Инструкция для поставщиков о порядке оформления первичных

Приложение №18
к Положению о документах и документообороте
Высшей школы бизнеса МГУ
Инструкция для поставщиков о порядке оформления первичных документов
(закупки малого объёма).
Уважаемый Исполнитель/Поставщик/Подрядчик!
Просьба очень внимательно изучить данную инструкцию перед оформлением
первичных учётных документов.
Высшая школа бизнеса МГУ является обособленным структурным подразделением
федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего
образования «Московский государственный университет имени М.В.Ломоносова». Закупка
всех товаров, работ, услуг, необходимых для удовлетворения нужд Высшей школы бизнеса
МГУ осуществляется согласно Федеральному закону РФ от 18.07.2011 г. № 223 -ФЗ и
Положению о закупке товаров работ, услуг для нужд МГУ от 28.02.2014 г.
В соответствии с Положением о закупках МГУ:
a) Оказание услуг/выполнение работ для Высшей школы бизнеса МГУ может осуществляться только при
заключении договора. Договор должен быть зарегистрирован в установленном порядке в отделе закупок
МГУ.
b) Поставка товара может осуществляться без заключения договора, но только по факту отгрузки товара.
Авансовая оплата по счёту не предусмотрена.
I. Заполнение первичных документов при оказании услуг/выполнении работ:
1. По окончании исполнения договора (этапа исполнения договора) на оказание услуг/выполнение работ
осуществляется приёмка результатов исполнения договора (этапа договора), а также документов по
приёмке результатов исполнения договора (этапа договора). Документы, которые необходимо
предоставить:
a) Акт сдачи-приёмки работ/услуг;
b) Счёт на оплату работ/услуг;
c) Счёт-фактуру.
2. Заполнение акта сдачи-приёмки работ/услуг:
2.1. Графа «Исполнитель» должна быть заполнена в соответствии с заключённым договором.
2.2. Графа «Заказчик» должна быть заполнена в соответствии с заключённым договором.
2.3. Дата акта не может быть раньше даты договора.
2.4. Наименование работ/услуг должно соответствовать предмету договора.
3. Заполнение счёта на приобретение товаров/работ/услуг:
3.1. В соответствии с законодательством бюджетные учреждения не вправе предусматривать авансовые
платежи, следовательно счёт может быть выставлен только за фактически оказанные услуги/выполненные
работы. В преамбуле счёта не может быть никаких ссылок на изменение суммы по счёту, выставления
каких-либо доплат или ограничения срока действия счёта и других факторов, определяющих авансовую
оплату.
3.2. Графа «Поставщик» должна быть заполнена в соответствии с заключённым договором.
3.3. Графа «Покупатель» должна быть заполнена в соответствии с заключённым договором. Наименование
и реквизиты покупателя должны быть:
Покупатель - Высшая школа бизнеса МГУ;
ИНН 7729082090, КПП 772931004, адрес: 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, дом 1, стр.52.
3.4. Дата счёта не может быть раньше даты акта.
3.5. Сумма счёта должна соответствовать сумме акта.
4. Заполнение счёта-фактуры:
4.1. Если Исполнитель/Подрядчик является плательщиком налога на добавленную стоимость, то он
выставляет счёт-фактуру.
4.2. Наименование и реквизиты организации грузоотправителя и продавца должны быть заполнены в
строгом соответствии с заключённым договором.
4.3. Наименование, реквизиты грузополучателя и покупателя должны быть заполнены в строгом
соответствии с заключённым договором.
4.4. Обязательно должно быть соответствие между количеством, наименованием и ценой работ/услуг,
указанных в акте, счёте и в счёте-фактуре.
4.5. Дата счёта-фактуры не может быть раньше даты акта.
I. Заполнение первичных документов при поставке товара:
1. При поставке товара Поставщик должен предоставить следующие документы:
a) Товарную накладную;
b) Счёт на оплату товара;
c) Счёт-фактуру.
2. Заполнение товарной накладной:
2.1. Наименование, реквизиты грузополучателя и плательщика должны быть заполнены в строгом
соответствии с реквизитами Высшей школы бизнеса МГУ. Реквизиты прилагаются.
2.2. Обязательно должно быть соответствие между количеством и наименованием поставленного товара
количеству и наименованию товару, указанному в накладной.
3. Заполнение счёта на приобретение товаров:
3.1. В соответствии с законодательством бюджетные учреждения не вправе предусматривать авансовые
платежи, следовательно счёт может быть выставлен только за фактически отгруженные товары. В
преамбуле счёта не может быть никаких ссылок на изменение суммы по счёту, выставления каких-либо
доплат или отсутствия гарантий наличия товаров на складе, ограничения срока действия счёта и других
факторов, определяющих авансовую оплату.
3.2. Графа «Поставщик» должна быть заполнена в соответствии с предоставленноё товарной накладной.
3.3. Графа «Покупатель» должна быть заполнена в соответствии с реквизитами Высшей школы бизнеса
МГУ. Наименование и реквизиты покупателя должны быть:
Покупатель - Высшая школа бизнеса МГУ;
ИНН 7729082090, КПП 772931004, адрес: 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, дом 1, стр.52.
3.4. Дата счёта не может быть раньше даты товарной накладной.
3.5. Сумма счёта должна соответствовать сумме, указанной в товарной накладной.
3.6. Обязательно должно быть соответствие между количеством и наименованием товаров, указанным в
товарной накладной количеству и наименованию товара, указанным в счёте.
4. Заполнение счёта-фактуры:
4.1. Если Поставщик является плательщиком налога на добавленную стоимость, то он выставляет счётфактуру.
4.2. Наименование и реквизиты организации грузоотправителя и продавца должны быть заполнены в
строгом соответствии с предоставленной товарной накладной.
4.3. Наименование, реквизиты грузополучателя и покупателя должны быть заполнены в строгом
соответствии с реквизитами Высшей школы бизнеса МГУ.
4.4. Обязательно должно быть соответствие между количеством, наименованием и ценой товаров,
указанных в товарной накладной, счёте и в счёте-фактуре.
4.5. Дата счёта-фактуры не может быть раньше даты товарной накладной.
Чтобы предотвратить возможные ошибки при заполнении и чтобы не переделывать документы уже
составленные и подписанные на бумажном носителе необходимо переслать документы в
электронном виде по электронной почте в три адреса:
a) vlasova@mgubs.ru; (проверка на соответствие закону о закупках);
b) nikitina@mgubs.ru; (проверка на соответствие реквизитов);
c) kovshenin@mgubs.ru; (проверка на соответствие факту поставленных товаров/работ/услуг).