрены ГОС
ВПО по специальности, по которой обучается/обучался Студент. Если в ГОС ВПО по данной
специальности специализаций нет, то против слов
«Профиль/Специализация/Магистерская программа» пишется – «не предусмотрено». Для
бакалавров против слов «Профиль/Специализация/Магистерская программа»
указывается, при наличии, профиль обучения или пишется – «не предусмотрено». Для
магистров – указывается наименование магистерской программы.
3.15.
Цифровой код специализации, профиля и магистерской программы не
указывается.
3.16.
В подразделе «Курсовые работы/проекты» в первом столбце таблицы указывается
без кавычек перечень названий тем курсовых работ (проектов), выполненных и
положительно аттестованных при освоении образовательной программы, во втором
столбце таблицы указывается наименование дисциплин, по которым выполнялись
курсовые работы (проекты), в третьем столбце – оценка ( прописью) по каждой из
курсовых работ (проектов).
3.17.
При отсутствии выполненных и положительно аттестованных курсовых работ
(проектов) в подразделе указывается «Не выполнял (а)».
3.18.
В подразделе «Практики» указывается без кавычек наименования пройденных
Студентом и аттестованных на положительную оценку практик, их продолжительность в
неделях и полученная при аттестации оценка. Оценки вписываются прописью,
продолжительность практик – цифрами. При отсутствии аттестованных практик
указывается – «не проходил(а).
3.19.
В случае, если Студент не сдавал итоговых государственных экзаменов или не
выполнял выпускной квалификационной работы, после соответствующих слов
вписывается соответственно:
 «не сдавал(а)» ;
 «не выполнял(а)»;
В противном случае, после слов «Итоговые государственные экзамены» указываются
без кавычек наименование экзаменов и через запятую – оценка (прописью). Если
итоговый государственный экзамен является междисциплинарным, то указывается его
наименование «Междисциплинарный экзамен по направлению подготовки
(специальности)».
После слов «Выполнение и защита выпускной квалификационной работы» для
выпускников, представивших к защите свои работы, но не защитивших их, делается
запись не «выполнил(а)».
3.20.
На оборотную сторону академической справки вносятся наименования только
изученных Студентом и аттестованных дисциплин (или разделов дисциплин) учебного
плана по направлению подготовки (специальности) ГОС ВПО, ФГОС ВПО, по которому
обучался/обучается Студент. По каждой дисциплине, вносимой в справку об образовании
(обучении), проставляется цифрами ее трудоемкость в часах (зачетных единицах) и
прописью итоговая оценка. Наименование дисциплин и оценок приводятся без
сокращений.
Дисциплины нумеруются сквозной нумерацией. Оценки указываются прописью
(отлично, хорошо, удовлетворительно, зачтено).
4
3.21.
При наличии нескольких промежуточных (семестровых) экзаменов по одной
дисциплине указывается одна итоговая оценка. Одна итоговая оценка указывается по
последнему семестровому экзамену.
3.22.
В отдельный подраздел заносятся сведения о дисциплинах, изученных Студентом
факультативно и аттестованных на положительную оценку. Факультативные дисциплины,
по которым Студент был аттестован, вносятся в справку об образовании (обучении) с
согласия Студента по его письменному заявлению. При отсутствии таких дисциплин или
отсутствия согласия Студента подраздел в справке не создается и не указывается.
3.23.
В случае если отдельные дисциплины основной образовательной программы
освоены Студентом в другом вузе (вузах): на отдельной строке указать слова «Часть
основной образовательной программы в объеме (часов) зачетных единиц освоена в» с
указанием количества часов ( зачетных единиц) (цифрами) и полного наименования вуза
(вузов).
3.24.
После завершения перечня изученных дисциплин подводится черта, и следующая
строка именуется «Всего». В этой строке в графе «Количество зачетных единиц» и в графе
«Общее количество часов» ставятся соответствующие итоговые суммы, в следующей
строке делается запись «В том числе аудиторных часов» и проставляется суммарное
количество аудиторных часов, отведенное на изучение этих дисциплин рабочим учебным
планом вуза по той форме обучения, по которой обучался Студент.
3.25.
В конце оборотной стороны справки об обучении (образовании) даются
соответствующие расшифровки сносок. В следующей строке после расшифровки сносок
записываются слова «Конец документа».
3.26.
В случае если вуз за период обучения Студента изменил свое наименование, в
пункте «Дополнительные сведения» оборотной стороны справки об образовании
(обучении) указывается год его переименования и старое полное наименование вуза. При
неоднократном переименовании вуза за период обучения Студента сведения о
переименовании указываются необходимое число раз в хронологическом порядке.
3.27.
В пункте «Справка выдана по требованию/приказ об отчислении от «___»
__________20____ г. № _______».
3.28.
Справка об образовании(обучении) подписывается секретарем, деканом и
ректором университета.
3.29.
Справка об образовании(обучении) заверяется печатью вуза с изображением
Государственного герба Российской Федерации. Печать проставляется на отведенном для
нее месте «МП». Оттиск печати должен быть четким.
4. Выдача дубликатов справок об образовании (обучении).
4.1. Дубликат справки об образовании(обучении) выдается Студентам, обучавшимся в СПбГУТ:
 Взамен утраченной справки об образовании(обучении)
 Взамен справки об образовании(обучении), содержащей ошибки, обнаруженные
Студентом после ее получения;
 В случае изменения фамилии (имени, отчества).
4.2. Дубликат справки об образовании(обучении) выдается на основании личного заявления
Студента и документов, подтверждающих основания для выдачи дубликата.
5
4.3. Студент, изменивший свою фамилию (имя, отчество), вправе обменять имеющуюся у него
справку об образовании(обучении) на дубликат справки об образовании(обучении) с
новой фамилией (именем, отчеством).
4.4. Копия выданного дубликата справки об образовании(обучении), заявление о его выдаче и
документы, подтверждающие основания для выдачи дубликата, хранятся в личном деле
Студента.
4.5. При заполнении дубликата следует руководствоваться данной «Инструкцией о порядке
заполнения и выдачи справок …».
4.6. На дубликате справки об образовании(обучении) в заголовке под строкой со словами
СПРАВКА печатается слово «дубликат».
4.7. Записи в дубликаты справок об образовании (обучении) вносятся в соответствии с
данными, хранящимися в личном деле Студента вуза, утратившего документ.
4.8. Дубликат справки об образовании (обучении) заново регистрируется в книге регистрации
справок об образовании (обучении), получает новый регистрационный номер, новую дату
выдачи.
4.9. Дубликат справки об образовании(обучении) подписывается секретарем, деканом и
ректором, работающим в указанных должностях на дату выдачи дубликата. На
отведенном для печати месте ставится оттиск гербовой печати вуза.
5. Учет и хранение бланков документов
5.1. Для регистрации выдаваемых справок об образовании (обучении) ведется специальная
книга (книга регистрации), в которую заносятся следующие данные:
а) порядковый регистрационный номер;
б) фамилия И.О. лица, получившего справку об образовании (обучении);
в) дата выдачи справки об образовании (обучении);
г) наименование факультета, подготовившего справку об образовании(обучении);
д) подпись лица, получившего справку об образовании (обучении).
5.2. Книга регистрации выданных справок об образовании (обучении )прошнуровывается,
пронумеровывается, скрепляется печатью вуза и хранятся как документы строгой
отчетности.
5.3. Копии выданных справок об образовании(обучении) в одном экземпляре подлежат
постоянному хранению в архиве вуза в личном деле Студента вуза.
6